Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 4 - Tạo truy vấn Crosstab

James Perry, Richard Newmark

Chương 4
Tạo và dùng câu truy vấn

Tạo truy vấn Crosstab

Truy vấn crosstab là một truy vấn tổng kết đặc biệt nhằm duyệt qua lượng lớn dữ liệu và lập tương quan các giá trị giữa hai hay nhiều tập giá trị trường. Có dạng và chức năng tương tự bảng pivot Excel, truy vấn crosstab của Access cung cấp kết quả tổng kết dưới dạng spreadsheet dễ dùng. Crosstab có thể tính tổng, trung bình, đếm, và các giá trị gộp khác, được nhóm thành hai kiểu thông tin, một ở bên trái của datasheet và một ở trên đỉnh. Ô giao giữa dòng và cột hiển thị kết quả tính toán của câu truy vấn. Chẳng hạn, bạn có bảng doanh số sales lưu doanh số bán ô tô, phương tiện đi lại để tiêu khiển, và tàu thuyền theo năm, theo quý, và theo địa phương. Dữ liệu thô chỉ có thế - không cung cấp nhiều thông tin. Việc tạo truy vấn crosstab tổng kết doanh số theo quý và theo sản phẩm có thể hé mở qui luật theo mùa, nếu có. Bài tập kế sẽ chỉ cách tạo truy vấn crosstab trên doanh số. Mặc dù bảng này không liên quan các bảng khác trong cơ sở dữ liệu The Coffee Merchant, nó minh họa cách bạn có thể áp dụng kỹ thuật tương tự để phân tích doanh số của The Coffee Merchant để phát hiện qui luật.

BÀI TẬP 4.2: DÙNG QUERY WIZARD ĐỂ TẠO TRUY VẤN CROSSTAB

1. Kích CREATE tab, kích Query Wizard, kích Crosstab Query Wizard, rồi kích OK. Access sẽ thi hành Crosstab Query Wizard.

2. Định vị và kích bảng tblExampleCrosstab từ danh sách bảng trong cơ sở dữ liệu. (Nếu bạn chỉ thấy các truy vấn, kích nút radio Tables trong khung View để chỉ hiển thị bảng.) Kích Next.

3. Trong danh sách Available Fields, kích ItemQuarter – trường mà các giá trị duy nhất của nó sẽ xuất hiện trên đầu đề dòng  - rồi kích > để thêm trường vào danh sách Selected Fields. Kích Next để đến bước kế. (Kích Back nếu bạn muốn sửa bước trước.)

4. Kích ItemCategory, trường mà các giá trị duy nhất của nó sẽ xuất hiện trên đầu đề cột, rồi kích Next.

5. Kích ItemSaleAmount trong danh sách trường Fields, giá trị bạn muốn tổng kết, kích Count trong danh sách hàm Functions để đếm số lượt bán thay vì tính tổng. Hộp thoại Crosstab Query Wizard của bạn đến nay cần giống Hình 4.7. Kích Next để tiếp tục.

Hình 4.7 Định nghĩa một truy vấn crosstab.

6. Sửa tên truy vấn ở trên đỉnh thành MyCrosstabQuery, rồi kích Finish.

7. Kích cạnh phải của nhãn Total of ItemSaleAmount để thấy toàn bộ nhãn. Nếu bạn tạo truy vấn crosstab thành công, thì số lượt bán tàu thuyền Boat, ô tô Car, và phương tiện đi lại để tiêu khiển RV của quí một Quarter 1 là 128, 348, và 144.

8. Kích Save trên thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar để lưu những thay đổi về dàn trang.

9. Đóng tập động dynaset bằng cách kích phải tab hiển thị câu truy vấn rồi kích Close All.

Tập động dynaset được hiển thị bởi truy vấn crosstab cho biết số lượt bán trong từng quí theo kiểu sản phẩm. Để ý rằng tàu thuyền Boat có số lượt bán thấp ở quí 1 và 4 - phương tiện đi lại để tiêu khiển RV cũng vậy (xem Hình 4.8).

Hình 4.8 Truy vấn crosstab hiển thị số lượt bán theo quí và theo sản phẩm.