Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 2 - Tổng kết

James Perry, Richard Newmark

Chương 2
Cơ sở dữ liệu và hệ thống kế toán

Tổng kết

Trong chương này, bạn đã học về hệ cơ sở dữ liệu kế toán, phân loại hoạt động kinh doanh, các qui trình kinh doanh, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, quan hệ giữa các bảng, và thiết kế cơ sở dữ liệu. Bạn đã biết tại sao bút toán kép là hệ thống tuyệt vời để tổ chức các nhiệm vụ thu thập và lưu trữ dữ liệu bằng tay qua nhiều năm nhưng hiện nay hệ cơ sở dữ liệu kế toán có thể có nhiều lợi thế đáng kể so với hệ thống bút toán kép trên máy tính. Hầu hết doanh nghiệp ngày nay cho rằng ưu điểm của hệ cơ sở dữ liệu kế toán vượt trội so với nhược điểm của chúng.

Chương đã đề cập chuỗi giá trị các qui trình kinh doanh. Chương đã mô tả những đặc trưng của hệ cơ sở dữ liệu kế toán với các qui trình bán hàng - thu tiền, mua hàng - trả tiền, nhân sự, và tài chính.

Chương cũng đã giới thiệu hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ứng dụng của chúng vào thông tin kế toán. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là cơ sở của nhiều hệ thống kế toán và cung cấp một số ưu điểm so với các phương pháp phi cơ sở dữ liệu khi quản lý dữ liệu. Ưu điểm nổi bật là tiết kiệm chi phí nhờ việc tập trung hóa mọi chức năng quản lý dữ liệu và áp đặt tính toàn vẹn cũng như nhất quán dữ liệu thông qua hệ cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ cung cấp khả năng cần thiết để biểu diễn thông tin kế toán. Việc bảo trì dữ liệu trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ không cần sự trợ giúp của lập trình viên. Ai cũng có thể học cách thêm và xóa các bản ghi trong cơ sở dữ liệu cũng như truy vấn hệ cơ sở dữ liệu. Thông tin kế toán quí giá có thể được tra cứu theo nhiều dạng thức và nhiều mức độ tổng hợp khác nhau; tra cứu thông tin không bị hạn chế bởi các tiêu chuẩn báo cáo kế toán.

Chương còn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc biểu diễn các đối tượng bảng ở dạng chuẩn. Các dạng chuẩn một, hai, và ba đã được trình bày. Dạng chuẩn một loại bỏ các nhóm lặp; dạng chuẩn hai yêu cầu mọi thuộc tính bảng phụ thuộc hoàn toàn vào khóa chính của bảng, chứ không chỉ một phần khóa chính. Dạng chuẩn ba bao gồm mọi đặc trưng của các dạng chuẩn một và hai. Thêm vào đó, các bảng ở dạng chuẩn ba không chứa các thuộc tính phụ thuộc vào những thuộc tính phi khóa khác. Các bảng ở dạng chuẩn ba tránh được các vấn đề có thể xâm hại tính toàn vẹn của thông tin kế toán.

Chương đã khép lại bằng một tổng quan sơ lược về mô hình REA do William McCarthy phát triển. Mô hình REA đặc tả 3 (hay nhiều hơn) nhóm thực thể thường phát sinh trong hệ thông tin kế toán. Mô hình REA giúp kế toán viên nhận diện được những thực thể nào cần có trong mô hình cơ sở dữ liệu kế toán E-R.