Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 10 - Báo cáo thông tin nhân viên

James Perry, Richard Newmark

Chương 10
Qui trình nhân sự

Báo cáo thông tin nhân viên

Bạn có thể tạo nhiều báo cáo từ thông tin trong tblEmployee. Báo cáo ví dụ mà bạn sẽ tạo trong bài tập kế minh họa một khả năng. Báo cáo lương nhân viên Employee Pay Rate trong bài tập này sẽ liệt kê tên nhân viên, thời điểm bắt đầu, và lương một giờ. Báo cáo sẽ nhóm các bản ghi nhân viên theo bộ phận và hiển thị lương một giờ trung bình của từng bộ phận.

BÀI TẬP 10.33: TẠO BÁO CÁO LƯƠNG NHÂN VIÊN EMPLOYEE PAY RATE

1. Tạo truy vấn cho báo cáo. Kích Create tab rồi kích Query Design trong nhóm Queries. Thêm tblEmployee và tblEmployeeType vào Table Pane. Kích Queries tab, thêm qryEmployeeName vào Table Pane rồi kích Close.

2. Thêm các trường sau vào lưới QBE theo thứ tự đã liệt kê:

• EmployeeTypeID và EmployeeTypeName từ danh sách trường tblEmployeeType. Đặt thuộc tính Sort của EmployeeTypeID là Ascending.
• EmployeeID từ danh sách trường tblEmployee. Đặt thuộc tính Sort là Ascending.
• EmployeeName từ danh sách trường qryEmployeeName.
• EmployeeStartDate và EmployeePayRate từ danh sách trường tblEmployee.

3. Lưu truy vấn là qryEmployeePayRateRptInfo. Đóng truy vấn.

4. Kích qryEmployeePayRateRptInfo trong phần Unassigned Objects thuộc Navigation Pane. Kích Create tab rồi kích Report Wizard trong nhóm Reports. Kích >> để chọn tất cả các trường. Kích Next. Kích Next lần nữa để chấp nhận góc nhìn dữ liệu mặc định (theo tblEmployeeType).

5. Kích Next để đến hộp thoại Sort Order. Hãy sắp các bản ghi chi tiết theo EmployeeID. Kích nút Summary Options. Kích ô Avg và nút radio Detail and Summary nếu nó chưa được chọn. Kích OK để lưu các tùy chọn tổng kết. Kích Next.

6. Kích nút radio Outline Layout. Kích Next và đặt tên báo cáo là rptEmployeePayRate rồi kích Finish để mở báo cáo ở góc nhìn Print Preview. Kích Close Print Preview ở bên phải thuộc dải lệnh Print Preview để trở về góc nhìn Design (xem Hình 10.36).

Hình 10.36 rptEmployeePayRate được tạo bằng Report Wizard ở góc nhìn Design và góc nhìn Print Preview.

BÀI TẬP 10.34: CẢI THIỆN BÁO CÁO LƯƠNG NHÂN VIÊN

Hãy tham khảo các Hình 10.37 và 10.38 khi làm bài tập này.

Hình 10.37 rptEmployeePayRate cải tiến ở góc nhìn Design.

Hình 10.38 Trang 1 của rptEmployeePayRate cải tiến ở góc nhìn Print Preview.

1. Kích Group and Sort trong nhóm Grouping & Totals trên dải lệnh Design. Group on EmployeeTypeID cần được chọn. Kích More. Kích mũi tên bên cạnh do not keep group together on one page rồi chọn keep whole group together on one page. Kích dấu X ở góc phải trên của khung Group, Sort, and Total để đóng nó.

2. Kích và kéo phần trên của thanh EmployeeTypeID Header xuống dưới để tạo vùng đầu đề trang Page Header. Kéo tiêu đề trong Report Header vào phần Page Header. Sửa tiêu đề theo Hình 10.37. Hãy tạo các bản sao cho từng tiêu đề trong Page Header. Hãy thử nghiệm với fonts và kích cỡ font. Sửa màu nền trong Page Header.

3. Loại bỏ Report Header bằng cách kích và kéo phần trên của thanh Page Header lên trên. Kích rồi xóa các đối tượng trong Page Footer. Kích và kéo thanh Report Footer lên trên để loại bỏ phần Page Footer. Loại bỏ các đối tượng trong phần EmployeeTypeID Footer và chỉnh độ cao của phần này bằng 1/4 inch.

4. Giờ đây bạn có bốn phần trên báo cáo: Page Header, EmployeeTypeID Header, Detail, và EmployeeTypeID Footer. Bạn có thể kích và kéo phần trên của thanh bên dưới mỗi phần để tang kích cỡ của mỗi phần. Cách này cho bạn không gian để chứa tất cả các thành phần điều khiển mà báo cáo yêu cầu. Hãy dời và định cỡ lại các thành phần điều khiển theo Hình 10.37. Nếu không thể kéo một thành phần điều khiển từ phần  này sang phần kia, bạn có thể cắt dán. Trước khi dán thành phần điều khiển, hãy kích vào vùng trống trong phần mà bạn muốn dán.

5. Hãy thêm số trang vào vùng Page Header. Kích phần Page Header để biến nó thành phần đang được quan tâm. Kích Page Numbers trong nhóm Header/Footer. Trong hộp thoại Page Numbers, chọn Page N Format, vị trí đầu trang Top of Page Position, và canh phải Right Alignment; kích OK. Dời và định cỡ lại thành phần điều khiển Page. Chuyển sang góc nhìn Layout để xem số trang trông ra sao khi chạy báo cáo.

6. Hãy dời và định cỡ lại các đối tượng trong EmployeeTypeID Header. Đặt tên lại nhãn Average Pay Rate. Dời nhãn và thành phần điều khiển đó vào trong EmployeeTypeID Header. Mở Property Sheet để xóa đường biên bao quanh thành phần điều khiển Average Pay Rate.

7. Thêm các đường thẳng. Kích Line trong nhóm Controls trên dải lệnh Design. Kích và kéo từ bên này form sang bên kia form. Việc vẽ đường thẳng bằng chuột hay bàn di touch pad có thể phải chú ý nhiều. Khi bạn đặt con trỏ sang bên kia báo cáo, hãy di chuột lên xuống cho đến khi không còn thấy đường thẳng. Điều này cho biết nó đã ngay. Hãy đặt đường thẳng có độ dày 2 points. Kích đường thẳng để chọn nó; kích Format tab; kích Shape Outline menu trong nhóm Control Formatting; di con trỏ đến Line Thickness rồi để con trỏ lơ lửng trên từng lựa chọn cho đến khi thấy xuất hiện độ dày – độ dày 2 points là lựa chọn thứ ba tính từ trên. Việc sao chép, di dời, và định cỡ lại đường thẳng thì dễ hơn vẽ một đường mới.

8. Hãy chuyển giữa góc nhìn Layout và góc nhìn Design khi cần. Báo cáo cuối cùng của bạn cần giống Hình 10.38. Lưu báo cáo sau khi hoàn tất. Đóng báo cáo.