Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 7 - Tạo các biến cố, tài nguyên, tác nhân và những quan hệ giữa chúng

James Perry, Richard Newmark

Chương 7
Nhập môn mô hình dữ liệu cho hệ thông tin kế toán

Tạo các biến cố, tài nguyên, tác nhân và những quan hệ giữa chúng

Bước đầu tiên khi tạo mô hình qui trình kinh doanh cho qui trình mua hàng - chi tiền của Pipefitters là nhận diện các biến cố, tài nguyên, tác nhân và những quan hệ giữa chúng. Để làm điều này bạn cần nhiều thông tin hơn về Pipefitters Supply Company. Pipefitters mua đường ống và khớp nối từ nhiều nhà cung cấp, cả nhà bán sỉ lẫn nhà sản xuất. Mọi nhà cung cấp phải được chuẩn thuận trước khi một đơn mua hàng có thể được đặt với một nhà cung cấp cụ thể. Chỉ nhân viên mua hàng mới có quyền đặt đơn mua hàng. Pipefitters theo dõi hàng tồn kho qua mã số mặt hàng thay vì theo dõi từng đơn vị mặt hàng. Pipefitters có một bản ghi cho từng loại hàng tồn kho. Cách này tương tự với cách siêu thị theo dõi mặt hàng hộp thịt nguội – bạn không kỳ vọng siêu thị sẽ tạo bản ghi cho từng hộp thịt mà họ nhận về. Khi hàng hóa cập bến nhận hàng, một nhân viên nhận hàng đếm rồi ghi số lượng từng mặt hàng lên phiếu nghiệm thu. Pipefitters thường chi trả đầy đủ mọi hóa đơn tồn kho từ nhà cung cấp bằng một chi phiếu vào cuối tháng. Đôi khi công ty chi trả sớm để được giảm giá mua hàng. Ngoài ra, Pipefitters có thể chi trả từng dợt từ 2 tháng trở lên đối với những lần mua nhiều. Chi phiếu được nhân viên kế toán làm. (Chú ý rằng thời hạn thanh toán của Pipefitters trong qui trình mua hàng - chi tiền ở đây sẽ khác thời hạn thanh toán trong Chương 9 nhằm minh họa tập hợp những nghiệp vụ khác nhau.)

Pipefitters dùng một bảng để lưu mọi dữ liệu nhân viên. Kiểu-nhân-viên, chẳng hạn nhân viên mua hàng, nhân viên kho bãi, kế toán viên, được lưu trong bảng riêng sao cho mỗi nhân viên chỉ thuộc một kiểu-nhân-viên.

Cách khởi đầu tốt khi tạo mô hình qui trình kinh doanh cho qui trình mua hàng - chi tiền của Pipefitters là với các biến cố kinh tế: mua hàng (Purchase) và xuất quỹ (Cash Disbursement). Từ mô hình chuỗi giá trị, bạn biết rằng quan hệ giữa biến cố gia lượng kinh tế và giảm lượng kinh tế là quan hệ đối ngẫu (Duality). Trong tài liệu này, ta sẽ vẽ mô hình qui trình kinh doanh tương tự với góc nhìn quan hệ (relationship view) trong Access. Hình 7.4 sẽ chỉ cách vẽ quan hệ đối ngẫu cho Pipefitters Supply Company. Mỗi thực thể - tức biến cố, tài nguyên, hay tác nhân – được biểu diễn bằng hình chữ nhật với tiêu đề đặt ở trên và các thuộc tính đặt ở dưới. Quan hệ được biểu diễn bằng đoạn thẳng nối 2 thực thể, và đoạn thẳng được đánh nhãn bằng tên quan hệ. Trong cơ sở dữ liệu, tên bảng không được trùng, vì vậy mỗi thực thể trong mô hình có tên riêng. Ngoài ra, mỗi quan hệ được gán tên riêng vì các quan hệ nhiều-nhiều, cũng như một số quan hệ khác, được tạo là bảng-quan-hệ.

Hình 7.4. Quan hệ đối ngẫu trong qui trình mua hàng - chi tiền.

Từng biến cố sẽ liên kết với tài nguyên đang được trao đổi. Quan hệ giữa một tài nguyên và một biến cố gia lượng kinh tế là dòng-vào (Inflow) và quan hệ giữa một tài nguyên và một biến cố giảm lượng kinh tế là dòng-ra (Outflow). Phải có người chịu trách nhiệm cho từng biến cố vì vậy sẽ có một hay nhiều quan hệ tham gia nội (Internal Participation) giữa biến cố và tác nhân nội (internal agent). Các biến cố còn bao gồm tác nhân ngoại (external agent) chẳng hạn nhà cung cấp (Vendor) hay khách hàng, vì vậy quan hệ giữa một biến cố và một tác nhân ngoại là tham gia ngoại (External Participation).

 Một quan hệ nữa bạn cần mô hình trong qui trình mua hàng - chi tiền của Pipefitters là quan hệ giữa nhân viên (Employee) và kiểu-nhân-viên (Employee Type). Ta gọi quan hệ này là điển hình hóa (Typification) , vì nhân viên (Employee) có quan hệ là-một-dạng-của (is a kind of) với kiểu-nhân-viên (Employee Type). Chẳng hạn, Sidney, một kế toán viên, là-một-dạng-của kiểu-nhân-viên kế toán viên.

BÀI TẬP 7.3: TẠO MÔ HÌNH QUI TRÌNH KINH DOANH – BIẾN CỐ, TÀI NGUYÊN, TÁC NHÂN VÀ CÁC QUAN HỆ
Bạn đã có mọi thông tin cần thiết để vẽ các thực thể và quan hệ cho Pipefitters Supply Company. Một biến cố được đề cập trong mô tả qui trình mua hàng - chi tiền là đơn mua hàng. ĐỪNG bao gồm đơn mua hàng vào mô hình; ta sẽ đề cập các dạng biến cố này khi thảo luận chi tiết từng qui trình kinh doanh trong những chương sau. Hãy thử vẽ trước khi xem đáp án ở Hình 7.5.

Hình 7.5. Qui trình mua hàng - chi tiền cùng các thực thể và quan hệ. 

Để ý rằng trong Hình 7.5 các biến cố kinh tế nằm ở giữa mô hình qui trình kinh doanh với những tài nguyên liên quan nằm bên trái và các tác nhân năm bên phải. Cách bố trí Tài nguyên - Biến cố - Tác nhân thế này sẽ dễ đọc nhờ vị trí nhất quán của các thực thể, đồng thời giảm số lượng đường quan hệ cắt chéo nhau. Cũng để ý rằng tên của các quan hệ với tham gia nội và ngoại là duy nhất nhờ thêm chữ đầu tiên trong các thực thể vào cuối tên của quan hệ đó.