Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 9 - Ghi nhận việc mua hàng (biên bản nhận hàng)

James Perry, Richard Newmark

Chương 9
Qui trình mua hàng - chi tiền

Ghi nhận việc mua hàng (biên bản nhận hàng)

Một khi Pipefitters Supply Company nhập dữ liệu đơn mua hàng rồi truyền dữ liệu đơn mua hàng của họ đến nhà cung ứng (bằng thư tín, fax, email, hay website của nhà cung ứng), tblReservation-PurchaseOrderInventory sẽ chứa thông tin dòng chi tiết mặt hàng mà họ kỳ vọng nhà cung ứng sẽ gửi đến. Khi hàng đến điểm tiếp nhận, Pipefitters ghi nhận số lượng và danh tính của từng mặt hàng trong từng đợt. Nhân viên nhận hàng nhập thông tin tiếp nhận này trực tiếp vào hệ thống kế toán của công ty bằng việc dùng một form cơ sở dữ liệu. Dữ liệu nhập vào biên bản nhận hàng điện tử này sẽ được ghi vào bảng mua hàng Purchase và bảng-quan-hệ mua hàng – tồn kho Purchase-Inventory.

Nhiều công ty dùng máy quét mã vạch để đọc mã định danh tồn kho trên bao bì hàng tồn kho. Máy quét này còn có thể đóng dấu thời điểm vào biên bản nhận hàng tồn kho. Bộ phận thanh toán thu thập các thông tin khác về hàng tồn kho đã nhận, gồm mã hóa đơn nhà cung ứng và giá từng mặt hàng, từ hóa đơn nhà cung ứng rồi nhập thông tin đó trực tiếp vào bảng mua hàng Purchase.

Để ghi dữ liệu mua hàng vào cơ sở dữ liệu, bạn sẽ dùng các bảng sau như đã trình bày ở Hình 9.4: tblPurchase, tblInflow-PurchaseInventory, tblInventory, tblEmployee, tblVendor, và tblPurchaseOrder. Các bảng mới duy nhất bạn cần tạo là tblPurchase và tblInflow-PurchaseInventory. Vì những bảng này tương tự tblPurchaseOrder và tblReservation-PurchaseOrderInventory, bạn không cần tạo chúng từ đầu.