Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 2 - Qui trình mua hàng - chi tiền

James Perry, Richard Newmark

Chương 2
Cơ sở dữ liệu và hệ thống kế toán

Qui trình mua hàng - chi tiền

Qui trình mua hàng - chi tiền ở công ty sản xuất gồm mọi hoạt động liên quan đến việc đặt mua nguyên liệu thô từ bên bán, nhận nguyên liệu đã đặt, và chi tiền. Qui trình mua hàng - chi tiền ở công ty buôn bán gồm các hoạt động liên quan đến việc đặt hàng, nhận hàng, và chi tiền. Nếu công ty dịch vụ có qui trình mua hàng - chi tiền trong hệ thống kế toán, qui trình đó sẽ ghi nhận việc mua phụ liệu để cung cấp dịch vụ, chẳng hạn văn phòng phẩm. Mọi loại hình công ty còn ghi nhận việc mua các tài sản dài hạn như đất đai, nhà xưởng, và thiết bị. Những giao dịch chính cần ghi nhận trong qui trình mua hàng - chi tiền là đơn mua hàng, tiếp nhận hàng đã đặt mua, và chi tiền cho bên bán. Qui trình mua hàng - chi tiền trong hệ thống kế toán phải phát sinh các tài liệu và báo cáo sau:

• Báo cáo đơn hàng tồn đọng
• Công nợ bên bán
• Chi phiếu
• Tổng kết hàng đã nhận
• Đơn mua hàng
• Tổng kết mua hàng
• Báo cáo nhận hàng

Chi tiết trong các bảng qui trình mua hàng - chi tiền tùy thuộc công ty dịch vụ, buôn bán, hay sản xuất. Qui trình mua hàng - chi tiền điển hình trong cơ sở dữ liệu bao gồm các bảng dữ liệu sau:

• Cash account (tài khoản tiền tệ)
• Cash disbursement (giải ngân)
• Purchase order (đơn mua hàng)
• Raw materials inventory (tồn kho nguyên liệu thô)
• Raw materials inventory receipt (biên nhận tồn kho nguyên liệu thô)
• Vendor (bên bán)

Thiết kế cơ sở dữ liệu còn bao gồm các bảng quan hệ cần thiết, chẳng hạn bảng Purchase Order-Raw Materials Inventory (đơn mua hàng - tồn kho nguyên liệu thô).