Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 1 - Nhìn dữ liệu ở những góc khác nhau

James Perry, Richard Newmark

Chương 1
Nhập môn Microsoft Access

Nhìn dữ liệu ở những góc khác nhau

Access cung cấp một số cách xem dữ liệu. Bạn có thể khảo sát dữ liệu dưới dạng bảng (table) gồm nhiều dòng cột gọi là góc nhìn Datasheet – giống như dữ liệu trong bảng tính spreadsheet. Hoặc bạn có thể dùng Form để hiển thị một hay nhiều dòng dưới dạng phi bảng. Forms là cách hấp dẫn để xem và sửa dữ liệu, vì chúng được thiết kế giống tờ đơn in giấy mà bạn đã quen thuộc. Điểm mới của Access là khả năng xem dữ liệu bằng split form (biểu mẫu phân chia). Split form hiển thị góc nhìn dạng bảng Datasheet ở một nửa màn hình và dạng form ở nửa kia. Việc chuyển từ bản ghi này sang bản ghi khác ở cửa sổ thuộc phân chia này sẽ khiến dữ liệu ở cửa sổ kia tự động chuyển theo. Ngoài ra, bạn có thể xem dữ liệu dưới dạng báo cáo qua góc nhìn Report. Reports là một cách duyệt báo cáo trước khi in.

Vì mỗi góc nhìn thường được mở trong cửa sổ riêng, bạn có thể xem nhiều đối tượng bằng việc kích cửa sổ thích hợp. Hình 1.12 trình bày nội dung bảng tblProducts ở góc nhìn Datasheet trên tblProducts tab, ở góc nhìn form trên frmProducts tab, và ở góc nhìn báo cáo trên rptProducts tab. Dĩ nhiên, bạn có thể kích từng tab để mở góc nhìn tương ứng, hay bạn có thể đặt tùy chọn để hiển thị các cửa sổ theo chế độ chồng lấn Overlapping Windows để đồng thời xem ở nhiều góc nhìn. Góc nhìn ở chế độ chồng lấn thường gây bối rối khi chúng che khuất nhau, vì thế ta thiên về cách tổ chức cửa sổ cơ sở dữ liệu theo tab.

Cơ sở dữ liệu Chương 1 chứa thông tin về một tiệm bánh ở San Diego chuyên làm cheesecakes (bánh phô-mai) và các loại bánh nướng khác. Cơ sở dữ liệu nhỏ này có 5 bảng quan hệ với nhau: khách hàng (tblCustomers), hóa đơn (tblInvoices), dòng chi tiết trong hóa đơn (tblInvoiceLines), sản phẩm (tblProducts), và công ty vận chuyển (tblShippers). Trong tài liệu này, ta theo qui ước đặt tên đối tượng sau: mọi bảng đều bắt đầu bằng tiền tố tbl (tiếp ngay sau là tên đối tượng). Truy vấn bắt đầu bằng qry, forms bắt đầu bằng frm, và báo cáo bắt đầu bằng rpt. Bảng khách hàng customers chứa thông tin về 67 khách hàng (thật sự là các công ty) mua sản phẩm của Incredible Cheesecake Company. Bảng hóa đơn invoices chứa thông tin chính của từng hóa đơn, gồm thời điểm, công ty, nhà vận chuyển đã chọn, … Liên kết với bảng hóa đơn invoices là bảng các dòng chi tiết trong hóa đơn invoice lines. Mỗi dòng trong invoice lines chứa mặt hàng đã đặt mua, số lượng, giá bán, và phần trăm giảm giá. Bảng nhà vận chuyển shippers chứa danh sách nhỏ gồm 4 nhà vận chuyển điển hình. (Ta chỉ bao gồm tên nhà vận chuyển và lờ đi thông tin điện thoại và địa chỉ với lý do đơn giản hóa. Thông tin đó phụ thuộc vị trí và hay thay đổi.) Bảng sản phẩm products chứa danh sách 79 sản phẩm mà Incredible Cheesecake Company bày bán. Hình 1.13 thể hiện các quan hệ giữa 5 bảng trong cơ sở dữ liệu. Chúng xuất hiện trong cửa sổ quan hệ Relationships. Tất cả các bảng và liên kết giữa chúng được thêm vào bằng tay. Sau này bạn sẽ học cách thiết lập quan hệ thường trực giữa các bảng.

Hình .13 Các quan hệ bảng trong cơ sở dữ liệu Chương 1

Tất cả các bảng đều nhỏ hơn những bảng bắt gặp trong cơ sở dữ liệu của một doanh nghiệp điển hình. Chúng tôi muốn bạn thấu hiểu qui trình rút trích thông tin từ dữ liệu, chứ không muốn gây kinh ngạc với kích cỡ cơ sở dữ liệu. Sẽ dễ hiểu các khái niệm cơ sở dữ liệu hơn nếu dùng một vài bảng nhỏ. Vì thế, chúng tôi đã giới hạn số dòng trong những bảng này nhưng vẫn giữ chúng đủ lớn để thấy lý thú. Ta bắt đầu thám hiểm Access bằng cách xem xét công dụng của bảng Access, viên gạch cơ bản của mọi ứng dụng cơ sở dữ liệu.