Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 2 - Các qui trình kinh doanh

James Perry, Richard Newmark

Chương 2
Cơ sở dữ liệu và hệ thống kế toán

Các qui trình kinh doanh

Hầu hết giáo trình hệ thông tin kế toán kiểm toán đều xoay quanh các qui trình kinh doanh cơ bản nhằm tăng giá trị công ty. Cơ cấu này gọi là chuỗi giá trị (value chain), trong đó hệ thống kế toán được nhìn dưới dạng các qui trình hơn là những khoản báo cáo tài chính. Lối nhìn đó nhất quán với phương pháp ứng dụng cơ sở dữ liệu vào hệ thống kế toán. Tập hợp các giao dịch thông thường, thường gọi là các chu kỳ giao dịch (transaction cycle), sẽ đi kèm với từng qui trình kinh doanh. Trong giáo trình này, ta dùng thuật ngữ qui trình kinh doanh (business process) thay vì chu kỳ giao dịch do hệ cơ sở dữ liệu kế toán không chỉ thu thập thông tin cần cho các mục bút toán. Sơ đồ chuỗi giá trị với những qui trình kinh doanh thông thường thể hiện ở Hình 2.2.

Hình 2.2. Qui trình kinh doanh / chuỗi giá trị

Bạn có thể thấy các qui trình kinh doanh liên hệ với nhau ra sao trong Hình 2.2. Ở qui trình bán hàng - thu tiền (sales/collection process), công ty bán hàng để nhận tiền hay được hứa là sẽ trả tiền. Tiền này đi vào qui trình tài chính (financing process). Ở qui trình tài chính, công ty nhận tiền nhờ phát hành chứng khoán góp vốn cổ phần và chứng khoán nợ. Họ còn trả cổ tức trên chứng khoán góp vốn cổ phần và tiền lãi cũng như hoàn trả vốn vay trên chứng khoán nợ trong qui trình tài chính. Tiền ra khỏi qui trình tài chính và đi vào qui trình mua hàng - chi tiền (acquisition/payment process) cũng như qui trình nhân sự (human resources process). Ở qui trình mua hàng, công ty chi tiền để đổi lấy nguyên liệu (materials), văn phòng phẩm, và những chi phí khác liên quan đến việc cung ứng sản phẩm hay dịch vụ cho khách hàng. Ở qui trình nhân sự, công ty trả lương và chi phí lao động. Qui trình chuyển đổi (conversion process) sẽ chuyển nguyên liệu, lao động (labor), cùng các tài nguyên khác thành thành phẩm (finished goods), thế là hoàn tất chuỗi giá trị.

Mặc dù phần lớn kế toán viên dùng định nghĩa qui trình trình bày ở Hình 2.2, các định nghĩa này chưa được thừa nhận rộng rãi. Một số kế toán viên và thiết kế viên hệ thống đặt hoạt động nhân sự vào qui trình mua hàng vì cả hai qui trình nhân sự và mua hàng đều đưa đến chi phiếu. Tuy nhiên, hầu hết giáo trình hệ thông tin kế toán đều tách riêng qui trình nhân sự vì xử lý nhân sự sẽ phức tạp hơn và cần nhiều bảng cũng như nhiều tính toán mà qui trình mua hàng - chi tiền không cần. Bạn còn có thể thấy qui trình bán hàng - thu tiền được chia thành hai chu kỳ tách rời. Tương tự, qui trình mua hàng - chi tiền có thể được phân làm hai.

Công ty có thể không có mọi qui trình kinh doanh phác họa ở Hình 2.2. Chẳng hạn, công ty dịch vụ và buôn bán thường không có qui trình chuyển đổi. Qui trình mua hàng - trả tiền trong công ty buôn bán sẽ mua hàng rồi bán lại; qui trình mua hàng - trả tiền trong công ty sản xuất sẽ mua nguyên liệu thô và các tài nguyên khác để sản xuất. Trong nhiều công ty dịch vụ, qui trình mua hàng - trả tiền không quan trọng lắm, vì số tiền mua nguyên liệu và văn phòng phẩm không lớn.

Nhiều môn học hệ thông tin kế toán không đề cập nhiều đến các giao dịch trong qui trình tài chính vì những giao dịch này không nhiều. Tuy nhiên, các lớp kiểm toán lại dành nhiều thời gian cho những giao dịch trong chu kỳ tài chính vì chúng bất thường và thường liên quan đến lượng tiền lớn. Những giao dịch chỉ phát sinh trong qui trình tài chính, chẳng hạn phát hành cổ phiếu và vay vốn lớn, là cần thiết để vận hành doanh nghiệp, vì vậy ta sẽ thảo luận qui trình tài chính trong tài liệu này.

Một số tài liệu hệ thống kế toán mô tả thêm qui trình sổ cái hay báo cáo tài chính. Khi công ty dùng cơ sở dữ liệu kế toán, hoạt động báo cáo tài chính không cần phải ghi tách rời các giao dịch. Kế toán viên sẽ làm báo cáo bằng cách truy vấn và tổng kết dữ liệu mà công ty đã lưu khi thực hành các hoạt động tài chính, mua hàng - chi tiền, nhân sự, chuyển đổi, và bán hàng - thu tiền. Vì thế, ta không xem báo cáo tài chính là qui trình riêng trong tập sách này. Phần còn lại của chương sẽ giới thiệu sơ lược các qui trình bán hàng - thu tiền, mua hàng - chi tiền, nhân sự, và tài chính.