Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 2 - Qui trình bán hàng - thu tiền

James Perry, Richard Newmark

Chương 2
Cơ sở dữ liệu và hệ thống kế toán

Qui trình bán hàng - thu tiền

Qui trình bán hàng - thu tiền bao gồm mọi hoạt động bán hàng và thu tiền. Ba giao dịch chính cần ghi nhận trong qui trình bán hàng - thu tiền là đơn đặt hàng của khách hàng, bán hàng, và biên nhận thu tiền của khách hàng. Ta còn phải ghi nhận hoạt động gửi hàng nếu nó tách khỏi giao dịch bán hàng. Qui trình bán hàng - thu tiền trong hệ thống kế toán phải có khả năng phát sinh các tài liệu và báo cáo sau:

⦁ Đơn bán hàng
⦁ Hóa đơn
⦁ Vận đơn
⦁ Giấy báo chuyển tiền
⦁ Biên nhận thu tiền
⦁ Phân tích bán hàng
⦁ Công nợ khách hàng

Mọi công ty sản xuất, buôn bán, và dịch vụ đều có qui trình bán hàng - thu tiền tương tự. Họ bán hàng và dịch vụ cho khách hàng, và kỳ vọng khách hàng trả tiền. Qui trình bán hàng - thu tiền điển hình trong một cơ sở dữ liệu bao gồm các bảng dữ liệu sau:

⦁ Cash account (tài khoản tiền mặt)
⦁ Cash receipt (thâu ngân)
⦁ Customer (khách hàng)
⦁ Finished goods inventory (kho thành phẩm)
⦁ Sales (thông tin bán hàng)
⦁ Sales order (đơn bán hàng)
⦁ Salesperson (nhân viên bán hàng)

Thiết kế cơ sở dữ liệu cũng cần có các bảng quan hệ, chẳng hạn bảng Sales-Finished Good Inventory (thương vụ - tồn kho thành phẩm).