Nhân liệu (Peopleware): Tính toán thời gian trong guồng

NHÂN LIỆU (PEOPLEWARE): CÁC DỰ ÁN VÀ ĐỘI NGŨ HIỆU QUẢ

TÍNH TOÁN THỜI GIAN TRONG GUỒNG

Rất có thể hệ thống tính toán thời gian hiện thời trong công ty bạn dựa trên một mô hình thông thường. Mô hình đó giả định rằng mức độ hoàn thành công việc tỉ lệ thuận với số giờ được trả lương. Khi nhân viên chấm công theo cách này, họ không phân biệt thời gian thật sự làm việc và thời gian mỏi mệt. Vì thế họ báo cáo thời gian có mặt thay vì thời gian động não.

Tệ hơn nữa, số liệu tính toán công việc còn được dùng để trả lương. Điều này buộc nhân viên phải đảm bảo là số giờ ghi vào hệ thống phải luôn bằng với tổng số giờ qui định trong tuần, bất chấp chuyện họ đã làm quá giờ hay chưa đủ giờ. Tập hợp những hư cấu hợp pháp đó có thể được Phòng Lao động Tiền lương chấp nhận: Nó giống như chuyện nhân viên trả lời "Có mặt" khi được điểm danh. Nhưng khi đánh giá hiệu suất hay phân tích tài chính, số liệu này chẳng có giá trị gì.

Hiện tượng vào guồng và chú tâm sẽ cho ta một cách thực tế hơn khi mô hình thời gian phát triển. Điều quan trọng không phải thời lượng bạn có mặt, mà là thời lượng bạn làm hết công suất. Một giờ trong guồng sẽ giúp hoàn thành được điều gì đó, nhưng với 10 khoảng 6 phút bị chia nhỏ do 11 lần làm phiền thì sẽ chẳng làm được gì.

Cơ chế hoạt động của hệ thống tính toán trong guồng không phức tạp lắm. Thay vì ghi nhận thời lượng chung chung, ta ghi nhận thời lượng không bị làm phiền. Để được số liệu trung thực, bạn phải loại bỏ tâm lý không thoải mái khi báo cáo quá ít thời lượng không bị làm phiền. Nhân viên phải được đảm bảo rằng đó không phải là lỗi của họ nếu họ chỉ có thể có một hay hai giờ không bị làm phiền; đó phải là lỗi của cơ quan vì đã không bố trí môi trường làm việc hiệu quả. Dĩ nhiên, số liệu này không bao giờ được chuyển về Phòng Lao động Tiền lương. Bạn vẫn phải duy trì chế độ báo cáo thời lượng có mặt nào đó vì mục đích trả lương.

Cơ chế tính toán công việc bằng cách ghi nhận thời lượng vào guồng thay vì thời lượng có mặt có thể cho bạn hai lợi ích to lớn: Thứ nhất, nó khiến nhân viên quan tâm đến tầm quan trọng của thời lượng vào guồng. Nếu biết mỗi ngày có ít nhất 2 đến 3 giờ thoải mái làm việc mà không bị quấy rầy, họ sẽ tìm cách bảo toàn số giờ làm việc đó. Ý thức về sự làm phiền sẽ giúp bảo vệ họ khỏi sự quấy rầy không đáng từ đồng nghiệp.

Thứ hai, nó ghi nhận thời gian làm việc thực tế. Nếu một sản phẩm dự kiến cần 3 ngàn giờ trong guồng để hoàn tất, bạn sẽ có cơ sở hợp lý để tin rằng đã hoàn thành hai phần ba khối lượng công việc khi ghi nhận được là 2 ngàn giờ đã trải qua. Kiểu phân tích này sẽ vô nghĩa và nguy hiểm nếu dùng thời gian có mặt.

(Còn tiếp)

-- Nguồn: Tom DeMarco, Timothy Lister (2014) Nhân liệu (Peopleware): Các dự án và đội ngũ hiệu quả, xuất bản lần 3.
-- Bài được tập hợp tại Nhân liệu (Peopleware)