Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 8 - Bảng khách hàng

James Perry, Richard Newmark

Chương 8
Qui trình bán hàng - thu tiền

Bảng khách hàng Customer

Bảng đầu tiên trong qui trình bán hàng - thu tiền mà ta sẽ mô tả là bảng khách hàng. Bảng khách hàng là nơi tập trung lưu mọi thông tin của từng khách hàng. Điều này giúp cho việc hiển thị, thêm, xóa, và sửa thông tin khách hàng được dễ dàng và hiệu quả. Bảng khách hàng cần một trường khóa chính để nhận diện duy nhất từng dòng trong bảng.

Để đảm bảo mỗi mã khách hàng CustomerID là duy nhất, nhiều công ty gán một số tuần tự cho khách hàng mới. Phương án số tuần tự sẽ gán khách hàng mới một số lớn hơn 1 so với mã khách hàng lớn nhất hiện có. Trong Bài tập 8.5, bạn sẽ tạo bảng khách hàng tblMyCustomer. Bạn bắt đầu bằng việc mở một bảng mới và tạo khóa chính CustomerID. Pipefitters dùng phương án số tuần tự gồm 5 chữ số cho mã khách hàng, bắt đầu là 10001, tức có thể lưu 89.999 khách hàng (từ 10001 đến 99999).

BÀI TẬP 8.5: TẠO BẢNG KHÁCH HÀNG

1. Khởi động Microsoft Access và mở cơ sở dữ liệu Ch08.accdb.

2. Kích CREATE tab, kích Table từ nhóm Tables, rồi kích lệnh Design View trong nhóm Views. Access sẽ yêu cầu đặt tên bảng.

3. Gõ tblMyCustomer trong hộp thoại Save As rồi kích OK để lưu bảng. Access sẽ hiển thị bảng, chưa định nghĩa, ở Design View.

4. Gõ tên trường đầu tiên của tblMyCustomer là CustomerID rồi nhấn phím Tab. Khi nhấn Tab, dòng đầu tiên ở cột Data Type sẽ chuyển thành combo box, và danh sách thuộc tính trường Field Properties sẽ xuất hiện ở phần dưới cửa sổ.

5. Để ý rằng, theo mặc định, dòng đầu tiên có một chìa khóa nhỏ ở cột chọn bản ghi. Chìa khóa cho biết CustomerID là khóa chính của bảng. Bạn có thể tự đặt khóa chính hay đổi khóa chính ở một cột khác. Thật ra thì CustomerID đã là cột khóa chính nên ta để nguyên. Cũng để ý rằng thuộc tính Indexed có sẵn giá trị Yes (No Duplicates).

6. Vì bạn sẽ không dùng trường CustomerID trong bất kỳ tính toán nào, hãy đặt kiểu dữ liệu của nó là Short Text.

7. Nhấn Tab. Bạn có thể dùng cột Description để mô tả trường CustomerID nếu muốn. Cột Description là công cụ lập tư liệu có sẵn, đặc biệt hữu ích để lưu diễn giải cho những trường phức tạp hoặc dễ gây hiểu lầm.

8. Nhấn F6 để chuyển sang khung Field Properties. Con trỏ sẽ làm nổi bật giá trị mặc định kích cỡ trường Field Size 255. Gõ 5 vào cột Field Size để thay giá trị mặc định.

9. Nhấn Tab 3 lần để chuyển đến thuộc tính phụ đề Caption rồi gõ Customer # (có khoảng trống). Việc thiết đặt thuộc tính Caption này sẽ khiến Customer #, thay vì tên trường CustomerID, là văn bản mặc định cho các thành phần điều khiển trong forms và báo cáo có tham chiếu đến trường đó. Việc thiết đặt thuộc tính Caption có thể tiết kiệm thời gian khi tạo báo cáo và forms có dùng các trường bảng. Phần bên phải của khung Field Properties sẽ hướng dẫn chi tiết (bằng tiếng Anh) từng bước trong quá trình thiết đặt thuộc tính. Hình 8.6 cho thấy bảng khách hàng mới với trường khóa chính CustomerID và thiết đặt Caption ở góc nhìn Design.

Hình 8.6. Trường CustomerID trong tblMyCustomer.

10. Hãy dùng Hình 8.7 để thêm 9 thuộc tính còn lại vào tblMyCustomer. Tham khảo cột Description, hãy dùng số ở đó cho thuộc tính Field Size và văn bản ở đó cho thuộc tính Caption.

Hình 8.7. Các thuộc tính cho tblMyCustomer.