Nhân liệu (Peopleware): Tầng hầm vách nhựa đồng bộ

NHÂN LIỆU (PEOPLEWARE): CÁC DỰ ÁN VÀ ĐỘI NGŨ HIỆU QUẢ

7 CÔNG AN NỘI THẤT

TẦNG HẦM VÁCH NHỰA ĐỒNG BỘ

Để cảm nhận tốt hơn tư duy kiểu công an, hãy nhìn sơ đồ phòng ở Hình 7-1, giờ đây đang trở nên thông dụng trong các tổ chức trên toàn Hoa Kỳ.

Hình 7-1: Sơ đồ văn phòng điển hình

Sơ đồ này trả lời tức khắc câu hỏi phức tạp là ai cần được ngồi gần cửa sổ (windows): không ai cả. Vấn đề với cửa sổ là không đủ cho mọi nhân viên. Nếu một số người được ngồi gần cửa sổ và những người khác không được, bằng quan sát đơn giản bạn có thể dễ dàng định vị chỗ làm việc của một người. Giờ đây ta không thể làm được điều đó, phải vậy không?

Nhưng hãy xét đến hiệu ứng lề. Đường di chuyển thường xuyên nhất, từ thang máy (elevator) đến một gian làm việc (cubicle) hay từ gian này đến gian khác, đều không đi ngang cửa sổ. Nơi nào sử dụng sơ đồ phòng như thế thì các cửa sổ hoàn toàn không được dùng; các hành lang (corridors) dọc theo cửa sổ lúc nào cũng vắng người. Đầu tiên chúng tôi bắt gặp sơ đồ hành lang cửa sổ là ở tầng 20 của một tòa nhà chọc trời mới xây - có những quang cảnh tuyệt đẹp mà hầu như chẳng ai được chiêm ngưỡng. Nhân viên làm việc trong tòa nhà đó như thể họ đang ở dưới tầng hầm.

Không gian trong tầng hầm thật sự được ưa chuộng dưới con mắt của phòng quản trị vật tư, vì bản thân tầng hầm dễ bố trí để đạt được sự đồng bộ. Nhưng nhân viên làm việc tốt hơn trong điều kiện ánh sáng tự nhiên. Họ cảm thấy tốt hơn nếu được làm việc gần cửa sổ và cảm giác đó sẽ trực tiếp làm cho chất lượng công việc cao hơn. Nhân viên không muốn làm việc trong môi trường tuyệt đối đồng bộ. Đây là vấn đề bất tiện điển hình thường xảy ra cho nhân viên.

Cũng như chúng tôi, nếu bạn đi thăm vài chục tổ chức mỗi năm, bạn sẽ nhanh chóng phát hiện rằng nhiều tổ chức gặp phải sự bất tiện này. Hầu như không có ngoại lệ, nơi làm việc của người trí óc ồn ào, dễ bị gián đoạn, không có riêng tư, và khô khan. Một số nơi đẹp hơn những nơi khác, nhưng về chức năng thì chẳng tốt hơn bao nhiêu. Không ai có thể làm việc thật hiệu quả ở đó. Nhân viên sẽ làm việc rất hiệu quả nếu họ được ở một nơi yên tĩnh với hai chiếc bàn dài và cho phép đóng cửa thay vì phải ngồi trong một gian được quây lại bởi những tấm nhựa. Chẳng ai quan tâm xem môi trường làm việc ảnh hưởng đến tính hiệu quả ra sao.

Tất cả các điều này có vẻ khá gay gắt với người chịu trách nhiệm bố trí không gian làm việc ở Hoa Kỳ. Nếu bạn nghĩ vậy, hãy xét một minh họa cuối cùng về tư duy của những người này. Nó quái dị đến nỗi bạn phải tự hỏi là tại sao có thể chấp nhận được tình trạng đó: công ty sử dụng hệ thống nhắn tin.  Thật khó tin nhưng thật sự là một số công ty đã dùng hệ thống nhắn tin công cộng để gây gián đoạn công việc của hàng ngàn nhân viên đang dùng trí óc, chỉ để nhắn tin cho một người: BOONG! CHÚ Ý CHÚ Ý! ĐÂY LÀ TIN NHẮN GỬI ĐẾN ANH/CHỊ X. ANH/CHỊ X LÀM HƠN GỌI ĐẾN TRUNG TÂM NHẮN TIN. Nếu ở một vị trí thuận lợi, đôi khi bạn có thể thấy 30 hay 40 cái đầu ngẩng lên khi nghe tiếng boong đầu tiên rồi lịch sự lắng nghe hết lời thông báo, sau đó nhìn xuống và tự hỏi họ đang làm việc đến đâu rồi.

Người bố trí phòng ốc có tư duy kiểu công an sẽ thiết kế môi trường làm việc theo cách thiết kế nhà tù: có sức chứa tối đa với chi phí tối tiểu. Chúng tôi đầu hàng họ vô điều kiện khi bàn về chủ đề thiết kế nơi làm việc, nhưng với hầu hết các công ty gặp vấn đề về năng suất, chẳng có mảng nào đem lại nhiều thành quả cho bằng bố trí nơi làm việc. Chừng nào nhân viên còn phải làm ở nơi đông đúc, ồn ào, khô khan, và dễ gây gián đoạn, thì đừng cải thiệc việc gì khác ngoài vấn đề bố trí nơi làm việc.

(Còn tiếp)

-- Nguồn: Tom DeMarco, Timothy Lister (2014) Nhân liệu (Peopleware): Các dự án và đội ngũ hiệu quả, xuất bản lần 3.
-- Bài được tập hợp tại Nhân liệu (Peopleware)