Nhân liệu (Peopleware): Một đạo đức điện thoại có điều chỉnh

NHÂN LIỆU (PEOPLEWARE): CÁC DỰ ÁN VÀ ĐỘI NGŨ HIỆU QUẢ

MỘT ĐẠO ĐỨC ĐIỆN THOẠI CÓ ĐIỀU CHỈNH

Biết đủ là đủ. Đường đi đến điều kiện làm việc lành mạnh là thái độ mới đối với sự làm phiền và điện thoại. Nhân viên phải được yên tĩnh nhất định để làm việc. Nghĩa là họ phải có những khoảng thời gian hoàn toàn không bị làm phiền. Khi muốn chú tâm thì họ phải có một cách được thừa nhận và hiệu quả để lờ đi các cuộc gọi đến. "Được thừa nhận" nghĩa là văn hóa doanh nghiệp thừa nhận rằng đôi khi nhân viên có quyền không trả lời điện thoại. "Hiệu quả" nghĩa là nhân viên không phải đợi cho tiếng chuông chấm dứt mới có thể tập trung vào công việc.

Có các biện pháp có thể giúp nhân viên tự giải phóng khỏi điện thoại và những phiền toái khi họ muốn. (Một số cách sẽ tốn tiền và như vậy chỉ phù hợp với tổ chức nào có tầm nhìn dài hạn.)

Khi email ra đời, hầu hết chúng ta nghĩ rằng giá trị to lớn của nó là tiết kiệm giấy. Tuy nhiên điều đó không là gì so với tiết kiệm thời gian để có thể chú tâm vào công việc. Khác biệt lớn giữa cuộc gọi và email là cuộc gọi gây phiền toái còn email thì không; người nhận sẽ xử lý nó khi nào họ muốn. Lưu lượng chuyển tải qua các hệ thống này đã chứng tỏ rằng ưu tiên cho sự tiện lợi của người nhận là chấp nhận được với hầu hết các giao dịch kinh doanh. Sau một thời gian làm quen, nhân viên bắt đầu thích dùng email thay vì cuộc gọi nội bộ. Điều đó không hoàn toàn loại bỏ cuộc gọi, nhưng loại bỏ được phần lớn.

Hiện nay hầu hết chúng ta đều dùng email. Vấn đề  ở đây không phải là công nghệ; mà chính là thay đổi tập quán. (Bạn đọc hãy chú ý đến đề tài thường xuyên được đề cập này.) Ta phải học cách hỏi, Liệu tin tức này hay câu hỏi này có đáng làm phiền người khác không? Nếu không thì nên đợi bao lâu để không gây ra hệ lụy?

Một khi đặt các câu hỏi này, phương tiện liên lạc nào hiệu quả nhất sẽ trở nên hiển nhiên.

(Còn tiếp)

-- Nguồn: Tom DeMarco, Timothy Lister (2014) Nhân liệu (Peopleware): Các dự án và đội ngũ hiệu quả, xuất bản lần 3.
-- Bài được tập hợp tại Nhân liệu (Peopleware)