Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Bố trí và tổ chức lại các trường

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Bố trí và tổ chức lại các trường

Kích cỡ dải Detail sẽ qui định khoảng cách giữa các dòng chi tiết hóa đơn. Ta hãy điều chỉnh các thành phần trong dải Detail – các dòng hóa đơn – để có khoảng cách tối thiểu giữa các dòng.

BÀI TẬP 6.25: BỐ TRÍ CÁC TRƯỜNG TRONG DẢI DETAIL VÀ TỐI THIỂU CHIỀU CAO CỦA NÓ

1. Chọn sáu thành phần điều khiển trong phần, Detail bằng cách kích chuột bên trái thành phần điều khiển ở bìa trái và kéo sang phải vượt quá thành phần điều khiển ở bìa phải rồi nhả chuột.

2. Di chuột vào trong thành phần điều khiển bị ràng buộc bất kỳ trong phần Detail. Khi chuột trở thành mũi tên bốn đầu, kéo lên trên sao cho đỉnh của các thành phần điều khiển chạm vào dải Detail.

3. Tối thiểu chiều cao phần Detail bằng cách di chuột đến InvoiceID Footer. Khi chuột trở thành mũi tên hai đầu, kéo dải InvoiceID Footer lên trên cho sát các thành phần điều khiển trong phần Detail. (Gợi ý: bạn có thể kéo dải đè lên các thành phần điều khiển bị ràng buộc trong phần Detail. Access sẽ điều chỉnh để dải để nằm ngay dưới các thành phần điều khiển bị ràng buộc.)

4. Kích phải MyInvoiceReportVer1 tab rồi kích Layout View để duyệt lại thiết kế. Các dòng chi tiết cần sát nhau và có đầu đề là các nhãn cột tương ứng của chúng.

5. Kích phải MyInvoiceReportVer1 tab rồi kích Design View để tiếp tục công việc ở góc nhìn Design.

Kế đến, hãy bố trí lại các trường trong InvoiceID Header. Bạn làm bằng cách kéo chuột qua các cặp nhãn cùng thành phần điều khiển bị ràng buộc gồm tên khách hàng CustomerName, địa chỉ khách hàng CustAddress, và CityStateZip, kích và kéo sáu thành phần điều khiển đó lên trên và sang phải. Bạn hãy tự làm. Ta không cần các nhãn (không phải các thành phần điều khiển bị ràng buộc) gắn với địa chỉ khách hàng, vì vậy bạn sẽ xóa chúng ở bài tập kế.

BÀI TẬP 6.26: XÓA CÁC NHÃN GẮN VỚI THÀNH PHẦN ĐIỀU KHIỂN BỊ RÀNG BUỘC

1. Hiển thị báo cáo ở góc nhìn Design, kích nút Property Sheet trong nhóm Tools thuộc tab ngữ cảnh Design để mở nó. Tốt nhất là phải thấy tên thành phần điều khiển bạn muốn xóa để đảm bảo đó không phải là thành phần điều khiển bị ràng buộc. Property Sheet cho biết kiểu và tên bất kỳ thành phần điều khiển đã chọn.

2. Kích nhãn ở bên trái thành phần điều khiển bị ràng buộc CustomerName. Selection type trong khung Property Sheet cần hiển thị “Label” với tên  thành phần điều khiển có  dạng Labelx, trong đó “x” là một số (chẳng hạn Label6).

3. Nhấn phím Delete để xóa nhãn. Nếu bạn lỡ xóa thành phần điều khiển bị ràng buộc, kích nút Undo trong thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar để trở về trạng thái trước.

4. Lặp lại các bước 2 và 3 cho các nhãn CustAddress và CityStateZip.

5. Đóng Property Sheet.

Việc bố trí lại nhãn và thành phần điều khiển trên form hay báo cáo sẽ dễ hơn ở góc nhìn Layout. Trong một số bước kế và các bước khác trong tài liệu này, bạn được yêu cầu shift-kích các thành phần điều khiển. Khi shift-kích các thành phần điều khiển, bạn nhấn và giữ phím Shift đồng thời kích nhiều hơn một thành phần điều khiển. Hành động này sẽ nhóm các thành phần điều khiển – chọn tất cả chúng – để bạn có thể thực hiện tác vụ nào đó cùng lúc trên tất cả các thành phần điều khiển.

BÀI TẬP 6.27: BỐ TRÍ LẠI CÁC THÀNH PHẦN ĐIỀU KHIỂN INVOICEID KHÁC

1. Kích phải MyInvoiceReportVer1 tab rồi kích Layout View.

2. Shift-kích 6 thành phần điều khiển bị ràng buộc bên phải các nhãn InvoiceID, Invoice Date, OrderDate, Customer PO, TaxStatusID, và Sales Person để chọn chúng.

3. Nhấn phím mũi tên phải liên tục cho đến khi nhóm các thành phần điều khiển bị ràng buộc hé lộ nhãn tương ứng của chúng ở bên trái.

4. Di chuột về biên phải của bất kỳ thành phần điều khiển bị ràng buộc đã chọn. Khi nó trở thành mũi tên hai đầu, kéo sang phải để mở rộng các thành phần điều khiển hơn 50 phần trăm so với ban đầu. Kích bên ngoài các thành phần điều khiển đã chọn để khử việc chọn chúng.

5. Shift-kích các thành phần điều khiển bị ràng buộc liên quan khách hàng và lặp lại bước 4 để mở rộng các thành phần điều khiển sao cho thấy được toàn bộ thông tin địa chỉ. Đây là một trong những lý do cho thấy ích lợi của góc nhìn Layout. Bạn có thể vừa xử lý các thành phần điều khiển vừa quan sát các giá trị dữ liệu.

6. Kích nhãn mã tình trạng thuế TaxStatusID (không phải thành phần điều khiển bị ràng buộc), kích lần nữa để hiển thị con trỏ soạn thảo thẳng đứng, rồi sửa nhãn thành Tax Status bằng cách chèn một khoảng trống. Sau đó kích bên ngoài thành phần điều khiển để khử việc chọn nó.

Ghi nhớ: Để sửa nhãn, kích một lần để chọn toàn bộ thành phần điều khiển. Sau đó kích thành phần điều khiển lần hai  (đừng kích kép nhãn). Con trỏ nhấp nháy hình chữ I xuất hiện trong nhãn để bạn có thể thêm xóa ký tự. Nếu gặp khó khi kích chậm hai lần, bạn có thể dùng kỹ thuật sau: Kích kép để hiển thị nó trong Property Sheet. Sau đó kích Format tab của Property Sheet, rồi gõ vào ô văn bản của thuộc tính Caption. Bạn có thể đóng hay để mở Property Sheet. Để mở sẽ dễ dàng sửa thuộc tính Caption của các nhãn khác.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Thêm trường bằng tay

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Thêm trường bằng tay

Với khung báo cáo trống hiển thị ở góc nhìn Design, bạn có thể đặt các trường báo cáo vào dải Detail và các nhãn kết hợp với chúng vào đầu đề InvoiceID – cùng thông tin khách hàng và công ty. Access cho bạn chọn trường bất kỳ từ các bảng cơ sở dữ liệu, nhưng bạn sẽ chọn trường từ truy vấn được phát triển đặc biệt cho báo cáo hóa đơn này và đó là nguồn dữ liệu – qryInvoiceReport. Thoạt tiên, vị trí các thành phần điều khiển bị ràng buộc và không bị ràng buộc dường như lộn xộn. Nhưng các bước sau sẽ tổ chức chúng theo cách hợp lý và dễ hiểu. Hãy làm bài tập kế để đặt các trường truy vấn vào báo cáo.

BÀI TẬP 6.23: THÊM TRƯỜNG VÀO ĐẦU ĐỀ INVOICEID

1. Kích Add Existing Fields trong nhóm Tools thuộc tab ngữ cảnh Design để hiển thị danh sách trường khả dụng. Nếu khung Field List hiển thị một số bảng và trường của chúng, thì kích liên kết Show only fields in the current record source ở đỉnh khung Field List để chỉ hiển thị các tên trường thuộc qryInvoiceReport.

2. Kéo đầu đề Detail xuống dưới để dành khoảng hai inches không gian cho vùng InvoiceID Header. Trong khung Field List, kích InvoiceID, giữ xuống phím Shift, rồi kích CityStateZip. Access sẽ làm nổi bật chín trường trong khung Field List: mã hóa đơn InvoiceID, thời điểm làm hóa đơn InvoiceDate, thời điểm đặt hàng OrderDate, mã đơn mua hàng của khách hàng CustomerPO, trạng thái thuế TaxStatus, nhân viên bán hàng SalesPerson, tên khách hàng CustomerName, địa chỉ khách hàng CustAddress, và CityStateZip.

3. Kích bên trong các tên trường đã chọn ở Field List, kéo chúng đến góc trái trên của vùng InvoiceID Header, rồi nhả chuột để thả các trường vào trong InvoiceID Header (xem Hình 6.23).

Hình 6.23 Thêm trường vào báo cáo từ khung Field List.

Kế đến, bạn sẽ đưa các trường cơ sở dữ liệu vào phần Detail của báo cáo. Đây là các trường hiển thị một hay nhiều dòng hóa đơn gắn với từng hóa đơn. Nghĩa là, nếu một hóa đơn cụ thể, chứa 10 chi tiết trên hóa đơn, thì 10 dòng sẽ xuất hiện trong phần Detail. Các trường trong phần Detail – các thành phần điều khiển bị ràng buộc – gồm mã tồn kho InventoryID, số lượng Quantity, tên mặt hàng ItemName, đơn giá UnitPrice, giảm giá Discount, và giá thành Extended. Tới đây bạn sẽ thêm các dòng chi tiết đó.

BÀI TẬP 6.24: THÊM TRƯỜNG VÀO DẢI DETAIL

1. Để làm các thành phần điều khiển dễ thấy hơn, kích Arrange tab, kích Size/Space trong nhóm Sizing & Ordering, rồi kích Grid trong danh-sách-sổ-xuống để ẩn lưới. Hãy ẩn hay hiện tùy thích. Ta ẩn nó để các thành phần điều khiển dễ thấy hơn.

2. Trong khung Field List, kích InventoryID, giữ phím Shift xuống, rồi kích Extended. Access sẽ làm nổi bật sáu trường.

3. Kích vào trong các tên trường thuộc Field List vừa chọn, kéo chúng vào dải InvoiceID bên phải các thành phần điều khiển hiện có trong dải đó, rồi nhả chuột để thả các trường vào đó. Access sẽ đặt các thành phần điều khiển bị ràng buộc cùng nhãn gắn liền với chúng (các thành phần điều khiển không bị ràng buộc) trong một bài trí xếp chồng ở dải InvoiceID. Đóng khung Field List.

4. Chọn 12 thành phần điều khiển bạn vừa chèn bằng cách kéo chuột bao quanh chúng (nếu cần), kích tab ngữ cảnh Arrange rồi kích Tabular trong nhóm Table. Access sẽ bố trí các nhãn và thành phần điều khiển bị ràng buộc vào hai dòng, đặt các nhãn cột vào dải Page Header, và để các thành phần điều khiển bị ràng buộc cơ sở dữ liệu vào dải InvoiceID.

5. Kích vùng trống bất kỳ để khử việc chọn các thành phần điều khiển rồi kéo chuột qua các thành phần điều khiển trong Page Header để chọn tất cả sáu.

6. Kích Remove Layout trong nhóm Table thuộc tab ngữ cảnh Arrange để tách nhãn khỏi các thành phần điều khiển bị ràng buộc. (Điều này giúp việc di chuyển nhãn không phụ thuộc các thành phần điều khiển bị ràng buộc.)

7. Kéo chuột để chọn tất cả các thành phần điều khiển trong Page Header (các nhãn thành phần điều khiển) rồi kéo chúng vào InvoiceID Header, ngay trên dải Detail (xem Hình 6.23b).

Hình 6.23b Bố trí lại các nhãn.

8. Kéo chuột để chọn sáu thành phần điều khiển bị ràng buộc từ InventoryID đến Extended, rồi kéo chúng xuyên qua dải Detail  để đặt vào phần Detail (xem Hình 6.24).

Hình 6.24 Bố trí lại các trường trong phần Detail.

9. Với các thành phần điều khiển bị ràng buộc vẫn đang được chọn, giữ phím Shift xuống, kéo chuột qua các thành phần điều khiển nhãn từ InvoiceID đến Extended trong phần InvoiceID Header, nhả phím Shift, kích Align trong nhóm Sizing & Ordering thuộc tab ngữ cảnh Arrange, rồi kích Left để sắp các nhãn và thành phần điều khiển bị ràng buộc về biên trái của chúng. Điều này sẽ tài sản gắn kết các nhãn với thành phần điều khiển bị ràng buộc của chúng trong bài trí dạng bảng và nhóm chúng lại với nhau. Bạn sẽ thấy điều này hữu ích khi bạn mở rộng hay thu hẹp các cột đã chọn.

10. Lưu phác thảo báo cáo đầu tiên: Kích Save trong thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar, gõ MyInvoiceReportVer1  vào ô văn bản Report Name, rồi kích OK. Access sẽ lưu báo cáo và tên mới xuất hiện trong Navigation Pane.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Tạo phác thảo đầu tiên của một báo cáo hóa đơn

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Tạo phác thảo đầu tiên của một báo cáo hóa đơn

Khi bạn muốn bố trí các trường theo một cách đặc biệt và có toàn quyền kiểm soát về vị trí và thuộc tính của chúng, tạo báo cáo từ đầu đôi khi là cách tốt nhất. Ta làm vậy ở đây để tối tiểu công việc. Một cách khác, bạn đã có thể tạo báo cáo dùng Report Wizard, nhưng thực nghiệm việc tạo báo cáo hóa đơn dùng và không dùng Report Wizard đã chỉ ra rằng cách tốt nhất là không dùng Report Wizard. Nếu bạn muốn dùng Report Wizard cho báo cáo này, cũng được thôi. Nhưng bạn phải cắt dán nhiều thành phần điều khiển để bố trí lại chúng vào vị trí thích hợp. Vì thế dùng báo cáo trống đôi khi sẽ tốt hơn. Bạn có nhiều quyền kiểm soát về việc tạo và bài trí báo cáo ngay từ đầu.

BÀI TẬP 6.22:  TẠO BÁO CÁO DỰA TRÊN TRUY VẤN

1. Kích Create tab rồi kích Report Design trong nhóm Reports.

2. Kích Property Sheet trong nhóm Tools thuộc tab ngữ cảnh Design để mở nó, nếu cần. Đảm bảo đối tượng Report được chọn trong ô danh sách ở đỉnh của khung thuộc tính, kích Data tab của Property Sheet, kích thuộc tính Record Source, kích mũi tên danh sách ở bên phải thuộc tính, rồi kích qryInvoiceReport. Hành động này sẽ đặt nguồn dữ liệu báo cáo là truy vấn đó.

3. Kích nút Property Sheet để đóng khung Property Sheet.

4. Nếu cần, kích Group & Sort trong nhóm Grouping & Totals thuộc tab ngữ cảnh Design. Khung Group, Sort, and Total mở lên ở đáy cửa sổ thiết kế.

5. Kích Add a group, kích InvoiceID, kích More trong danh sách Group on, kích mũi tên danh sách without a footer section, rồi kích with a footer section để thêm chân nhóm.

6. Cuộn xuống dưới thiết kế rồi kéo dải InvoiceID Footer lên trên cho đến khi nó cách dải Detail khoảng hai inches (xem thước  bên trái) (xem Hình 6.22).

Hình 6.22 Báo cáo trống với đầu và chân nhóm.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Khảo sát một truy vấn cung cấp dữ liệu báo cáo

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Khảo sát một truy vấn cung cấp dữ liệu báo cáo

Bạn sẽ tạo báo cáo hóa đơn. Bạn đã quen với hầu hết các bước cần thiết để tạo báo cáo hóa đơn ngoại trừ một vài. Các bước này sẽ được diễn giải cẩn thận trong từng bước bài tập. Ta bắt đầu bằng việc khảo sát câu truy vấn bạn chưa từng gặp trước đây – nối năm bảng nhằm tập hợp tất cả các trường để có thể tạo hóa đơn. Việc dùng truy vấn làm cơ sở để tạo hóa đơn là một quyết định tốt vì nó chứa biểu thức tính giá thành.

Hình 6.20 trình bày truy vấn nhằm phát sinh các trường cần thiết cho từng hóa đơn. Các cột trên lưới QBE được thu hẹp để bạn có thể thấy một số trường mặc dù không thể thấy hầu hết các trường. Truy vấn đó là nền tảng cho hóa đơn mà ta sẽ tạo, nó cung cấp mọi trường dữ liệu cho báo cáo. Để tiết kiệm thời gian, truy vấn đã được tạo sẵn. Nó ẩn trong Navigation Pane và có tên qryInvoiceReport, vì vậy bạn phải vén mở nó trước khi có thể sử dụng. Bài tập Thử nghiệm dưới đây ôn lại cách vén mở các đối tượng ẩn trong Navigation Pane.

Hình 6.20 Truy vấn nhằm chọn các trường để tạo báo cáo hóa đơn.

THỬ NGHIỆM

Kích phải All Access Objects trên đỉnh Navigation Pane, kích Navigation Options, đánh dấu ô Show Hidden Objects, rồi kích OK để đóng hộp thoại Navigation Options. Truy vấn ẩn xuất hiện với tên bị mờ. Bạn có thể mở một đối tượng ẩn giống như cách bạn làm với đối tượng hiển: kích kép hay kích phải nó rồi chọn góc nhìn bạn muốn từ pop-up menu.

Hãy mở truy vấn qryInvoiceReport ở góc nhìn Design. Quan sát cách nối các bảng. Hai bảng tblCustomer và tblInvoice được nối qua cột CustomerID. Tương tự, tblInvoice được nối với tblInvoiceLine qua cột InvoiceID xuất hiện ở cả hai bảng. Các bảng nối khác là tblInvoice với tblEmployee trên cột EmployeeID, và tblInvoiceLine với tblInventory qua cột InventoryID. Như vậy, năm bảng được nối qua bốn cặp khóa chính khóa ngoại. Hãy cuộn đến trường ở bìa phải của truy vấn. Trường đó chứa công thức tính giá thành. Công thức đó như sau:

Extended: Round([tblInvoiceLine]![Quantity]*[tblInvoiceLine]![UnitPrice]*(1-[tblInvoiceLine]![Discount]),2)

Trường thứ sáu tính từ trái trong qryInvoiceReport sẽ nối tên và họ nhân viên bán hàng (với khoảng cách ở giữa) bằng biểu thức

SalesPerson: [EmpFName] & " " & [EmpLName]

Các dấu & sẽ nối tên, ký tự khoảng cách (giữa cặp ngoặc kép) và họ thành một chuỗi ký tự rồi đặt biệt hiệu là SalesPerson. Biệt hiệu của trường là chuỗi ký tự tùy chọn đứng trước dấu hai chấm và biểu thức. Biệt hiệu, nếu có, luôn xuất hiện đầu tiên trong trường – bên trái biểu thức. Có các trường bảng bổ sung trong truy vấn là chuỗi ký tự nối. Xét trường CustomerName và trường CustState Zip. Cả hai trường này, có biệt hiệu vừa đề cập, chứa một số trường bảng nối với nhau qua toán tử nối chuỗi &. Nếu bạn gặp khó khi duyệt biểu thức dài, nhấn Shift+F2 để mở hộp thoại Zoom. Đó là ô văn bản lớn tương tự Notepad nhằm hiển thị chuỗi ký tự dài tùy ý. Đóng truy vấn sau khi bạn khảo sát xong. Hình 6.21 trình bày một hóa đơn điển hình bạn có thể tạo với Access. Báo cáo phát sinh một hóa đơn khách hàng mỗi trang và sẵn sàng gửi cho khách hàng.

Hình 6.21 Trang đầu của báo cáo hóa đơn.

Để đóng và che truy vấn, hãy đảo ngược các hành động trong phần Thử nghiệm ở trên: Kích phải thanh tiêu đề của Navigation Pane, kích Navigation Options, xóa ô Show Hidden Objects, rồi kích OK để đóng hộp thoại Navigation Options. Để ý là truy vấn sẽ bị ẩn và tên nhóm Queries biến mất vì không còn truy vấn nào trong cơ sở dữ liệu.

Bạn sẽ tạo báo cáo hóa đơn theo một loạt các phác thảo. Bạn bắt đầu bằng việc tạo phác thảo đầu tiên. Sau đó, các điều chỉnh báo cáo sẽ cho các phác thảo ngày càng tốt hơn cho đến khi bạn đạt đến phác thảo cuối cùng có chất lượng tốt. (Tuy nhiên, thật ra chẳng có gì là “cuối cùng”. Có thể bạn muốn cải thiện hơn nữa nếu muốn giữ lại báo cáo này và ứng dụng nó.) Sau đây là phác họa vắn gọn các bước cần để tạo báo cáo hóa đơn từ truy vấn qryInvoiceReport:

• Tạo báo cáo trống rồi mở bảng thuộc tính báo cáo và đặt thuộc tính Record Source của báo cáo là qryInvoiceReport.
• Tạo đầu và chân nhóm InvoiceID.
• Mở khung trường khả dụng available fields rồi chuyển các trường báo cáo đã chọn vào đầu nhóm InvoiceID.
• Bố trí lại các dòng chi tiết để chúng tạo nên bài trí thành phần điều khiển dạng bảng.
• Thêm các đối tượng ô văn bản vào InvoiceID Footer rồi viết các biểu thức Record Source để tính tổng con hóa đơn, thuế doanh thu (nếu có), phí vận chuyển, và tổng hóa đơn cho từng hóa đơn.
• Định cỡ lại các trường báo cáo nếu cần.

Sau khi hoàn tất từng phác thảo báo cáo hóa đơn, nhớ lưu thiết kế báo cáo. Như vậy bạn có thể có một bản sao riêng của từng phác thảo bằng cách lưu với tên hơi khác. Bằng cách đó, bạn có thể quay lại phiên bản trước nếu bản hiện tại bị rối.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Tạo báo cáo nhiều bảng dựa trên câu truy vấn

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Tạo báo cáo nhiều bảng dựa trên câu truy vấn

Mặc dù ngày càng nhiều công ty dùng phương tiện trao đổi dữ liệu điện tử, nhiều công ty vẫn muốn nhận hóa đơn in giấy. Chức năng báo cáo Access cung cấp mọi công cụ cần thiết để tạo hóa đơn có định dạng đẹp. Vì một trong những cột hóa đơn là trường giá thành (số lượng nhân đơn giá trừ giảm giá), bước đầu tiên trong việc tạo báo cáo hóa đơn là tạo truy vấn thu thập thông tin lưu trữ giao dịch bán hàng được lưu trong tblCustomer, tblEmployee, tblInventory, tblInvoice, và tblInvoiceLine. Ta bỏ qua các bảng liên quan khác chẳng hạn tblShippers để đơn giản hóa báo cáo hóa đơn.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Tinh chỉnh báo cáo

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Tinh chỉnh báo cáo

Cần tinh chỉnh hơn nữa trước khi hoàn tất báo cáo. Cần sửa một vài nhãn cột để chuyển chúng thành các từ tiếng Anh đúng (chẳng hạn UnitsOnHand cần sửa thành Units On Hand). Tên trường tồn kho bị khó hiểu vì các trường của chúng không đủ rộng trong hầu hết trường hợp. Một số cột chẳng hạn Beverage rộng hơn cần thiết. Cách dễ nhất và hợp lý nhất để sửa những trường hợp này là hiển thị báo cáo ở góc nhìn Layout. Chưa cần phải làm bây giờ, nhưng bạn có thể chuyển sang góc nhìn đó, kích nhãn cột ItemName, rồi kéo sang phải để mở rộng nó. Sửa tên cột cũng dễ. Đây là bài tập cho bạn. Sau khi làm xong, bạn nhớ lưu báo cáo.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Áp dụng định dạng có điều kiện vào một thành phần điều khiển

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Áp dụng định dạng có điều kiện vào một thành phần điều khiển

Định dạng bạn đã áp dụng vào số lượng trung bình mặt hàng hiện có là định dạng tĩnh. Nghĩa là, định dạng sẽ không đổi trừ phi bạn sửa nó bằng tay. Kế đến, bạn sẽ áp dụng định dạng có điều kiện vào thành phần điều khiển. Bạn đã biết thuật ngữ này ở chương Forms. Nhắc lại, định dạng có điều kiện được áp dụng khi giá trị của thành phần điều khiển thỏa một qui định hay giá trị cụ thể. Chẳng hạn, bạn có thể đặt định dạng có điều kiện để in đậm thời điểm khi đã quá hạn 60 ngày. Hay thành phần điều khiển có thể hiển thị bằng một màu khác để thu hút sự quan tâm khi giá trị đó bất thường. Trong MyInventoryReport, có thể sẽ hữu ích nếu làm nổi bật mức tồn kho (số lượng hiện có) nào thấp hơn giá trị khởi động đặt hàng đã định. Định dạng có điều kiện cho mức tồn kho thấp bất thường có thể là in đậm, in nghiêng, hay cả hai chẳng hạn. Điều đó có thể khiến nhân viên mua sắm để ý đến các giá trị định dạng bất thường. Thực nghiệm định danh có điều kiện cho các giá trị báo cáo sẽ làm sáng tỏ khái niệm này.

BÀI TẬP 6.21: ÁP DỤNG ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆN CHO MỘT THÀNH PHẦN ĐIỀU KHIỂN BÁO CÁO

1. Kích phải UnitsOnHand trong dải Detail rồi kích Conditional Formatting. Nếu bạn kích phải nhầm nhãn UnitsOnHand trong Page Header, chỉ việc nhấn Esc rồi làm lại với thành phần điều khiển bị ràng buộc trong phần Detail của báo cáo. Hộp thoại Conditional Formatting xuất hiện.

2. Kích New Rule. Kích mũi tên ở ô danh sách thứ hai rồi kích less than (nhỏ hơn) trong danh sách giá trị.

3. Nhấn Tab rồi gõ 123 vào ô văn bản.

4. Kích nút in đậm Bold rồi kích nút gạch dưới Underline (xem Hình 6.19). Kích OK để hoàn tất điều kiện này. Bạn có thể thêm các điều kiện khác khi cần bằng cách kích nút New Rule.

Hình 6.19 Đặt định dạng có điều kiện.

5. Kích OK để xác nhận định dạng có điều kiện và đóng trình quản lý qui tắc định dạng có điều kiện Conditional Formatting Rules Manager.

6. Kích Save trên thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar.

7. Xem trước báo cáo bằng cách kích phải MyInventoryReport rồi kích Print Preview. Đến trang hai của báo cáo và để ý các giá trị mặt hàng hiện có được in đậm và gạch dưới. Tất cả chúng đều nhỏ hơn 123.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Sửa các thuộc tính của báo cáo

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Sửa các thuộc tính của báo cáo

Mọi báo cáo bạn tạo trong Access có hàng trăm thuộc tính có thể đặt. Bạn có thể đặt các thuộc tính trên toàn báo cáo như đầu và chân trang, góc nhìn mặc định, và tiêu đề tab (văn bản xuất hiện trong tab báo cáo). Thật ra, mọi đối tượng trên báo cáo đều có tập thuộc tính riêng bạn có thể đặt. Mặc dù không phải đặt nhiều thuộc tính, các thành phần điều khiển của báo cáo sẽ trông đẹp hơn nếu bạn đặt một vài thuộc tính chẳng hạn số lượng trung bình mặt hàng hiện có cần ở dạng dễ đọc hơn. Việc thiết đặt các thành phần điều khiển là giống nhau cho dù đó là đầu đề báo cáo, đầu đề nhó, hay một thành phần điều khiển bị ràng buộc đơn lẻ. Hãy hiển thị báo cáo ở góc nhìn Design, kích đối tượng, mở Property Sheet, rồi sửa một hay nhiều thuộc tính đã chọn. Trong bài tập kế, bạn sẽ đặt thuộc tính để mở báo cáo ở góc nhìn Print Preview theo mặc định và sửa thuộc tính hiển thị số lượng trung bình mặt hàng hiện có ở chân nhóm.

BÀI TẬP 6.20: SỬA THUỘC TÍNH BÁO CÁO

1. Với MyInventoryReport hiển thị ở góc nhìn Design, kích Property Sheet trong nhóm Tools thuộc tab ngữ cảnh Design để mở Property Sheet, nếu cần.

2. Kích mũi tên của ô danh sách Selection type ở đỉnh của Property Sheet. Kích Report. (Bạn có thể phải cuộn danh sách. Danh sách được sắp theo thứ tự từ điển.)

3. Kích Format tab, nếu cần, kích thuộc tính Default View, kích mũi tên ô danh sách của nó, rồi kích Print Preview. Từ nay về sau, theo mặc định báo cáo sẽ mở ở góc nhìn Print Preview.

4. Kích mũi tên của ô danh sách Selection type ở đỉnh của Property Sheet. Kích AccessTotalsUnitsOnHand, rồi kích Format tab, nếu cần.

5. Kích thuộc tính Format, kích mũi tên ô danh sách của nó, rồi kích Standard. Chọn lựa định dạng Standard sẽ hiển thị số với dấu phẩy (phân cách hàng ngàn) khi cần.

6. Kích thuộc tính số chữ số thập phân Decimal Places rồi gõ 0, nếu cần.

7. Kích Save trong thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar, kích phải MyInventoryReport tab, rồi kích Close All trong pop-up menu.

8. Kích kép MyInventoryReport trong Navigation Pane. Để ý báo cáo mở ở góc nhìn Print Preview theo mặc định. Cũng để ý số lượng trung bình mặt hàng hiện có được hiển thị hợp lý. (Bạn có thể phải tăng độ phóng để xem chi tiết báo cáo.)

9. Kích phải MyInventoryReport tab rồi kích Design View. Nhấn F4 để đóng Property Sheet và vẫn để báo cáo mở chuẩn bị cho bài tập kế.

Có một số thuộc tính khả dụng trong Property Sheet cho mọi thành phần điều khiển. Bạn có thể trải nghiệm việc thay đổi một số trong chúng. Bạn nên lưu báo cáo trước khi thử nghiệm để phòng trường hợp bạn muốn trở về định dạng báo cáo ban đầu.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Thêm dấu sang trang trước từng phần

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Thêm dấu sang trang trước từng phần

Báo cáo chứa nhiều nhóm và thông tin tổng kết nhóm có thể dễ đọc hơn nếu bạn bắt đầu từng nhóm hay từng phần trên một trang mới. Mặc dù bạn có thể thêm bằng tay dấu sang trang, Access có thể tự động chèn dấu sang trang bằng cách sửa thuộc tính Force New Page. Thuộc tính đó, trong nhiều thuộc tính khác, có thể tìm thấy bằng cách mở Property Sheet trong lúc báo cáo được hiển thị ở góc nhìn Design.

BÀI TẬP 6.19: THÊM DẤU SANG TRANG VÀO MỘT PHẦN

1. Với MyInventoryReport hiển thị ở góc nhìn Design, kích dải CountryName Header để làm nổi bật nó. Dải sẽ chuyển thành màu đưa đến cho biết bạn đã chọn nó.

2. Kích nút Property Sheet trong nhóm Tools thuộc tab ngữ cảnh Design.

3. Kích Format tab trong Property Sheet. Kích thuộc tính Force New Page, kích mũi tên danh sách bên phải giá trị của nó, rồi kích Before Section (xem Hình 6.18).

Hình 6.18 Đặt thuộc tính Force New Page.

4. Đóng Property Sheet rồi kích Save trong thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar để lưu mọi thay đổi bạn đã thực hiện kể từ lần lưu báo cáo trước.

Với thuộc tính Force New Page được đặt về “Before Section”, Access sẽ sang trang mới mỗi lần in một đầu đề nhóm mới. Vì thế, các sản phẩm ở từng nước sẽ bắt đầu trên một trang mới. Hãy duyệt lại báo cáo bạn đã tạo ở góc nhìn Print Preview để đảm bảo tính chính xác và hợp lý cho đến nay.

THỬ NGHIỆM

Kích phải MyInventoryReport rồi kích Print Preview trong pop-up menu. Access sẽ hiển thị báo cáo như khi bạn in ra giấy. Trang đầu tiên hiển thị ba sản phẩm ở Brazil. Kích nút sang trang kế Next Page để duyệt trang thứ hai của báo cáo. Bạn sẽ thấy 15 sản phẩm ở China. Kích phải MyInventoryReport rồi kích Design View trong pop-up menu.

Ở góc nhìn Design nhãn của từng cột xuất hiện trong Page Header. Vì từng nhóm bây giờ xuất hiện trên một trang mới, đầu đề trang sẽ xuất hiện trên dòng đầu tiên của từng nhóm. Trước đây, các cột trong nhiều nhóm khác nhau không có đầu đề cột ở ngay trên cột nhóm vì nhiều nhóm không xuất hiện trên trang mới. Một cách đặt đầu đề cột trên từng nhóm là chuyển nhãn từ phần Page Header vào phần Group Header của CountryName.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Thêm tính toán vào báo cáo

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Thêm tính toán vào báo cáo

Báo cáo thường chỉ hiển thị dữ liệu chẳng hạn các bản ghi tồn kho. Tuy nhiên, phân tích viên có thể cần nhiều hơn danh sách tồn kho. Họ có thể muốn biết mức tồn kho trung bình của từng nhóm sản phẩm hay số mặt hàng trong từng nhóm, mặt hàng tồn kho nào còn nhiều nhất hay mặt hàng tồn kho nào cần bổ sung. Để trả lời các câu hỏi này thì báo cáo cần chứa một hay nhiều tính toán. Tính toán là biểu thức không được lưu trong bảng bất kỳ. Thay vào đó, tính toán nhận giá trị khi báo cáo được phát sinh từ các giá trị trong toàn bộ báo cáo hay một tập con của nó chẳng hạn từng nhóm trong báo cáo. Bạn có thể thêm ô văn bản rồi viết biểu thức vào thuộc tính Control Source của chúng. Một cách tạo tính toán dễ hơn là dùng khung Group, Sort, and Total. Hãy dùng danh sách Totals trong khung Group, Sort, and Total để tạo nhanh tính toán. Bài tập kế sẽ chỉ cách làm.

BÀI TẬP 6.18: THÊM TÍNH TOÁN VÀO CHÂN NHÓM

1. Trong khung Group, Sort, and Total, kích Group on CountryName để chọn nhóm rồi kích More trong danh sách Group on, nếu cần, để hiển thị các tùy chọn Group on.

2. Kích mũi tên ô danh sách Totals (có thể hiển thị là with no totals bên trái của mũi tên danh sách).

3. Kích mũi tên ô danh sách Total On, kích UnitsOnHand từ danh sách, kích mũi tên ô danh sách Type, kích Average, rồi kích ô Show subtotal in group footer (xem Hình 6.17). Hành động này sẽ hiển thị số lượng trung bình mặt hàng hiện có trong CountryName footer.

Hình 6.17 Chọn trường, hàm gộp, và vị trí của nó.

4. Kích nơi bất kỳ trong thiết kế báo cáo để đóng danh sách Total On. Access sẽ tạo biểu thức tính số lượng trung bình mặt hàng hiện có rồi đặt vào CountryName footer.

5. Kích mũi tên ô danh sách Totals lần nữa, kích mũi tên ô danh sách Total On, kích Beverage từ danh sách, rồi kích ô Show subtotal in group footer. Vì Beverage không phải trường số, Access sẽ tự động hiển thị số đếm “Count Values” trong ô danh sách Type – đúng kiểu ta cần.

6. Kích nơi bất kỳ trong thiết kế báo cáo để đóng danh sách Total On. Access sẽ tạo biểu thức đếm số mặt hàng trong từng nhóm rồi đặt vào CountryName footer.

7. Kích Save trong thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar để lưu mọi thay đổi.

Nên xem trước báo cáo trước khi tiếp tục. Rất khó xem báo cáo trông ra sao ở góc nhìn Design.

THỬ NGHIỆM

Kích phải MyInventoryReport tab rồi kích Print Preview trong pop-up menu. Access sẽ hiển thị báo cáo như khi bạn in ra giấy. Để ý rằng số lượng trung bình mặt hàng hiện có chứa quá nhiều chữ số thập phân. Chỉ cần điều chỉnh định dạng một tí. Kích phải MyInventoryReport tab rồi kích Design Preview trong pop-up menu.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Gom nhóm và sắp xếp

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Gom nhóm và sắp xếp

Việc nhóm dòng trong báo cáo là công cụ vô giá khi bạn có rất nhiều thông tin trong báo cáo. Bằng việc dùng các tùy chọn gom nhóm và sắp xếp báo cáo, bạn có thể bố trí dữ liệu vào các nhóm nhỏ hơn, có quan hệ với nhau, rồi thực hiện các tính toán trên từng nhóm. Hãy xét báo cáo tồn kho bạn đang phát triển. Có một số cách tự nhiên để nhóm các dòng tồn kho tùy thuộc cách bạn dùng báo cáo. Access có thể nhóm mặt hàng theo loại thức uống (cà phê hay trà), theo nhà cung ứng (mặc dù ta không đưa thông tin đó vào đây), hay theo nước sản xuất. Việc nhóm theo nước sẽ cung cấp bức tranh về các vùng trên thế giới mà The Coffee Merchant thu mua các sản phẩm cà phê và trà.

Nhắc lại rằng bạn đã biết cách nhóm thông tin trong câu truy vấn. Kiểu gom nhóm đó cung cấp thông tin tổng kết nhưng không cung cấp chi tiết dữ liệu cấu thành từng nhóm. Với các nhóm được hình thành, bạn có thể tổng kết trên từng nhóm. Việc gom nhóm trong báo cáo sẽ cung cấp thông tin chi tiết sau đó là thông tin tổng kết nhóm. Cách gom nhóm trong báo cáo ưu việt hơn cách gom nhóm trong câu truy vấn khi bạn muốn xem cả chi tiết lẫn thông tin tổng kết. Bạn có thể đưa vào nhiều mức độ gom nhóm để thể hiện các xu hướng mà có thể không hiển nhiên trong các kết quả báo cáo không gom nhóm.

Các tùy chọn gom nhóm và sắp xếp xuất hiện trong khung “Group, Sort, and Total” ở góc nhìn Design hay góc nhìn Layout. Khung đó nằm ở đáy cửa sổ. Nếu không thấy khung, chỉ việc kích nút Group & Sort trong nhóm Grouping & Totals thuộc Design tab ở góc nhìn Design hay Layout.

Ta hãy sửa báo cáo MyInventoryReport để hiển thị các mặt hàng tồn kho nhóm theo nước sản xuất và sắp từng nhóm theo tên mặt hàng. Sau đó ta sẽ thêm các tính toán vào chân nhóm để hiển thị số đếm và trung bình.

BÀI TẬP 6.16: GOM NHÓM VÀ SẮP XẾP CÁC DÒNG BÁO CÁO

1. Mở MyInventoryReport ở góc nhìn Design, nếu cần.

2. Kích tab ngữ cảnh Design, nếu cần,  rồi kích Group & Sort trong nhóm Grouping & Totals.

3. Trong khung Group, Sort, and Total, kích Add a group rồi kích CountryName trong danh sách trường ở pop-up menu. Access sẽ thêm một danh sách vào khung Group, Sort, and Total (xem Hình 6.14). Bạn có thể sắp các nhóm theo thứ tự tăng dần hay giảm dần bằng cách chọn trong danh sách thứ tự sắp. Thứ tự sắp mặc định là tăng dần biểu hiện bằng with A on top trong danh sách thứ tự sắp.

Hình 6.14 Thêm danh sách Group On vào khung Group, Sort, and Total.

4. Kích More trong danh sách Group on để hiển thị các thuộc tính của trường gom nhóm, kích mũi tên danh sách without a footer section (xem Hình 6.15) rồi kích with a footer section để thêm phần chân nhóm vào báo cáo.

Hình 6.15 Thêm chân nhóm.

5. Trong khung Group, Sort, and Total, kích Add a sort rồi kích ItemName trong danh sách trường ở pop-up menu. Hành động này sẽ sắp các mặt hàng trong từng nhóm tăng dần theo thứ tự từ điển của trường tên mặt hàng ItemName.

6. Giảm khoảng trống giữa các dòng chi tiết: Cuộn báo cáo xuống dưới cho đến khi gặp phần CountryName Footer. Trỏ đến đỉnh của thanh đó. Khi chuột trở thành mũi tên hai đầu, kéo nó đến vị trí ngay dưới phần Detail. Thật ra, bạn có thể kéo phần chân footer vào giữa các trường Detail thì phần chân sẽ được đặt ngay dưới các trường đó.

Có thể xuất hiện thẻ thông minh Smart Tag ở góc trái trên của thiết kế báo cáo, cho biết độ rộng của báo cáo lớn hơn độ rộng trang. Bạn có thể bố trí lại các trường để giảm độ rộng. Bài tập kế sẽ chỉ cách làm. Quan trọng hơn, bài tập đó còn minh họa cách bố trí lại các trường để tiết kiệm khoảng không. Trước khi bạn có thể chuyển một trường sang vị trí mới, bạn phải loại nó khỏi nhóm thành phần điều khiển chứa nó.

BÀI TẬP 6.17: CHUYỂN MỘT TRƯỜNG VÀO ĐẦU NHÓM

1. Kích trường CountryName trong nhóm Detail, kích tab ngữ cảnh Arrange (một trong bốn tab ngữ cảnh Report Design Tools), rồi kích Remove Layout trong nhóm Table. Access sẽ loại CountryName và nhãn của nó trong phần Page Header khỏi nhóm bài trí thành phần điều khiển.

2. Với CountryName vẫn được chọn trong phần Detail, nhấn Ctrl+X, kích dải CountryNameHeader, rồi nhấn Ctrl+V. Các phím tắt đó sẽ cắt và dán thành phần điều khiển vào vị trí mới trong đầu nhóm.

3. Kích nhãn CountryName trong phần Page Header rồi kích Remove Layout trong nhóm Table. Access sẽ loại nhãn CountryName trong phần Page Header khỏi nhóm bài trí thành phần điều khiển.

4. Kích Beverage trong phần Detail (thành phần điều khiển bị ràng buộc) để hiển thị vị trí di chuyển bài trí thành phần điều khiển (mũi tên bốn đầu), rồi kích và kéo mũi tên bốn đầu sang phải để lộ ra nhãn CountryName trong Page Header.

5. Kích nhãn CountryName trong Page Header (nhãn cột, không phải thành phần điều khiển bị ràng buộc) rồi nhấn phím Delete để xóa nhãn.

6. Kích Beverage trong phần Detail, kích và kéo mũi tên bốn đầu sang trái sao cho trường Beverage gần cạnh phải của trường CountryName trong đầu đề nhóm CountryName. Hình 6.16 minh họa vị trí tương đối. (Lưới đã được tạm thời ẩn để dễ thấy hơn vị trí di chuyển bài trí thành phần điều khiển.)

Hình 6.16 Định lại vị trí bài trí thành phần điều khiển.

Các trường trong báo cáo đôi khi ở vị trí vượt quá giới hạn của trang. Đây rất có thể là trường hợp của MyInventoryReport đang được thiết kế. Để ý rằng các đường trên lưới vượt quá dấu 8-inch trên thước (góc nhìn Design).

Nếu thước không xuất hiện trên đỉnh trang ở góc nhìn Design, kích Size/Space trong nhóm Sizing & Ordering thuộc tab ngữ cảnh Arrange rồi kích Ruler trong danh-sách-sổ-xuống. Giải pháp cho trường hợp báo cáo quá rộng, một khi các trường và nhãn nằm trong biên trang, là di chuyển cạnh phải của lưới để nó ở trong biên trang. Bài tập Thử nghiệm sẽ chỉ cách làm.

THỬ NGHIỆM

Ở góc nhìn Design, trỏ đến cạnh phải của lưới. Khi con trỏ chuột chuyển thành mũi tên hai đầu trái phải, kích và kéo cạnh phải sang trái cho đến dấu 7-inch trên thước. Nó sẽ tự động định vị bên phải của đối tượng ở bìa phải.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Tạo bài trí thành phần điều khiển dạng bảng

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Tạo bài trí thành phần điều khiển dạng bảng

Nhãn và các trường cơ sở dữ liệu xuất hiện trong báo cáo đều được gọi là thành phần điều khiển. Nhãn bên trái ô văn bản được gọi là thành phần điều khiển không bị ràng buộc (unbound controls) vì chúng không thay đổi khi chuyển từ bản ghi cơ sở dữ liệu này sang bản ghi cơ sở dữ liệu kế - chúng cố định. Thành phần điều khiển kết hợp với sự thay đổi giá trị trường cơ sở dữ liệu được gọi là thành phần điều khiển bị ràng buộc (bound controls) vì từng thành phần điều khiển bị ràng buộc, hay hiển thị, một trường cơ sở dữ liệu. Kiểu thành phần điều khiển thứ ba được gọi là thành phần điều khiển tính toán (calculated control), có thể chứa biểu thức tính giá trị dựa trên các thành phần điều khiển khác trong báo cáo. Ta sẽ đưa thành phần điều khiển tính toán vào báo cáo trễ hơn một tí trong chương này.

BÀI TẬP 6.15: TẠO BÀI TRÍ THÀNH PHẦN ĐIỀU KHIỂN DẠNG BẢNG TỪ CÁC THÀNH PHẦN ĐIỀU KHIỂN ĐỘC LẬP

1. Với báo cáo đang ở góc nhìn Design, kích và kéo chuột bao mọi thành phần điều khiển trên báo cáo. Trước khi nhả chuột, một đường đứt nét sẽ bao quanh mọi thành phần điều khiển. (Bạn cũng có thể kích Ctrl+A để chọn mọi thành phần điều khiển trong dải Detail.) Nhả chuột để chọn tất cả các thành phần điều khiển trong báo cáo – cả không bị ràng buộc lẫn bị ràng buộc. Nếu bạn sót một vài thành phần điều khiển, giữ phím Shift rồi kích thành phần điều khiển bị sót để đưa chúng vào tập thành phần điều khiển được chọn. Nhớ kích cả thành phần điều khiển bị ràng buộc lẫn không bị ràng buộc.

2. Kích tab ngữ cảnh Arrange rồi kích Tabular trong nhóm Table. Các thành phần điều khiển được đưa vào hai dòng trong đó các thành phần điều khiển ở trong đầu đề trang và các thành phần điều khiển bị ràng buộc ở trong phần Detail.

3. Đã có nhiều thay đổi. Hãy lưu báo cáo: Kích Save trong thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar, gõ MyInventoryReport vào ô văn bản Save As, rồi kích OK. Access sẽ đặt tên và lưu báo cáo.

4. Kích vùng trống trong phần Detail của báo cáo rồi kéo chuột bao quanh mọi thành phần điều khiển bị ràng buộc.

5. Chuyển đến cạnh trên của thành phần điều khiển bất kỳ. Khi chuột trở thành mũi tên bốn đầu, kéo lên trên cho đến khi các thành phần điều khiển chạm dải Detail. Nhả chuột. Hành động này sẽ giảm khoảng trống giữa các dòng bản ghi cơ sở dữ liệu chi tiết bên trong báo cáo (xem Hình 6.13).

Hình 6.13 Đưa các thành phần điều khiển vào bài trí dạng bảng.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Chọn trường từ các bảng liên quan

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Chọn trường từ các bảng liên quan

Bảng tblInventory có quan hệ với một số bảng khác, nhưng tblCountry đặc biệt quan trọng với báo cáo bạn đang tạo. Nó chứa tên nước xuất khẩu mặt hàng tồn kho. Để ý rằng một khi bạn chọn một bảng để đưa vào báo cáo, một khung khác sẽ mở ra trong Field List với đầu đề Fields available in related tables (Những trường khả dụng trong các bảng liên quan). Access biết các bảng đó có quan hệ với tblInventory nhờ các quan hệ ban đầu được định nghĩa trong cửa sổ Relationships – quan hệ khóa chính khóa ngoại giữa các cặp bảng. Để đưa trường vào báo cáo, chỉ việc chọn một hay nhiều trường trong bảng liên quan. Access sẽ làm phần còn lại bằng cách đưa vào báo cáo chỉ những trường bạn chọn trong các dòng mà khóa chính khớp khóa ngoại.

BÀI TẬP 6.14: ĐƯA TRƯỜNG LIÊN QUAN TỪ BẢNG KHÁC VÀO BÁO CÁO

1. Kích nút mở rộng (+) bên trái tên bảng tblCountry trong khung Fields available in related tables để hiển thị các tên trường của nó.

2. Kích kép CountryName để đưa trường đó vào báo cáo. Access sẽ đưa tblCountry vào khung Field List có đầu đề Fields available for this view (Những trường khả dụng cho góc nhìn này).

3. Trường vừa thêm CountryName vẫn được làm nổi bật và có thể chưa ở vị trí đúng. Di chuột lên ô văn bản CountryName (nền trắng). Khi chuột trở thành mũi tên bốn đầu, kích và kéo trường cùng nhãn đi kèm đến vị trí ở trên ô văn bản Beverage (xem Hình 6.12).

Hình 6.12 Tạo báo cáo ở góc nhìn Design.

4. Kích nút Add Existing Fields trong nhóm Tools thuộc Design tab để đóng khung Field List.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Tạo báo cáo trống rồi thêm trường

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Tạo báo cáo trống rồi thêm trường

Để bắt đầu tạo báo cáo ở góc nhìn Design, bạn có hai lựa chọn: Trong nhóm Reports thuộc Create tab bạn có thể (1) Kích Blank Report và hiển thị nó ở góc nhìn Design hay (2) Kích Report Design. Cả hai cách đều cho cùng kết quả. Báo cáo bạn sẽ tạo, từng bước một, sẽ hiển thị tồn kho sản phẩm nhóm theo nước sản xuất. Nhóm sản phẩm sẽ được sắp theo tên sản phẩm, và số sản phẩm trung bình hiện có sẽ xuất hiện ở cuối mỗi nhóm. Đầu tiên, hãy tạo báo cáo trống ở góc nhìn Design bằng việc thực hiện bài tập sau.

BÀI TẬP 6.13: MỞ MỘT BÁO CÁO TRỐNG Ở GÓC NHÌN DESIGN RỒI THÊM TRƯỜNG

1. Kích Create tab rồi kích Report Design trong nhóm Reports. Access sẽ tạo một báo cáo trống ở góc nhìn Design và hiển thị danh sách bảng và các trường chúng chứa.

2. Nếu khung Field List không mở lên, kích Add Existing Fields trong nhóm Tools thuộc tab ngữ cảnh Design. (Nếu không có bảng nào xuất hiện trong khung Field List, thì kích siêu liên kết Show all tables.)

3. Kích nút mở rộng (+) bên trái tên bảng tblInventory trong khung Field List để hiển thị các tên trường trong bảng.

4. Kích kép các trên trường sau trong tblInventory để đưa chúng vào báo cáo: loại thức uống Beverage, tên mặt hàng ItemName, đơn giá UnitPrice, số lượng hiện có UnitsOnHand, có caffeine không Caffeinated, và có ướp hương liệu không Flavored. Access sẽ đưa các trường đã chọn vào báo cáo.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Tạo báo cáo từ đầu ở góc nhìn Design

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Tạo báo cáo từ đầu ở góc nhìn Design

Ở chương này, bạn đã tạo báo cáo bằng lệnh Report. Bạn rất có thể đồng ý đó là cách tạo báo cáo nhanh và hiệu quả. Bạn cũng đã dùng Report Wizard để tạo báo cáo. Report Wizard cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn để quyết định đưa bảng nào vào báo cáo và dùng khuôn dạng template nào để tạo báo cáo. Khi báo cáo của bạn cần mức độ tùy chỉnh cao, không thể dùng hai phương pháp phát sinh báo cáo trên, thì bạn có thể tạo báo cáo từ đầu – báo cáo trống – và kiểm soát mọi khía cạnh thiết kế cũng như giao diện của mọi thành phần trong báo cáo. Cách thiết kế báo cáo này sẽ bắt đầu bằng việc chọn nút Report Design trong nhóm Reports thuộc Create tab. Chi phí để được toàn quyền quyết định này là quá trình tạo báo cáo sẽ mất nhiều thời gian hơn. Việc tạo báo cáo từ đầu không phải lúc nào cũng được khuyến khích, nhưng sẽ hữu ích nếu biết cách làm. Chẳng hạn sau này bạn phải sửa báo cáo được tạo bằng Report Wizard, bạn có thể hiển thị báo cáo ở góc nhìn Design để sửa ít nhiều. Các kỹ năng này có thể học qua việc tạo báo cáo từ đầu ở góc nhìn Design. Góc nhìn Report cho bạn toàn quyền quyết định vị trí đặt thành phần điều khiển, từng thuộc tính và hành vi của chúng, và các chi tiết định dạng trên toàn báo cáo.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Giữ cho báo cáo đơn giản

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Giữ cho báo cáo đơn giản

Báo cáo tốt nhất là báo cáo chứa thông tin gọn và dễ đọc. Bạn cần tránh thiết kế báo cáo quá mức đến độ lòe loẹt, quá nhiều chi tiết phụ gây chia trí, và nhiều hiệu ứng đặc biệt. Việc bạn có thể đưa vào một đặc trưng đặc biệt không có nghĩa đó là ý tưởng hay. Tất cả chúng ta đều đã thấy các tài liệu có quá nhiều fonts, quá lòe loẹt, quá nhiều chỗ nhấn. Hãy tránh những điều này trong báo cáo. Khi không chắc, tốt nhất là tuân theo qui tắc “càng ít càng tốt”.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Lúc nào cũng nên sắp xếp và gom nhóm

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Lúc nào cũng nên sắp xếp và gom nhóm

Thông tin báo cáo xuất hiện theo dòng cột bất kỳ thì chẳng có giá trị gì. Hãy xem danh sách khách hàng trong đó thông tin khách hàng hiển thị theo thứ tự mã khách hàng CustomerID. Kỳ cục làm sao! Thay vào đó, báo cáo cần hiển thị khách hàng theo thứ tự hợp lý nào đó – sắp theo tên hay nhóm theo bang rồi theo thành phố trong bang  rồi theo tên họ. Báo cáo hàng ngày cho người giao hàng cần sắp theo tên đường để giảm thiểu thời gian đi lại. Ở trường hợp này, sẽ không hữu ích nếu sắp theo tên người nhận hàng. Việc nhóm thông tin theo một hay nhiều trường chung có nghĩa là thông tin liên quan sẽ ở cạnh nhau. Điều đó chẳng hạn làm cho việc tìm người đã mua sản phẩm nào đó sẽ dễ dàng nếu báo cáo nhóm các đợt mua hàng theo tên  sản phẩm.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Thứ tự các trường phải hợp lý

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Thứ tự các trường phải hợp lý

Báo cáo Access cần bắt chước thứ tự trái phải và trên xuống của báo cáo giấy. Thông tin địa chỉ cần theo thứ tự  tên đường, thành phố, bang, quốc gia, và mã bưu chính – đừng theo thứ tự khác. Phần trên của báo cáo hóa đơn cần có thông tin người mua và người bán. Thông tin chi tiết sẽ tiếp theo đó.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Hãy đánh số trang và dùng ngày giờ

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Hãy đánh số trang và dùng ngày giờ

Báo cáo nhiều trang lúc nào cũng cần có số trang. Ngoài ra, các đầu đề trang thể hiện nội dung trang sẽ là một tham khảo tiện lợi. Các đầu trang và chân trang là những dấu hiệu giúp người đọc biết mình đang ở đâu và ý nghĩa của trang đó. Ngày giờ xuất hiện hợp lý trong đầu trang hay chân trang sẽ cho biết thời điểm báo cáo. Tệ nhất là bỏ hàng giờ để đọc báo cáo rồi mới biết đó là báo cáo của tháng trước vì chẳng có ngày giờ ghi trên báo cáo (nếu đó là thông tin nhạy cảm thì cần chính xác đến mức độ ngày).

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Hãy dùng các báo cáo giấy hiện có khi cần

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Hãy dùng các báo cáo giấy hiện có khi cần

Báo cáo Access nào nhằm thay thế báo cáo giấy thì sẽ dễ được tiếp nhận và dễ hiểu hơn nếu chúng giống báo cáo giấy. Việc xa rời thiết kế của báo cáo giấy có thể làm người đọc bối rối và xa lánh. Điều này không phủ nhận việc cải tiến báo cáo giấy. Một lý do dùng báo cáo điện tử là dễ sửa thiết kế. Vấn đề là đừng quá xa rời nguyên bản trong lần thiết kế báo cáo Access đầu tiên. Theo thời gian, bạn có thể từ từ cải tiến và sửa báo cáo.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Vài hướng dẫn để thiết kế tốt báo cáo

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Vài hướng dẫn để thiết kế tốt báo cáo

Có rất nhiều bài viết về cách tạo báo cáo hấp dẫn, dễ hiểu, và hữu ích. Ở chương trước ta đã liệt kê một vài hướng dẫn thiết kế form tốt. Tương tự, bạn cần nhớ một vài hướng dẫn khi tạo báo cáo. Trước khi đọc các hướng dẫn này, điều quan trọng nhất là xem ai sẽ đọc báo cáo và đọc với mục đích gì. Cần thiết kế báo cáo để người đọc có thể tìm thấy thông tin dễ dàng và nhanh chóng. Chẳng hạn, việc tạo báo cáo nhân viên theo chi nhánh kèm số điện thoại của họ sẽ tuyệt vời cho người quản lý chi nhánh muốn có danh sách nhân viên làm việc cho họ kèm các thông tin cơ bản. Tuy nhiên, báo cáo đó không phải là một danh bạ điện thoại hữu ích vì ta phải biết nhân viên đó làm việc ở chi nhánh nào mới có thể tìm được số điện thoại của họ. Nếu báo cáo có lượng bạn đọc đông đảo chẳng hạn hầu hết nhân viên trong công ty, cần tuân thủ mọi tiêu chuẩn và qui tắc thiết kế của công ty (chẳng hạn phải có biểu tượng công ty ở đầu mỗi trang, thông tin lưu ý về tính bảo mật của công ty ở cuối mỗi trang, …) Các hướng dẫn sau sẽ hữu ích cho dù người đọc của bạn là ai.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Dùng Report Wizard để tạo báo cáo

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Dùng Report Wizard để tạo báo cáo

Dùng Report Wizard của Access là cách tạo báo cáo nhanh nhất và dễ nhất. Report Wizard giống các wizards khác trong các sản phẩm Office. Nó hiển thị một chuỗi hộp thoại để bạn quyết định. Bạn có khá nhiều quyền kiểm soát trên thiết kế báo cáo, và bạn kiểm soát những cột cơ sở dữ liệu nào được đưa vào báo cáo. Cách tốt nhất để hiểu là dùng Report Wizard để tạo một báo cáo đơn giản một bảng. Để dùng Report Wizard, bạn kích một bảng ở Navigation Pane, kích Report Wizard trong nhóm Reports thuộc Create tab, rồi theo các hộp thoại để ra quyết định.

Các hộp thoại Report Wizard rất trực quan. Chỉ cần thực hành một tí. Hộp thoại đầu tiên hiển thị các trường thuộc bảng đã chọn trong danh sách Available Fields. Bạn bắt đầu bằng việc kích nút > để thêm trường thuộc Available Fields vào danh sách Selected Fields. (Chỉ những trường trong danh sách Selected Fields mới xuất hiện trong báo cáo.) Bạn có thể kích ký hiệu >> để chuyển tất cả các trường trong danh sách Available Fields vào danh sách Selected Fields. Trong cả hai trường hợp, kích nút Next để sang bước kế. Bước kế yêu cầu bạn qui định việc nhóm trường, nhằm tổ chức báo cáo theo trường bạn chọn. Chẳng hạn nếu bạn chọn bang State, thì báo cáo sẽ hiển thị các dòng chi tiết được nhóm và sắp theo tên bang. Bản thân tên bang sẽ xuất hiện ở đầu đề nhóm một lần, thay vì xuất hiện trên từng dòng. Bạn có thể qui định việc nhóm theo nhiều cấp, nhưng thường một hay hai cấp là đủ. Bạn có thể hoàn toàn không chọn việc nhóm, hay dùng nhóm do Access đề xuất. Nhấn Next để đến bước Report Wizard thứ ba ở đó bạn có thể sắp các bản ghi chi tiết theo một đến bốn trường, và quan trọng là chọn cách tổng kết ở đó bạn qui định các giá trị thống kê trên những trường đã chọn chẳng hạn lương trung bình theo bang hay số nhân viên trong từng phòng ban. Đây chỉ là các tùy chọn. Hộp thoại kế có các nút tùy chọn về bài trí và định hướng trang. Các tùy chọn bài trí là Stepped, Block, và Outline. Định hướng trang dĩ nhiên là chân dung Portrait hay phong cảnh Landscape. Một ô đánh dấu cho phép Access thu xếp các lề và fonts để tất cả các trường đều xuất hiện trên một trang. Bước cuối cùng sẽ để bạn sửa tên báo cáo. Tên báo cáo còn xuất hiện ở tiêu đề báo cáo. Vì thế, bạn nên chọn một tiêu đề báo cáo có ý nghĩa. Sau khi Access tạo xong báo cáo, bạn có thể đổi tên báo cáo để có tên ngắn hơn ở Navigation Pane. Hai nút tùy chọn cung cấp việc chọn xem trước báo cáo hay hiển thị báo cáo ở góc nhìn Design ngay sau khi tạo nó. Bạn kích Finish để hoàn tất quá trình tạo báo cáo. Access sẽ tạo báo cáo theo các qui định của bạn và hiển thị nó.

Ở hộp thoại bất kỳ trước khi kích Finish, bạn cũng có thể kích Back để trở về một hay nhiều bước trước rồi sửa chọn lựa ở các hộp thoại trước. Sau khi kích Finish, báo cáo đã “khóa sổ” nên không thể sửa trong Report Wizard được nữa. Nếu bạn quyết định hủy toàn bộ quá trình tạo báo cáo, bạn có thể kích nút Cancel ở bước bất kỳ trong Report Wizard. Dĩ nhiên, bạn có thể sửa báo cáo ở góc nhìn Layout hay Design sau khi Report Wizard hoàn tất việc tạo báo cáo. Ta hãy tạo một báo cáo đơn giản dựa trên các bảng có quan hệ với nhau là tblEmployee, tblEmployeeDivision, và tblEmployeeTitle. Report Wizard dễ dàng trích thông tin từ ba bảng này.

BÀI TẬP 6.12: DÙNG REPORT WIZARD ĐỂ TẠO BÁO CÁO

1. Kích tblEmployee tab trong Navigation Pane để chọn bảng đó. (Đừng mở nó.)

2. Kích Create tab rồi kích Report Wizard trong nhóm Reports. Hộp thoại Report Wizard đầu tiên xuất hiện với các trường trong bảng tblEmployee ở trong danh sách Available Fields. (Khó khăn? Hãy nhìn ô danh sách Tables/Queries để chắc chắn là Table: tblEmployee xuất hiện. Nếu không, kích mũi tên danh sách rồi kích Table: tblEmployee trong danh sách.)

3. Kích EmpFName trong danh sách Available Fields rồi kích nút > để đặt trường đó vào danh sách Selected Fields.

4. Lặp lại bước 3 cho EmpLName, EmpCommRate, EmpHireDate, EmpDOB, và EmpGender. (Gợi ý: Bạn có thể kích nút > mà không cần chọn trường trước nếu trường kế nằm ngay sau trường bạn vừa đặt vào danh sách Selected Fields. Access tự động làm nổi bật tên trường kế trong danh sách Available Fields. Hãy kiểm tra cho chắc trước khi kích phím >.)

5. Kích mũi tên ô danh sách Tables/Queries rồi kích Table: tblEmployeeDivision trong danh sách bảng và câu truy vấn khả dụng.

6. Kích kép DivisionCity trong danh sách Available Fields để chuyển nó sang danh sách Selected Fields.

7. Kích mũi tên ô danh sách Tables/Queries rồi kích Table: tblEmployeeTitle, rồi kích kép Title trong danh sách Available Fields để chuyển nó sang danh sách Selected Fields (xem Hình 6.8). Kích Next để đến hộp thoại kế.

Hình 6.8 Chọn trường cho báo cáo.

8. Nhóm theo chi nhánh làm việc của nhân viên bằng cách kích tblEmployeeDivision ở khung trái. Access sẽ hiển thị một đại diện của trường gom nhóm, loại nó khỏi dòng chi tiết (xem Hình 6.9). Kích Next. Access sẽ hỏi còn trường gom nhóm nào nữa không.

Hình 6.9 Qui định trường gom nhóm.

9. Kích Next vì không cần trường gom nhóm nào nữa trong báo cáo này.

10. Kích mũi tên ô danh sách trong trường sắp thứ tự 1 rồi kích EmpLName. Kích mũi tên ô danh sách trong trường sắp thứ tự 2 rồi kích EmpFName. Điều này khiến Access sắp các dòng chi tiết theo thứ tự họ rồi đến thứ tự tên nếu trùng họ.

11. Kích nút Summary Options rồi kích ô Avg cho trường số duy nhất trong báo cáo, EmpCommRate (xem Hình 6.10). Kích OK để đóng hộp thoại Summary Options, rồi kích Next để đến hộp thoại Report Wizard kế.

Hình 6.10 Đặt tùy chọn tổng kết.

12. Đảm bảo là ô Adjust the field width so all fields fit on a page (điều chỉnh độ rộng trường để mọi trường đều nằm trên một trang) được đánh dấu, kích Next.

13. Kích kép ô tiêu đề ở đỉnh hộp thoại rồi gõ Employees by Division (với khoảng cách giữa các từ). Kích Finish. Report Wizard đóng lại và Access hiển thị báo cáo ở góc nhìn Print Preview (xem Hình 6.11).

Hình 6.11 Báo cáo nhân viên.

14. Đóng báo cáo. Kích phải Employees by Division trong Navigation Pane, kích Rename, gõ MyEmployeeReport rồi nhấn Enter.

Báo cáo chưa hoàn chỉnh, ta cần vài điều chỉnh để làm báo cáo tốt hơn. Chẳng hạn cột Title hơi hẹp. Nói chung, Access đã làm nhiều việc khó khi tạo báo cáo, đầu và chân nhóm, cũng như thông tin tổng kết nhóm chẳng hạn phần trăm hoa hồng trung bình.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Xem trước báo cáo

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Xem trước báo cáo

Ngoài góc nhìn Layout, Access cung cấp hai cách khác để xem báo cáo trước khi in: góc nhìn Print Preview và góc nhìn Report. Góc nhìn Print Preview (Print Preview view) hiển thị báo cáo theo cách mà nó sẽ xuất hiện với font thật sự, vùng đậm nhạt, các đường kẻ, … Góc nhìn Print Preview là góc nhìn tĩnh, không cho phép bạn sửa báo cáo, nhưng nó hiển thị cách phân trang khi in. Luôn là cách tốt nhất khi kích nút Print Preview để duyệt báo cáo trước khi in. Hãy kích nút đến trang cuối Last Page trong tập nút di chuyển báo cáo để biết báo cáo có bao nhiêu trang.

Góc nhìn Report (Report view) linh hoạt hơn góc nhìn Print Preview vì nó cho phép bạn lọc động dữ liệu và chỉ in thông tin bạn cần. Dữ liệu ở góc nhìn Report trông tương tự góc nhìn Layout, nhưng bạn không thể sửa thiết kế báo cáo. Ở góc nhìn Report, bạn có thể chọn văn bản báo cáo rồi chép nó vào clipboard. Để chọn nhiều dòng, kích và kéo lề sát các dòng mà bạn muốn chọn rồi kích Copy trong nhóm Clipboard thuộc Home tab. Bạn có thể áp dụng các bộ lọc trực tiếp trên báo cáo mà không cần ra khỏi góc nhìn Report. Chẳng hạn, nếu bạn chỉ muốn xem những dòng báo cáo chứa Springfield trong cột City – những khách hàng sống ở Springfield thuộc bang bất kỳ - bạn có thể chọn bộ lọc “exact” để chỉ hiển thị những dòng khớp tiêu chuẩn lọc. Bài tập kế minh họa việc lọc ở góc nhìn Report.

BÀI TẬP 6.11: LỌC DÒNG Ở GÓC NHÌN REPORT

1. Kích phải MyCustomerReport tab rồi kích Report View trong pop-up menu.

2. Kích phải tên thành phố bất kỳ trong cột City (Anchorage, chẳng hạn).

3. Trỏ đến Text Filters rồi kích Equals trong submenu (xem Hình 6.6). Hộp thoại lọc tùy chọn Custom Filter xuất hiện ở đó bạn sẽ gõ chuỗi ký tự mà bạn muốn lọc cột.

Hình 6.6 Lọc bản ghi ở góc nhìn Report.

4. Gõ Springfield vào hộp thoại Custom Filter rồi kích OK. Access sẽ chỉ hiển thị những dòng trong đó tên thành phố khớp Springfield (xem Hình 6.7).

Hình 6.7 Báo cáo đã được lọc.

5. Tắt bộ lọc báo cáo: Kích Toggle Filter trong nhóm Sort & Filter thuộc Home tab. Toàn bộ báo cáo xuất hiện, không được lọc.

6. Kích Toggle Filter lần nữa. Kích phải MyCustomerReport tab rồi kích Print Preview trong pop-up menu. Để ý báo cáo gồm một trang chứa năm bản ghi khách hàng.

7. Kích phải MyCustomerReport tab rồi kích Report View trong pop-up menu.

8. Loại hoàn toàn bộ lọc cột: Kích phải một tên thành phố trong cột City rồi kích Clear filter from CustCity. Access sẽ loại hoàn toàn bộ lọc cột và hiển thị lại tất cả các dòng báo cáo.

9. Kích phải MyCustomerReport tab rồi kích Close All trong pop-up menu để đóng báo cáo và mọi cửa sổ đang mở.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Áp dụng định dạng có điều kiện vào thành phần điều khiển

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Áp dụng định dạng có điều kiện vào thành phần điều khiển

Bạn có thể tinh chỉnh định dạng để thành phần điều khiển hiển thị một đặc trưng phụ thuộc giá trị của nó. Định dạng tự động áp dụng vào một thành phần điều khiển dựa trên giá trị dữ liệu đặc biệt hiển thị trong thành phần điều khiển đó thì được gọi là định dạng có điều kiện (conditional formatting). (Ta đã gặp định dạng có điều kiện ở Chương 5.) Định dạng có điều kiện có thể là thuộc tính in đậm với những giá trị cao hơn ngưỡng đã định, hay màu đỏ để chỉ những giá trị dưới trung bình. Cách bạn định dạng có điều kiện một thành phần điều khiển một phần phụ thuộc môi trường hiển thị kết quả. Như đã đề cập ở trên, nếu bạn có kế hoạch in báo cáo trên máy in laser đen trắng, thì màu sắc sẽ không thích hợp. Mặt khác, định dạng màu sắc sẽ nêu bật các giá trị ngoại lệ trên máy in màu. Báo cáo Customers by State bạn đã tạo trước đây chứa tên khách hàng và thông tin địa chỉ. Vì nó không chứa giá trị số, báo cáo không cần định dạng có điều kiện. Các báo cáo chứa giá trị số chẳng hạn tổng trị giá hóa đơn, lớn hơn đại lượng thông thường, hay số lượng hiện có bất thường sẽ là trường hợp tốt để định dạng có điều kiện. Ta sẽ minh họa định dạng có điều kiện bằng một ví dụ ở phần khác trong chương.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Định dạng báo cáo

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Định dạng báo cáo

Bạn có thể định dạng các thành phần điều khiển trong báo cáo bằng cách áp dụng một trong những phong thái (theme) có sẵn trong nhóm Themes thuộc tab ngữ cảnh Design. Nếu không có theme nào phù hợp yêu cầu của bạn, bạn có thể tùy chỉnh chúng. Bạn có thể định dạng các thành phần điều khiển bằng tay rồi lưu kết quả thành định dạng báo cáo chuẩn cho phòng ban, chẳng hạn. Bạn có thể trải nghiệm với các themes bằng cách kích vào đó rồi tìm theme phù hợp với báo cáo đã cho. Nhớ là một số themes không phù hợp khi in trên máy in đen trắng. Hãy chọn cẩn thận rồi duyệt kỹ trước khi quyết định chọn theme nào.

Việc định dạng từng thành phần điều khiển thì dễ. Đầu tiên chọn thành phần điều khiển rồi chọn các nút và danh sách trong nhóm Font thuộc tab ngữ cảnh Format ở góc nhìn Design hay góc nhìn Layout. Chẳng hạn, kích nút in đậm Bold, in nghiêng Italic, hay gạch dưới Underline để áp dụng định dạng đó vào thành phần điều khiển đã chọn. Tương tự, đổi màu chữ bằng cách kích danh sách nút Font color rồi chọn màu. Đổi màu nền thành phần điều khiển bằng cách kích nút Background color. Dĩ nhiên, bạn có thể sửa font, chẳng hạn từ Calibri sang Times New Roman. Mọi thay đổi định dạng bạn thực hiện cho một thành phần điều khiển sẽ áp dụng cho mọi giá trị bị ràng buộc được hiển thị trong thành phần điều khiển đó.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Sắp xếp và gom nhóm

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Sắp xếp và gom nhóm

Mặc dù báo cáo khách hàng sẽ tra cứu và hiển thị thông tin theo thứ tự ID của bản ghi, bạn có thể dùng các công cụ Access để sắp và nhóm dữ liệu. Làm thế thì báo cáo sẽ ích lợi hơn nhiều vì dữ liệu được trình bày  và tổ chức hợp lý. Chẳng hạn, bạn có thể muốn sắp báo cáo khách hàng theo họ. Điều đó giúp định vị khách hàng Conroy dễ dàng hơn. Các dòng không được sắp nghĩa là bạn phải lần tìm trong báo cáo để xác định một người nào đó. Có thể ích lợi khi sắp báo cáo theo thứ tự thành phố trong bang. Việc tìm khách hàng ở Cincinati, Ohio trở nên dễ dàng khi được sắp như thế. Khi gửi thư hàng loạt, sẽ ích lợi khi sắp báo cáo khách hàng theo zip code trước khi in nhãn địa chỉ để tiết kiệm bưu phí.

Access cho phép bạn nhóm các bản ghi. Nhóm (group) là tập hợp các bản ghi liên quan. Các hóa đơn kế toán được nhóm theo tên khách hàng hay ID là hợp lý. Gom nhóm có vẻ giống sắp xếp. Sắp xếp và gom nhóm là hai thao tác khác nhau. Nhóm có ưu điểm là Access sẽ tạo hai thành phần báo cáo mới gọi là đầu nhóm và chân nhóm. Đầu nhóm (group header) xuất hiện trong báo cáo trước khi hiển thị nhóm mới. Bạn dùng đầu nhóm để nhận diện nhóm. Chân nhóm (group footer) xuất hiện bên dưới mọi thành phần thuộc nhóm – trước bản ghi đầu tiên thuộc nhóm mới. Bạn có thể hiển thị thông tin tổng kết nhóm ở chân nhóm. Chẳng hạn, giả sử bạn nhóm các bản ghi khách hàng theo bang. Do tên tắt bang được dùng thay tên bang đầy đủ, mọi bản ghi khách hàng ở Alaska (AK) sẽ xuất hiện ở đầu báo cáo sau đó là Alabama (AL) vì thứ tự sắp nhóm mặc định là tăng dần. Ở cuối báo cáo là các khách hàng ở Wyoming (WY). Ở đầu nhóm ứng với mỗi bang là tên bang. Chân nhóm có thể chứa tổng số khách hàng ở mỗi bang hay số liệu thống kê bất kỳ nhằm tổng kết các bản ghi trong nhóm. Nếu bạn nhóm các hóa đơn theo mã hóa đơn, chẳng hạn, thì chân nhóm ở từng hóa đơn có thể chứa tổng giá thành các mặt hàng trong hóa đơn.

Việc sửa báo cáo khách hàng để chứa nhóm và sắp xếp sẽ làm bạn hiểu rõ chủ đề này. Ở bài tập kế, bạn sẽ hiển thị báo cáo khách hàng hiệu quả hơn bằng cách nhóm khách hàng theo bang rồi sắp chúng theo thành phố rồi theo họ. Bằng cách đó, sẽ dễ dàng định vị danh sách khách hàng sống ở Lincoln, Nebraska chẳng hạn.

Lưu ý: Để gom nhóm và sắp xếp, khung Group, Sort, and Total phải được mở lên. Bạn mở bằng cách kích nút Group & Sort trong nhóm Grouping & Totals thuộc tab ngữ cảnh Design khi báo cáo ở góc nhìn Layout. Nếu bạn xem báo cáo ở góc nhìn Design, nút Group & Sort ở cùng nhóm và tab ngữ cảnh.

BÀI TẬP 6.9: THÊM NHÓM VÀO BÁO CÁO KHÁCH HÀNG

1. Với MyCustomerReport đang mở ở góc nhìn Layout. Kích tab ngữ cảnh Design rồi kích Group & Sort trong nhóm Grouping & Totals. Khung Group, Sort, and Total mở lên ở đáy cửa sổ.

2. Kích Add a group trong khung Group, Sort, and Total. Một pop-up menu xuất hiện. Nó chứa tên các trường bạn có thể chọn để nhóm báo cáo – gồm những trường chưa có mặt trong báo cáo hiện thời.

3. Kích CustState trong pop-up menu. Access sẽ thêm CustState vào danh sách Group On trong khung Group, Sort, and Total. Access sẽ tạo nhóm dựa trên tên tắt bang và sắp theo thứ tự tên tắt bang.

Danh sách Group On là dải xuất hiện trong khung Group, Sort, and Total. Kích More trong danh sách Group On để hiển thị các tùy chọn. Các tùy chọn bao gồm A on top (tăng dần, sắp xếp mặc định của các nhóm), Z on top (thứ tự sắp giảm dần), sắp theo toàn bộ giá trị hay tập con của nó, tạo giá trị tổng trên trường bất kỳ mà bạn muốn, chọn nhãn cho nhóm, chọn hiển thị hay không hiển thị đầu nhóm hay chân nhóm, và chọn có muốn đảm bảo các thành viên trong nhóm được thể hiện trên một trang hay không.

Việc sắp xếp bên trong nhóm sẽ giúp định vị các bản ghi trong nhóm. Với báo cáo khách hàng của ta, bạn sẽ sắp theo thành phố bên trong bang. Mặc dù bạn có thể muốn nhóm bang theo tên thành phố thay vì sắp theo thành phố, cách đó sẽ tạo thêm nhiều đầu nhóm và chân nhóm cho từng thành phố trong bang. Đây rất có thể không cần thiết cho báo cáo này. Việc sắp theo thành phố là đủ.

BÀI TẬP 6.10: SẮP XẾP BÊN TRONG NHÓM

1. Kích Add a sort bên dưới danh sách Group On CustState trong khung Group, Sort, and Total. Danh sách trường khả dụng xuất hiện trong pop-up menu.

2. Kích CustCity để sắp theo thành phố bên trong từng nhóm.

3. Kích nút Group & Sort trong nhóm Grouping & Totals thuộc tab ngữ cảnh Design để đóng khung Group, Sort, and Total.

4. Dùng thanh trượt đứng, cuộn đến Alabama. Nối đuôi các khách hàng ở Birmingham là các thành phố Dothan, Eufaula, Gadsden, Huntsville, Mobile, … - thứ tự tăng theo thành phố (xem Hình 6.5).

Hình 6.5 Gom nhóm và sắp xếp các bản ghi khách hàng.

5. Kích Save trong thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar để lưu mọi thay đổi trong báo cáo của bạn.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Sửa tiêu đề cột

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Sửa tiêu đề cột

Access đặt tiêu đề cột báo cáo từ tên trường bản ghi nguồn. Ta thường cần sửa tiêu đề cột vì tên trường bảng hoạt động tốt nhưng không phải lúc nào cũng phù hợp cho việc đặt tiêu đề cột báo cáo. Điều này đúng với báo cáo khách hàng. Việc sửa tiêu đề cột tương tự các bước dùng để sửa nhãn thành phần điều khiển trong form. Nghĩa là, bạn kích tiêu đề cột lần đầu để chọn nó rồi kích lần nữa để sửa nội dung. Hay bạn có thể kích kép tiêu đề để sửa.

BÀI TẬP 6.8:  SỬA TIÊU ĐỀ CỘT

1. Với MyCustomerReport đang mở ở góc nhìn Layout, kích kép CustLastName. Kéo con trỏ qua toàn bộ nhãn để chọn nó, gõ Last Name (có khoảng trống), rồi nhấn Enter để hoàn thành việc sửa.

2. Lặp lại Bước 1, sửa các nhãn (từ trái sang phải) thành First Name, Address, City, State, và Zipcode. Nhấn Enter sau mỗi lần sửa.

3. Hiển thị MyCustomerReport ở góc nhìn Design. Kiểm tra cạnh phải của báo cáo bằng cách kéo thanh trượt ngang. Có thể hơi rộng. Kích biểu thức tính số trang ở Page Footer rồi nhấn Delete để xóa.

4. Kéo cạnh phải của báo cáo (góc nhìn Design) sang trái cho đến sát cạnh phải của các thành phần điều khiển thời điểm trong Report Header.

5. Rà soát lại báo cáo: Kích phải MyCustomerReport tab rồi kích Print Preview. Hình 6.4 hiển thị các nhãn mới của báo cáo ở góc nhìn Print Preview. Chuyển đến trang 2 của báo cáo bằng cách dùng các nút di chuyển ở đáy màn hình. Nếu trang hai không hiển thị trang dữ liệu mới (chỉ hiển thị đầu đề), thì trở về góc nhìn Design rồi thu hẹp các thành phần điều khiển thời điểm.

Hình 6.4 Báo cáo khách hàng với các nhãn cột mới.

6. Lưu các thay đổi: Kích phải MyCustomerReport tab rồi kích Save.

Báo cáo khách hàng khá dài. Bạn có thể xem trước tất cả các trang bằng cách xem ở góc nhìn Print Preview và dùng các nút di chuyển để hiển thị từng trang hay đến trang cuối.

THỬ NGHIỆM

Ở góc nhìn Print Preview, kích nút chuyển đến trang sau Next Page ở gần đáy cửa sổ. Kích nút trang cuối Last Page. Để ý ô trang hiện thời Current Page ở giữa hai tập nút di chuyển hiển thị số 56. Có 56 trang trong báo cáo này. (Con số này có thể hơi thay đổi tùy thuộc các thiết đặt định dạng của bạn. Báo cáo thường có nhiều trang!) Kích phải MyCustomerReport tab rồi kích Layout View trong pop-up menu.

Báo cáo khách hàng có thứ tự ngẫu nhiên. Báo cáo sẽ hữu ích hơn nếu thông tin được tổ chức theo nhóm và được sắp để hỗ trợ người duyệt báo cáo. Báo cáo nào hiển thị các dòng theo thứ tự mã ID của khách hàng thì thường không hữu ích.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Xóa, dời và định cỡ lại cột

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Xóa, dời và định cỡ lại cột

Bất kỳ khi nào bạn muốn xóa, dời, hay định cỡ lại cột báo cáo, cách tốt nhất là thực hiện ở góc nhìn Layout. Ở góc nhìn đó, từng cột và nhãn trên đầu cột hợp thành một nhóm vì cả hai cùng thuộc một bài trí thành phần điều khiển. Để xóa một cột không cần, kích nhãn cột hay dữ liệu bên trong cột rồi nhấn phím Delete. Muốn dời cột thì chỉ cần di chuột trên cột, khi con trỏ thành mũi tên bốn đầu thì kéo cột đến vị trí mới, rồi nhả chuột. Muốn định cỡ lại cột thì di chuột đến cạnh cột, khi con trỏ thành mũi tên hai đầu thì kích và kéo cạnh cột vào trong để thu hẹp hay ra xa để mở rộng.

Báo cáo mặc định vẫn cần được điều chỉnh. Hãy giả sử rằng ta chỉ cần các cột báo cáo tên khách hàng và thông tin địa chỉ. Chẳng hạn ta không cần mã số khách hàng, điện thoại hay fax. Một khi loại các cột không cần, ta có thể sửa kích cỡ và vị trí cột.

BÀI TẬP 6.5: XÓA CỘT KHÔNG CẦN

1. Kích nơi bất kỳ trong cột CustID. Kích tab ngữ cảnh Arrange trong Report Layout Tools tab, kích Select Column trong nhóm Rows & Columns, rồi nhấn Del để xóa cột khỏi báo cáo.

2. Kéo thanh trượt ngang sang phải để hiển thị các cột báo cáo khác. Kích nơi bất kỳ trong cột CustPhone, kích Select Column trong nhóm Rows & Columns thuộc tab ngữ cảnh Arrange, rồi nhấn Del. Kích nơi bất kỳ trong cột CustFax, kích Select Column trong nhóm Rows & Columns thuộc tab ngữ cảnh Arrange, rồi nhấn Del. Access sẽ xóa cả hai cột.

Dời cột thì đơn giản. Kích và kéo bất kỳ giá trị trong cột, nhả chuột khi thanh đứng xuất hiện tại vị trí bạn muốn dời cột.

BÀI TẬP 6.6: DỜI CỘT

1. Kích Amstalden trong cột CustLastName để làm nổi bật mọi giá trị trong cột (vẫn ở góc nhìn Layout).

2. Kích tab ngữ cảnh Arrange, kích Select Column trong nhóm Rows & Columns, kích vào trong cột vừa chọn rồi kéo sang trái cho đến khi đường đứng màu hồng ở bên trái cột CustFirstName. Nhả chuột để đặt cột CustLastName ở vị trí đầu tiên.

Ghi nhớ: Nếu bạn mắc lỗi, chỉ việc kích nút Undo trong thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar để khử lần sửa cuối. Bạn có thể kích nút Undo để khử số lần sửa bất kỳ.

Bạn để ý rằng không phải tất cả các cột đều có mặt trên trang báo cáo. Những cột dôi ra sẽ được đưa vào trang sau. Bạn có thể điều chỉnh vấn đề này bằng nhiều cách. Bạn có thể thu hẹp tối đa từng cột ở góc nhìn Layout đủ để hiển thị mọi giá trị dữ liệu. Một cách khác là hiển thị báo cáo theo hướng phong cảnh landscape. Nhờ đó có thể đủ hiển thị tất cả các cột báo cáo. Một cách khác là giảm độ rộng các lề. Điều chỉnh đầu tiên là cố thu hẹp các cột báo cáo, bắt đầu với cột CustLastName.

BÀI TẬP 6.7: ĐỊNH CỠ LẠI CỘT

1. Kích CustLastName, nhãn bên trên các tên họ của khách hàng. Access sẽ bao quanh nhãn bằng hình chữ nhật màu vàng.

2. Dời chuột sang cạnh phải của hình chữ nhật màu vàng bao quanh nhãn. Khi chuột thành mũi tên hai đầu, kích kép chuột. Access sẽ thu hẹp cột vừa đủ rộng để hiển thị nhãn cột.

3. Lặp lại bước 2 cho cột CustFirstName.

4. Để định cỡ các nhãn còn lại, lần lượt kích từng cột nhãn rồi kéo cạnh phải của hình chữ nhật màu vàng sang trái. Mỗi cột cần độ rộng khác nhau. Cần đảm bảo các cột đủ rộng để hiển thị tên thành phố, tên bản ghi, mã zip. Các này cho phép các cột xuất hiện trên một trang ở hướng chân dung portrait (xem Hình 6.3).

Hình 6.3 Các cột báo cáo được định cỡ lại ở góc nhìn Layout.

5. Kích Save trên thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar để duy trì những thay đổi bạn đã làm cho đến giờ.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Thêm biểu tượng và tiêu đề

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Thêm biểu tượng và tiêu đề

Biểu tượng và tiêu đề báo cáo xuất hiện trên đỉnh báo cáo ở góc nhìn Layout. Ở góc nhìn Design, chúng nằm trong dải đầu đề báo cáo gọi là Report Header. Bằng việc thêm biểu tượng vào Report Header, bạn sẽ nâng vẻ dễ nhìn của báo cáo. Một tiêu đề ý nghĩa sẽ giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt nội dung báo cáo. Biểu tượng có thể là biểu tượng công ty, hay có thể được cung cấp từ phòng ban mà báo cáo hướng đến. Access cung cấp lệnh biểu tượng Logo và tiêu đề Title trong nhóm Controls trên tab ngữ cảnh Format ở góc nhìn Layout hay trên tab ngữ cảnh Design ở góc nhìn Design.

Lệnh Logo sẽ chèn ảnh đã chọn vào phần đầu đề báo cáo Report Header và làm kích cỡ ảnh khớp với kích cỡ biểu tượng. Ta hãy thêm biểu tượng và sửa tiêu đề báo cáo ở góc nhìn Layout.

BÀI TẬP 6.4: THÊM BIỂU TƯỢNG VÀ SỬA ĐẦU ĐỀ BÁO CÁO Ở GÓC NHÌN LAYOUT

1. Kích phải MyCustomerReport ở Navigation Pane rồi kích Layout View từ pop-up menu để mở báo cáo ở góc nhìn đó.

2. Kích Logo trong nhóm Header/Footer thuộc tab ngữ cảnh Design, chuyển đến thư mục folder chứa cơ sở dữ liệu Chương 6 của bạn và các đối tượng khác, kích CoffeeRoasted, rồi kích OK. Access sẽ chèn biểu tượng vào báo cáo.

3. Kích lệnh Title trong nhóm Header/Footer thuộc tab ngữ cảnh Design để chọn toàn bộ văn bản trong tiêu đề, tblCustomer xuất hiện ở đỉnh báo cáo.

4. Gõ Customers by States (khách hàng được sắp theo bang) rồi nhấn Enter để hoàn thành tiêu đề (xem Hình 6.2).

Hình 6.2 Báo cáo với biểu tượng và tiêu đề mới.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Sửa báo cáo ở góc nhìn Layout

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Sửa báo cáo ở góc nhìn Layout

Một trong những ưu điểm to lớn khi hiển thị báo cáo ở góc nhìn Layout là bạn có thể vừa thấy dữ liệu vừa sửa thiết kế báo cáo. Điều này chẳng hạn cho phép bạn thấy hiệu ứng tức thì  khi thu hẹp cột báo cáo hay đánh giá hiệu quả của việc dời một cột sang vị trí khác trong báo cáo. Mặc dù bạn không thể sửa cấu trúc báo cáo ở góc nhìn Report, bạn có thể lọc báo cáo bằng cách kích phải một giá trị dữ liệu rồi qui định giá trị lọc. Góc nhìn Design cho phép bạn sửa cấu trúc báo cáo theo nhiều cách, nhưng bạn không thể thấy hiệu ứng thay đổi trên dữ liệu hiển thị ở góc nhìn đó. Bạn phải chuyển sang góc nhìn Report, góc nhìn Print Preview, hay góc nhìn Layout để thấy các thay đổi. Nói cách khác, góc nhìn Layout là lựa chọn tốt nhất khi sửa cấu trúc báo cáo trong hầu hết tình huống. Báo cáo bạn tạo nhanh trước đây cần vài sửa đổi để trở thành một báo cáo hiệu quả.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Tạo nhanh một báo cáo cơ bản

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Tạo nhanh một báo cáo cơ bản

Tạo báo cáo từ một bảng rất có thể là cách dễ nhất và nhanh nhất. Báo cáo thường được in, mặc dù bạn có thể rà soát và hiển thị chúng trên máy tính. Mục đích chủ yếu của báo cáo là tài liệu in giấy. Chẳng hạn, giả sử bạn muốn một bản in tất cả các khách hàng. Một báo cáo nhanh, cơ bản sẽ thích hợp cho trường hợp này. Chọn lựa đầu tiên để được một báo cáo nhanh là dùng lệnh Report trong nhóm Reports trên Create tab. Tương tự như tạo form cơ bản bằng việc kích Form ở chương trước, tạo báo cáo chỉ mất vài giây. Giờ hãy tạo một báo cáo.

BÀI TẬP 6.1: TẠO BÁO CÁO MỘT BẢNG

1. Kích tblCustomer trong Navigation Pane để làm nổi bật tên bảng.

2. Kích Create tab rồi kích Report trong nhóm Reports. Access sẽ tạo nhanh một báo cáo rồi hiển thị nó ở góc nhìn Layout (xem Hình 6.1).

Hình 6.1 Báo cáo khách hàng ở góc nhìn Layout.

Báo cáo có bốn góc nhìn. Đó là góc nhìn Report, góc nhìn Print Preview, góc nhìn Layout, và góc nhìn Design. Góc nhìn Layout là góc nhìn mặc định được hiển thị khi bạn tạo báo cáo, giúp việc sửa báo cáo khá dễ dàng – dễ hơn rất nhiều so với góc nhìn Design. Để ý là tên bảng từ đó báo cáo được phát sinh xuất hiện trong đầu đề báo cáo (tblCustomer) và thời điểm hiện thời cũng xuất hiện trong đầu đề báo cáo. Dấu sang trang là các đường đứt nét nằm ngang và thẳng đứng ở góc nhìn Layout. Hiển nhiên là có thể điều chỉnh để có nhiều cột hơn trong trang. Trước khi sửa báo cáo, ta nên đặt tên và lưu nó.

Việc lưu báo cáo sẽ đặt nó vào danh sách đối tượng xuất hiện trong Navigation Pane. Tiếp tục với báo cáo đã tạo ở trên, ta hãy lưu báo cáo.

BÀI TẬP 6.2: LƯU MỘT BÁO CÁO MỚI

1. Kích Save trong thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar.

2. Gõ MyCustomerReport vào ô văn bản Report Name rồi kích OK. Access sẽ lưu báo cáo và hiển thị nó trong nhóm Reports thuộc Navigation Pane.

Chỉ dấu Layout View xuất hiện ở góc trái dưới cửa sổ Access cho biết báo cáo đang ở góc nhìn Layout.  Một chỉ dấu khác là sự xuất hiện hình chữ nhật màu vàng bao quanh dữ liệu hay tên cột đã chọn trong báo cáo. Trong báo cáo trình bày ở Hình 6.1, hình chữ nhật màu vàng bao quanh custID 30121 ở dòng đầu tiên của báo cáo. Thêm vào đó, mọi dữ liệu xuất hiện trong cột báo cáo đều được làm nổi bật bằng màu vàng nhạt; một mũi tên bốn đầu xuất hiện ở góc trái trên đầu đề cột. Mũi tên bốn đầu đó cho biết bạn có thể kích và kéo nó để di chuyển cột đến nơi khác trong báo cáo. Tới đây ta sẽ làm điều đó. Đầu tiên, hãy đóng báo cáo.

BÀI TẬP 6.3: ĐÓNG BÁO CÁO

1. Kích phải MyCustomerReport tab.

2. Kích Close trong pop-up menu. Access sẽ đóng báo cáo và cửa sổ báo cáo.

3. Đảm bảo Navigation Pane hiển thị tất cả các đối tượng bằng cách kích ô danh sách Navigation Pane ở đỉnh rồi kích Object Type.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Mục tiêu

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Mục tiêu

Chương này mở rộng kiến thức Access của bạn bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về báo cáo trong Microsoft Access. Bạn sẽ học các ưu điểm khi dùng báo cáo cũng như định nghĩa và dùng báo cáo kế toán. Trong toàn chương, các bài tập nhấn mạnh những kỹ thuật quan trọng nhằm xây dựng hệ thông tin kế toán. Như các chương trước, chương này định hướng ứng dụng. Các bài tập khuyến khích bạn tích cực dùng lý thuyết trước đây để tạo các báo cáo điển hình. Cụ thể, bạn sẽ học cách:

• Tạo nhanh báo cáo từ một bảng.
• Sửa báo cáo ở góc nhìn Layout.
• Tạo báo cáo bằng Report Wizard.
• Hiểu các hướng dẫn để thiết kế tốt báo cáo.
• Tạo báo cáo nhiều bảng.
• Xuất báo cáo ra giấy, dạng PDF, và XPS.
• Tạo nhãn thư tín.

Ta tiếp tục dùng hệ cơ sở dữ liệu The Coffee Merchant làm ứng dụng nền của chương. Cơ sở dữ liệu  trong chương chứa mọi đối tượng cần để thực hiện mọi bài tập trong chương.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - Tổng kết

James Perry, Richard Newmark

Chương 5
Tạo và dùng forms

Tổng kết

Chương này đã trình bày việc dùng Access để tạo và sửa forms. Forms hiển thị thông tin từ một hay nhiều bảng cơ sở dữ liệu, và forms cung cấp một giao diện trực quan hơn, thân thiện hơn giữa người dùng form và cơ sở dữ liệu. Form Access chuẩn hiển thị một dòng bảng mỗi form. Form phân tách hiển thị các trường bảng trong form chuẩn ở nửa trên và góc nhìn datasheet của bảng ở nửa dưới. Forms phân tách sẽ đồng bộ những thay đổi bất kỳ ở cả hai góc nhìn dữ liệu. Form nhiều mục hiển thị dữ liệu theo dòng và cột, với các tên trường từ bảng bên dưới sẽ xuất hiện trên đầu mỗi cột.

Form Wizard tăng tốc việc tạo form. Nhiều bảng có thể được hiển thị trên một form bằng cách chọn nguồn dữ liệu, mỗi lần một nguồn, từ danh sách bảng và truy vấn khả dụng. Bạn có thể sửa forms ở góc nhìn Layout hay góc nhìn Design. Mỗi góc nhìn có ưu điểm riêng. Góc nhìn Layout thuận tiện cho việc di chuyển các cột và nhóm cùng lúc nhanh chóng và dễ dàng. Góc nhìn Design cho phép bạn thêm các thành phần điều khiển chẳng hạn ô đánh dấu, ô danh sách, và nút radio vào form. Mọi chi tiết thuộc tính của thành phần điều khiển được hiển thị trong Property Sheet ở góc nhìn Design. Mở Property Sheet ở góc nhìn Design bằng cách nhấn F4.

Hãy áp đặt tính toàn vẹn dữ liệu bằng cách thiết đặt miền giá trị và các qui tắc cần thiết cho thành phần điều khiển hiển thị trường bảng. Chẳng hạn, đặt thuộc tính qui tắc hợp lệ Validation Rule trong trường bị ràng buộc để áp đặt qui tắc nhập liệu khả dĩ cho trường đó. Nút lệnh và ô danh sách tùy chọn là cách tự nhiên để giới hạn các chọn lựa của người dùng về những lựa chọn trong tập nút radio hay trong danh-sách-sổ-xuống.

Forms có thể có các subforms. Subforms là cách tiện lợi để hiển thị các bản ghi thuộc bảng ở phía nhiều trong quan hệ một-nhiều. Tạo form và subform bằng cách chọn bảng ở phía một trong quan hệ 1-M rồi kích Form trên Create tab.

Forms có thể không quan hệ với bảng bất kỳ. Form có thể chỉ chứa các ô văn bản không bị ràng buộc và các thành phần điều khiển tính toán để tạo một ứng dụng trong đó các thành phần điều khiển tính toán dẫn xuất giá trị của chúng từ các ô văn bản khác trên form. Form thế chấp là một minh họa về form dạng này. Nó chứa các giá trị ô văn bản phụ thuộc mà tên thành phần điều khiển của chúng được tham chiếu bởi biểu thức làm nguồn cho thành phần điều khiển tính toán.

Form điều hướng là form đặc biệt chứa các tabs để mở các form khác. Form điều hướng cung cấp giao diện cho những người không quen Access. Bằng việc kích một tab trên form điều hướng, một form hay báo cáo khác sẽ xuất hiện cho phép người dùng sửa hay duyệt lại dữ liệu bảng. Một tab điều hướng khác có thể hiển thị báo cáo hay hóa đơn. Access sẽ tự động mở form nào được qui định là “Display Form” trong mục Current Database ở góc nhìn Backstage. Form được mở khi mở cơ sở dữ liệu được gọi là form khởi đầu.