Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - Tạo subform từ câu truy vấn

James Perry, Richard Newmark

Chương 5
Tạo và dùng forms

Tạo subform từ câu truy vấn

Nếu bạn muốn hiển thị giá thành, cần có câu truy vấn để kết hợp các trường từ bảng tblInvoiceLine và tblInventory. Thay vào đó, ta muốn hiển thị tên mặt hàng. Vì thế, cần một trường từ bảng tồn kho là ItemName. Câu truy vấn sẽ chứa biểu thức bạn đã thấy trước đây nhằm tính giá thành:

Round([Quantity]*[tblInvoiceLine]![UnitPrice]*(1-[Discount]),2)

Hàm Round áp dụng lên biểu thức tính giá thành quen thuộc. “[tblInvoiceLine]![UnitPrice]” chỉ định đơn giá UnitPrice trong bảng tblInvoiceLine – không phải trường cùng tên trong tblInventory.

Ta hãy tạo truy vấn cần thiết rồi tạo form cùng subform mới, tham chiếu đến tblInvoice cùng truy vấn bạn sắp tạo. Vì bây giờ bạn đã biết cách tạo truy vấn, các bước sau sẽ ít chi tiết hơn bình thường. Nếu bạn quên cách tạo truy vấn, hãy xem lại Chương 4 (Tạo và dùng câu truy vấn).

BÀI TẬP 5.25: TẠO TRUY VẤN ĐỂ SUBFORM DÙNG

1. Hãy tạo một truy vấn nối tblInventory với tblInvoiceLine.

2. Ở góc nhìn Design, hãy đặt các trường sau vào dòng Field theo thứ tự được liệt kê: InvoiceID, ItemName, Quantity, tblInvoiceLine.UnitPrice (UnitPrice từ bảng tblInvoiceLine) và Discount.

3. Kích Save trong thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar, gõ MyInvoiceSubformQuery, rồi kích OK. Việc lưu truy vấn lúc này sẽ cho phép các trường trong câu truy vấn xuất hiện nếu bạn chọn Builder để tạo biểu thức trong bước kế.

4. Trong ô Field, cột thứ sáu ở lưới truy vấn, hãy tạo biểu thức sau. Cẩn thận với số liệu cũng như các cặp ngoặc tròn và ngoặc vuông:

ExtPrice: Round([Quantity]*[tblInvoiceLine]![UnitPrice]*(1-[Discount]),2)

5. Kích Save trong thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar. Đóng truy vấn. Kích phải tab truy vấn rồi kích Close.

Kế đến, bạn sẽ dùng Form Wizard để tạo form từ tblInvoice và MyInvoiceSubformQuery, nối hai đối tượng trên trường liên kết chung của chúng là InvoiceID.

BÀI TẬP 5.26: TẠO FORM VÀ SUBFORM LIÊN QUAN DỰA TRÊN TRUY VẤN

1. Kích Create tab rồi kích Form Wizard trong nhóm Forms.

2. Kích mũi tên danh sách Tables/Queries, rồi kích Table: tblInvoice trong danh sách.

3. Kích nút >> (chọn tất cả) để đặt tất cả các trường khả dụng Available Fields vào danh sách các trường được chọn Selected Fields.

4. Kích mũi tên danh sách Tables/Queries, rồi kích Query: MyInvoiceSubformQuery trong danh sách.

5. Chuyển các trường ItemName, Quantity, UnitPrice, Discount, và ExtPrice vào danh sách Selected Fields. (Kích ItemName rồi kích > năm lần.) Đừng chọn trường InvoiceID trong danh sách Available Fields của truy vấn.

6. Kích Next. Kích by tblInvoice trong khung How do you want to view your data? (Bạn muốn xem dữ liệu ra sao?) để để đảm bảo việc gom nhóm đúng (xem Hình 5.28).

Hình 5.28 Hệ thống phân cấp form và subform.

7. Kích Next rồi kích Next lần nữa.

8. Kích kép ô văn bản Form bên dưới câu hỏi What title do you want for your forms? (Bạn muốn tiêu đề gì cho forms của bạn?) Gõ MyInvoiceForm2 để đổi tên form. Chọn tất cả văn bản trong ô văn bản Subform rồi gõ MyInvoiceSubform2 để đặt tên subform liên quan. Kích nút Finish. Access sẽ tạo cặp form/subform rồi hiển thị chúng ở góc nhìn Form (xem Hình 5.29).

Hình 5.29 Form và subform hóa đơn.

Form và subform có vài khuyết điểm, nhưng chúng chứa dữ liệu cần thiết. Bạn có thể cuộn qua form để xem hóa đơn và chi tiết dòng hóa đơn liên quan của khách hàng bằng việc dùng thanh di chuyển ở đáy form. Mặc dù form cần vài điều chỉnh, đừng làm lúc này. Đó là nội dung ở cuối chương!

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - Tạo form nhiều bảng

James Perry, Richard Newmark

Chương 5
Tạo và dùng forms

Tạo form nhiều bảng

Việc tạo form và subform từ các bảng có quan hệ với nhau thì không khó. Ta hãy tạo một form cơ bản theo cách nhanh nhất rồi sau đó sửa nó.

BÀI TẬP 5.24: TẠO FORM VÀ SUBFORM LIÊN QUAN

1. Kích tblInvoice thuộc nhóm Tables trong Navigation Pane để làm nổi bật nó.

2. Kích Create tab rồi kích Form trong nhóm Forms. Access nhanh chóng tạo một form và subform chuẩn rồi hiển thị hóa đơn đầu tiên cùng các chi tiết hóa đơn liên quan (xem Hình 5.27).

Hình 5.27 Một form và subform.

3. Kích Save trong thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar, gõ MyInvoiceForm1, rồi kích OK để lưu form mới. Access lưu form mới vào nhóm Forms ở Navigation Pane rồi đổi form tab thành MyInvoiceForm1.

Hãy khảo sát form mới. Để ý có hai tập nút di chuyển. Các nút di chuyển ở gần đáy form nhất sẽ di chuyển qua các hóa đơn, trong khi các nút di chuyển bên trên sẽ di chuyển qua các dòng hóa đơn.

THỬ NGHIỆM

Hãy di chuyển qua các bản ghi và danh sách dòng hóa đơn liên quan. Kích nút bản ghi kế Next record ở đáy form ba lần để chuyển đến InvoiceID 214013. Để ý rằng hóa đơn chứa sáu dòng chi tiết. Kích nút Next record thuộc thanh di chuyển bên trong bốn lần để chuyển con trỏ bản ghi đến dòng chi tiết thứ năm (InventoryID 1229). Kích nút bản ghi cuối cùng Last record trong thanh di chuyển ngoài cùng ứng với InvoiceID 214509. Kích phải MyInvoiceForm1 tab rồi kích Close All để đóng form và mọi đối tượng đang mở khác.

Dĩ nhiên, còn nhiều việc cần làm để cải thiện form. Chẳng hạn, cần sửa mọi thành phần điều khiển không bị ràng buộc đánh nhãn các trường (ví dụ, tách “OrderDate” thành hai từ, …) Tuy nhiên, bạn biết cách sửa và có thể sửa lúc khác. Một sửa đổi quan trọng hơn cần làm là bổ sung tên mặt hàng và giá thành của nó vào subform. Vì giá thành không phải là trường trong bảng bất kỳ, ta sẽ phải tạo truy vấn chứa tính toán.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - Tạo form và subform nhiều bảng

James Perry, Richard Newmark

Chương 5

Tạo và dùng forms

Tạo form và subform nhiều bảng

Nhiều forms bạn tạo nhằm mục đích nhập liệu và thường hiển thị dữ liệu từ một bảng. Tuy nhiên, nhiều khi bạn cần nhập hay hiển thị dữ liệu từ nhiều hơn một bảng. Thông tin về hóa đơn và chi tiết hóa đơn là một ví dụ tốt. Đó là ví dụ về form tra cứu và lưu dữ liệu vào nhiều hơn một bảng. Form hóa đơn có thể hiển thị dữ liệu từ các bảng có quan hệ với nhau tblInvoice và tblInvoiceLine. Form chứa dữ liệu như thời điểm xuất hóa đơn, mã khách hàng, và mã nhân viên được tra từ tblInvoice. Các chi tiết hóa đơn như từng mục hóa đơn trong tblInvoiceLine, gồm mã hóa đơn, số lượng đặt mua, đơn giá, và phần trăm giảm giá.

Khi bạn tạo form dựa trên một bảng có quan hệ một-nhiều với một bảng khác (chẳng hạn tblInvoice và tblInvoiceLine), Access sẽ tạo form và subform tương ứng. Bạn có hầu như mọi quyền kiểm soát bảng nào xuất hiện trong form và subforms bằng cách dùng Form Wizard. Qua Form Wizard, bạn có thể qui định bảng, trường, nhóm bản ghi, sắp xếp phát sinh trước khi dữ liệu xuất hiện trong form và subforms. Mặt khác, bạn có thể tạo form và subform cơ bản bằng cách chọn bảng “cha” (bảng phía một trong quan hệ 1-M) và chỉ việc kích Form trên Create tab. Form sẽ hiển thị dữ liệu từ bảng cha ở trên và các bản ghi liên quan từ phía nhiều của quan hệ trong subform.

Form hóa đơn bạn sẽ tạo trong phần này thực sự là hai forms: một form chính và một form con (subform). Form chính hiển thị một bản ghi trong bảng tblInvoice. Đồng thời, form con hiển thị các bản ghi liên quan, là các mục trên từng dòng hóa đơn. Thông tin trên subform gồm mã tồn kho, số lượng đã đặt, đơn giá, và phần trăm giảm giá. Giá thành (extended price), là công thức số lượng * đơn giá * (1 – phần trăm giảm giá), thì không có trong tblInvoiceLine. Nếu bạn muốn có trường tính toán trong form, bạn có thể tạo truy vấn chứa tính toán rồi tạo form hay subform trên truy vấn đó thay vì trên bảng. Ta cũng sẽ tạo form hóa đơn kiểu này.

Dĩ nhiên, Access cho phép bạn lưu trường tính toán vào bảng, nhưng hầu hết các hệ cơ sở dữ liệu đều không. Bạn đừng dùng đặc trưng này của Access vì mục đích tương thích.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - Tạo truy vấn đằng-sau-form

James Perry, Richard Newmark

Chương 5
Tạo và dùng forms

Tạo truy vấn đằng-sau-form

Khi cuộn qua các bản ghi bằng việc dùng form tồn kho inventory, rất có thể bạn thấy rằng các dòng dường như hiển thị theo thứ tự ngẫu nhiên. Thật ra, các dòng xuất hiện trong form theo khóa chính – dựa trên giá trị của trường InventoryID. Đây không phải là chọn lựa tốt nhất. Sẽ tốt hơn nếu hiển thị tồn kho theo một thứ tự có tổ chức hơn – chẳng hạn theo kiểu thức uống rồi theo thứ tự từ điển trong từng thức uống. Bằng cách đó, cà phê sẽ xuất hiện đầu tiên trong danh sách, sau đó là trà. Cà phê cũng được sắp theo tên trong nhóm của chúng, và trà cũng vậy. Một cách để thực hiện điều này là tạo một truy vấn chứa tất cả các trường tồn kho và qui định việc sắp tăng dần đầu tiên theo cột Beverage rồi sau đó theo cột ItemName. Như vậy, bạn đã có thể sửa form để nhận dữ liệu từ câu truy vấn thay vì trực tiếp từ bảng tblInventory.  Một giải pháp “an toàn hơn” và đẹp hơn là sửa form để dùng truy vấn đằng-sau-form. Truy vấn đằng-sau-form (behind-the-form query) là truy vấn trong suốt đối với cơ sở dữ liệu, không xuất hiện trong nhóm Queries, và chỉ được dùng bởi form mà nó gắn vào. Cách này an toàn hơn, như đã đề cập trước đây, vì nó ngăn người dùng sửa truy vấn trong nhóm Queries mà sẽ tác động đến form. Nghĩa là, truy vấn đằng-sau-form không thể tình cờ bị sửa và vì thế sẽ không tác động tiêu cực đến form cơ sở dữ liệu hay các đối tượng khác phụ thuộc chúng.

Ta hãy sửa lần cuối MyInventory3 form để nó tự động hiển thị form theo thứ tự sắp xếp, bất chấp thứ tự của chúng trong bảng. Bạn sẽ làm điều đó bằng cách sửa thuộc tính Record Source của form thành câu truy vấn. Bài tập kế sẽ chỉ bạn cách làm.

BÀI TẬP 5.23: TẠO TRUY VẤN ĐẰNG-SAU-FORM ĐỂ SẮP XẾP CÁC DÒNG

1. Hiển thị MyInventory3 ở góc nhìn Design. Nhấn F4 để hiển thị khung Property Sheet.

2. Đảm bảo form được chọn: Kích mũi tên ô danh sách trên đỉnh Property Sheet rồi kích Form.

3. Kích Data tab trên Property Sheet, kích thuộc tính Record Source, rồi kích nút ba chấm bên phải thuộc tính. Kích Yes khi được hỏi bạn có muốn tạo truy vấn từ bảng không (Do you want to create a query based on the table?)

4. Kích kép dấu * (hoa thị) trong khung trường bảng để đặt nó vào ô Field đầu tiên.

5. Kích kép Beverage trong khung field rồi kích kép ItemName để đặt Beverage và ItemName vào ô Fields thứ hai và thứ ba.

6. Xóa ô Show ứng với Beverage và ItemName trong lưới truy vấn để chúng không hiển thị hai lần.

7. Kích ô Sorted trong cột Beverage, kích mũi tên danh sách của nó, rồi chọn Ascending. Lặp lại bước này cho cột ItemName. Điều này sẽ khiến Access sắp các dòng trong bảng theo thứ tự Beverage rồi theo thứ tự ItemName (bên trong các giá trị Beverage phân biệt).

8. Kích nút Close trong nhóm Close thuộc tab ngữ cảnh Design, rồi kích Yes khi được hỏi có muốn lưu thay đổi và cập nhật câu truy vấn không (Do you want to save changes…). Thuộc tính Record Source, gắn liền với form, được chuyển thành lệnh SQL nhằm chọn mọi trường từ bảng tblInventory rồi sắp chúng. Hình 5.26 trình bày Property Sheet được mở rộng để thấy được toàn bộ lệnh SELECT.

Hình 5.26 Thuộc tính Record Source đã được sửa thành lệnh SQL để sắp xếp các dòng.

9. Kích Save trong thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar để lưu form đã sửa.

10. Đóng Property Sheet (nhấn F4). Hiển thị form ở góc nhìn Form. Cuộn qua năm bản ghi đầu tiên để kiểm chứng rằng các sản phẩm cà phê hiển thị theo thứ tự tế nhị (bắt đầu với Almond Amaretto).

11. Kích phải MyInventory3 tab rồi kích Close All để đóng tất cả các cửa sổ Access đang mở.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - Chèn thêm thành phần điều khiển để giới hạn lựa chọn: nút lệnh và ô văn bản

James Perry, Richard Newmark

Chương 5
Tạo và dùng forms

Chèn thêm thành phần điều khiển để giới hạn lựa chọn: nút lệnh và ô văn bản

Một cách hiệu quả khác đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu là hạn chế các chọn lựa của người dùng khi nhập liệu. Một qui tắc giảm lỗi khác là tối thiểu hay loại bỏ hoàn toàn việc gõ của người dùng. Bất kỳ khi nào người dùng phải gõ thậm chí không nhiều, họ có thể sinh lỗi. Dùng các thành phần điều khiển khác ô văn bản – thành phần điều khiển mà Access tạo và ràng buộc với các trường bảng khi tạo forms – là một cách giảm hay khử lỗi. Với các trường cơ sở dữ liệu chỉ có một vài chọn lựa khả dĩ chẳng hạn nhà vận chuyển được công ty chấp nhận, ô danh sách là thành phần điều khiển hiển thị các chọn lựa tốt hơn. Ô danh sách cung cấp một số ít các chọn lựa cho phép – chẳng hạn DHL, FedEx, USPS, và UPS – thay vì cho phép mọi dạng nhập liệu mà người dùng có thể gõ (chẳng hạn, Federal Express, Inc. hay United Parcel Service). Với những dữ liệu nhập chẳng hạn tên khách hàng hay đại lý bán hàng mà có thể lên đến hàng chục, hàng trăm, thậm chí hàng ngàn chọn lựa, thì combo box hay ô danh sách chứa dữ liệu lấy từ bảng là giải pháp tránh việc phải nhập những chuỗi văn bản dài.

Trong bài tập tới, bạn sẽ thay thành phần điều khiển ô đánh dấu yes/no ứng với trường Caffeinated bằng các nút radio và thay thành phần điều khiển bị ràng buộc ô văn bản Beverage bằng thành phần điều khiển ô danh sách. Việc thêm ô danh sách và nút radio được thực hiện ở góc nhìn Design, không phải ở góc nhìn Layout.

BÀI TẬP 5.20: THAY THÀNH PHẦN ĐIỀU KHIỂN Ô VĂN BẢN BẰNG Ô DANH SÁCH

1. Kích phải tên form MyInventory2 trong Navigation Pane, kích Copy từ pop-up menu, kích phải thanh tiêu đề Forms trong Navigation Pane, kích Paste trong pop-up menu, gõ MyInventory3, rồi kích OK.

2. Mở MyInventory3 ở góc nhìn Design (giờ bạn đã biết nhiều cách mở). Nếu Property Sheet xuất hiện, đóng nó lại.

3. Kích tab ngữ cảnh DESIGN thuộc FORM DESIGN TOOLS tab, nếu cần. Kích mũi tên danh sách More trong nhóm Controls để hiển thị khung chứa các thành phần điều khiển. Đảm bảo Use Control Wizards (hình cây gậy thần với các ngôi sao) được chọn (nó có nền màu hồng nếu được chọn.) Nếu chưa được chọn, kích vào đó.

4. Với các thành phần điều khiển được hiển thị trong khung, kích thành phần điều khiển ô danh sách List Box trong nhóm Controls. (Nếu bạn di chuột lên các thành phần điều khiển, tên thành phần điều khiển sẽ được hiển thị.)

5. Di chuyển chuột đến vùng trống bên phải thành phần điều khiển Beverage trên form rồi kích chuột để thi hành List Box wizard. Kích nút radio I will type in the values that I want (tôi sẽ gõ vào các giá trị mà tôi muốn) rồi kích Next.

6. Gõ 2 vào ô văn bản Number of columns, kích ô văn bản Col1 bên dưới, gõ c, nhấn Tab, gõ Coffee, nhấn Tab, gõ t vào ô văn bản Col1 dòng thứ hai, nhấn Tab, rồi gõ Tea.

7. Ẩn Col1 bằng cách di chuột đến đường phân chia các đầu đề Col1 và Col2 (xem Hình 5.24). Khi nó chuyển thành mũi tên hai đầu, kéo sang trái cho đến khi Col1 biến mất. Ô văn bản hiển thị Coffee và Tea, nhưng Access lưu c hay t (tương ứng) trong cơ sở dữ liệu.

Hình 5.24 Dùng List Box wizard để tạo các giá trị trong ô danh sách.

8. Kích Next. Đảm bảo rằng Col1 được làm nổi bật (đây là cột thật sự được lưu vào bảng) rồi kích Next.

9. Kích nút radio Store that value in this field (Lưu giá trị đó vào trường sau), kích mũi tên danh sách bên phải, rồi kích Beverage. Chọn lựa này bảo Access trường nào trong bảng sẽ lưu giá trị người dùng form đã chọn trong ô danh sách. Kích Next.

10. Gõ Beverage vào ô văn bản để tạo nhãn xuất hiện cạnh ô danh sách rồi kích Finish để hoàn tất quá trình tạo ô danh sách.

THỬ NGHIỆM

Kích phải form tab rồi kích Form View. Cuộn qua bốn hay năm bản ghi đầu tiên và quan sát các giá trị trong ô văn bản cũng như danh sách ứng với trường Beverage. Chúng cần phải khớp. Nghĩa là, với mọi c trong ô văn bản Beverage, ô danh sách phải tự động hiển thị Coffee. Tương tự cho t và Tea.

Để thu dọn form, bạn loại thành phần điều khiển ô văn bản Beverage cũ rồi dời thành phần điều khiển ô danh sách mới vào vị trí đó trong bài trí xếp chồng. Bài tập 5.21 sẽ hướng dẫn bạn.

BÀI TẬP 5.21: XÓA THÀNH PHẦN ĐIỀU KHIỂN CŨ RỒI DI CHUYỂN Ô DANH SÁCH MỚI VÀO ĐÓ

1. Hiển thị form ở góc nhìn Design. Chọn ô văn bản ứng với Beverage rồi nhấn phím Delete để loại bỏ cặp nhãn / thành phần điều khiển ô văn bản ban đầu.

2. Kích thành phần điều khiển ô danh sách rồi kéo nó vào đúng vị trí. Định vị riêng nhãn, Beverage, nếu cần bằng cách kích và kéo vị trí di chuyển Move của nó cho đến khi thẳng hàng với các thành phần điều khiển khác.

3. Chuyển sang góc nhìn Layout. Kích và kéo cạnh đáy của thành phần điều khiển ô danh sách (không phải nhãn) lên trên cho đến khi bạn chỉ có thể thấy một thức uống.

4. Kích nút Save trong thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar để lưu các thay đổi.

Một thành phần điều khiển form hữu ích khác là nút radio. Nó cung cấp một danh sách các chọn lựa loại trừ nhau. Việc kích một trong những nút radio trong nhóm sẽ tự động lưu giá trị số vào bảng. Ưu điểm của nút radio so với việc gõ văn bản hay số là hiển nhiên. Người dùng chọn một trong những chọn lựa hữu hạn rồi Access lưu giá trị đó vào trường ràng buộc tương ứng. Điều này loai khả năng có nhiều cách nhập và giá trị lỗi khiến cơ sở dữ liệu bị hỏng. Bài tập 5.22 minh họa cách thay ô đánh dấu bằng nút radio.

BÀI TẬP 5.22: CHÈN NÚT TÙY CHỌN ĐỂ BIỂU DIỄN CÁC GIÁ TRỊ LỰA CHỌN

1. Hiển thị MyInventory3 ở góc nhìn Design. Đảm bảo Use Control Wizards được làm nổi bật, kích nút nhóm tùy chọn Option Group, di chuột đến chỗ trống trên form bên phải thành phần điều khiển Caffeinated, rồi kích để thả thành phần điều khiển và khởi động wizard.

2. Gõ Caffeinated vào dòng đầu tiên thuộc ô văn bản Label Names, kích dòng thứ hai, gõ Decaffeinated, rồi kích Next.

3. Kích nút No, I don’t want a default (Không, tôi không muốn giá trị mặc định) rồi kích Next.

4. Gõ -1 (số âm biểu diễn giá trị true – ô được đánh dấu hay yes trong trường yes/no) vào cột Values ở dòng đầu tiên, gõ phím mũi tên xuống, gõ 0 (số không biểu diễn giá trị false – ô không ược đánh dấu hay no trong trường yes/no), rồi kích Next.

5. Kích nút radio Store the value in this field (Lưu giá trị vào trường sau), kích mũi tên ô danh sách bên phải, rồi kích Caffeinated. Caffeinated là trường mà giá trị nút radio sẽ được lưu vào đó và từ đó nút radio với chọn lựa tương ứng sẽ “bật lên”. Kích Next.

6. Kích Next lần nữa để chấp nhận chọn lựa cho kiểu nút radio. Gõ Caffeinated? Vào ô văn bản để tạo nhãn xuất hiện ngay bên trên hai nút radio rồi kích Finish.

7. Kế tiếp, loại bỏ trường ô đánh dấu và nhãn Caffeinated cũ: Kích thành phần điều khiển bị ràng buộc Caffeinated cũ (không phải nhãn) rồi nhấn phím Delete để xóa.

8. Kích nút Save trong thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar để lưu các thay đổi.

9. Chuyển sang góc nhìn Form để duyệt lại các thay đổi trên form (xem Hình 5.25). Hãy dùng nút di chuyển để xem chục bản ghi đầu. Để ý nút radio thay đổi khi bạn cuộn qua các bản ghi. Các thay đổi đó phản ánh thức uống có caffeine hay không.

Hình 5.25 Thành phần điều khiển nút radio biểu diễn hai chọn lựa.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - Dùng kiểm tra hợp lệ dữ liệu để tránh lỗi

James Perry, Richard Newmark

Chương 5
Tạo và dùng forms

Dùng kiểm tra hợp lệ dữ liệu để tránh lỗi

Các đặc trưng kiểm tra hợp lệ dữ liệu của Access sẽ bắt lỗi nhập liệu và ra thông báo nhằm hỗ trợ việc nhận diện và sửa lỗi. Thiết đặt kiểm tra hợp lệ dữ liệu là tạo qui tắc qui định loại dữ liệu và miền giá trị của dữ liệu có thể nhập. Thông báo tùy chọn có thể xuất hiện nhằm hiển thị thông tin về lỗi dữ liệu.

Như các trường bảng mà chúng hiển thị, các thành phần điều khiển form có qui tắc hợp lệ và thông báo hợp lệ. Bằng việc đặt thuộc tính Validation Rule của thành phần điều khiển form, bạn đã bảo vệ và chỉ định những giá trị nào được phép nhập vào thành phần điều khiển (hoặc không) và vào trường bảng ràng buộc thành phần điều khiển đó. Thuộc tính liên quan Validation Text hiển thị thông báo khi người dùng nhập liệu vi phạm qui tắc hợp lệ. Thuộc tính đó cũng có thể được đặt cho thành phần điều khiển ứng với trường bảng cần được bảo vệ.

Việc đặt qui tắc hợp lệ dữ liệu qua thuộc tính Validation Text của trường bảng khác ra sao so với việc đặt vào thành phần điều khiển form ràng buộc với trường bảng đó? Việc đặt qui tắc hợp lệ dữ liệu qua thuộc tính trường bảng sẽ tác động mọi đối tượng ràng buộc với trường đó; Tất cả các forms và truy vấn tham chiếu đến trường bảng đó đều bị qui tắc đó chi phối. Nghĩa là các qui tắc trong bảng sẽ tác động đến trường form nào ràng buộc với trường bảng đó. Qui tắc hợp lệ dữ liệu đặt trong form thì có tác động ít hơn. Chẳng hạn, giả sử bạn không đặt qui tắc hợp lệ dữ liệu cho trường đơn giá UnitPrice trong bảng tblInventory mà chỉ cho phép các giá trị từ 5 đến 70. Mọi trường form ràng buộc với cột bảng UnitPrice đều phải tuân theo qui tắc đó. Tuy nhiên, nếu qui tắc hợp lệ không đặt lên trường bảng, thì qui tắc hợp lệ thuộc trường form chỉ bị áp đặt bởi form. Các thành phần điều khiển form khác tham chiếu đến cột bảng UnitPrice sẽ không có qui tắc hợp lệ. Như vậy, qui tắc hợp lệ bảng có tính toàn cục, còn qui tắc hợp lệ trường form có tính cục bộ đối với form.

Ta hãy thiết lập qui tắc hợp lệ trên bảng tblInventory bằng cách tạo chúng trong form mà bạn đã tạo trước đây, MyInventory. Qui tắc bạn thiết lập trên MyInventory form sẽ chi phối các giá trị số lượng hiện có UnitsOnHand và đơn giá UnitPrice. Cụ thể là UnitsOnHand phải nhỏ hơn hay bằng 8000. Giá trị tồn kho âm là hợp lệ, vì chúng biểu hiện là mặt hàng đó sẽ được bổ sung và đang thiếu hàng. Giới hạn thứ hai là đơn giá phải từ $2.00 đến $500.00. (Kopi Luwak, một loại cà phê đặc biệt, có thể bán với giá hàng trăm dollars mỗi pound.) Bài tập sau sẽ thêm qui tắc hợp lệ dữ liệu vào các thành phần điều khiển trên form ràng buộc với các cột bảng UnitsOnHand và UnitPrice trong tblInventory. Trong quá trình làm, ta sẽ cải thiện các nhãn trên form đi kèm các thành phần điều khiển bị ràng buộc đó.

BÀI TẬP 5.19: ĐẶT QUI TẮC TOÀN VẸN DỮ LIỆU TRONG CÁC THÀNH PHẦN ĐIỀU KHIỂN FORM

1. Mở MyInventory ở góc nhìn Layout. Lưu form với tên mới trước khi sửa. Kích FILE tab, kích Save As, kích Save Object As, kích nút Save As, gõ MyInventory2 vào ô văn bản, kích OK, kích HOME tab, kích phải MyInventory tab, rồi kích Close All để đóng form và mọi đối tượng đang mở.

2. Kích phải MyInventory2 trong Navigation Pane rồi kích Layout View trong pop-up menu.

3. Kích thành phần điều khiển bị ràng buộc UnitPrice – ô văn bản, không phải nhãn, rồi nhấn F4 để hiển thị Property Sheet. Đảm bảo ô danh-sách-sổ-xuống ở trên đỉnh Property Sheet hiển thị UnitPrice, tên thành phần điều khiển mà các thuộc tính của nó xuất hiện trong hộp thoại Property Sheet.

4. Kích Data tab, nếu cần, rồi kích vào thuộc tính qui tắc hợp lệ Validation Rule. Nếu thuộc tính đã chứa biểu thức, thì chọn toàn bộ nội dung để thay thế nó. Gõ between 2 and 500 rồi nhấn Enter. Access sẽ sửa chữ đầu tiên thành chữ hoa cho từ Between và từ And, cho biết nó đã nhận ra rằng biểu thức có đúng dạng.

5. Kích thuộc tính Validation Text (nếu cần) rồi gõ Value must between 2 and 500 inclusive (Giá trị phải từ 2 đến 500). Nhấn Enter.

6. Kích mũi tên danh-sách-sổ-xuống trên đỉnh của Property Sheet rồi chọn UnitsOnHand từ danh sách. Kích thuộc tính Validation Rule. Gõ <= 8000 rồi nhấn Enter.

7. Kích thuộc tính Validation Text  rồi gõ Value must less than 8001 (Giá trị phải nhỏ hơn 8001). Nhấn Enter.

8. Sửa các nhãn InventoryID, ItemName, UnitPrice, UnitsOnHand, và CountryID thành các nhãn sau: Inventory ID, Item Name, Unit Price, Units On Hand, và Country. Nói cách khác, ở góc nhìn Layout, kích từng thành phần điều khiển nhãn rồi kích nó lần nữa để vào chế độ soạn thảo. Đặt một khoảng trống giữa các từ, nhấn Enter, rồi sửa nhãn tiếp theo. Bỏ “ID” trong nhãn CountryID.

9. Kích thành phần điều khiển Title trong Form Header rồi kích lần nữa. Sửa tiêu đề thành Inventory rồi nhấn Enter.

10. Làm cho mọi thành phần điều khiển bị ràng buộc, ngoại trừ Comments, bằng phân nửa chiều dài hiện thời của chúng bằng cách chuyển chuột về cạnh trái của thành phần điều khiển bất kỳ, khi con trỏ chuột thành mũi tên hai đầu, kéo cạnh sang trái.

11. Sửa tên tab của form, với Property Sheet đang mở, kích Form trong ô danh sách ở đỉnh Property Sheet, kích Format tab, kéo qua nội dung của thuộc tính Caption, gõ MyInventory2 rồi nhấn Enter.

12. Lưu rồi đóng MyInventory2 form.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - Áp đặt tính toàn vẹn và kiên định dữ liệu bằng forms

James Perry, Richard Newmark

Chương 5
Tạo và dùng forms

Áp đặt tính toàn vẹn và kiên định dữ liệu bằng forms

Bảng bị lỗi dữ liệu có thể khiến cho các quyết định kinh doanh dựa trên bảng đó bị sai hay tệ nhất là gây nên thảm họa. Các kiểu lỗi có thể phát sinh gồm giá trị dữ liệu nằm ngoài miền giá trị cho phép hay hợp lý, chẳng hạn hạn mức tín dụng quá lớn hay giá mặt hàng bị âm. Một kiểu lỗi khác là dữ liệu thuộc kiểu sai, chẳng hạn giá trị số được nhập vào trường văn bản. Nhiều lỗi có thể được phát hiện nhờ các thành phần điều khiển kiểm tra hợp lệ dữ liệu được tạo bên trong bảng, chẳng hạn qui tắc hợp lệ được đặt trên trường bảng. Các thuộc tính trường bảng chẳng hạn mặt nạ nhập liệu Input Masks có thể đảm bảo dữ liệu thuộc một định dạng cụ thể hay được viết hoa. Forms cung cấp một cách khác nhằm đảm bảo dữ liệu nhập sẽ chính xác và hợp lệ.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - Định cỡ và di chuyển thành phần điều khiển

James Perry, Richard Newmark

Chương 5
Tạo và dùng forms

Định cỡ và di chuyển thành phần điều khiển

Các thao tác sửa form thông thường bao gồm việc định lại cỡ các thành phần điều khiển bị ràng buộc qua việc dùng các điểm định cỡ của chúng. Khi bạn chọn một thành phần điều khiển, Access sẽ hiển thị khung bao quanh cặp nhãn và thành phần điều khiển bị ràng buộc đồng thời làm nổi bật thành phần điều khiển đã chọn bằng một hình chữ nhật màu vàng. Đặt chuột lên cạnh bất kỳ. Khi nó thành mũi tên hai đầu, bạn có thể sửa cỡ của thành phần điều khiển bằng cách kéo hướng vào hay hướng ra xa tâm của thành phần điều khiển. Mọi thành phần điều khiển trong nhóm bài trí thành phần điều khiển sẽ cùng định lại cỡ. Nếu bạn muốn định lại cỡ của một thành phần điều khiển đơn lẻ, đầu tiên bạn phải loại nó khỏi bài trí thành phần điều khiển của nó sau đó định cỡ lại. Tuy nhiên, một ưu điểm của nhóm là bạn có thể định cỡ lại và di chuyển nhiều thành phần điều khiển cùng một lúc. Để di chuyển một thành phần điều khiển, chỉ việc kích vào trong thành phần điều khiển đó rồi di chuyển nó đến vị trí mới. Tương tự, bạn có thể di chuyển toàn bộ thành phần điều khiển trong một bài trí thành phần điều khiển bằng cách chọn toàn bộ bài trí rồi kích và kéo bài trí thành phần điều khiển để định vị lại nó. Tới đây, bạn sẽ di chuyển một trong hai nhóm bài trí trong MyEmployeeForm và hợp nhất hai nhóm.

BÀI TẬP 5.16: DI CHUYỂN THÀNH PHẦN ĐIỀU KHIỂN BÊN TRONG BÀI TRÍ DẠNG XẾP CHỒNG

1. Đảm bảo MyEmployeeForm mở ở góc nhìn Layout.

2. Giữ phím Ctrl xuống rồi kích nhãn Hire Date và thành phần điều khiển bị ràng buộc Hire Date.

3. Với phím Ctrl vẫn được nhấn, kích hai cặp nhãn cùng thành phần điều khiển sau để thêm chúng vào danh sách được chọn, biểu hiện bằng hình chữ nhật màu vàng: nhãn Birth Date, thành phần điều khiển bị ràng buộc Birth Date, nhãn Gender và thành phần điều khiển bị ràng buộc Gender. Giờ đây có sáu thành phần điều kiện được các hình chữ nhật màu vàng bao quanh. Nhả phím Shift.

4. Di chuyển chuột vào trong thành phần điều khiển bất kỳ đã chọn (có hình chữ nhật màu vàng) cho đến khi con trỏ trở thành mũi tên bốn đầu. Kích và kéo nhóm đã chọn sang trái. Một đường thẳng xuất hiện ở nhóm bìa trái cho biết vị trí chèn nếu chuột được thả.

5. Kéo nhóm xuống dưới cho đến khi đường thẳng chỉ định ở giữa cặp nhãn / thành phần điều khiển Last Name và Phone. Nếu không đạt kết quả như bạn kỳ vọng, kích Undo trong thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar rồi thử lại.

6. Lặp lại các bước từ 2 đến 5 với cặp nhãn / thành phần điều khiển Title và Commission Rate, đặt bốn thành phần điều khiển đó bên dưới cặp thành phần điều khiển Division.

Giờ đây form hiển thị bài trí xếp chồng gồm 11 thành phần điều khiển bị ràng buộc và nhãn tương ứng. Kế đến, ta hãy định cỡ lại các thành phần điều khiển cùng nhau. Sau này, bạn sẽ định cỡ lại thành phần điều khiển đơn lẻ nằm ngoài nhóm bài trí xếp chồng.

Phần lớn các thành phần điều khiển đều rộng hơn mức cần thiết để hiển thị dữ liệu. Ngoại lệ duy nhất là thành phần điều khiển bị ràng buộc ghi chú Notes, vốn chứa nhiều văn bản và rất có thể cần rộng và cao hơn để hiển thị toàn bộ chú thích cho bản ghi thông thường.

BÀI TẬP 5.17: ĐỊNH CỠ LẠI MỌI THÀNH PHẦN ĐIỀU KHIỂN TRONG NHÓM BÀI TRÍ XẾP CHỒNG

1. Với MyEmployeeForm ở góc nhìn Layout. Kích thành phần điều khiển bị ràng buộc EmployeeID (bất kỳ thành phần điều khiển bị ràng buộc nào cũng được).

2. Di chuyển chuột đến cạnh phải của hình chữ nhật màu vàng. Khi chuột chuyển thành mũi tên hai đầu, kích và kéo nó sang trái thể thu ngắn mọi thành phần điều khiển đồng thời. Thả chuột khi thành phần điều khiển bị ràng buộc Title (hiển thị Sales Associates cho bản ghi đầu tiên) đủ rộng để hiển thị giá trị - khoảng phân nửa so với độ rộng trước khi thu ngắn.

Nếu bạn muốn định cỡ lại một thành phần điều khiển độc lập với nhóm bài trí của nó, bạn phải loại nó khỏi nhóm bài trí trước khi định cỡ lại hay di chuyển. Thành phần điều khiển bị ràng buộc chú thích Notes đã có thể lớn hơn để hiển thị những văn bản dài. Đầu tiên bạn sẽ loại cặp nhãn và thành phần điều khiển bị ràng buộc khỏi nhóm bài trí. Sau đó bạn bạn sẽ định cỡ lại.

BÀI TẬP 5.19: LOẠI THÀNH PHẦN ĐIỀU KHIỂN KHỎI BÀI TRÍ RỒI ĐỊNH CỠ LẠI

1. Nhấn và giữ phím Ctrl, kích nhãn Notes, kích thành phần điều khiển bị ràng buộc Notes, rồi nhả phím Ctrl. Cả hai thành phần điều khiển đều có hình chữ nhật vàng bao quanh cho biết chúng đang được chọn.

2. Kích phải một trong hai thành phần điều khiển đã chọn, trỏ đến Layout trong pop-up menu, rồi kích Remove Layout (xem Hình 5.22). Access sẽ giải phóng cặp thành phần điều khiển bị ràng buộc khỏi bài trí xếp chồng.

Hình 5.22 Loại thành phần điều khiển khỏi nhóm bài trí.

3. Làm lưới chứa thành phần điều khiển hẹp lại: Kích ô lưới trống bất kỳ bên phải. Di chuyển chuột đến cạnh phải của ô đã chọn. Khi nó thành mũi tên hai đầu trái phải, kích và kéo chuột để thu hẹp lưới trống cho đến khi nó hầu như biến mất.

4. Nhấn và giữ phím Ctrl. Kích nhãn Notes và thành phần điều khiển bị ràng buộc Notes để chọn lại cặp đó. Nhả phím Ctrl rồi kéo cặp thành phần điều khiển lên trên cho đến khi đường thẳng trên đỉnh ngang hàng với thành phần điều khiển Phone. Nhả chuột.

5. Kích thành phần điều khiển bị ràng buộc Notes (không phải nhãn “Notes”) để khử việc chọn nhãn của nó.

6. Kích và kéo cạnh phải của thành phần điều khiển (chuột là mũi tên hai đầu) sang phải để kéo dài nó. Kích và kéo cạnh đáy của thành phần điều khiển để làm nó rộng hơn theo chiều đứng. Khi cạnh đáy ngang hàng với đáy của thành phần điều khiển Commission Rate thì nhả chuột.

7. Form sửa đổi của bạn cần tương tự form ở Hình 5.23.

Hình 5.23 Form đã sửa.

8. Để lưu form đã sửa với tên mới, kích FILE tab, kích Save As tab, kích Save Object As, kích nút Save As, gõ MyEmployeeForm2 trong ô được làm nổi bật, rồi kích OK.

9. Kích HOME tab, kích phải MyEmployeeForm2 tab rồi kích Close All trong pop-up menu.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - Tìm hiểu các bài trí thành phần điều khiển

James Perry, Richard Newmark

Chương 5
Tạo và dùng forms

Tìm hiểu các bài trí thành phần điều khiển

Bài trí thành phần điều khiển (control layout) sẽ bố trí các thành phần điều khiển theo chiều ngang lẫn chiều dọc để cho một giao diện đẹp. Bài trí thành phần điều khiển giống với bảng, các thành phần điều khiển trong đó có thể di chuyển hay định cỡ theo nhóm bằng một thao tác di chuột. Có hai kiểu bài trí thành phần điều khiển: dạng bảng và dạng xếp chồng. Bài trí thành phần điều khiển dạng bảng (tabular control layout) bố trí các thành phần điều khiển theo dòng và cột tương tự bảng tính spreadsheet. Trên đầu là tập hợp nhãn. Bài trí thành phần điều khiển dạng xếp chồng (stacked control layout) bố trí các thành phần điều khiển theo nhóm thẳng đứng với nhãn ở bên trái từng thành phần điều khiển – như MyEmployeeForm. Có thể có nhiều bài trí thành phần điều khiển thuộc cả hai kiểu trên cùng một form. Chẳng hạn trong MyEmployeeForm, có hai bài trí thành phần điều khiển xếp chồng – một bài trí gồm bảy thành phần điều khiển ở bên trái form và một bài trí gồm bốn thành phần điều khiển ở bên phải.

Bạn có thể bố trí lại vị trí các thành phần điều khiển trong bài trí thành phần điều khiển bằng cách kéo nó về vị trí bạn muốn. Khi bạn kéo thành phần điều khiển, đường nằm ngang hay thẳng đứng cho biết nơi đặt vị trí thành phần điều khiển nếu bạn thả chuột. Đôi khi, bạn muốn loại một thành phần điều khiển khỏi bài trí – chẳng hạn để bạn có thể định cỡ nó độc lập với các thành phần điều khiển khác. Để loại một thành phần điều khiển khỏi bài trí của nó, kích phải thành phần điều khiển, di đến Layout trong pop-up menu, rồi kích Remove Layout. Hình 5.21 trình bày nhóm bài trí thành phần điều khiển được làm nổi bật. Bạn có thể làm nổi bật một nhóm bài trí thành phần điều khiển bằng cách kích mũi tên bốn đầu mà sẽ xuất hiện khi bạn kích thành phần điều khiển bất kỳ trong nhóm. Bài trí thành phần điều khiển là công cụ tiện dụng khi sửa form.

Hình 5.21 Chọn một bài trí thành phần điều khiển.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - Áp dụng định dạng có điều kiện vào thành phần điều khiển

James Perry, Richard Newmark

Chương 5
Tạo và dùng forms

Áp dụng định dạng có điều kiện vào thành phần điều khiển

Bạn có thể định dạng thành phần điều khiển bất kỳ theo nhiều cách qua việc dùng các nút lệnh và những chọn lựa ở DESIGN tab. Các lệnh trong nhóm Font thuộc tab ngữ cảnh FORMAT, chẳng hạn, sẽ thiết đặt và sửa việc canh lề văn bản, các đặc trưng hiển thị bao gồm kiểu chữ, cỡ chữ, in đậm, in nghiêng, và gạch dưới. Lệnh định dạng có điều kiện trong nhóm Control Formatting cho phép bạn áp dụng động kiểu chữ, màu chữ, và các đặc trưng hiển thị khác, dựa trên giá trị hiển thị trong thành phần điều khiển. Chẳng hạn, bạn có thể đặt định dạng có điều kiện cho ô văn bản bị ràng buộc, hiển thị giá trị phần trăm hoa hồng, để hiển thị màu chữ đỏ nếu giá trị trong khoảng từ không đến bảy phần trăm hay màu nền đen nếu lớn hơn bảy phần trăm. Hãy trải nghiệm các định dạng trên form nhân viên. Trong bài tập tới, bạn sẽ định dạng phần trăm hoa hồng – thành phần điều khiển bị ràng buộc, không phải nhãn – để hiển thị các phần trăm hoa hồng bằng hai màu chữ khác nhau như đã mô tả ở trên. Bạn có thể áp dụng số lượng bất kỳ các điều kiện trên một thành phần điều khiển bằng cách kích nút OK của hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager. Chỉ cần đảm bảo rằng không có điều kiện nào chồng lấn.

BÀI TẬP 5.15: ÁP DỤNG ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆN

1. Hiển thị form ở góc nhìn Layout nếu form chưa ở góc nhìn đó. (Kích phải MyEmployeeForm tab rồi kích Layout View trong pop-up menu.)

2. Kích thành phần điều khiển bị ràng buộc Commission Rate.

3. Kích Conditional Formatting trong nhóm Control Formatting thuộc tab ngữ cảnh FORMAT, Hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager xuất hiện. Kích nút New Rule, hộp thoại New Formatting Rule xuất hiện.

4. Kích ô chứa điều kiện (thứ hai tính từ trái) rồi chọn between (nếu cần); nhấn Tab, gõ 0, nhấn Tab hai lần, gõ 0.07, kích mũi tên danh-sách-sổ-xuống Font color, chọn màu chữ đỏ (dòng thứ bảy, cột thứ hai tính từ trái, chẳng hạn).

5. Kích nút OK. Qui tắc định dạng đầu tiên được thiết lập.

6. Kích nút New Rule, kích ô danh sách chứa điều kiện (thứ hai tính từ trái), chọn greater than (lớn hơn), nhấn Tab, gõ 0.07, kích mũi tên danh sách Font color, rồi chọn màu chữ đen.

7. Kích nút OK. Qui tắc định dạng thứ hai được thiết lập (xem Hình 5.20).

Hình 5.20 Áp dụng định dạng có điều kiện vào một thành phần điều khiển bị ràng buộc.

8. Kích OK để đóng hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager.

9. Duyệt qua sáu bản ghi nhân viên đầu tiên bằng việc dùng các nút di chuyển form và không thấy thay đổi màu chữ trong thành phần điều khiển phần trăm hoa hồng.

10. Kích Save trên thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar để lưu form vừa sửa. Để form mở nhằm chuẩn bị cho Bài tập 5.16.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - Sửa góc nhìn mặc định của form

James Perry, Richard Newmark

Chương 5
Tạo và dùng forms

Sửa góc nhìn mặc định của form

Một trong những thuộc tính form là góc nhìn mặc định: Góc nhìn mặc định (default view) là hiển thị của form khi bạn kích kép tên form trong Navigation Pane hay mở form bằng cách kích phải form rồi chọn Open từ pop-up menu. Góc nhìn mặc định form có thể là một trong những góc nhìn sau: Single Form (đơn form), Continuous Forms (forms liên tục), Datasheet, hay Split Form (form phân tách). Trong bài tập kế, bạn sẽ học cách đặt thuộc tính đó để form mở ở góc nhìn thích hợp.

Form phân tách bạn tạo trước đây trong chương này (MySplitForm) hiển thị thông tin nhân viên. Trong bài tập tới bạn sẽ tạo một bản sao của form đó rồi đổi tên để bạn có thể làm việc trên bản sao thay vì nguyên bản. Sau đó bạn sẽ sửa thuộc tính góc nhìn mặc định Default View của form.

BÀI TẬP 5.13: SỬA GÓC NHÌN MẶC ĐỊNH FORM

1. Hãy tạo một bản sao của form MySplitForm: Kích phải MySplitForm trong Navigation Pane, kích Copy trong pop-up menu, kích phải vào vùng trống của Navigation Pane, kích Paste trong pop-up menu, gõ MyEmployeeForm vào hộp thoại Paste As, rồi kích OK. Access sẽ tạo một bản sao của MySplitForm rồi đặt nó vào nhóm Forms.

2. Kích phải MyEmployeeForm trong Navigation Pane, kích Design View trong pop-up menu. Nếu không thấy khung Property Sheet ở bên phải thì kích Property Sheet trong nhóm Tools thuộc tab ngữ cảnh DESIGN.

3. Kích danh-sách-sổ-xuống Selection Type (ở đỉnh của Property Sheet) rồi kích Form để hiển thị các thuộc tính form.

4. Kích Format tab của Property Sheet (nếu cần), kích thuộc tính Default View, kích mũi tên sổ xuống của Default View (thuộc tính thứ hai từ trên xuống), rồi kích Single Form để chọn góc nhìn mặc định này (xem Hình 5.18).

Hình 5.18 Sửa góc nhìn mặc định form.

5. Kích View trong nhóm Views thuộc tab ngữ cảnh DESIGN để kiểm tra form hiển thị ở góc nhìn mặc định Form. Cứ để form mở.

Giờ đây góc nhìn mặc định form được chuyển thành đơn form, bạn có thể trải nghiệm việc sửa các thành phần điều khiển form ở góc nhìn layout với đơn form. Đầu tiên, bạn sẽ sửa từng nhãn bằng vài kỹ thuật khác nhau. Để sửa một thành phần điều khiển không bị ràng buộc chẳng hạn nhãn, bạn hiển thị form ở góc nhìn Design hay Layout rồi sửa nhãn. Ở đây, bạn sẽ dùng góc nhìn Layout.

BÀI TẬP 5.14: SỬA NHÃN Ở GÓC NHÌN LAYOUT

1. Kích phải MyEmployeeForm rồi kích Layout View trong pop-up menu.

2. Kích văn bản ở đầu form tblEmployee để chọn thành phần điều khiển đó. (Khi bạn chọn một thành phần điều khiển ở góc nhìn Layout, một hình chữ nhật màu vàng sẽ bao quanh nó.) Kích chuột lần nữa để hiển thị con trỏ chèn. Dùng chuột kéo qua toàn bộ văn bản rồi gõ Employees để sửa. Nhấn Enter để hoàn tất việc sửa. (Nếu khung Property Sheet đang mở, bạn sẽ thấy từ Employees trong thuộc tính Caption của đối tượng Auto_Header0 trong danh-sách-sổ-xuống Selection type.)

3. Kích nhãn EmpID để chọn nó. Kích kép EmpID để chọn văn bản bên trong thành phần điều khiển nhãn rồi gõ Employee ID để thay văn bản.

4. Hãy thử một kỹ thuật khác để sửa thành phần điều khiển không bị ràng buộc: Đảm bảo khung Property Sheet đang mở (nhấn F4 để mở nó nếu cần) rồi kích thành phần điều khiển nhãn EmpFName trên form. Kích Format tab trong khung Property Sheet (nếu cần), kích kép văn bản bên trong thuộc tính Caption để chọn tất cả, gõ First Name rồi nhấn Enter để sửa văn bản.

5. Sửa các nhãn còn lại như được thể hiện ở Hình 5.19 bằng việc kỹ thuật ở bước 3 hay 4.

Hình 5.19 Sửa nội dung của các thành phần điều khiển nhãn.

6. Sau khi hoàn thành bước trước, nhấn F4 để đóng khung Property Sheet rồi kích Save trên thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar để lưu các thay đổi trên form. Cứ để form mở.

Như bạn thấy, thành phần điều khiển nhãn hầu như luôn đi kèm một thành phần điều khiển bị ràng buộc hiển thị một trường bảng. Thuộc tính Caption của thành phần điều khiển nhãn là văn bản xuất hiện trên nhãn. Sửa giá trị thuộc tính Caption sẽ khiến văn bản trong thành phần điều khiển thay đổi theo.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - Sửa form ở góc nhìn Layout

James Perry, Richard Newmark

Chương 5
Tạo và dùng forms

Sửa form ở góc nhìn Layout

Một khó khăn khi tạo và sửa form ở góc nhìn Design là bạn không thể thấy dữ liệu khi bạn thiết kế form và định vị cũng như định cỡ các thành phần điều khiển. Góc nhìn Layout là giải pháp cho vấn đề đó. Góc nhìn Layout là sự giao thoa giữa góc nhìn Design và góc nhìn Form vì nó cho phép bạn xử lý các thành phần điều khiển trên form đồng thời thấy được dữ liệu trong thành phần điều khiển bị ràng buộc để đảm bảo thành phần điều khiển đủ lớn để hiển thị dữ liệu. Việc thấy được dữ liệu sống động trong các thành phần điều khiển cũng như có thể sửa thuộc tính thành phần điều khiển trong cùng góc nhìn sẽ tiết kiệm thời gian thiết kế form. Khung Field List xuất hiện ở góc nhìn Layout cho phép bạn thêm trường mới từ bảng hiện thời hay bảng liên quan, chỉ việc kéo trường từ Field List vào form. Góc nhìn Layout cung cấp cách bài trí dạng chồng và dạng bảng. Cách bài trí dạng chồng và dạng bảng sẽ nhóm các thành phần điều khiển trong forms hay trong báo cáo để bạn có thể xử lý chúng như một đơn vị. Điều này cho phép bạn dễ dàng bố trí các thành phần điều khiển và nhãn của chúng cùng nhau, các cột, các dòng, thậm chí toàn bộ form. Bạn sẽ dùng đặc trưng này để sửa form đã tạo trước đây.

Khi xem form ở góc nhìn Layout, dải lệnh Access sẽ hiển thị các tab ngữ cảnh FORMAT và ARRANGE, cho phép bạn sửa font, đổi màu chữ và màu nền, … Đây là ưu điểm khác của góc nhìn Layout so với góc nhìn Design khi sửa form hay báo cáo. Ta sẽ sửa form ở góc nhìn Layout bằng cách tái dụng một trong những forms bạn đã tạo trước đây. Đầu tiên, bạn đổi góc nhìn mặc định của form trước khi sửa nó.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - In form

James Perry, Richard Newmark

Chương 5
Tạo và dùng forms

In form

Thường thì ta không in forms. Tuy nhiên, in một trang của form là cách hay để theo dõi tất cả các forms bạn đã phát triển cho hệ thống kế toán. In form là nhiệm vụ dễ dàng. Đầu tiên, mở form bạn muốn in ở góc nhìn Form. Bạn có thể dùng các nút di chuyển form để hiển thị một bản ghi cụ thể, hay bạn chỉ việc in bản ghi đầu tiên xuất hiện trên form. Trong cả hai trường hợp, kích FILE tab, kích Print tab, rồi kích Print. Khi hộp thoại Print xuất hiện, kích nút tùy chọn Selected Record(s) để Access chỉ in một form (xem Hình 5.16). Kích OK để bắt đầu quá trình in. Nếu form của bạn rộng hơn thiết đặt in hiện thời, bạn sẽ nhận một khuyến cáo tương tự khuyến cáo ở Hình 5.17. Trong trường hợp đó, kích nút Cancel để đóng hộp thoại khuyến cáo. Kích Print tab rồi kích Print Preview. Kích Landscape trong nhóm Page Layout thuộc tab ngữ cảnh PRINT PREVIEW. Điều đó sẽ giải quyết vấn đề in.

Hình 5.16 Chuẩn bị in một form.

Hình 5.17 Hộp thoại khuyến cáo độ rộng bản in.

Bạn có thể in các thuộc tính, quyền hạn, và thông tin thiết kế các đối tượng cơ sở dữ liệu, bao gồm thiết kế form của bạn. Việc in các đặc trưng thiết kế các đối tượng cơ sở dữ liệu sẽ giúp lập tư liệu thiết kế cơ sở dữ liệu và ứng dụng kế toán mà bạn đang phát triển. Để in thông tin thiết kế này, kích DATABASE TOOLS tab rồi kích Database Documenter trong nhóm Analyze. Sau đó kiểm tra các đối tượng bạn muốn in thông tin định nghĩa, đảm bảo rà soát mọi tab đối tượng cơ sở dữ liệu như Tables, Queries, … liên quan đến đối tượng quan tâm. Cuối cùng, kích OK để tạo báo cáo và hiển thị nó trong Object Definition tab mới. Nếu bạn quyết định in báo cáo, chỉ việc kích Print trong nhóm Print thuộc tab ngữ cảnh PRINT PREVIEW. Nếu không, kích nút Close Print Preview trong nhóm Close Preview để bỏ qua báo cáo.

THỬ NGHIỆM

Đóng tất cả các tab trong cơ sở dữ liệu. Kích DATABASE TOOLS rồi kích Database Documenter trong nhóm Analyze. Kích Forms tab trong hộp thoại Documenter, rồi đánh dấu ô bên trái form MyShipperForm. Kích OK. Access sẽ mất vài giây để tạo báo cáo và hiển thị nó trên Object Definition tab. Hãy khảo sát báo cáo. Kích chuột để phóng to hay thu nhỏ. Kích Close Print Preview để bỏ qua báo cáo sau khi đã khảo sát xong.

Khi bạn muốn xem danh sách thông tin đầy đủ của một hay nhiều bảng, việc in forms sẽ không thích hợp. Thay vào đó, bạn cần một báo cáo. Báo cáo và cách tạo chúng được trình bày ở chương kế.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - Di chuyển trên form

James Perry, Richard Newmark

Chương 5
Tạo và dùng forms

Di chuyển trên form

Bạn có thể chuyển từ thành phần điều khiển này sang thành phần điều khiển kia trên form bằng nhiều cách. Thêm vào đó, bạn đã thực hành việc chuyển từ bản ghi này sang bản ghi khác. Cũng có một số cách chuyển qua lại giữa các trường trên form. Việc nhấn Enter sẽ lưu dữ liệu bạn vừa gõ hay cập nhật và chuyển đến trường kế tiếp. (Trong lập trình, hành động này được gọi là chuyển đối tượng quan tâm – moving the focus.) Nhấn Tab là một cách khác để chuyển từ trường này sang trường khác. Giữ phím Shift rồi nhấn phím Tab sẽ chuyển theo hướng ngược lại trong form.

Thứ tự trong đó các trường và nút lệnh nhận được sự quan tâm khi bạn nhấn Tab được gọi là thứ tự tab (tab order) của form. Thỉnh thoảng, thứ tự tab không đúng như bạn kỳ vọng và các thành phần điều khiển nhận được sự quan tâm dường như theo thứ tự ngẫu nhiên khi bạn nhấn liên tục phím Tab. Thứ tự tab của form bạn vừa tạo là tốt, vì thứ tự đầu tiên được xác định theo thứ tự các thành phần điều khiển được đặt vào form. Tuy nhiên, thứ tự tab có thể trở nên không thể chấp nhận nếu bạn di chuyển các thành phần điều khiển loanh quanh trong form. Việc bố trí lại thứ tự tab theo ý muốn thì dễ trong Access. Ta hãy sửa form trước để minh họa khái niệm này.

BÀI TẬP 5.12: SỬA THỨ TỰ TAB CỦA CÁC THÀNH PHẦN ĐIỀU KHIỂN TRONG FORM

1. Kích phải MyShipperForm trong Navigation Pane rồi kích Design View để hiển thị nó ở góc nhìn Design.

2. Kích ô văn bản ID để nó được bao bằng hình chữ nhật màu vàng. Để ý nhãn gắn liền với ô văn bản có nút di chuyển (ô vuông lớn) cũng được chọn.

3. Kéo dải Form Footer xuống để tạo nhiều không gian hơn cho vùng Detail: Chuyển chuột đến dải Form Footer. Khi nó trở thành mũi tên hai đầu, kích và kéo xuống khoảng 4cm.

4. Chuyển chuột lên ô văn bản ID đã chọn. Khi nó trở thành mũi tên bốn đầu, kéo thành phần điều khiển xuống bên dưới ô văn bản ZipCode, cố gắng sắp thẳng hàng hai ô văn bản. Thả chuột để cố định vị trí của nhãn và ô văn bản ID.

5. Kích View trong nhóm Views thuộc tab ngữ cảnh DESIGN để hiển thị nó ở góc nhìn Form. Để ý là sự quan tâm được đặt trên thành phần điều khiển ID vừa được di chuyển, không phải thành phần điều khiển đầu tiên ứng với tên công ty.

6. Hiển thị form ở góc nhìn Design. Kích tab ngữ cảnh DESIGN, rồi kích Tab Order trong nhóm Tools. Hộp thoại Tab Order xuất hiện (xem Hình 5.15). Nó cho phép bạn dễ dàng sửa thứ tự tab của các thành phần điều khiển.

Hình 5.15 Hộp thoại Tab Order.

7. Kích Auto Order để đặt lại thứ tự tab cho khớp với cách bố trí form – từ trên xuống – rồi kích OK để đóng hộp thoại.

8. Kích phải MyShipperForm tab rồi kích Form View. Để ý sự quan tâm trên form bắt đầu bằng ô văn bản Company. Nhấn Tab liên tục để rà soát thứ tự tab, rồi đóng và lưu những thay đổi về thiết kế trên form.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - Thêm biểu tượng vào form

James Perry, Richard Newmark

Chương 5
Tạo và dùng forms

Thêm biểu tượng vào form

Việc thêm biểu tượng vào form sẽ cho biết form thuộc công ty nào đồng thời trang điểm thêm cho form. Biểu tượng khác nhau có thể được dùng trên những form khác nhau phụ thuộc công dụng của từng form. Trong bài tập nhỏ này, ta thêm hình chiếc túi cà phê làm biểu tượng cho form nhà vận chuyển ưa thích này.

BÀI TẬP 5.9: THÊM BIỂU TƯỢNG VÀO FORM

1. Với form vẫn đang mở ở góc nhìn Design, kích nút Logo trong nhóm Header/Footer thuộc tab ngữ cảnh DESIGN. Access sẽ mở hộp thoại chèn hình Insert Picture cho phép bạn chuyển đến thư mục chứa biểu tượng.

2. Chuyển đến thư mục chứa hình CoffeeBag (CoffeeBag.jpg nếu máy tính của bạn hiển thị phần mở rộng), kích vào đó, rồi kích OK. Access sẽ chèn hình vào một thành phần điều khiển ảnh (thành phần điều khiển không bị ràng buộc) trong phần đầu form (xem Hình 5.13).

Hình 5.13 Form với các thành phần điều khiển bị ràng buộc và biểu tượng (góc nhìn Design).

Với những thay đổi đã thực hiện, đây là lúc lưu form và đặt tên hợp lý. Form với tên hợp lý sẽ giúp người dùng hiểu nhanh công dụng của nó.

BÀI TẬP 5.10: LƯU VÀ ĐẶT TÊN FORM

1. Kích phải form tab (có thể có tên “Form1”), kích Save trong pop-up menu, gõ MyShipperForm, rồi kích OK để lưu và đặt tên form. Tên form sẽ xuất hiện trong Navigation Pane ở nhóm Forms.

2. Kích phải MyShipperForm tab rồi kích Close All để đóng form và mọi đối tượng đang mở.

Sau khi tạo form từ đầu hay chỉ sửa một tí, bạn cần hiển thị form ở góc nhìn Form để kiểm tra thiết kế của nó. Nhìn form ở góc nhìn của người dùng có thể hé lộ nhiều sai sót trong thiết kế.

BÀI TẬP 5.11: MỞ FORM Ở GÓC NHÌN FORM RỒI Ở GÓC NHÌN LAYOUT ĐỂ SỬA

1. Kích kép MyShipperForm ở Navigation Pane để mở nó ở góc nhìn Form. Kích nút đến bản ghi kế Next record nhiều lần để xem bốn bản ghi nhà cung ứng. Để ý là trường công ty Company quá ngắn để hiển thị đầy đủ tên ở các bản ghi 3 và 4. Hãy sửa lại.

2. Kích phải MyShipperForm tab rồi kích Layout View trong pop-up menu. Dùng nút chuyển bản ghi ở cuối form để đến bản ghi 4, UPS: United States Postal Service. Kích thành phần điều khiển bị ràng buộc Company – thành phần điều khiển hiển thị tên công ty, chuyển chuột sang cạnh phải hình chữ nhật màu vàng cho đến khi chuột trở thành mũi tên hai đầu. Kích và kéo chuột sang phải cho đến khi thấy được toàn bộ tên công ty (xem Hình 5.14).

Hình 5.14 Định cỡ lại thành phần điều khiển ở góc nhìn Layout.

3. Lưu và đóng form.

Đây là trường hợp cho thấy góc nhìn Layout đặc biệt hữu ích khi bạn muốn đảm bảo dữ liệu ràng buộc sẽ hiển thị tốt trong các thành phần điều khiển. Góc nhìn Design không dễ và tiện lợi như vậy.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - Thêm tiêu đề vào form

James Perry, Richard Newmark

Chương 5
Tạo và dùng forms

Thêm tiêu đề vào form

Tiêu đề form cho người dùng biết ngay công dụng của form. Rất dễ thêm tiêu đề vào đầu form: Bạn chỉ việc kích Title trong nhóm Header/Footer thuộc tab ngữ cảnh DESIGN (với form ở góc nhìn Design) để đặt tiêu đề vào đầu form. Bạn làm điều đó kế đây.

BÀI TẬP 5.8: THÊM TIÊU ĐỀ VÀO FORM

1. Với form vẫn mở ở góc nhìn Design, kích nút Title trong nhóm Header/Footer thuộc tab ngữ cảnh DESIGN. Access sẽ mở dải Form Header rồi đặt tiêu đề mặc định (“Form1”) vào đó.

2. Với văn bản tiêu đề mặc định được làm nổi bật, gõ Preferred Shippers (nhà vận chuyển ưa thích) rồi nhấn Enter để sửa tiêu đề.

Tiêu đề xuất hiện trong phần Form Header của form cho biết dữ liệu là những nhà vận chuyển ưa thích của The Coffee Merchant. Một số trường trong bảng tblShippers vắng mặt trong form này, vì vậy đó không phải là form bạn dùng để sửa thông tin nhà vận chuyển. Bước cuối cùng để hoàn tất form nhỏ này là thêm biểu tượng doanh nghiệp vào form.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - Tạo form từ đầu ở góc nhìn Design

James Perry, Richard Newmark

Chương 5
Tạo và dùng forms

Tạo form từ đầu ở góc nhìn Design

Form Wizard là công cụ tuyệt vời để tạo form mặc định cho bảng bất kỳ bạn chọn. Tuy nhiên, Form Wizard không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất khi bạn muốn tạo một Access form giống với form giấy hiện có – form mà nhân viên trong công ty đã quen. Làm Access form giống với form giấy sẽ giúp việc điền form trở nên trực quan, người dùng sẽ thoải mái ngay với form điện tử. Nếu bạn muốn có sự linh hoạt tối đa khi tạo form, tạo form ở góc nhìn Design là cách tốt nhất. Cần biết một nhược điểm của việc tạo form ở góc nhìn Design là có thể tẻ nhạt và mất thời gian. Một trong những ưu điểm lớn nhất là góc nhìn Design cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn kiểu, vị trí, và hành vi của mọi thành phần điều khiển form. Để minh họa, bạn sẽ tạo form từ đầu – bắt đầu bằng một form trống ở góc nhìn Design – rồi thêm các trường bảng khi cần.

BÀI TẬP 5.6: TẠO FORM TRỐNG Ở GÓC NHÌN DESIGN

1. Kích CREATE tab, kích Blank Form trong nhóm Forms, kích phải form tab, rồi kích Design View từ danh-sách-sổ-xuống. Một form trống mở ra với khung danh sách trường Field List xuất hiện bên phải màn hình. (Nếu khung Field List không xuất hiện thì nhấn Alt+F8.)

2. Để liệt kê bảng trong cơ sở dữ liệu từ đó bạn có thể chọn, kích Show all tables trong khung Field List. Danh sách bảng xuất hiện.

3. Nếu lưới chưa xuất hiện trên form trống, kích tab ngữ cảnh ARRANGE, kích Size/Space trong nhóm Sizing & Ordering, rồi kích Grid (xem Hình 5.12) để hiển thị lưới trên form. (Cứ để form mở nhằm chuẩn bị cho việc tiếp theo.)

Hình 5.12 Một form trống.

Với form trống, kế đến bạn phải cho Access biết bảng và trường nào cần chọn để đưa vào form. Bạn làm điều đó bằng cách đặt các trường bảng vào form trống. Access sẽ tự động ràng buộc các thành phần điều khiển trên form với các trường cơ sở dữ liệu thích hợp. Trường form nào hiển thị trường từ bảng hay câu truy vấn thì được gọi là thành phần điều khiển bị ràng buộc (bound control). Hai kiểu thành phần điều khiển form khác là thành phần điều khiển không bị ràng buộc và thành phần điều khiển tính toán. Thành phần điều khiển không bị ràng buộc (unbound control) thì độc lập với mọi trường cơ sở dữ liệu. Chẳng hạn tiêu đề form và nhãn trường. Thành phần điều khiển không bị ràng buộc sẽ không đổi, độc lập với bản ghi đang được hiển thị. Thành phần điều khiển tính toán (calculated control) dùng biểu thức để dẫn xuất dữ liệu của nó. Biểu thức là tổ hợp trường, toán tử (cộng, trừ, …), tên các thành phần điều khiển, hàm, và hằng. Chẳng hạn, thành phần điều khiển tính thuế doanh thu sẽ dựa trên một thành phần điều khiển khác chứa tổng trị giá mua hàng.

Kế đến, bạn sẽ đặt vào form trống các thành phần điều khiển bị ràng buộc từ một trong những bảng của The Coffee Merchant. Việc đặt thành phần điều khiển vào form trống bao gồm việc chọn trường rồi kích kép nó để đặt nó vào vị trí mặc định.

BÀI TẬP 5.7 ĐẶT THÀNH PHẦN ĐIỀU KHIỂN BỊ RÀNG BUỘC VÀO FORM

1. Với form trống đang mở ở góc nhìn Design, kích chỉ dấu mở rộng + ở cạnh tên tblShippers trong khung Field List để hiển thị các tên trường bảng.

2. Kích kép lần lượt các trường sau để đặt chúng vào form trống: ID, Company, Address, City, State, và ZipCode. Access sẽ đặt các thành phần điều khiển này vào form trống, ràng buộc chúng với các trường bảng tblShippers tương ứng. Access bố trí các cặp nhãn và ô văn bản từ trên xuống trong form.

3. Kích tab ngữ cảnh DESIGN rồi kích Add Existing Tables trong nhóm Tools để đóng khung Field List. (Bạn cũng có thể kích X trên thanh tiêu đề của khung Field List để đóng nó.)

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - Tạo form cơ bản bằng Form Wizard

James Perry, Richard Newmark

Chương 5
Tạo và dùng forms

Tạo form cơ bản bằng Form Wizard

Dùng Form Wizard thường là cách tốt nhất để tạo form. Form Wizard là cách tốt hơn một tí so với cách dùng Form, Split Form, hay Multiple Items trong nhóm Forms thuộc CREATE tab vì bạn có nhiều quyền kiểm soát hơn về nội dung và vị trí đặt các thành phần điều khiển trên form. Tuy nhiên, Form Wizard có thể không tạo đúng form bạn muốn. Sau này, bạn có thể sửa form do Form Wizard tạo bằng cách sửa nó ở góc nhìn Design. Tạo form bằng Form Wizard rất thông dụng, nên ta hãy xem cách vận hành của nó.

BÀI TẬP 5.5: DÙNG FORM WIZARD ĐỂ TẠO FORM CƠ BẢN

1. Kích CREATE tab rồi kích Form Wizard trong nhóm Forms. Hộp thoại Form Wizard đầu tiên xuất hiện.

2. Kích mũi tên sổ xuống của ô danh sách Tables/Queries rồi kích Table:tblInventory từ danh sách. Bảng tblInventory và các trường của nó là cơ sở phát triển form của bạn.

3. Kích nút >> để chuyển tất cả các trường từ danh sách Available Fields sang danh sách Selected Fields. Chỉ có những trường bạn chuyển vào danh sách Selected Fields được đưa vào form.

4. Kích nút Next để sang bước kế. Để nút Columnar được chọn. Kích Next để sang bước cuối. Kích kép ô văn bản What title do you want for your form? (Tiêu đề nào bạn muốn đặt cho form của bạn?) để chọn toàn bộ văn bản của nó, tblInventory. Gõ MyInventory để sửa tiêu đề form và tên đối tượng của nó.

5. Kích nút Finish để hoàn tất quá trình tạo form. Access sẽ hiển thị form ở góc nhìn Form (xem Hình 5.11).

Hình 5.11 Form được tạo bằng Form Wizard.

6. Kích phải MyInventory tab rồi kích Close trong pop-up menu để đóng form.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - Các hướng dẫn để thiết kế tốt form

James Perry, Richard Newmark

Chương 5
Tạo và dùng forms

Các hướng dẫn để thiết kế tốt form

Người dùng forms của bạn phải là người quan trọng nhất trong tâm trí bạn khi thiết kế forms. Sau đây là các hướng dẫn cần nhớ.

• Làm forms bền vững. Hãy dùng danh sách, nút radio, và các thành phần điều khiển để đơn giản hóa các chọn lựa khả dĩ đối với người dùng và để tránh sai sót.
• Nhớ đến người dùng bàn phím. Nhiều người thích dùng bàn phím và hạn chế dùng chuột khi chọn form. Giữ tay trên bàn phím có thể hiệu quả hơn khi điền form và di chuyển qua lại. Việc chuyển qua lại giữa chuột và bàn phím có thể làm chậm quá trình nhập liệu.
• Hạn chế tối đa màu sắc. Rất có thể điều này không cần phải diễn giải nhiều. Nhiều màu sắc có thể gây lầm lẫn và khiến mất tập trung.
• Nhóm các thành phần điều khiển thành từng đơn vị logic. Forms có các họ thành phần điều khiển liên quan với nhau chẳng hạn nhóm gồm tên và địa chỉ. Một nhóm khác trên hóa đơn là thông tin nhà cung cấp. Một nhóm khác là tập các mục trên dòng hóa đơn. Hãy nhóm các thành phần điều khiển cùng họ với nhau, và sửa thứ tự tab để khi nhấn phím tab thì chuyển đến tất cả các thành phần trong cùng nhóm trước khi đến nơi khác.
• Nhận diện những thành phần điều khiển nào cần hỗ trợ. Làm rõ ý nghĩa của trường và định dạng của nó. Chẳng hạn, thật mệt mỏi khi phải xác định dạng thời điểm. Đó là “MM/DD/YYYY” hay “YYYY/MM/DD” (Âu châu). Hãy nhận diện trường, chẳng hạn, thời điểm lập hóa đơn Invoice Date hay thời điểm mua hàng Purchase Date rồi bổ sung tool tip (chẳng hạn, “enter mm/dd/yyyy”).
• Làm form tương tự với phiên bản giấy khi cần. Sự nhất quán của trường form, cách bài trí và thiết kế Access form so với phiên bản giấy trước đây sẽ làm phiên bản điện tử trực quan với người dùng mới. Họ đã quen phiên bản giấy, vì vậy họ cho là phiên bản điện tử phải giống hay tương tự.

Nếu nhớ các hướng dẫn đơn giản trên khi thiết kế forms, bạn sẽ thấy người dùng forms hiếm khi gọi đến để nhờ trợ giúp và họ hạnh phúc với thiết kế form của bạn.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - Tạo form nhiều mục

James Perry, Richard Newmark

Chương 5
Tạo và dùng forms

Tạo form nhiều mục

Form nhiều mục là một lai tạo khác giữa form và datasheet. Form có dạng bảng tương tự datasheet với nhiều dòng hiển thị trên form thay vì chỉ một. Các đầu đề trường xuất hiện trên đầu form. Không như datasheet, form nhiều mục có thể hiển thị lên đến ba dòng dữ liệu cho từng bản ghi. Hãy tạo một form nhiều mục bằng việc dùng Multiple Items Form wizard.

BÀI TẬP 5.4: TẠO FORM NHIỀU MỤC VÀ DI CHUYỂN QUA CÁC BẢN GHI

1. Trong Navigation Pane, kích tên bảng tblStates trong nhóm Tables để làm nổi bật nó.

2. Kích CREATE tab, kích More Forms trong nhóm Forms, rồi kích Multiple Items trong danh-sách-sổ-xuống. Access tạo nhanh một form nhiều mục và hiển thị nó ở góc nhìn Layout.

3. Kích văn bản đầu đề tblStates để chọn đối tượng rồi kích lần nữa để hiển thị con trỏ soạn thảo bên trong nhãn. Kéo qua tiền tố tbl rồi nhấn Delete để xóa. Kích bên ngoài nhãn để khử việc chọn đối tượng.

4. Kích nhãn cột StateID, kích lần nữa để hiển thị con trỏ soạn thảo, rồi đặt một khoảng cách giữa State và ID.

5. Lặp lại bước 4, đặt khoảng cách giữa các từ trong các nhãn cột StateName, StateTaxRate, StatePopulation, và StateSize.

6. Kích Form View trong nhóm Views thuộc HOME tab để hiển thị form ở góc nhìn View (xem Hình 5.10).

Hình 5.10 Một form nhiều mục.

 7. Kích phải tblStates tab, kích Save trong pop-up menu, gõ MyMultipleItemsForm trong ô văn bản Form Name, rồi kích OK để đặt tên và lưu.

8. Kích phải MyMultipleItemsForm tab rồi kích Close trong pop-up menu để đóng form.

Ngoài ba kiểu form được đề cập ở trên, bạn có thể tạo một form trống, hay tạo một form trống ở góc nhìn Design cho một bảng cụ thể. Bạn nên tránh những forms này cho đến khi bạn trở nên thoải mái với Access nói chung và với việc tạo form nói riêng. Hãy để wizard tạo form ban đầu rồi sửa lại.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - Tạo form phân tách

James Perry, Richard Newmark

Chương 5
Tạo và dùng forms

Tạo form phân tách

Form phân tách cho bạn nhanh chóng di chuyển qua các bản ghi trong bảng cũng như xem dữ liệu một bản ghi trong một form trực quan. Hãy dùng phần datasheet của form phân tách để cuộn qua các bản ghi. Dùng form để xem hay sửa bản ghi một khi bạn định vị nó trong datasheet. Hãy tạo form phân tách và dùng nó để trải nghiệm sự tiện dụng của nó.

BÀI TẬP 5.3: TẠO FORM PHÂN TÁCH VÀ DI CHUYỂN QUA CÁC BẢN GHI

1. Trong Navigation Pane, kích tên bảng tblEmployee trong nhóm Tables để làm nổi bật nó.

2. Kích CREATE tab, kích More Forms trong nhóm Forms, rồi kích Split Form trong danh-sách-sổ-xuống. Access sẽ tạo nhận hàng form, ở góc nhìn Layout, với form ở khung bên trên và datasheet ở khung bên dưới.

3. Kích phải tblEmployee tab của form phân tách vừa tạo, rồi kích Form View trong pop-up menu để chuyển sang góc nhìn đó.

4. Trong khung Datasheet, kích trường EmpID chứa 4012 tương ứng bản ghi Barbara Minsky. (Bạn phải cuộn xuống để định vị bản ghi đó.) Khung form sẽ hiển thị bản ghi mới (xem Hình 5.9).

Hình 5.9 Một form phân tách.

5. Kích phải tblEmployee tab, kích Save trong pop-up menu, gõ MySplitForm trong ô Form Name, rồi kích OK để đặt tên và lưu form phân tách.

6. Kích phải MySplitForm tab (việc đổi tên form cũng làm đổi tên tab) rồi kích Close All trong pop-up menu để đóng form mới tạo và các đối tượng đang mở khác.

Thông thường, bạn sẽ sửa form phân tách bằng cách sửa nhãn trường và form header. Điều quan trọng là Split Form Wizard tạo xuất phát điểm của form để từ đó bạn có thể sửa cho phù hợp nhu cầu của bạn. Form phân tách ban đầu sẽ tiết kiệm rất nhiều công sức so với việc tạo từ đầu ở góc nhìn Design.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - Tạo form chuẩn

James Perry, Richard Newmark

Chương 5
Tạo và dùng forms

Tạo form chuẩn

Ta bắt đầu bằng việc tạo rất nhanh form dựa trên một bảng. Form cung cấp một giao diện trực quan để xem, sửa, và tạo bản ghi. Ta hãy tạo form dựa trên bảng tblCustomer.

BÀI TẬP 5.1: TẠO FORM ĐƠN BẢNG

1. Hãy định vị và mở cơ sở dữ liệu Chương 5, Ch05.accdb.

2. Với cửa sổ cơ sở dữ liệu Ch05 đang mở, kích tblCustomer trong nhóm Tables ở Navigation Pane để làm nổi bật nó.

3. Kích CREATE tab rồi kích Form Wizard trong nhóm Forms. Hộp thoại Form Wizard đầu tiên xuất hiện.

4. Các trường trong bảng tblCustomers xuất hiện trong khung Available Fields. Kích nút >> để chuyển tất cả các trường bảng sang khung Selected Fields (xem Hình 5.6).

Hình 5.6 Tạo form dùng Form Wizard.

5. Kích nút Finish để hoàn tất quá trình tạo tự động, vì lúc này bạn không cần sửa gì cả trong các bước tiếp theo của Form Wizard. Access hiển thị form vừa tạo chứa bản ghi đầu tiên (xem Hình 5.7).

Hình 5.7 Form khách hàng hoàn chỉnh.

6. Kích phải tblCustomer form tab rồi kích Close trong pop-up menu để đóng form. (Wizard tự động lưu form vào nhóm Forms, đặt tên form trùng tên với tên bảng bên dưới.)

Để ý rằng dòng đầu tiên của bảng tblCustomer xuất hiện trong các ô văn bản, mỗi ô được đặt trùng tên với trường bảng mà nó hiển thị. Các nút di chuyển form nằm ở đáy. Các nút di chuyển sẽ chuyển từ bản ghi khách hàng này sang bản ghi khách hàng khác. Chỉ dấu bản ghi hiện thời nằm giữa nút trước hay nút kế, cho biết bản ghi hiện thời trong tổng số bản ghi – trong trường hợp này là 1789.

Để ý rằng Access tự động lưu form trùng tên với tên bảng: tblCustomer. Bạn có thể dễ dàng đổi tên bằng cách làm bài tập Thử nghiệm sau.

THỬ NGHIỆM

Kích phải tblCustomer trong nhóm Forms rồi kích Rename trong pop-up menu. Sau đó gõ MyCustomer1 rồi nhấn Enter để đổi tên form trong Navigation Pane.

Form Wizard là cách dễ dàng tạo form để bạn có thể nhập hay khảo sát dữ liệu trong bảng. Tuy nhiên, form bị hạn chế bởi khả năng của wizard. Sau này bạn có thể sửa form mặc định cho phù hợp nhu cầu của bạn, khiến form hấp dẫn hơn và hoạt động tốt hơn bằng cách thêm hình ảnh, bố trí lại trường, sửa nhãn trường, …

Một trong những thao tác cơ bản bạn sẽ dùng trong cửa sổ thiết kế form là di chuyển và định cỡ trường cũng như các đối tượng form khác. Khi bạn chọn một đối tượng ở góc nhìn Design hay Layout, đối tượng sẽ xuất hiện bên trong hình chữ nhật màu vàng. Ở góc nhìn Design, đối tượng được chọn có các vị trí định cỡ cho phép bạn thu nhỏ hay mở rộng đối tượng. Ở góc nhìn Layout, bao quanh đối tượng không có các vị trí định cỡ. Tuy nhiên, bạn có thể sửa chiều cao hay chiều rộng đối tượng bằng cách trỏ chuột đến biên màu vàng. Một khi con trỏ chuột trở thành mũi tên hai đầu, kéo nó ra xa tâm đối tượng để mở rộng hay đến gần tâm để thu nhỏ theo hướng kéo. Chẳng hạn, di chuột lên cạnh phải rồi kéo về trái sẽ thu nhỏ đối tượng. Bạn nên định cỡ đối tượng ở góc nhìn Layout vì các giá trị bản ghi xuất hiện trong trường và bạn có thể biết trường đó là quá lớn hay quá nhỏ so với giá trị thực. Ở góc nhìn Design, bạn không thể biết trường có kích cỡ phù hợp hay không vì nó không hiển thị dữ liệu.

Bạn có thể định cỡ nhiều đối tượng cùng lúc bằng cách kích một đối tượng, di chuột vượt lên phía trên đối tượng được chọn cho đến khi nó trở thành mũi tên trỏ xuống, rồi kích chuột để chọn toàn bộ cột đối tượng – cột nhãn hay cột trường dữ liệu. Một khi đã chọn, bạn có thể định cỡ chúng bằng cách kéo cạnh của nhóm (lên, xuống, trái, phải). Tới đây, bạn sẽ sửa form mặc định vừa tạo ở trên bằng cách sửa tiêu đề trong phần đầu form.

BÀI TẬP 5.2: SỬA TIÊU ĐỀ FORM VÀ CÁC NHÃN TRƯỜNG

1. Kích phải MyCustomer1 trong Navigation Pane rồi kích Layout View trong pop-up menu. Form xuất hiện ở góc nhìn Layout. Để ý thanh chọn tất cả Select All xuất hiện dọc theo cạnh trái của form. Kích thanh sẽ chọn tất cả các đối tượng trong form: các nhãn và trường dữ liệu.

2. Kích nhãn tblCustomer trong vùng header bên trên form. Hình chữ nhật màu vàng sẽ bao quanh nhãn.

3. Kích lần nữa bên trong tblCustomer header để tạo con trỏ chuột chèn. Kích rồi kéo toàn bộ nhãn để chọn nó, gõ Customers, rồi nhấn Enter để hoàn tất việc sửa.

4. Kế đến, bạn sẽ sửa nhãn trường một tí so với tên trường để dễ đọc hơn: Kích CustID hai lần de tạo con trỏ chèn. Kéo chuột qua toàn bộ nhãn để làm nổi bật nó, rồi gõ ID và nhấn Enter để hoàn tất việc sửa.

5. Kích nhãn CustFirstName, kích CustFirstName lần nữa để tạo con trỏ chèn trong nhãn, kéo qua toàn bộ nhãn, gõ First Name, rồi nhấn Enter.

6. Lặp lại bước 5 để sửa nhãn CustLastName thành Last Name.

7. Lặp lại bước 5 để loại tiền tố “Cust” khỏi sáu nhãn còn lại. Form cuối cùng của bạn cần giống form ở Hình 5.8 (được hiển thị ở góc nhìn Form).

Hình 5.8 Form khách hàng đã sửa.

8. Lưu rồi đóng form khách hàng đã sửa.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - Tạo form

James Perry, Richard Newmark

Chương 5
Tạo và dùng forms

Tạo form

Tạo forms rất dễ trong Access. Bạn có thể tạo form từ đầu bằng việc dùng các công cụ ở góc nhìn Design, hay bạn có thể dùng wizard. Nếu bạn có nhu cầu đơn giản hơn và không muốn mất thời gian chỉnh sửa ở góc nhìn Design, Access cung cấp một thiết kế form làm sẵn gọi là Layout view. Bạn sẽ thấy Layout view tiện dụng ra sao khi tạo form.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - Khảo sát các kiểu form

James Perry, Richard Newmark

Chương 5
Tạo và dùng forms

Khảo sát các kiểu form

Bạn có thể tạo một số kiểu forms khác nhau bằng tay hay dùng Form Wizard. Thường thì Form Wizard là cách tốt nhất để tạo hầu hết forms – ít ra cho đến khi bạn cảm thấy thoải mái khi tạo forms.

Form có thể chứa nhiều phần, gồm đầu trang Page Header, cuối trang Page Footer, đầu form Form Header, cuối form Form Footer, phần chi tiết Detail, và nhiều đầu nhóm Group Header cũng như cuối nhóm Group Footer. Phần đầu và phần cuối độc lập với nhau. Nghĩa là, Page Header có thể xuất hiện trong form nhưng không có Page Footer tương ứng. Tương tự, form có thể chứa Group Header hiển thị phòng ban của một danh sách nhân viên nhưng không có Group Footer. Phần Detail chứa thông tin từ cơ sở dữ liệu và nhãn để nhận diện từng thông tin. Thường thì thông tin trong phần Detail sẽ biến động, vì thông tin ở đó nhận được từ các truy vấn và bảng trong cơ sở dữ liệu. Hình 5.2 trình bày một ví dụ về form chứa các phần Header, Detail, và Footer. Trừ phi bạn nhìn bản in nhiều trang của form, rất khó phân biệt giữa Page Header và Form Header.

Hình 5.2 Form ví dụ với các phần Page Header, Detail, và Page Footer.

Kiểu form đặc biệt hữu ích khi duyệt cùng lúc nhiều bản ghi là form nhiều mục (multiple items form). Form nhiều mục hiển thị đồng thời nhiều bản ghi trên một form. Kiểu form này giống spreadsheet, vì nhãn xuất hiện ở đầu mỗi trường và nút chọn dòng xuất hiện bên trái mỗi bản ghi. Hình 5.2 là ví dụ về form nhiều mục hiển thị tất cả các trường của nhiều bản ghi nhân viên. Để xem các bản ghi còn lại, bạn kích thanh cuộn bên phải form hay bạn có thể kích ô số bản ghi và các nút di chuyển ở phần dưới trái của form.

Trong một ứng dụng cơ sở dữ liệu, sẽ hữu ích nếu có một cửa sổ nổi lên cao nhất trên bàn làm việc Windows (Windows desktop). Gọi là hộp thoại nổi trội (modal dialog box), đó thật ra là form. Cửa sổ đó có thể hiển thị lời mở đầu khi bạn mở cơ sở dữ liệu lần đầu, hay cung cấp người dùng thông tin về người phát triển ứng dụng cơ sở dữ liệu. Không giống hầu hết cửa sổ, hộp thoại nổi trội luôn là cửa sổ nổi lên cao nhất, bất chấp bạn có kích hoạt các cửa sổ khác trên bàn làm việc desktop. Điều này đặc biệt hữu ích để đảm bảo người dùng có đọc thông tin quan trọng trong hộp thoại nổi trội (form). Hộp thoại nổi trội luôn chứa một nút lệnh – thường có nhãn là OK – và khi được kích sẽ đóng hộp thoại. Không giống những forms Access khác, hộp thoại nổi trội cần được đáp ứng trước khi người dùng có thể tiếp tục làm việc với bất kỳ thành phần nào khác trong ứng dụng. Hình 5.3 trình bày một ví dụ về hộp thoại nổi trội.

Hình 5.3 Một ví dụ về hộp thoại nổi trội hiển thị thông tin liên lạc với người phát triển.

Form phân tách (split form) có hai phần với nửa trên hiển thị form chuẩn và nửa dưới hiển thị datasheet. Cả hai hiển thị dữ liệu giống nhau. Form phân tách kết hợp ưu điểm của datasheet – chẳng hạn tốc độ di chuyển – với ưu điểm của form, với thiết kế đẹp và trực quan hơn. Khi kích một dòng trong datasheet, form phân tách sẽ hiển thị dữ liệu tương ứng ở nửa trên. Sửa nửa này sẽ khiến nửa kia thay đổi theo. Hình 5.4 trình bày một ví dụ về form phân tách hiển thị thông tin từ bảng khách hàng tblCustomer.

Hình 5.4 Ví dụ về form phân tách.

Một form thông dụng khác mà bạn sẽ gặp là form cùng form con (subform) tương ứng. Form con đặc biệt hữu ích khi bạn muốn hiển thị phía “nhiều”của quan hệ một-nhiều. Chẳng hạn, form con là cách hoàn hảo để hiển thị các dòng hóa đơn tạo nên một form lớn hơn là toàn bộ hóa đơn. Form chính của hóa đơn hiển thị thông tin khách hàng, trong khi form con hiển thị chi tiết từng dòng mặt hàng. Bạn sẽ thấy một số ví dụ về quan hệ form/subform ở chương này – cụ thể là khi bạn tạo form hóa đơn trong các bài tập của chương. Hình 5.5 trình bày một ví dụ về form và form con.

Hình 5.5 Ví dụ về form và form con.

Ta bắt đầu tìm hiểu về forms và công dụng của chúng bằng cách tạo một form khá đơn giản từ một bảng. Sau đó ta sẽ tạo một form mà dữ liệu của nó dẫn xuất từ nhiều bảng. Form cuối cùng sẽ được tạo từ một truy vấn.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - Ứng dụng của forms

James Perry, Richard Newmark

Chương 5
Tạo và dùng forms

Ứng dụng của forms

Forms hiển thị thông tin từ một hay nhiều bảng theo dạng dễ hiểu và hấp dẫn trên màn hình máy tính. Không như góc nhìn Datasheet của bảng, cửa sổ Form có thể hiển thị mỗi lần một dòng bảng. Ưu điểm khác của form so với góc nhìn Datasheet của bảng là bạn có thể thiết kế form cơ sở dữ liệu giống với biểu mẫu in giấy của công ty. Khi forms cơ sở dữ liệu khớp với forms in giấy, forms cơ sở dữ liệu trông trực quan và quen thuộc với người mới dùng. Vì forms máy tính trông quen thuộc, chúng không làm người mới dùng sợ hãi. Ở góc nhìn người dùng, forms là ứng dụng – không phải bảng và các đối tượng khác nằm dưới. Forms có thể lưu thông tin và chuyển thông tin từ form này sang form khác, hay từ công đoạn này sang công đoạn khác của ứng dụng.

Forms có thể được thiết kế đơn giản nhưng hoạt động tốt, hay có thể phức tạp, với danh-sách-sổ-xuống, hỗ trợ có sẵn, thiết kế trường hấp dẫn, hình ảnh, và nút lệnh thi hành thao tác định sẵn khi người dùng kích vào. Forms, như câu truy vấn, không lưu thông tin. Chúng chỉ hiển thị thông tin lấy từ một hay nhiều bảng. Dữ liệu hiển thị trong form có thể được tra từ một bảng hay nhiều bảng nối với nhau trên trường khóa chung. Form cũng có thể hiển thị dữ liệu trực tiếp từ câu truy vấn có độ phức tạp bất kỳ. Bất kỳ truy vấn nào đã tạo ở Chương 4 đều có thể làm cơ sở cho form.

Forms cung cấp một cách tiện lợi để điều khiển sự vận hành và tổ chức ứng dụng cơ sở dữ liệu. Dùng nút lệnh trên form, bạn có thể tạo các macros hay mã Visual Basic for Applications (VBA) để tự động mọi thủ tục cơ sở dữ liệu chính. Khi người dùng kích nút lệnh, nó sẽ kích hoạt một thủ tục như phát sinh báo cáo hay hiển thị hóa đơn. Forms có thể chứa mã mà sẽ thi hành khi một biến cố cụ thể phát sinh. Chẳng hạn, bạn có thể dễ dàng tạo mã, lưu vào form, mà sẽ thi hành một hành động cụ thể khi có người kích vào nút lệnh, nó sẽ mở form, hay đi đến một ô văn bản cụ thể trên form.

Forms là cách hiệu quả và hết sức hấp dẫn để kiểm soát toàn bộ việc nhập liệu của người dùng vào cơ sở dữ liệu. Chẳng hạn, bạn có thể tạo form để nhập thông tin mới vào bảng hóa đơn. Form có đặc trưng ngăn người dùng nhập một mã hóa đơn đã được gán hay nhập một giá trị vô lý vào trường đơn phí (unit cost). Bạn có thể cung cấp các kiểm tra dữ liệu hợp lệ như một phần của form. Những kiểm tra đó linh hoạt và mạnh hơn nhiều so với các kiểm tra thuộc tính bảng. Hình 5.1 trình bày một ví dụ về form nhập kho.

Hình 5.1 Ví dụ về form nhập liệu.

Hiện nay forms là giao diện được dùng rộng rãi nhất để nhập, sửa, và kiểm tra thông tin cơ sở dữ liệu. Bạn có thể dùng forms để thêm xóa sửa thông tin từ một hay nhiều bảng tức thì. Forms cho phép bạn khóa các trường bảng đã chọn để không cho sửa chúng. Các tùy chọn khác cho phép forms điền giá trị mặc định và giá trị tính toán dựa trên các dữ liệu nhập khác.

Việc tạo forms để hiển thị tiến trình của ứng dụng cơ sở dữ liệu là cách tương tác hiệu quả với người dùng. Chẳng hạn, trong suốt tiến trình cập nhật cơ sở dữ liệu cần rất nhiều thời gian, bạn có thể hiển thị form hiển thị tiến độ cập nhật. Forms là một cách hiển thị thông báo chẳng hạn khuyến cáo hay nguyên nhân gây lỗi trong nhiều phần khác nhau của cơ sở dữ liệu. Mặc dù forms được thiết kế chủ yếu để hiển thị ra màn hình, bạn có thể in forms. Form hóa đơn có thể đóng hai vai trò nhập và xuất. Nhân viên nhập liệu có thể dùng form để nhập thông tin hóa đơn, và kế toán viên có thể dùng form đó để phát sinh hóa đơn gửi đến khách hàng. Khác biệt giữa form nhập và form in có thể không nhiều. Form nhập có thể khác đầu đề và chân đề - một cái dùng cho khách hàng và một cái dành cho nhân viên nhập liệu.