CST Mind: Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access

Phát triển hệ thống thông tin kế toán bằng MS Access

James Perry, Richard Newmark

Chương 1. Nhập môn Microsoft Access

Giới thiệu

  Microsoft Office Access là gì?
  Cơ sở dữ liệu quan hệ là gì?
  Khởi động Microsoft Access
  Thoát Access

Khảo sát môi trường Access

  Không gian làm việc của Access
Dải Access (Access Ribbon)
  Tìm hiểu Navigation Pane
  Thiết đặt các tùy chọn Access
  Thanh công cụ truy xuất nhanh
  Các đối tượng Access

Chương 2. Cơ sở dữ liệu và hệ thống kế toán

Hệ cơ sở dữ liệu kế toán

Thuyết kế toán dựa trên biến cố
  Bút toán kép so với cơ sở dữ liệu kế toán
  Ưu điểm của hệ cơ sở dữ liệu kế toán
  Nhược điểm của hệ cơ sở dữ liệu kế toán

Các qui trình kinh doanh

  Qui trình bán hàng - thu tiền
  Qui trình mua hàng - chi tiền
  Qui trình nhân sự
  Qui trình tài chính

Hệ thông tin kế toán và hệ cơ sở dữ liệu

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

  Thu thập dữ liệu và báo cáo trước khi có hệ quản trị cơ sở dữ liệu
  Chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu
  Ưu điểm của hệ quản trị cơ sở dữ liệu
  Nhược điểm của hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ

  Các đối tượng cơ sở dữ liệu
  Các thuộc tính khóa chính và khóa ngoại
  Lược đồ của một quan hệ
  Từ điển dữ liệu
  Các bảng trong cơ sở dữ liệu The Coffee Merchant
  Chuẩn hóa
  Dạng chuẩn một
  Dạng chuẩn hai
  Dạng chuẩn ba
  Các quan hệ bảng

Các thao tác cơ sở dữ liệu quan hệ cơ bản

  Phép chọn
  Phép chiếu
  Phép nối

Nhập môn thiết kế cơ sở dữ liệu

Phát triển mô hình thực thể - quan hệ
Mô hình tài nguyên, biến cố, tác nhân (REA)

Chương 3. Tạo, nhập liệu, và hiển thị bảng (tables)

Tạo bảng bằng cách dùng khuôn dạng

Xóa, đổi tên, hay di chuyển cột bảng

  Xóa cột
  Đổi tên cột
  Di chuyển cột

Thiết lập tính toàn vẹn tham chiếu liên bảng

Xóa, sao chép, đổi tên, che dấu, và hiển thị bảng

  Xóa hay sao chép bảng
  Đổi tên bảng
  Che dấu hay hiển thị bảng

Đặt các thuộc tính trường

Thuộc tính cỡ trường Field Size
Thuộc tính định dạng Format
Thuộc tính mặt nạ nhập liệu Input Mask
Thuộc tính chú thích Caption
Thuộc tính giá trị mặc định Default Value
Thuộc tính qui tắc hợp lệ Validation Rule và thông báo hợp lệ Validation Text
Thuộc tính bắt buộc Required
Thuộc tính cho phép chiều dài bằng không Allow Zero Length (áp dụng cho kiểu dữ liệu văn bản Text)
Thuộc tính chỉ mục Indexed
Các thuộc tính Lookup tab

Thiết lập việc kiểm tra hợp lệ dữ liệu ở cấp bảng

Khảo sát và đặt thuộc tính bảng

Hiệu chỉnh Datasheet

Sửa cỡ và bố trí lại cột
  Ẩn cột và đóng băng cột
  Định dạng Datasheet
  Hiển thị các tổng cột

Tổ chức bảng trong Navigation Pane

  Ẩn và hiện tên đối tượng
  Tạo phân loại mới
  Tổ chức bảng vào các phân loại tùy chỉnh

Tách bảng khỏi các đối tượng cơ sở dữ liệu khác

Liên kết đến bảng Access ngoại

Chương 4. Tạo và dùng câu truy vấn (queries)

Tra các dòng đã chọn trong bảng

Tạo kết quả truy vấn đã được sắp

Sửa thứ tự và kích cỡ cột
Sửa thuộc tính hiển thị cột

Lưu câu truy vấn và in tập động dynasets

Lưu câu truy vấn
In tập động dynasets

Tạo truy vấn bằng Query Wizards

Tạo truy vấn Crosstab
Tạo truy vấn để tìm các dòng trùng lặp

Thiết kế và dùng câu truy vấn có tham biến

Đặt thuộc tính truy vấn

Thuộc tính góc nhìn mặc định Default View
Thuộc tính xuất tất cả các trường Output All Fields
Thuộc tính các giá trị trên cùng Top Values
Thuộc tính giá trị duy nhất Unique Values
Thuộc tính dòng duy nhất Unique Rows
Thuộc tính bộ lọc Filter
Thuộc tính sắp xếp Order By
Thuộc tính hướng Orientation

Làm việc với các truy vấn đa bảng

Hiểu quan hệ giữa các bảng

Hiểu quan hệ một-một
Hiểu quan hệ một-nhiều
Xử lý quan hệ nhiều-nhiều

Dùng biểu thức trong câu truy vấn

Dùng các toán tử
  Dùng trình xây dựng biểu thức Expression Builder
Giới thiệu các hàm Access có sẵn
  Dùng hàm toán học
Xử lý trường để trống null trong biểu thức
  Dùng các hàm thời điểm
  Dùng tiêu chí trong câu truy vấn
Nhóm và tổng kết dữ liệu

Tạo và dùng truy vấn nối ngoại

Làm việc ở góc nhìn SQL

Cú pháp lệnh chọn SELECT
Truy vấn tự nối bằng SQL
Dùng truy vấn con để tìm các khách hàng chưa có hóa đơn
Tìm các nhân viên làm việc lâu hơn thời gian làm việc trung bình

Tạo và thi hành các truy vấn hành động

  Truy vấn tạo bảng Make Table
  Truy vấn sửa Update
  Truy vấn xóa Delete
Truy vấn nối đuôi Append

Chương 5. Tạo và dùng biểu mẫu (forms)

Tạo form

Tạo form chuẩn
Tạo form phân tách
Tạo form nhiều mục

Các hướng dẫn để thiết kế tốt form

Tạo form cơ bản bằng Form Wizard

Tạo form từ đầu ở góc nhìn Design

Thêm tiêu đề vào form

Thêm biểu tượng vào form
Di chuyển trên form
In form

Sửa form ở góc nhìn Layout

  Sửa góc nhìn mặc định của form
  Áp dụng định dạng có điều kiện vào thành phần điều khiển
  Tìm hiểu các bài trí thành phần điều khiển
  Định cỡ và di chuyển thành phần điều khiển

Áp đặt tính toàn vẹn và kiên định dữ liệu bằng forms

  Dùng kiểm tra hợp lệ dữ liệu để tránh lỗi
  Chèn thêm thành phần điều khiển để giới hạn lựa chọn: nút lệnh và ô văn bản
  Tạo truy vấn đằng-sau-form

Tạo form và subform nhiều bảng

Tạo form nhiều bảng
Tạo subform từ câu truy vấn

Tạo form có mục đích đặc biệt

Tạo form tính phí thế chấp
Tạo form điều hướng
Chỉ định form khởi đầu

Chương 6. Tạo và dùng báo cáo (reports)

Sửa báo cáo ở góc nhìn Layout

Thêm biểu tượng và tiêu đề
Xóa, dời và định cỡ lại cột
Sửa tiêu đề cột
Sắp xếp và gom nhóm
Định dạng báo cáo
Áp dụng định dạng có điều kiện vào thành phần điều khiển
Xem trước báo cáo

Dùng Report Wizard để tạo báo cáo

Vài hướng dẫn để thiết kế tốt báo cáo

Hãy dùng các báo cáo giấy hiện có khi cần
Hãy đánh số trang và dùng ngày giờ
Thứ tự các trường phải hợp lý
Lúc nào cũng nên sắp xếp và gom nhóm
Giữ cho báo cáo đơn giản

Tạo báo cáo từ đầu ở góc nhìn Design

Tạo báo cáo trống rồi thêm trường
Chọn trường từ các bảng liên quan
Tạo bài trí thành phần điều khiển dạng bảng
Gom nhóm và sắp xếp
Thêm tính toán vào báo cáo
Thêm dấu sang trang trước từng phần
Sửa các thuộc tính của báo cáo
Áp dụng định dạng có điều kiện vào một thành phần điều khiển
Tinh chỉnh báo cáo

Tạo báo cáo nhiều bảng dựa trên câu truy vấn

  Khảo sát một truy vấn cung cấp dữ liệu báo cáo
Tạo phác thảo đầu tiên của một báo cáo hóa đơn
Thêm trường bằng tay
Bố trí và tổ chức lại các trường
  Lưu báo cáo dưới tên mới
  Thêm các thành phần điều khiển tính toán
  Thêm nhãn và đồ họa

Xuất báo cáo

In báo cáo ra giấy
Xuất báo cáo ra Word
Phát sinh báo cáo dạng PDF hay XPS
Xuất ra E-mail

Chương 7. Nhập môn mô hình dữ liệu cho hệ thông tin kế toán

Tạo mô hình hệ thống giá trị doanh nghiệp

Tạo mô hình chuỗi giá trị doanh nghiệp

Tạo mô hình qui trình kinh doanh của một doanh nghiệp

  Tạo các biến cố, tài nguyên, tác nhân và những quan hệ giữa chúng
  Thêm lực lượng quan hệ vào mô hình qui trình kinh doanh
  Thêm các thuộc tính vào mô hình qui trình kinh doanh

Chuyển mô hình qui trình kinh doanh sang cơ sở dữ liệu logic

Chương 8. Qui trình Bán hàng - Thu tiền

Qui trình tác nghiệp bán hàng - thu tiền của Pipefitters Supply Company

  Quan hệ đối ngẫu giữa các biến cố kinh tế
  Mô hình dữ liệu bán hàng - thu tiền cơ bản
Biến cố bán hàng
Biến cố thâu ngân
  Biến cố đơn bán hàng
  Hoàn thành mô hình bán hàng - thu tiền

  Bảng khách hàng
  Thêm các kiểm soát vào bảng khách hàng
  Mặt nạ nhập liệu so với qui tắc kiểm tra hợp lệ
  Thuộc tính trường bắt buộc Required
  Thuộc tính trường chỉ mục Indexed
Thuộc tính trường giá trị mặc định Default Value
  Form thông tin khách hàng
  Bảo trì các bản ghi khách hàng

Thông tin tồn kho

Bảng tồn kho
Form tồn kho

Đơn bán hàng

  Thêm nhân viên vào cơ sở dữ liệu
  Bảng đơn bán hàng Sale Order
  Bảng Đơn bán hàng - Tồn kho
  Form nhập đơn bán hàng Sale Order Entry
  Tạo các quan hệ với bảng đơn bán hàng Sale Order
  Tạo truy vấn dữ liệu khách hàng để dùng trong form nhập đơn bán hàng Sale Order Entry
  Tạo truy vấn cho các mục trên dòng trong đơn bán hàng Sale Order
  Dùng Form Wizard để tạo form nhập đơn bán hàng Sale Order Entry

Ghi nhận thông tin bán hàng Sale

  Bảng bán hàng Sale
  Bảng Bán hàng - Tồn kho
  Form nhập liệu bán hàng Sale Entry
  Tạo các quan hệ với bảng bán hàng Sale
  Tạo truy vấn cho các mục trên từng dòng bán hàng Sale Line Item
  Dùng Form Wizard để tạo form nhập liệu bán hàng Sale Entry
In hóa đơn Invoice

Ghi nhận tiền thu được từ khách hàng

  Thông tin tài khoản tiền tệ Cash Account
  Bảng thâu ngân Cash Receipt
  Tạo các quan hệ với bảng thâu ngân Cash Receipt
  Form nhập liệu thâu ngân Cash Receipt Entry

Dẫn xuất thông tin báo cáo tài chính

Doanh thu
Nợ phải thu Accounts Receivable

Dẫn xuất các thông tin khác hữu ích cho việc ra quyết định

Nợ phải thu theo từng khách hàng
Đơn bán hàng còn để ngỏ

Tổng kết

Chương 9. Qui trình Mua hàng - Chi tiền

Mục tiêu

Giới thiệu

Qui trình tác nghiệp mua hàng - chi tiền của Pipefitters Supply Company

Quan hệ đối ngẫu giữa các biến cố kinh tế
Mô hình dữ liệu mua hàng - chi tiền cơ bản
Biến cố mua hàng
Biến cố giải ngân
Biến cố đơn mua hàng
Hoàn thành mô hình mua hàng - chi tiền

Thông tin nhà cung ứng

Bảng nhà cung ứng Vendor
Form thông tin nhà cung ứng
Bảo trì các bản ghi nhà cung ứng

Thông tin tồn kho

Bảng tồn kho
Form tồn kho

Đơn mua hàng

Bảng nhân viên Employee
  Bảng đơn mua hàng Purchase Order
  Bảng-quan-hệ đơn mua hàng - tồn kho
Form nhập đơn mua hàng
  Tạo các quan hệ với bảng đơn mua hàng Purchase Order
  Tạo truy vấn dữ liệu nhà cung ứng dùng trong form đơn mua hàng
  Tạo truy vấn cho các mục trên dòng trong đơn mua hàng
  Dùng form đơn bán hàng để tạo form đơn mua hàng

Ghi nhận việc mua hàng (biên bản nhận hàng)

  Bảng mua hàng Purchase
  Bảng mua hàng - tồn kho
Form nhập biên bản nhận hàng (mua hàng)
Tạo các quan hệ với bảng mua hàng Purchase
  Tạo truy vấn các mục trên từng dòng mua hàng
  Sửa frmPurchaseOrder và fsubPurchaseOrder để tạo form biên bản nhận hàng (frmPurchase)
  Thêm thành phần điều khiển VendorID vào form nhập biên bản nhận hàng
  Thêm thành phần điều khiển giới hạn hàng tồn kho đã nhận theo hàng đã đặt trên form nhập biên bản nhận hàng

Tính đối ngẫu của các biến cố kinh tế
Mô hình dữ liệu nhân sự cơ bản
Biến cố sử dụng lao động (thời gian đã làm việc)
Biến cố giải ngân
Biến cố kế hoạch làm việc
Các thực thể số khoản miễn trừ Exemptions và thuế thu tại nguồn Withholding
Hoàn tất mô hình nhân sự HR

Dẫn xuất các thông tin khác hữu ích cho việc ra quyết định

Báo cáo thông tin nhân viên
Báo cáo thời gian đã làm việc

Tổng kết

Tính đối ngẫu của các biến cố kinh tế
Mô hình dữ liệu tài chính cơ bản
Biến cố thâu ngân Cash Receipt
Biến cố giải ngân Cash Disbursement
Các biến cố cam kết
Hợp đồng vay
Hợp đồng mua bán cổ phiếu
Các giả định nhằm đơn giản hóa
Hoàn tất mô hình tài chính

Tạo qui trình tài chính của Pipefitters trong Access

Thông tin cổ đông Stockholder và bên cho vay Creditor
Bảng cổ đông / bên cho vay Stockholder/Creditor
Form thông tin cổ đông / bên cho vay Stockholder/Creditor

Ứng xử trong gia đình

Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access

Phát triển hệ thống thông tin kế toán bằng MS Access

James Perry, Richard Newmark

Chương 1. Nhập môn Microsoft Access

Chương 2. Cơ sở dữ liệu và hệ thống kế toán

Chương 3. Tạo, nhập liệu, và hiển thị bảng (tables)

Chương 4. Tạo và dùng câu truy vấn (queries)

Lưu câu truy vấn và in tập động dynasets

Chương 5. Tạo và dùng biểu mẫu (forms)

Chương 6. Tạo và dùng báo cáo (reports)

Chương 7. Nhập môn mô hình dữ liệu cho hệ thông tin kế toán

Chương 8. Qui trình Bán hàng - Thu tiền

Chương 9. Qui trình Mua hàng - Chi tiền

Chương 10. Qui trình nhân sự

Dẫn xuất các thông tin khác hữu ích cho việc ra quyết định

Chương 11. Qui trình tài chính

Tạo qui trình tài chính của Pipefitters trong Access

Chương 12. Một hệ thống kế toán hoàn chỉnh cho một công ty bán hàng

Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét