Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 2 - Thuyết kế toán dựa trên biến cố

James Perry, Richard Newmark

Chương 2
Cơ sở dữ liệu và hệ thống kế toán

Thuyết kế toán dựa trên biến cố

Hơn 40 năm qua, các nhà nghiên cứu kế toán như William McCarthy, Guido Geerts, Eric Denna, và George Sorter đã phát triển và cải tiến nhiều phương pháp kế toán khác nhau dựa trên biến cố. Công trình của họ đã cung cấp một nền tảng lý thuyết vững chắc để kế toán viên gia tăng sử dụng cơ sở dữ liệu quan hệ khi thực hiện những nhiệm vụ kế toán. Các phương pháp dựa trên biến cố này cho rằng kế toán viên cần nỗ lực lưu trữ mọi thông tin thích hợp của những biến cố kinh tế dưới dạng dễ dàng truy xuất. Các phần mềm cơ sở dữ liệu quan hệ, chẳng hạn Microsoft Access, cung cấp những công cụ để kế toán viên có thể đạt được mục tiêu đó. Thuyết kế toán dựa trên biến cố là một phương án thay thế các phương pháp bút toán kép thường dùng trong kế toán từ hơn năm thế kỷ qua. Mặc dù phương pháp kế toán dựa trên biến cố đã được thảo luận trong nhiều năm qua, gần đây chỉ một vài hệ thống kế toán được xây dựng theo nguyên tắc này.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 2 - Hệ cơ sở dữ liệu kế toán

James Perry, Richard Newmark

Chương 2
Cơ sở dữ liệu và hệ thống kế toán

Hệ cơ sở dữ liệu kế toán

Hầu hết mối quan tâm hiện nay trong việc dùng cơ sở dữ liệu cho hệ thống kế toán đều nảy sinh từ việc các doanh nghiệp nhận ra lợi thế của cơ sở dữ liệu, chẳng hạn Microsoft Access, cho mọi nhu cầu xử lý thông tin của họ. Thay vì duy trì các files (tập tin) và chương trình riêng lẻ cho từng chức năng kinh doanh, các công ty đang cố hợp nhất dữ liệu và các thao tác xử lý dữ liệu của họ. Một số công ty đã xây dựng những cơ sở dữ liệu toàn doanh nghiệp nhằm lưu trữ mọi thông tin của công ty trong một hệ thống duy nhất.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 2 - Giới thiệu

James Perry, Richard Newmark

Chương 2
Cơ sở dữ liệu và hệ thống kế toán

Giới thiệu

Hầu hết học viên kế toán đều học kỹ năng kế toán trong giao dịch kinh tế qua việc dùng các công cụ bút toán kép làm bằng tay như nhật ký (journals) và sổ cái (ledgers). Chương này bắt đầu bằng việc thảo luận sự khác biệt giữa hệ cơ sở dữ liệu kế toán và hệ bút toán kép làm bằng tay. Sau đó diễn giải những ưu nhược điểm khi dùng cơ sở dữ liệu để xây dựng hệ thống kế toán.

Kế đến, phần thảo luận về phân loại hoạt động kinh doanh của chương sẽ giới thiệu ba độ phức tạp mà kế toán viên dùng để phân loại công ty. Phân loại này sẽ giúp bạn biết khi nào cần dùng các chức năng cơ sở dữ liệu cụ thể nào để thiết kế hệ cơ sở dữ liệu kế toán cho bạn. Sau cùng, chương sẽ mô tả các qui trình kinh doanh, đó là một cách để kế toán viên và mọi người phân loại những biến cố kinh tế vào nhóm liên quan.

Nhiều học viên đã học sử dụng Microsoft Access như một ứng dụng phần mềm nhưng chưa học nhiều về lý thuyết cơ sở dữ liệu để tạo ra các ứng dụng phức tạp như hệ thống kế toán. Các chương 4, 5 và 6 sẽ mô tả cách dùng phần mềm cơ sở dữ liệu để xây dựng những thành phần của một hệ thống kế toán, phục vụ cho một qui trình kinh doanh cụ thể. Trong các chương này, bạn sẽ học cách tạo truy vấn (queries), biểu mẫu (forms), và báo cáo (reports) để hoàn thành nhiệm vụ kế toán trong mọi qui trình kinh doanh.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 2 - Mục tiêu

James Perry, Richard Newmark

Chương 2

Cơ sở dữ liệu và hệ thống kế toán

Mục tiêu

Chương này giới thiệu hệ cơ sở dữ liệu kế toán (database accounting systems) và so sánh chúng với hệ thống bút toán kép (double-entry bookeeping systems). Chương còn giải thích cách kế toán viên tổ chức hoạt động kinh doanh thành chuỗi các qui trình kinh doanh và cách mà hệ cơ sở dữ liệu kế toán dùng những qui trình kinh doanh đó làm cơ sở cho việc tổ chức. Chương này trình bày cơ sở lý thuyết của hệ cơ sở dữ liệu kế toán kèm theo các ví dụ thực tiễn áp dụng lý thuyết cơ sở dữ liệu. Bạn sẽ học mối liên hệ giữa hệ thống kế toán và hệ cơ sở dữ liệu, tại sao hệ cơ sở dữ liệu quan hệ lại ưu việt hơn hệ thống bút toán kép trong việc nắm bắt thông tin kế toán, sơ lược về lý thuyết và lịch sử hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ. Lý thuyết được trình bày vừa đủ để giúp bạn tạo được các đối tượng cơ sở dữ liệu tối ưu và hiệu quả, tránh các phần lý thuyết không cần thiết. Ở chương này, bạn sẽ học về:

• Những khác biệt giữa hệ thống bút toán kép và hệ cơ sở dữ liệu kế toán.
• Ưu nhược điểm của hệ cơ sở dữ liệu kế toán.
• Phân loại hoạt động kinh doanh.
• Các qui trình kinh doanh.
• Quan hệ giữa hệ thống kế toán và hệ cơ sở dữ liệu.
• Lược sử phát triển của hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
• Những chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
• Lý thuyết và ứng dụng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ.
• Cấu trúc của các đối tượng cơ sở dữ liệu dùng để lưu trữ nghiệp vụ kế toán.
• Tầm quan trọng của việc chuẩn hóa bảng.
• Thi hành các phép chọn, phép chiếu, và phép nối trong cơ sở dữ liệu.
• Cách mà kế toán viên mô hình tài nguyên (resources), biến cố (events), tác nhân (agents), viết tắt là REA, khi thiết kế cơ sở dữ liệu kế toán.

Chương 2 sẽ giúp bạn hiểu được những khác biệt giữa hệ thống bút toán kép và hệ cơ sở dữ liệu kế toán. Thông tin về phân loại hoạt động kinh doanh cũng như các qui trình kinh doanh sẽ cung cấp một cơ chế giúp bạn vận dụng kiến thức về Microsoft Access để xây dựng các thành phần trong hệ cơ sở dữ liệu kế toán.

Chương này sử dụng một ứng dụng kế toán -  đó là xử lý và bảo trì dữ liệu hóa đơn - nhằm minh họa công dụng của cơ sở dữ liệu trong kế toán. Công ty trong ví dụ tên là The Coffee Merchant, chuyên bán sỉ cà phê hạt và trà. Công ty này mua cà phê hạt và trà từ các cuộc đấu giá quốc tế và bán lại cho các cửa hàng rang cà phê. Đầu tiên, ta sẽ xét qua mối liên hệ giữa kế toán và hệ cơ sở dữ liệu, thăm dò việc áp dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ vào kế toán.

Cơ sở dữ liệu Ch02.accdb chứa mọi đối tượng cần thiết của chương.