Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 11 - Form thông tin cổ đông / bên cho vay Stockholder/Creditor

James Perry, Richard Newmark

Chương 11
Qui trình tài chính

Form thông tin cổ đông / bên cho vay Stockholder/Creditor

Form thông tin cổ đông / bên cho vay Stockholder/Creditor Information chứa dữ liệu tương tự form thông tin nhà cung ứng Vendor Information mà bạn đã tạo ở Chương 9. Vì thế, bạn sẽ bắt đầu với một bản sao của form thông tin nhà cung ứng Vendor Information rồi chỉ việc sửa nguồn dữ liệu từ tblVendor thành tblStockholderCreditor.

BÀI TẬP 11.6: DÙNG FORM THÔNG TIN NHÀ CUNG ỨNG VENDOR INFORMATION ĐỂ TẠO FORM THÔNG TIN CỔ ĐÔNG / BÊN CHO VAY STOCKHOLDER/CREDITOR INFORMATION

1. Tạo một bản sao của frmVendor ở phần Chapter 9 Forms thuộc Navigation Pane rồi đặt tên là frmStockholderCreditor.

2. Mở frmStockholderCreditor ở góc nhìn Design. Nó nằm ở phần Unassigned Objects thuộc Navigation Pane.

3. Kích Property Sheet ở nhóm Tools nếu Property Sheet chưa mở.

4. Chọn Form từ combo box ở đỉnh Property Sheet. Trên Data tab, sửa Record Source thành tblStockholderCreditor.

5. Hãy sửa VendorID thành FinancierID. Kích thành phần điều khiển VendorID control. Trên Property Sheet, hãy sửa Control Source thành FinancierID bằng cách kích mũi tên combo box. Kích Other tab. Sửa Name thành FinancierID.

6. Sửa nhãn ở phần chi tiết Detail của form thành Financier #.

7. Hãy sửa Control Source của các trường còn lại thành trường thích hợp từ tblStockholderCreditor. Chẳng hạn, sửa Control Source từ VendorName thành FinancierName. Cũng vậy, sửa các thuộc tính Name trong Other tab để bắt đầu với Financier.

8. Sửa đầu đề Header thành thông tin cổ đông / bên cho vay Stockholder/Creditor Information.

9. Lưu form. Xem form ở góc nhìn Form. Nó cần trông giống form ở Hình 11.7 sau khi bạn nhập liệu từ Hình 11.6.

Hình 11.7 Form thông tin cổ đông / bên cho vay Stockholder / Creditor ở góc nhìn Form.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 11 - Bảng cổ đông / bên cho vay Stockholder/Creditor

James Perry, Richard Newmark

Chương 11
Qui trình tài chính

Bảng cổ đông / bên cho vay Stockholder/Creditor

Bảng đầu tiên trong qui trình tài chính sẽ được mô tả là bảng cổ đông / bên cho vay Stockholder/Creditor. Nó chứa các trường giống bảng nhà cung ứng Vendor. Vì ta sẽ thu thập cùng một dữ liệu về nhà cung ứng và cổ đông / bên cho vay, ta đã có thể lưu thông tin cổ đông/ bên cho vay vào bảng nhà cung ứng Vendor. Tuy nhiên, ta sẽ cần thêm bảng kiểu tác nhân ngoại, rồi kết nối hai bảng bằng cách thên trường mã kiểu tác nhân ngoại ExternalAgentTypeID vào bảng nhà cung ứng Vendor. Hơn nữa, ta cần đổi tên bảng và các thuộc tính để phản ánh chính xác nội dung bảng và các trường của nó. Việc đặt tên bảng và thuộc tính không phải là vấn đề lớn cho đến khi bạn nhận ra rằng các trường và biểu thức trong các truy vấn và đối tượng Access khác có thể cần phải thay đổi bằng tay. Một phương án khác, được chọn ở đây, là thêm một bảng riêng Stockholder/Creditor.

BÀI TẬP 11.5: TẠO BẢNG CỔ ĐÔNG / BÊN CHO VAY TBLSTOCKHOLDERCREDITOR TỪ BẢNG NHÀ CUNG ỨNG TBLVENDOR

1. Mở cơ sở dữ liệu Ch11.accdb.

2. Hãy tạo một bản sao của bảng nhà cung ứng tblVendor. Kích bảng nhà cung ứng tblVendor trong phần Chapter 9 Tables thuộc Navigation Pane. Nhấn Ctrl+C, nhấn Ctrl+V, gõ tblStockholderCreditor vào ô Paste Table As, kích nút radio Structure Only, rồi kích OK.

3. Mở bảng cổ đông / bên cho vay tblStockholderCreditor ở góc nhìn Design. Nó nằm ở phần Unassigned Objects thuộc Navigation Pane.

4. Sửa tên khóa chính từ VendorID thành FinancierID. Ta đã chọn Financier thay vì StockholderCreditor làm tiền tố cho các tên trường thuộc tblStockholderCreditor vì nó ngắn hơn nhiều và có nghĩa tương tự. Sửa phụ đề Caption của FinancierID thành Financier #.

5. Sửa tiền tố trên các trường còn lại từ Vendor thành Financier.

6. Lưu các thay đổi rồi đóng bảng. Hãy đợi đến khi bạn tạo Stockholder/Creditor form để nhập dữ liệu cổ đông / bên cho vay ở Hình 11.6.

Hình 11.6 tblStockholderCreditor ở góc nhìn Datasheet.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 11 - Thông tin cổ đông Stockholder và bên cho vay Creditor

James Perry, Richard Newmark

Chương 11
Qui trình tài chính

Thông tin cổ đông Stockholder và bên cho vay Creditor

Các công ty cần dễ dàng và tự tin truy xuất thông tin về các cổ đông và bên cho vay. Việc truy xuất thông tin này cần được giới hạn chỉ cho những cá nhân cần đến nó. Hãy hình dung mọi nhân viên Wal-Mart đều có quyền truy xuất thông tin liên lạc đến mọi bên cho vay của Wal-Mart! Các kế toán viên và quản lý viên tham gia các hoạt động tài chính sẽ cần tên, địa chỉ, số điện thoại, và người liên hệ của cổ đông và bên cho vay. Họ cũng cần biết số cổ phiếu mà cổ đông đang sở hữu hay khoản vay nào liên quan đến bên cho vay nào. Giống như thông tin khách hàng, nhà cung ứng, và nhân viên, mọi thông tin về cổ đông và bên cho vay được lưu vào một bảng để đảm bảo thông tin được nhất quán khi dùng. Chẳng hạn, nếu bên cho vay chuyển địa điểm, địa chỉ của bên cho vay chỉ được sửa một lần. Trong hệ thông tin kế toán cơ sở dữ liệu quan hệ (AIS) của Pipefitters, thông tin cổ đông và bên cho vay được lưu trong bảng Stockholder/Creditor.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 11 - Hoàn tất mô hình tài chính

James Perry, Richard Newmark

Chương 11
Qui trình tài chính

Hoàn tất mô hình tài chính

Để hoàn thành mô hình, các khóa chính cho từng thực thể đã được nhận diện (xem Hình 11.4). Dựa trên các khóa chính và lực lượng tham gia, bạn có thể tạo các khóa ngoại và bảng quan hệ. Cần lực lượng tham gia gì để liên kết hai thực thể qua bảng quan hệ thay vì dùng khóa ngoại? Hãy ôn lại phần “Hệ quản trị cơ sở dữ liệu” ở Chương 2 nếu bạn không chắc.

Hình 11.4 Qui trình tài chính với các khóa chính.

BÀI TẬP 11.4: TẠO CÁC QUAN HỆ QUA KHÓA NGOẠI VÀ BẢNG QUAN HỆ

1. Bằng việc dùng các khóa chính cung cấp cho mô hình dữ liệu của Pipefitters ở Hình 11.4, hãy tạo khóa ngoại cho các quan hệ một-nhiều one-to-many.

2. Hãy tạo khóa ngoại cho các quan hệ một-một one-to-one.

Nếu khóa ngoại cho các quan hệ một-nhiều one-to-many của bạn không khớp với các khóa ngoại ở Hình 11.5, hãy ôn lại phần “Hệ quản trị cơ sở dữ liệu” ở Chương 2.

Làm sao bạn tạo được liên kết cho quan hệ một-một one-to-one? Bạn có thể đặt khóa ngoại cho một trong hai bảng thuộc quan hệ một-một one-to-one, nhưng bạn không thể đặt khóa ngoại cho cả hai bảng. Qui tắc chung chọn bảng là tránh giá trị rỗng null. Nếu đó là quan hệ thời gian, chẳng hạn giữa biến cố cam kết và biến cố kinh tế, hãy tạo khóa ngoại trong biến cố phát sinh sau để tránh giá trị rỗng null. Chẳng hạn, ở Hình 11.5 LoanID từ bảng hợp đồng vay Loan Agreement được gởi vào trường EventID trong bảng thâu ngân Cash Receipt. Bằng cách này, khi ghi nhận biến cố thâu ngân Cash Receipt, khóa ngoại LoanID đã tồn tại. Nếu RAID, khóa chính của bảng thâu ngân Cash Receipt, được gởi làm khóa ngoại trong bảng hợp đồng vay Loan Agreement thì trường khóa ngoại RAID không thể là trường bắt buộc vì nó phải rỗng null cho đến khi ghi nhận biến cố thâu ngân từ việc vay. Đây là một khuyết điểm của kiểm soát nội bộ. Các kiểm toán viên trong và ngoài sẽ phải thêm việc để xác định giá trị rỗng null nào của khóa ngoại RAID là đúng và giá trị nào là lỗi hay bất thường.

Hình 11.5 Qui trình tài chính với các khóa chính, khóa ngoại, và bảng quan hệ.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 11 - Các giả định nhằm đơn giản hóa

James Perry, Richard Newmark

Chương 11
Qui trình tài chính

Các giả định nhằm đơn giản hóa

Để đơn giản, ta sẽ bỏ qua biến cố công bố cổ tức Dividend Declaration, được mô hình là một biến cố cam kết khác. Biến cố đó sẽ liên kết với biến cố giải ngân Cash Disbursement và hợp đồng mua bán cổ phiếu Stock Subscription. Biến cố phát hành cổ phiếu Stock Issue sẽ không còn liên kết trực tiếp với biến cố giải ngân Cash Disbursement.

Một giả định đơn giản hóa khác là ta không liên kết các biến cố cam kết với tài nguyên, tài khoản tiền mặt Cash Account, qua các quan hệ dành riêng Reservation. Nhắc lại các quan hệ dành riêng Reservation từ các chương trước: quan hệ Sale Order – Inventory trong qui trình bán hàng - thu tiền (Chương 8), quan hệ Purchase Order – Inventory trong qui trình mua hàng - chi tiền (Chương 9), và quan hệ Work Schedule – Labor Type trong qui trình nhân sự HR (Chương 10).

BÀI TẬP 11.3: THÊM CÁC BIẾN CỐ CAM KẾT VÀO MÔ HÌNH DỮ LIỆU TÀI CHÍNH CỦA PIPEFITTERS SUPPLY COMPANY

1. Hãy thêm hợp đồng vay Loan Agreement và hợp đồng mua bán cổ phiếu vào mô hình dữ liệu tài chính trong Hình 11.2 và các quan hệ thích hợp.

2. Hãy thêm lực lượng vào các quan hệ.

Hình 11.3 trình bày mô hình dữ liệu qui trình tài chính đầu đủ cho Pipefitters Supply Company. Quan hệ hoàn tất Fulfillment giữa các biến cố cam kết (hợp đồng vay Loan Agreement và hợp đồng mua bán cổ phiếu Stock Subscription) và thâu ngân Cash Receipt là một-một one-to-one vì phần mô tả cho biết một hợp đồng tài chính chỉ có một đợt thâu ngân. Quan hệ hoàn tất Fulfillment giữa một trong hai hợp đồng tài chính với giải ngân Cash Disbursement là một-nhiều one-to-many. Mỗi hợp đồng vay Loan Agreement sẽ có nhiều đợt giải ngân Cash Disbursement để trả nợ, và mỗi đợt giải ngân Cash Disbursement để trả nợ chỉ liên quan đến một hợp đồng vay Loan Agreement. Lập luận tương tự cũng áp dụng giữa hợp đồng mua bán cổ phiếu Stock Subscription và các đợt giải ngân Cash Disbursement để chia cổ tức. Cũng vậy, quan hệ tham gia Participation giữa các biến cố cam kết và tác nhân (tác nhân nội Internal lẫn tác nhân ngoại External) là một-nhiều one-to-many vì duy nhất một tác nhân nội Internal và một tác nhân ngoại External tham gia vào từng biến cố cam kết, và một tác nhân có thể tham gia nhiều biến cố cam kết theo thời gian.

Hình 11.3 Qui trình tài chính của Pipefitters Supply Company với tất cả các tài nguyên, biến cố, và tác nhân.

Để ý rằng ta đã thêm thực thể kiểu giải ngân Cash Disbursement Type đã giới thiệu ở Chương 10. Ta đã dùng lập luận tương tự để thêm thực thể kiểu thâu ngân Cash Receipt Type vào mô hình dữ liệu tài chính của Pipefitters, vì Pipefitters có ít nhất ba kiểu thâu ngân: thu tiền khách hàng, tiếp nhận khoản vay, và phát hành cổ phiếu. Sau cùng, ta đã lờ đi ba thực thể phân loại nhân viên (kiểu nhân viên Employee Type, khoản miễn thuế Exemption, và thuế thu tại nguồn Withholding) trong mô hình để làm sơ đồ dễ đọc hơn. Hãy hình dung mô hình dữ liệu sẽ rối rắm ra sao nếu có thêm ba bảng và các quan hệ … hay mô hình có đầy đủ bốn qui trình tác nghiệp của Pipefitters (tài chính, mua hàng chi tiền, nhân sự HR, và bán hàng thu tiền)!

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 11 - Hợp đồng mua bán cổ phiếu

James Perry, Richard Newmark

Chương 11
Qui trình tài chính

Hợp đồng mua bán cổ phiếu

Hợp đồng mua bán cổ phiếu cũng qui định các điều khoản thu tiền, gồm số cổ phiếu cần phát hành và giá cổ phiếu. Nó còn qui định kiểu cổ phiếu. Tuy nhiên, vì Pipefitters chỉ phát hành cổ phiếu thường, hợp đồng mua bán cổ phiếu không qui định thời điểm và khoản chia cổ tức trong tương lai. Nếu Pipefitters phát hành cổ phiếu ưu đãi, hợp đồng mua bán cổ phiếu còn chứa mức cổ tức hàng năm. Pipefitters không phát hành cổ phiếu ưu đãi vì công ty buộc phải chia cổ tức ngay khi có đủ lợi nhuận để chia.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 11 - Hợp đồng vay

James Perry, Richard Newmark

Chương 11
Qui trình tài chính

Hợp đồng vay

Hợp đồng vay qui định các điều khoản tiếp nhận khoản vay. Hợp đồng vay còn qui định lãi suất, thời điểm và khoản tiền trong từng đợt giải ngân, cũng như sự phân bổ trong từng đợt giải ngân vào nợ gốc và lãi.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 11 - Các biến cố cam kết

James Perry, Richard Newmark

Chương 11
Qui trình tài chính

Các biến cố cam kết

Ở Bài tập 11.3, bạn sẽ thêm không chỉ một, mà hai biến cố cam kết. Không giống các mô hình dữ liệu ở các qui trình tác nghiệp khác đã được mô hình trong tài liệu này, mỗi biến cố cam kết được nối với cả biến cố tăng kinh tế và biến cố giảm kinh tế.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 11 - Biến cố giải ngân Cash Disbursement

James Perry, Richard Newmark

Chương 11
Qui trình tài chính

Biến cố giải ngân Cash Disbursement

Biến cố này tương tự biến cố giải ngân Cash Disbursement đã được mô hình trong qui trình mua hàng - chi tiền ở Chương 9 và qui trình nhân sự HR ở Chương 10. Mô hình dữ liệu ở Hình 11.2 cho thấy một biến cố giải ngân Cash Disbursement sẽ phát sinh một dòng tiền ra Outflow để đến tác nhân ngoại External, cổ đông hay bên cho vay, và một nhân viên (tác nhân nội Internal) cũng tham gia quan hệ. Một lần nữa, bạn thấy các quan hệ tham gia điển hình.

Quan hệ dòng ra Outflow giữa giải ngân Cash Disbursement và tài khoản tiền mặt Cash Account cũng là một-nhiều one-to-many vì một tài khoản tiền mặt Cash Account có thể có nhiều dòng ra Outflow từ nhiều biến cố giải ngân Cash Disbursement và một biến cố giải ngân Cash Disbursement cụ thể chỉ đến từ duy nhất một tài khoản tiền mặt Cash Account.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 11 - Biến cố thâu ngân Cash Receipt

James Perry, Richard Newmark

Chương 11
Qui trình tài chính

Biến cố thâu ngân Cash Receipt

Biến cố thâu ngân Cash Receipt ở Hình 11.2 hầu như giống biến cố thâu ngân được mô hình ở qui trình bán hàng - thu tiền ở Chương 8. Một biến cố thâu ngân Cash Receipt sẽ phát sinh một dòng tiền vào Inflow từ một cổ đông hay bên cho vay (tác nhân ngoại External), và một nhân viên (tác nhân nội Internal) cũng tham gia quan hệ. Cả hai biến cố tham gia đều là một-nhiều one-to-many.

Hình 11.2 Tính đối ngẫu tài chính của Pipefitters Supply Company với tài nguyên và các tác nhân.

Tài nguyên, tài khoản tiền mặt Cash Account, được dùng vì ta theo dõi thông tin các tài khoản tiền mặt, gồm thời điểm dòng tiền vào ra. Lực lượng một-nhiều one-to-many cho biết một tài khoản tiền mặt Cash Account có thể có nhiều dòng vào Inflow từ nhiều biến cố thâu ngân Cash Receipt và một biến cố thâu ngân Cash Receipt cụ thể chỉ được gửi vào duy nhất một tài khoản tiền mặt Cash Account.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 11 - Mô hình dữ liệu tài chính cơ bản

James Perry, Richard Newmark

Chương 11
Qui trình tài chính

Mô hình dữ liệu tài chính cơ bản

Trong bài tập sau bạn sẽ thêm các tài nguyên và tác nhân vào từng biến cố trong quan hệ đối ngẫu. Các biến cố tăng kinh tế có quan hệ dòng vào Inflow một tài nguyên và các biến cố giảm kinh tế có quan hệ dòng ra Outflow một tài nguyên. Các biến cố thường tham gia với ít nhất một tác nhân nội trong quan hệ tham gia nội Internal, và với duy nhất một tác nhân ngoại trong quan hệ tham gia ngoại External. Mô hình dữ liệu kết quả sẽ tạo nên phần lõi của qui trình tài chính.

BÀI TẬP 11.2: THÊM CÁC TÀI NGUYÊN VÀ TÁC NHÂN VÀO QUAN HỆ ĐỐI NGẪU CỦA CÁC BIẾN CỐ TÀI CHÍNH

1. Hãy thêm vào mô hình của bạn tài nguyên và các tác nhân cho biến cố thâu ngân Cash Receipt và các quan hệ của chúng với thâu ngân Cash Receipt.

2. Hãy thêm lực lượng vào các quan hệ với thâu ngân Cash Receipt.

3. Hãy thêm vào mô hình của bạn tài nguyên và các tác nhân cho biến cố giải ngân Cash Disbursement và các quan hệ của chúng với giải ngân Cash Disbursement.

4. Hãy thêm lực lượng vào các quan hệ với giải ngân Cash Disbursement.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 11 - Tính đối ngẫu của các biến cố kinh tế

James Perry, Richard Newmark

Chương 11
Qui trình tài chính

Tính đối ngẫu của các biến cố kinh tế

BÀI TẬP 11.1: MÔ HÌNH QUAN HỆ ĐỐI NGẪU CHO QUI TRÌNH TÀI CHÍNH CỦA PIPEFITTERS SUPPLY COMPANY

1. Dựa trên trình bày về qui trình tài chính của Pipefitters, hãy vẽ các thực thể và quan hệ đối ngẫu. Nhắc lại từ Chương 10 là việc trả lương và trả tiền mua hàng cho nhà cung ứng đều là biến cố giải ngân. Chúng chỉ là hai kiểu giải ngân khác nhau.

2. Hãy nhận diện biến cố tăng kinh tế bằng dấu “+”.

3. Hãy nhận diện biến cố giảm kinh tế bằng dấu “-”.

4. Hãy thêm các lực lượng vào bản vẽ của bạn.

Hình 11.1 trình bày tính đối ngẫu của qui trình tài chính. Thâu ngân Cash Receipt là biến cố tăng kinh tế; và tiền nhận được từ bên cho vay trong biến cố tiếp nhận khoản vay, và tiền còn nhận được từ cổ đông trong biến cố phát hành cổ phiếu. Giải ngân Cash Disbursement là biến cố giảm kinh tế, có thể từ việc trả nợ cho bên cho vay hay chia cổ tức cho cổ đông. Thâu ngân hầu như luôn xảy ra trước giải ngân.

Hình 11.1 Tính đối ngẫu tài chính của Pipefitters Supply Company.

Cả hai kiểu biến cố thâu ngân tài chính Cash Receipt đều có thể tham gia vào nhiều (M) đợt giải ngân Cash Disbursements. Hơn nữa, vì một đợt giải ngân Cash Disbursement chỉ thuộc một khoản vay hay phát hành cổ phiếu (các biến cố thâu ngân), phía thâu ngân Cash Receipt của quan hệ là 1.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 11 - Qui trình tác nghiệp tài chính của Pipefitters Supply Company

James Perry, Richard Newmark

Chương 11
Qui trình tài chính

Qui trình tác nghiệp tài chính của Pipefitters Supply Company

Pipefitters Supply Company thỉnh thoảng cần tài trợ từ bên ngoài. Nguồn tài trợ bên ngoài chủ yếu là từ ngân hàng. Khi công ty mượn tiền ngân hàng, một trong ba chủ sở hữu của Pipefitters sẽ đàm phán hợp đồng vay, nhưng giao trách nhiệm cho một kế toán viên kiểm tra các điều khoản ghi trong hợp đồng phải khớp với những điều đã đàm phán. Việc nhận khoản vay thường diễn ra trong vòng 10 ngày sau khi ký hợp đồng. Một kế toán viên chịu trách nhiệm đảm bảo khoản vay được gửi vào một tài khoản phi kinh doanh. Tiền được chuyển khỏi tài khoản phi kinh doanh khi cần. Từng hợp đồng vay sẽ đi kèm với một đợt nhận khoản vay. Pipefitters Supply Company luôn trả góp vì cách đó khiến các dòng tiền của họ dễ dự đoán hơn. Việc trả nợ (giải ngân) được tiến hành hàng tháng, gồm nợ gốc lẫn lãi. Mỗi đợt trả nợ chỉ cho một khoản vay, thậm chí khi Pipefitters có nhiều khoản vay với cùng một ngân hàng. Một kế toán viên chịu trách nhiệm trả nợ. Các đợt trả nợ được trả từ tài khoản kinh doanh.

Pipefitters ban đầu phát hành cổ phiếu cho các sáng lập viên, nhưng hiện nay họ phát hành cổ phiếu cho các nhà đầu tư bên ngoài như một phương án huy động vốn vay. Hợp đồng mua bán cổ phiếu (stock subscriptions) bao gồm số cổ phiếu với giá từng cổ phiếu được đàm phán trước thời điểm phát hành. Các điều khoản đã đàm phán, gồm số cổ phiếu và giá phát hành, là một phần thông tin trong hợp đồng mua bán cổ phiếu. Mọi hợp đồng mua bán cổ phiếu đều áp dụng cho cổ phiếu không ghi mệnh giá. Một hợp đồng mua bán cổ phiếu chỉ liên quan đến một cổ đông. Giống hợp đồng vay, một chủ sở hữu (mặc dù mọi cổ đông đều là chủ sở hữu doanh nghiệp, ta dùng thuật ngữ chủ sở hữu nhằm ám chỉ các cổ đông, thường là sáng lập viên công ty, đang điều hành công việc kinh doanh chứ không phải các nhà đầu tư bị động) sẽ đàm phán hợp đồng mua bán cổ phiếu rồi giao trách nhiệm cho một kế toán viên. Việc phát hành cổ phiếu (thâu ngân) thường trong vòng 30 ngày sau khi ký hợp đồng mua bán cổ phiếu. Một kế toán viên chịu trách nhiệm thâu ngân từ việc phát hành cổ phiếu, gửi tiền vào một tài khoản phi kinh doanh và chuyển vào một tài khoản kinh doanh khi cần. Cổ tức thường được chia hàng tháng từ tài khoản kinh doanh. Cổ tức trên từng cổ phiếu sẽ phụ thuộc lợi nhuận của công ty và khả năng thanh khoản (liquidity) hiện thời của họ. Cổ tức được một kế toán viên xử lý. Pipefitters chưa bao giờ mua lại cổ phiếu từ chủ sở hữu / nhà đầu tư và không có ý định đó.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 11 - Giới thiệu

James Perry, Richard Newmark

Chương 11
Qui trình tài chính

Giới thiệu

Chương này trình bày qui trình tác nghiệp tài chính của hệ thông tin kế toán. Nhiều thành phần của qui trình này được minh họa qua việc dùng dữ liệu mẫu của Pipefitters Supply Company. Qui trình tài chính bao gồm các hoạt động liên quan đến việc tiếp nhận khoản vay và chứng khoán góp vốn cổ phần. Các hoạt động này bao gồm mọi thứ từ việc tiếp nhận nguồn tài chính từ bên ngoài cho đến việc trả nợ và chia cổ tức. Dù công ty là nhà sản xuất, buôn bán, hay dịch vụ thì đều có qui trình tài chính tương tự. Hoạt động tài chính nợ bắt đầu bằng hợp đồng vay giữa công ty và bên cho vay, chứa các điều khoản vay. Sau đó công ty phát hành nợ - trao hối phiếu (giấy hẹn trả nợ) rồi nhận các khoản vay. Sau đó khoản vay được trả kèm lãi theo một hay nhiều đợt giải ngân. Hoạt động huy động vốn cổ đông bắt đầu bằng hợp đồng mua bán cổ phiếu giữa công ty và cổ đông, chứa các điều khoản phát hành cổ phiếu. Sau đó công ty phát hành cổ phiếu đến cổ đông và công ty nhận tiền. Cổ tức thường được trả cho cổ đông trong suốt thời gian hoạt động của doanh nghiệp (chỉ những doanh nghiệp nào phát hành cổ phiếu).

Khác biệt trong các hoạt động tài chính thường do qui mô công ty, tốc độ tăng trưởng, và số vòng quay của tiền (từ thời điểm mua hàng đến khi thu được tiền từ khách hàng. Chẳng hạn, các doanh nghiệp nhỏ thường phát hành cổ phiếu đến các chủ sở hữu tích cực, chứ không đến nhà đầu tư bị động. Họ có thể tự quản lý việc phát hành cổ phiếu. Các doanh nghiệp lớn rất có thể dùng công ty môi giới để quản lý việc phát hành cổ phiếu, rao bán trên sàn chứng khoán chủ yếu cho các nhà đầu tư bị động.

Hãy tải cơ sở dữ liệu Ch11.accdb về máy của bạn. Cơ sở dữ liệu này chứa mọi đối tượng cần thiết để làm theo các minh họa trong chương.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 11 - Mục tiêu

James Perry, Richard Newmark

Chương 11
Qui trình tài chính

Mục tiêu

Qui trình tác nghiệp tài chính bao gồm các hoạt động huy động vốn vay và huy động vốn cổ đông. Các hoạt động huy động vốn vay bao gồm hợp đồng vay, tiếp nhận khoản vay (thâu ngân), và trả nợ (giải ngân). Các hoạt động huy động vốn cổ đông bao gồm hợp đồng mua bán cổ phiếu, phát hành cổ phiếu (thâu ngân), công bố việc chia cổ tức, chia cổ tức (giải ngân), và mua lại cổ phiếu (giải ngân). Thông tin về các biến cố này được ghi nhận để ra quyết định, báo cáo tài chính, và duy trì các ghi nhận về tài nguyên liên quan đến các biến cố này (tiền) cũng như các tác nhân liên quan (chủ sở hữu / nhà đầu tư, bên cho vay, và nhân viên). Ở chương này, bạn sẽ biết cách dùng Microsoft Access để thiết kế bảng, truy vấn, forms, và báo cáo để giúp bạn:

• Tạo mô hình qui trình tác nghiệp tài chính.
• Tạo cơ sở dữ liệu Access dựa trên mô hình qui trình tác nghiệp.
• Tạo kiểm soát để áp đặt các qui tắc tác nghiệp.
• Tạo và bảo trì các ghi nhận về chủ sở hữu / nhà đầu tư và bên cho vay.
• Tạo và bảo trì các ghi nhận về tiền.
• Ghi nhận các hợp đồng vay.
• Ghi nhận các đợt thu tiền từ bên cho vay.
• Ghi nhận việc trả nợ gốc và lãi cho bên cho vay.
• Ghi nhận hợp đồng mua bán cổ phiếu.
• Ghi nhận các đợt thu tiền từ chủ sở hữu / nhà đầu tư.
• Ghi nhận việc công bố cổ tức.
• Ghi nhận việc chia cổ tức cho chủ sở hữu / nhà đầu tư.
• Phát sinh thông tin để báo cáo tài chính.
• Phát sinh thông tin để dùng nội bộ.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 10 - Tổng kết

James Perry, Richard Newmark

Chương 10
Qui trình nhân sự

Tổng kết

Chương này trình bày cách thiết kế và tạo tác qui trình tác nghiệp nhân sự. Trong giai đoạn thiết kế bạn đã nhận diện tính đối ngẫu của các biến cố kinh tế, thêm biến cố kế hoạch làm việc, nhận diện và liên kết các tài nguyên cùng tác nhân gắn liền với các biến cố. Kế hoạch làm việc không có trong cơ sở dữ liệu thực vì Pipefitters chưa tích hợp kế hoạch làm việc điện tử vào hệ thông tin kế toán AIS của họ. Hơn nữa, tài nguyên nhân sự đã dùng, kiểu lao động, cũng không có trong hệ thông tin kế toán AIS vì Pipefitters chưa theo dõi công việc cụ thể mà nhân viên của họ đang làm. Sau đó bạn đã thêm các khóa chính, khóa ngoại, và bảng quan hệ. Bạn cũng đã dùng giai đoạn thiết kế để áp đặt các qui tắc tác nghiệp và thêm các kiểm soát.

Trong quá trình thiết kế qui trình tác nghiệp nhân sự bạn đã thấy những tương tự và khác biệt giữa mô hình dữ liệu cho qui trình nhân sự HR và qui trình mua hàng - chi tiền. Có những tương tự vì bạn đã áp dụng phương pháp luận tài nguyên, biến cố và tác nhân để tạo cơ sở dữ liệu, đồng thời cả hai cơ sở dữ liệu đều có biến cố giải ngân. Sự khác biệt trong hai qui trình đã làm cho việc thiết kế cơ sở dữ liệu khó hơn. Chẳng hạn, việc xác định tài nguyên đã dùng hay tác nhân ngoại là khá thách thức. Tuy nhiên, bằng cách theo đúng các bước nhận diện biến cố, tài nguyên và tác nhân mà chúng gắn với đã giúp bạn đặt đúng câu hỏi.

Sau khi thiết kế cơ sở dữ liệu, bạn đã tạo tác nó trong Access bằng việc tạo các bảng và quan hệ giữa chúng. Một trong những thách thức nhất ở phần thiết kế cơ sở dữ liệu này là liên kết các bảng và quan hệ từ các qui trình tác nghiệp khác. Bạn đã thêm các bảng mới, sửa các thuộc tính trường, và thậm chí sửa các thuộc tính quan hệ.

Một khi tạo xong bảng và quan hệ, bạn đã trải nghiệm việc thực hiện các tính toán phức tạp. Đặc biệt khó là tính thuế liên bang thu tại nguồn federal withholding tax FWT. Dữ liệu để tính đến từ nhiều bảng và bạn thậm chí đã dùng kết quả truy vấn để xác định khóa trong bảng tra cứu.

Bạn đã tạo các truy vấn từ dữ liệu của qui trình nhân sự HR để phát sinh các báo cáo tài chính cho bên ngoài. Cuối cùng, bạn đã nỗ lực đáng kể trong việc tạo các báo cáo nội bộ cung cấp thông tin hữu ích.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 10 - Báo cáo thời gian đã làm việc

James Perry, Richard Newmark

Chương 10
Qui trình nhân sự

Báo cáo thời gian đã làm việc

Trong hai bài tập kế bạn sẽ tạo báo cáo hiển thị tổng số giờ làm việc trong giờ và ngoài giờ, lương trong giờ, lương ngoài giờ, và lương trước thuế gross pay, tất cả theo phòng ban. Kiểu báo cáo này có thể giúp quản lý viên quan tâm đến những phòng ban có thể có vấn đề nhân sự hay kế hoạch làm việc. Bạn sẽ tạo báo cáo này theo hai bước. Đầu tiên, bạn sẽ thiết kế một truy vấn liên kết ba bảng: sử dụng lao động Labor Acquisition, nhân viên Employee, và kiểu nhân viên Employee Type. Ở bước hai, bạn sẽ tạo báo cáo dựa trên truy vấn này.

BÀI TẬP 10.35: TẠO BÁO CÁO THỜI GIAN ĐÃ LÀM VIỆC

Hãy tạo truy vấn cho báo cáo.

1. Tạo một bản sao của qryGrossPay (trong phần Unassigned Objects thc Navigation Pane) và đặt tên là qryTimeWorked. Mở qryTimeWorked ở góc nhìn Design. Dùng Show Table trong nhóm Query Setup để thêm tblEmployeeType vào Table Pane.

2. Xóa các cột trường sau trong lưới QBE: EmployeeID, TimeCardID, EmployeePayRate, và GrossLessExempt. Xóa danh sách trường tblExemption khỏi Table Pane, do đó cũng xóa ExemptionAmount khỏi lưới QBE.

3. Kéo EmployeeTypeName từ danh sách trường tblEmployeeType vào cột đầu tiên trong lưới QBE. Lưu rồi thi hành truy vấn từ 1/1/2012 đến 3/31/2012. Bạn cần có 143 bản ghi. Đóng truy vấn.

Hãy tạo báo cáo thời gian đã làm việc và lương trước thuế gross pay theo phòng ban.

4. Kích qryTimeWorked trong phần Unassigned Objects thuộc Navigation Pane. Kích Create tab rồi kích Report Wizard trong nhóm Reports. Kích >> để chọn tất cả các trường khả dụng. Làm nổi bật LAPayPeriodEnded trong khung Selected Fields rồi kích nút < để loại nó. Kích Next.

5. Kích nút > để nhóm báo cáo theo EmployeeTypeName. Kích Next.

6. Kích nút Summary Options. Kích ô Sum cho tất cả năm trường đã kê; chọn nút radio Summary Only. Kích OK. Kích Next.

7. Kích nút radio Stepped Layout. Kích Next.

8. Đặt tên báo cáo là rptTimeWorked rồi kích Finish để xem báo cáo ở góc nhìn Print Preview. Nhập 1/1/2012 cho thời điểm đầu kỳ và 3/31/2012 cho thời điểm cuối kỳ. Kích Close Print Preview ở bên phải của dải lệnh Print Preview để trở về góc nhìn Design, góc nhìn này cần giống báo cáo ở Hình 10.39.

Hình 10.39 Góc nhìn Design và góc nhìn Print Preview của rptTimeWorked được tạo bằng Report Wizard.

BÀI TẬP 10.36: CẢI THIỆN BÁO CÁO THỜI GIAN ĐÃ LÀM VIỆC

Hãy tham khảo các Hình 10.40 đến 10.41 để làm bài tập này. Hơn nữa, bạn sẽ dùng các đối tượng từ rptEmployeePayRate trong báo cáo này để tiết kiệm thời gian và công sức.

Hình 10.40  rptTimeWorked cải tiến ở góc nhìn Design.

Hình 10.41 rptTimeWorked cải tiến ở góc nhìn Print Preview.

1. Kích và kéo đáy của Report Header xuống dưới để tăng kích thước của nó. Kích tiêu đề trong Report Header rồi xóa nó (nhấn phím Delete). Mở rptEmployeePayRate ở góc nhìn Design. Kích vùng trống ngay bên dưới ô For Internal Use Only rồi kéo con trỏ qua tất cả bốn ô tiêu đề (không gồm số trang) để chọn chúng. Nhấn Ctrl+C để sao chép các đối tượng này. Kích rptTimeWorked để trở về rptTimeWorked. Kích phần Report Header rồi nhấn Ctrl+V để dán. Với tất cả bốn ô tiêu đề vẫn đang được chọn, dùng phím mũi tên xuống để tạo khoảng không trên đỉnh của Report Header cho thông tin thời điểm và đường phân cách (xem Hình 10.40).

2. Sửa tiêu đề của báo cáo thành Time Worked & Gross Pay. Kích vùng trống trong Report Header để khử việc chọn tiêu đề. Để ý rằng bây giờ nó viết là Time Worked _Gross Pay. Dấu & không được hiển thị vì đây là ký tự đặc biệt được dùng để nối các biểu thức (chẳng hạn khi bạn tạo biểu thức CityStateZip). Để sửa, kích ô tiêu đề để chọn nó; kích biểu tượng lỗi (hình thoi màu vàng với dấu chấm than trên nó) kế ô tiêu đề; kích Change Caption rồi chọn Time Worked & Gross Pay. Sau khi đã điều chỉnh ô tiêu đề, chép và dán ô tiêu đề Time Worked & Gross Pay rồi dời nó lên góc trái trên của Report Header. Sửa tiêu đề thành For the Period between. Định cỡ lại ô để loại khoảng trống thừa. Tạo một bản sao của tiêu đề mới; dời và định cỡ lại nó theo Hình 10.40 rồi sửa tiêu đề thành and.

3. Thêm các thành phần điều khiển tham biến thời điểm. Kích Text Box trong nhóm Controls rồi kích vào Report Header nơi bạn muốn đặt thành phần điều khiển. Gõ tham biến thời điểm đầu [Beginning of Period Date] vào thành phần điều khiển. Xóa nhãn; sửa font cho khớp với tiêu đề bằng cách dùng các công cụ Font trên dải lệnh Format. Dùng Fomat tab trên Property Sheet để sửa Back Style và Border Style thành Transparent. Lờ đi biểu tượng lỗi. Tạo một bản sao tham biến thời điểm đầu. Dời nó đến đúng vị trí rồi sửa nội dung thành [End of Period Date]. Dùng góc nhìn Layout để định cỡ các thành phần điều khiển tham biến. Khi bạn chuyển từ góc nhìn Design sang một góc nhìn khác Access sẽ chạy lại truy vấn đằng sau báo cáo. Vì thế, bạn sẽ được yêu cầu nhập lại các tham biến thời điểm.

4. Sao chép đường thẳng từ Page Header của rptEmployeePayRate rồi dán vào Report Header của rptTimeWorked. Đảm bảo kích vào vùng Report Header trước khi dán. Sau khi định cỡ lại đường thẳng, hãy tạo một bản sao của nó để đặt ở đáy Report Header.

5. Xóa nhãn EmployeeTypeName trong Page Header. Kích và kéo ô chọn qua năm nhãn còn lại để chọn chúng. Kích và kéo chúng vào Report Header (xem Hình 10.40). Với năm nhãn được chọn, mở Property Sheet. Trên Format tab, đặt Back Style là Normal và Border Style là Transparent. Chọn Back Color và Fore (font) Color phù hợp. Kích và kéo phần trên của EmployeeTypeName Header lên trên để loại Page Header khỏi báo cáo.

6. Chọn các thành phần điều khiển trong phần Detail rồi xóa chúng. Kích và kéo phần trên của thanh EmployeeTypeName Footer lên trên để loại phần Detail khỏi báo cáo.

7. Xóa thành phần điều khiển Summary trên đỉnh của EmployeeTypeName Footer rồi xóa nhãn Sum bên dưới nó. Chọn năm tổng gộp trong EmployeeTypeName Footer rồi kéo chúng vào EmployeeTypeName Header ngay dưới các nhãn của chúng trong Report Header.

8. Loại bỏ EmployeeTypeName Footer. Xóa các thành phần điều khiển trong Page Footer rồi loại Page Footer.

9. Định dạng tất cả các tổng. Mở Property Sheet. Ở góc nhìn Layout bạn cần chọn nó từ shortcut menu, là menu bạn kích phải trong ứng dụng bất kỳ. Dùng Standard Format và 0 Decimal Places cho tổng số giờ đã làm việc. Dùng Currency Format và 2 Decimal Places cho các tổng lương.

10. Dùng góc nhìn Layout để điều chỉnh các nhãn và thành phần điều khiển gộp. Tại sao bạn phải nhập lại các tham biến thời điểm?

11. Chuyển giữa góc nhìn Layout và góc nhìn Design khi cần. Lưu báo cáo sau khi hoàn tất. Báo cáo giờ đây cần giống báo cáo hoàn chỉnh ở Hình 10.41. Đóng báo cáo.

Báo cáo này minh họa cách bố trí dữ liệu nhân sự để nhận được một số thông tin lý thú. Bằng việc xem xét tỉ lệ ngoài giờ so với trong giờ trong báo cáo này, quản lý viên tại Pipefitters Supply Company có thể nhận diện loại nhân viên nào chưa được tuyển dụng hợp lý hay có vấn đề về kế hoạch làm việc.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 10 - Báo cáo thông tin nhân viên

James Perry, Richard Newmark

Chương 10
Qui trình nhân sự

Báo cáo thông tin nhân viên

Bạn có thể tạo nhiều báo cáo từ thông tin trong tblEmployee. Báo cáo ví dụ mà bạn sẽ tạo trong bài tập kế minh họa một khả năng. Báo cáo lương nhân viên Employee Pay Rate trong bài tập này sẽ liệt kê tên nhân viên, thời điểm bắt đầu, và lương một giờ. Báo cáo sẽ nhóm các bản ghi nhân viên theo bộ phận và hiển thị lương một giờ trung bình của từng bộ phận.

BÀI TẬP 10.33: TẠO BÁO CÁO LƯƠNG NHÂN VIÊN EMPLOYEE PAY RATE

1. Tạo truy vấn cho báo cáo. Kích Create tab rồi kích Query Design trong nhóm Queries. Thêm tblEmployee và tblEmployeeType vào Table Pane. Kích Queries tab, thêm qryEmployeeName vào Table Pane rồi kích Close.

2. Thêm các trường sau vào lưới QBE theo thứ tự đã liệt kê:

• EmployeeTypeID và EmployeeTypeName từ danh sách trường tblEmployeeType. Đặt thuộc tính Sort của EmployeeTypeID là Ascending.
• EmployeeID từ danh sách trường tblEmployee. Đặt thuộc tính Sort là Ascending.
• EmployeeName từ danh sách trường qryEmployeeName.
• EmployeeStartDate và EmployeePayRate từ danh sách trường tblEmployee.

3. Lưu truy vấn là qryEmployeePayRateRptInfo. Đóng truy vấn.

4. Kích qryEmployeePayRateRptInfo trong phần Unassigned Objects thuộc Navigation Pane. Kích Create tab rồi kích Report Wizard trong nhóm Reports. Kích >> để chọn tất cả các trường. Kích Next. Kích Next lần nữa để chấp nhận góc nhìn dữ liệu mặc định (theo tblEmployeeType).

5. Kích Next để đến hộp thoại Sort Order. Hãy sắp các bản ghi chi tiết theo EmployeeID. Kích nút Summary Options. Kích ô Avg và nút radio Detail and Summary nếu nó chưa được chọn. Kích OK để lưu các tùy chọn tổng kết. Kích Next.

6. Kích nút radio Outline Layout. Kích Next và đặt tên báo cáo là rptEmployeePayRate rồi kích Finish để mở báo cáo ở góc nhìn Print Preview. Kích Close Print Preview ở bên phải thuộc dải lệnh Print Preview để trở về góc nhìn Design (xem Hình 10.36).

Hình 10.36 rptEmployeePayRate được tạo bằng Report Wizard ở góc nhìn Design và góc nhìn Print Preview.

BÀI TẬP 10.34: CẢI THIỆN BÁO CÁO LƯƠNG NHÂN VIÊN

Hãy tham khảo các Hình 10.37 và 10.38 khi làm bài tập này.

Hình 10.37 rptEmployeePayRate cải tiến ở góc nhìn Design.

Hình 10.38 Trang 1 của rptEmployeePayRate cải tiến ở góc nhìn Print Preview.

1. Kích Group and Sort trong nhóm Grouping & Totals trên dải lệnh Design. Group on EmployeeTypeID cần được chọn. Kích More. Kích mũi tên bên cạnh do not keep group together on one page rồi chọn keep whole group together on one page. Kích dấu X ở góc phải trên của khung Group, Sort, and Total để đóng nó.

2. Kích và kéo phần trên của thanh EmployeeTypeID Header xuống dưới để tạo vùng đầu đề trang Page Header. Kéo tiêu đề trong Report Header vào phần Page Header. Sửa tiêu đề theo Hình 10.37. Hãy tạo các bản sao cho từng tiêu đề trong Page Header. Hãy thử nghiệm với fonts và kích cỡ font. Sửa màu nền trong Page Header.

3. Loại bỏ Report Header bằng cách kích và kéo phần trên của thanh Page Header lên trên. Kích rồi xóa các đối tượng trong Page Footer. Kích và kéo thanh Report Footer lên trên để loại bỏ phần Page Footer. Loại bỏ các đối tượng trong phần EmployeeTypeID Footer và chỉnh độ cao của phần này bằng 1/4 inch.

4. Giờ đây bạn có bốn phần trên báo cáo: Page Header, EmployeeTypeID Header, Detail, và EmployeeTypeID Footer. Bạn có thể kích và kéo phần trên của thanh bên dưới mỗi phần để tang kích cỡ của mỗi phần. Cách này cho bạn không gian để chứa tất cả các thành phần điều khiển mà báo cáo yêu cầu. Hãy dời và định cỡ lại các thành phần điều khiển theo Hình 10.37. Nếu không thể kéo một thành phần điều khiển từ phần  này sang phần kia, bạn có thể cắt dán. Trước khi dán thành phần điều khiển, hãy kích vào vùng trống trong phần mà bạn muốn dán.

5. Hãy thêm số trang vào vùng Page Header. Kích phần Page Header để biến nó thành phần đang được quan tâm. Kích Page Numbers trong nhóm Header/Footer. Trong hộp thoại Page Numbers, chọn Page N Format, vị trí đầu trang Top of Page Position, và canh phải Right Alignment; kích OK. Dời và định cỡ lại thành phần điều khiển Page. Chuyển sang góc nhìn Layout để xem số trang trông ra sao khi chạy báo cáo.

6. Hãy dời và định cỡ lại các đối tượng trong EmployeeTypeID Header. Đặt tên lại nhãn Average Pay Rate. Dời nhãn và thành phần điều khiển đó vào trong EmployeeTypeID Header. Mở Property Sheet để xóa đường biên bao quanh thành phần điều khiển Average Pay Rate.

7. Thêm các đường thẳng. Kích Line trong nhóm Controls trên dải lệnh Design. Kích và kéo từ bên này form sang bên kia form. Việc vẽ đường thẳng bằng chuột hay bàn di touch pad có thể phải chú ý nhiều. Khi bạn đặt con trỏ sang bên kia báo cáo, hãy di chuột lên xuống cho đến khi không còn thấy đường thẳng. Điều này cho biết nó đã ngay. Hãy đặt đường thẳng có độ dày 2 points. Kích đường thẳng để chọn nó; kích Format tab; kích Shape Outline menu trong nhóm Control Formatting; di con trỏ đến Line Thickness rồi để con trỏ lơ lửng trên từng lựa chọn cho đến khi thấy xuất hiện độ dày – độ dày 2 points là lựa chọn thứ ba tính từ trên. Việc sao chép, di dời, và định cỡ lại đường thẳng thì dễ hơn vẽ một đường mới.

8. Hãy chuyển giữa góc nhìn Layout và góc nhìn Design khi cần. Báo cáo cuối cùng của bạn cần giống Hình 10.38. Lưu báo cáo sau khi hoàn tất. Đóng báo cáo.

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 10 - Các hạng mục trong báo cáo thu nhập

James Perry, Richard Newmark

Chương 10
Qui trình nhân sự

Các hạng mục trong báo cáo thu nhập

Các hạng mục trong báo cáo thu nhập income statement liên quan đến qui trình nhân sự HR của Pipefitters Supply Company là khoản chi lương và thuế lương. Khoản chi lương có thể được báo cáo dưới dạng gộp hay từng thành phần. Hai thành phần thuế lương thông dụng nhất là khoản chi thuế an sinh xã hội FICA Tax Expense và khoản chi thuế chăm sóc y tế Medicare Tax Expense. Bạn chỉ cần một truy vấn nữa để tính các hạng mục trong báo cáo thu nhập income statement liên quan đến nhân sự của Pipefitters.

BÀI TẬP 10.32: TẠO TRUY VẤN KHOẢN CHI LƯƠNG

1. Kích Create tab rồi kích Query Design trong nhóm Queries. Kích Queries tab. Thêm qryWagesPayable3-NetPay vào Table Pane rồi kích Close. Thêm GrossPay, FICA, và Medicare vào lưới QBE.

2. Kích Totals trong nhóm Show/Hide. Sửa thuộc tính Total cho từng trường thành Sum.

3. Mở Property Sheet. Thêm các phụ đề Caption ở Hình 10.35. Đặt Format là Currency và Decimal Places là 2 cho tất cả ba trường. Lưu truy vấn là qryPayrollExpenses. Thi hành truy vấn với 3/31/2012. Bạn cần có các tổng giống Hình 10.35. Đóng truy vấn.

Hình 10.35 Tập động dynaset qryPayrollExpenses với 3/31/2012.