Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 11 - Các giả định nhằm đơn giản hóa

James Perry, Richard Newmark

Chương 11
Qui trình tài chính

Các giả định nhằm đơn giản hóa

Để đơn giản, ta sẽ bỏ qua biến cố công bố cổ tức Dividend Declaration, được mô hình là một biến cố cam kết khác. Biến cố đó sẽ liên kết với biến cố giải ngân Cash Disbursement và hợp đồng mua bán cổ phiếu Stock Subscription. Biến cố phát hành cổ phiếu Stock Issue sẽ không còn liên kết trực tiếp với biến cố giải ngân Cash Disbursement.

Một giả định đơn giản hóa khác là ta không liên kết các biến cố cam kết với tài nguyên, tài khoản tiền mặt Cash Account, qua các quan hệ dành riêng Reservation. Nhắc lại các quan hệ dành riêng Reservation từ các chương trước: quan hệ Sale Order – Inventory trong qui trình bán hàng - thu tiền (Chương 8), quan hệ Purchase Order – Inventory trong qui trình mua hàng - chi tiền (Chương 9), và quan hệ Work Schedule – Labor Type trong qui trình nhân sự HR (Chương 10).

BÀI TẬP 11.3: THÊM CÁC BIẾN CỐ CAM KẾT VÀO MÔ HÌNH DỮ LIỆU TÀI CHÍNH CỦA PIPEFITTERS SUPPLY COMPANY

1. Hãy thêm hợp đồng vay Loan Agreement và hợp đồng mua bán cổ phiếu vào mô hình dữ liệu tài chính trong Hình 11.2 và các quan hệ thích hợp.

2. Hãy thêm lực lượng vào các quan hệ.

Hình 11.3 trình bày mô hình dữ liệu qui trình tài chính đầu đủ cho Pipefitters Supply Company. Quan hệ hoàn tất Fulfillment giữa các biến cố cam kết (hợp đồng vay Loan Agreement và hợp đồng mua bán cổ phiếu Stock Subscription) và thâu ngân Cash Receipt là một-một one-to-one vì phần mô tả cho biết một hợp đồng tài chính chỉ có một đợt thâu ngân. Quan hệ hoàn tất Fulfillment giữa một trong hai hợp đồng tài chính với giải ngân Cash Disbursement là một-nhiều one-to-many. Mỗi hợp đồng vay Loan Agreement sẽ có nhiều đợt giải ngân Cash Disbursement để trả nợ, và mỗi đợt giải ngân Cash Disbursement để trả nợ chỉ liên quan đến một hợp đồng vay Loan Agreement. Lập luận tương tự cũng áp dụng giữa hợp đồng mua bán cổ phiếu Stock Subscription và các đợt giải ngân Cash Disbursement để chia cổ tức. Cũng vậy, quan hệ tham gia Participation giữa các biến cố cam kết và tác nhân (tác nhân nội Internal lẫn tác nhân ngoại External) là một-nhiều one-to-many vì duy nhất một tác nhân nội Internal và một tác nhân ngoại External tham gia vào từng biến cố cam kết, và một tác nhân có thể tham gia nhiều biến cố cam kết theo thời gian.

Hình 11.3 Qui trình tài chính của Pipefitters Supply Company với tất cả các tài nguyên, biến cố, và tác nhân.

Để ý rằng ta đã thêm thực thể kiểu giải ngân Cash Disbursement Type đã giới thiệu ở Chương 10. Ta đã dùng lập luận tương tự để thêm thực thể kiểu thâu ngân Cash Receipt Type vào mô hình dữ liệu tài chính của Pipefitters, vì Pipefitters có ít nhất ba kiểu thâu ngân: thu tiền khách hàng, tiếp nhận khoản vay, và phát hành cổ phiếu. Sau cùng, ta đã lờ đi ba thực thể phân loại nhân viên (kiểu nhân viên Employee Type, khoản miễn thuế Exemption, và thuế thu tại nguồn Withholding) trong mô hình để làm sơ đồ dễ đọc hơn. Hãy hình dung mô hình dữ liệu sẽ rối rắm ra sao nếu có thêm ba bảng và các quan hệ … hay mô hình có đầy đủ bốn qui trình tác nghiệp của Pipefitters (tài chính, mua hàng chi tiền, nhân sự HR, và bán hàng thu tiền)!