Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 7 - Thêm các thuộc tính vào mô hình qui trình kinh doanh

James Perry, Richard Newmark

Chương 7
Nhập môn mô hình dữ liệu cho hệ thông tin kế toán

Thêm các thuộc tính vào mô hình qui trình kinh doanh

Thông tin bạn được cung cấp về Pipefitters Supply Company đã đủ để tạo cấu trúc cơ bản cho qui trình kinh doanh mua hàng - chi tiền, gồm thực thể (biến cố, tài nguyên, tác nhân), quan hệ, và lực lượng. Điều còn thiếu từ mô hình qui trình kinh doanh này là các thuộc tính – những mẩu thông tin mà Pipefitters Supply Company thực sự theo dõi trong AIS. Các thuộc tính bao gồm khóa chính cho từng thực thể và những thuộc tính khác. Mặc dù các thuộc tính cho Pipefitters không được trình bày trong mô tả về qui trình mua hàng - chi tiền, mọi thông tin để tạo tác hệ thống sẽ được thu thập vào cùng thời điểm. Thường thì các thuộc tính mà công ty muốn theo dõi sẽ tác động đến thực thể nào và quan hệ nào sẽ xuất hiện trong mô hình qui trình kinh doanh.

BÀI TẬP 7.5: TẠO MÔ HÌNH QUI TRÌNH KINH DOANH – THÊM THUỘC TÍNH
Danh sách thuộc tính ở Hình 7.8 là tập thuộc tính thu gọn mà ta sẽ dùng sau này khi tạo qui trình mua hàng - chi tiền hoàn chỉnh cho Pipefitters. Từ danh sách này, hãy nhận diện khóa chính và các thuộc tính khác cho từng bảng. Hãy bắt đầu bằng việc vẽ mô hình qui trình mua hàng - chi tiền ở Hình 7.7. Hãy đặt các thuộc tính vào phần dưới của từng thực thể. Hãy nhận diện khóa chính cho từng bảng bằng cách đặt “(P)” kế khóa chính.
----------------------------------------------------------
Attribute Name (tên thuộc tính)
----------------------------------------------------------
Account Description (mô tả tài khoản)
Bank Account # (mã tài khoản ngân hàng)
Bank Name (tên ngân hàng)
Cash Acct ID # (mã tài khoản tiền mặt)
Cash Disbursement Date (ngày xuất quỹ)
Check # (mã chi phiếu)
Date Received (ngày nhận)
Inventory (hàng tồn kho)
Employee ID # (mã nhân viên)
Employee Name (tên nhân viên)
Employee Type ID # (mã kiểu-nhân-viên)
Employee Type Name (tên kiểu-nhân-viên)
Description (mô tả)
Inventory ID # (mã hàng tồn kho)
Receiving Report # (mã phiếu nghiệm thu)
Vendor ID # (mã nhà cung cấp)
Vendor Invoice # (mã hóa đơn nhà cung cấp)
Vendor Name (tên nhà cung cấp)
----------------------------------------------------------
Hình 7.8. Các thuộc tính cho qui trình mua hàng - chi tiền.

Đáp án của bài tập này được cho ở Hình 7.9. Từng thực thể trong Hình 7.9 sẽ là bảng trong cơ sở dữ liệu AIS của Pipefitters.

Hình 7.9. Qui trình mua hàng - chi tiền với các thuộc tính.

Khóa chính cho mỗi bảng là một mã định danh, số được ghi trước trên tài liệu, hay một số đã được chuẩn hóa. Chẳng hạn, mã tài khoản tiền mặt (Cash Acct ID #) không phải  là mã tài khoản ngân hàng thật. Việc dùng mã tài khoản thật trên tài liệu của công ty, đặc biệt trên những tài liệu gửi cho nhà cung cấp hay khách hàng, sẽ tạo yếu điểm nội an to lớn. Hãy hình dung mã nhân viên (Employee ID #) nhập vào tài liệu là mã an sinh xã hội của nhân viên đó! Đó là lý do tại sao một số vô nghĩa thường được dùng làm khóa chính. Những số không tạo ra bất kỳ rủi ro kiểm soát nào, chẳng hạn mã chi phiếu hay mã phiếu nghiệm thu, có thể dùng làm khóa chính vì các tài liệu đó đã được đánh số trước, đảm bảo khóa chính là một định danh duy nhất. Cuối cùng, những số chuẩn hóa như SKU (mã vạch) có thể dùng làm khóa chính vì chúng có tính duy nhất.