James Perry, Richard Newmark
Chương 1
Nhập môn Microsoft Access
Mở bảng
Viên gạch cơ bản nhất của một cơ sở dữ liệu – và là đối tượng duy nhất thực sự chứa dữ liệu – là bảng (table). Ta bắt đầu bằng việc khảo sát bảng. Khi mở một bảng, nó xuất hiện trong cửa sổ Datasheet, còn được gọi là vùng làm việc của Access (Access work area). Góc nhìn Datasheet hiển thị dữ liệu theo dòng và cột, rất giống một bảng tính (spreadsheet). Có nhiều cách mở bảng, và cách tốt nhất là vấn đề thuộc sở thích cá nhân. Bạn có thể mở đối tượng bất kỳ, kể cả bảng, bằng một trong những phương pháp sau: (1) Kích kép tên đối tượng trong Navigation Pane để mở nó trong vùng làm việc của Access; (2) kích phải tên đối tượng rồi kích Open trong pop-up menu (trình đơn hiện lên); hay (3) kích và kéo tên đối tượng vào vùng làm việc của Access.
Sẽ dễ hiểu qui trình này hơn nếu bạn mở một bảng có sẵn và trải nghiệm một số nút lệnh và menus trên thanh công cụ. Để chuẩn bị làm bài tập kế, hãy khởi động Access và mở cơ sở dữ liệu Chương 1. Bây giờ bạn đã sẵn sàng làm theo các bước trong bài tập kế để mở một trong những bảng trong cơ sở dữ liệu.
BÀI TẬP 1.5: MỞ BẢNG
1. Hãy đảm bảo mọi đối tượng cơ sở dữ liệu được phân loại theo kiểu và tên của chúng được hiển thị bằng cách kích mũi tên trỏ xuống của Navigation Pane rồi kích Object Type ở nhóm Navigate to Category.
2. Nếu phân loại Tables đang đóng thì kích nút bên phải của Tables để mở danh sách bảng.
3. Kích kép tblCustomers trong phân loại Tables. (Ngoài ra, bạn có thể kích phải tblCustomers rồi kích Open trong pop-up menu.) Access mở bảng khách hàng customers ở góc nhìn Datasheet và hiển thị tab lệnh Datasheet mới trên dải lệnh (xem Hình 1.14).
Hãy dành ít thời gian khảo sát bảng khách hàng customers. Để ý các nút di chuyển trong Datasheet nằm dưới đáy cửa sổ. Dải lệnh chứa 2 tabs lệnh ngữ cảnh (contextual command tabs), FIELDS và TABLE. (Tab lệnh ngữ cảnh chỉ xuất hiện khi cửa sổ tương ứng được chọn.) Chúng là cảm ngữ cảnh và vì vậy chỉ xuất hiện khi bảng được hiển thị ở góc nhìn Datasheet. Việc kích lệnh ngữ cảnh FIELDS sẽ mở ra các nhóm Views (góc nhìn), Add & Delete (thêm và xóa), Properties (thuộc tính), Formatting (định dạng) và Field Validation (kiểm tra trường hợp lệ). Những nhóm này cho phép bạn dễ dàng thêm các trường mới vào góc nhìn Datasheet, thay đổi thuộc tính trường, thay đổi định dạng trường, và cung cấp kiểm tra hợp lệ cho một hay nhiều trường. Tab ngữ cảnh TABLE có các nhóm tác động đến các thuộc tính tổng thể của bảng và phát sinh hành động khi những biến cố cụ thể – chẳng hạn cập nhật hay chèn – phát sinh trong bảng.
Các nhóm và các lệnh xuất hiện trong dải lệnh sẽ phụ thuộc việc bạn đã kích tab lệnh nào. Theo mặc định, HOME tab sẽ mở khi bạn mở bảng ở góc nhìn Datasheet. Bên dưới các nút di chuyển bản ghi ở đáy cửa sổ là thanh trạng thái. Ở góc nhìn Datasheet, thanh trạng thái hiển thị chú thích cho cột bảng đã chọn. Để ý ở Hình 1.14 là thanh trạng thái hiển thị chuỗi “Primary Key” (khóa chính) vì đó là chú thích được tạo cho cột CustomerID.
Bạn có thể tùy chỉnh thanh trạng thái bằng cách kích phải rồi chọn tùy chọn bạn muốn. Hãy dành ít thời gian trải nghiệm việc tùy chỉnh thanh trạng thái.
THỬ NGHIỆM
Kích phải thanh trạng thái. Hộp thoại Customize Status Bar (tùy chỉnh thanh trạng thái) xuất hiện. Kích Caps Lock (chế độ gõ chữ hoa) để xóa dấu chọn. Kích View Shortcuts (hiển thị các lệnh đi tắt) để xóa dấu chọn. Kích bên ngoài hộp thoại để đóng nó. Để ý rằng các lệnh đi tắt ở góc phải dưới đã biến mất. Hãy hiển thị lại chúng bằng cách kích phải thanh trạng thái rồi kích View Shortcuts. Để ý rằng các lệnh đi tắt đã xuất hiện trở lên. Kích bên ngoài hộp thoại để đóng nó. (Các lệnh đi tắt là cách tiện lợi để chuyển qua lại giữa các góc nhìn Datasheet và Design.)
Hầu hết các tabs và nhóm trên dải lệnh đều quen thuộc, vì chúng tương tự trong các sản phẩm Windows khác. Bắt đầu phía trái của HOME tab (trên dải lệnh) là nhóm Views. Nó chứa các góc nhìn đã được đề cập trong phần thử nghiệm ở trên khi mở bảng. Bạn có thể nhanh chóng chuyển từ góc nhìn Datasheet sang góc nhìn thiết kế Design bằng cách kích biểu tượng trong nhóm Views – không cần phải dùng danh sách sổ xuống. Nhóm Clipboard (vùng nhớ tạm) chứa các biểu tượng quen thuộc Cut (cắt), Copy (sao chép), Paste (dán), và Format Painter (sao chép định dạng). Nhóm Sort & Filter (sắp xếp và lọc) cung cấp cách lọc bảng để hiển thị chỉ những bản ghi thỏa tập tiêu chuẩn và sắp xếp các dòng dựa trên một trường theo thứ tự tăng hay giảm dần. Nhóm Records (bản ghi) cung cấp các lệnh để thêm bản ghi mới, xóa một hay nhiều bản ghi hiện có, kiểm tra lỗi chính tả trong bảng, và hiển thị tổng số của một hay nhiều cột ở cuối bảng. Nhóm Find cung cấp các lệnh tìm kiếm bản ghi, thay thế, đi đến, và chọn bản ghi. Nhóm Text Formatting (định dạng văn bản) chứa nhiều lệnh định dạng cho phép thay đổi nhiều đặc trưng hiển thị trường, canh trái phải cho cột dữ liệu, đổi màu và kiểu chữ, cũng như các thay đổi định dạng khác.
Nếu bạn thích dùng bàn phím thay vì dùng chuột để thi hành lệnh, giao diện dải lệnh cung cấp đầy đủ các phím tắt gọi là KeyTips. Để dùng phím tắt, hãy nhấn rồi thả phím Alt. Access sẽ hiển thị KeyTips cho từng chức năng khả dụng – trong trường hợp này, các tab bao gồm KeyTip H cho HOME, C cho CREATE, … (xem Hình 1.15). Khi bạn nhấn một phím tắt, các phím tắt sẽ xuất hiện cho từng lệnh trong nhóm tab lệnh đó. Hình 1.16 trình bày các phím tắt cho HOME tab. Để bỏ qua hành động đang diễn ra và dấu đi KeyTips, hãy nhấn phím Alt lần nữa.
Hình 1.15 Các phím tắt cho tab ở góc nhìn Datasheet.
Hình 1.16 Các phím tắt trong nhóm ở góc nhìn Datasheet.
THỬ NGHIỆM
Với tblCustomers đang được hiển thị ở góc nhìn Datasheet, hãy nhấn Alt. Các phím tắt cho tab xuất hiện. Nhấn Y để mở tab lệnh DATABASE TOOLS. Nhấn E để mở cửa sổ quan hệ Relationships. Nhấn Alt để hiển thị lại các phím tắt trên menu ngữ cảnh DESIGN. Gõ JR rồi nhấn C để đóng cửa sổ quan hệ Relationships.
Khi thanh cuộn ngang xuất hiện dọc theo đáy cửa sổ, nó cho biết một số cột bảng còn ẩn. Thanh cuộn hoạt động như các thanh cuộn Windows khác: Kéo nút cuộn sang phải thì cửa sổ di chuyển sang phải; kích các mũi tên cuộn thì cửa sổ dịch chuyển theo hướng chỉ định. Thanh cuộn đứng sẽ xuất hiện khi dòng bất kỳ còn ẩn, đây là trường hợp thường xảy ra. Thanh cuộn đứng, ở bên phải cửa sổ, hoạt động tương tự thanh cuộn ngang.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét