Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 9 - Bảng giải ngân Cash Disbursement

James Perry, Richard Newmark

Chương 9
Qui trình mua hàng - chi tiền

Bảng giải ngân Cash Disbursement

Bảng giải ngân Cash Disbursment rất giống bảng thâu ngân Cash Receipt. Cả hai đều chứa thông tin về biến cố tiền, và chứa khóa ngoại đến các bảng tài nguyên tiền, biến cố kinh tế (mua hay bán), nhân viên, và tác nhân ngoại (nhà cung ứng hay khách hàng). Ta sẽ giả định rằng Pipefitters giải ngân toàn bộ qua chi phiếu. Vì thế, mã chi phiếu là một khóa chính tốt vì chúng được đánh số tuần tự để kiểm soát và mã chi phiếu chỉ được sử dụng một lần. Tuy nhiên, nếu mở tblCashAccount bạn để ý rằng Pipefitters đã có sẵn hai tài khoản thanh toán – một tài khoản thanh toán chính và một tài khoản tiền lương. Hơn nữa, bảng Cash Account cho phép Pipefitters thêm các tài khoản tiền mặt khác mà cũng có thể là các tài khoản thanh toán. Vì các tài khoản khác nhau có thể dùng cùng mã chi phiếu, Pipefitters sẽ dùng khóa chính phức hợp – mã tài khoản tiền mặt và mã chi phiếu.

Ngoài khóa chính phức hợp, bạn sẽ thêm các trường thời điểm chi phiếu được viết, trị giá chi phiếu, biên bản nhận hàng tương ứng, mã nhà cung ứng, và mã nhân viên của kế toán viên đã viết chi phiếu. Hình 9.4 trình bày các khóa ngoại liên kết biến cố giải ngân với biến cố kinh tế (tblPurchase), tài nguyên (tblCashAccount), và các tác nhân (tblEmployee và tblVendor) tương ứng. Hình 9.44 cho thấy sự tương tự của các thuộc tính trong tblCashReceipt và tblCashDisbursement. Những tương tự này cho phép nhanh chóng sửa tblCashReceipt để tạo tblCashDisbursement.

Hình 9.44 So sánh các trường chương trình tblCashReceipt và tblCashDisbursement.

BÀI TẬP 9.41: SỬA BẢNG THÂU NGÂN CASH RECEIPT ĐỂ TẠO BẢNG GIẢI NGÂN CASH DISBURSEMENT

1. Tạo một bản sao tblCashReceipt–Structure Only ở Navigation Pane rồi đặt tên là tblCashDisbursement.

2. Mở tblCashDisbursement ở góc nhìn Design.

3. Sửa các tên trường theo Hình 9.44. Nhớ xóa CustomerCheckNum, vì tblCashDisbursement không có trường tương ứng.

4. Đặt khóa chính phức hợp. Nhấn và giữ phím Shift rồi kích nút chọn trường của CheckNum và CashAccountID. Kích Primary Key trong nhóm Tools.

5. Sửa thuộc tính cho tất cả các trường như ở Hình 9.45.

Hình 9.45 Các thuộc tính trường của tblCashDisbursement.

6. Lưu các thay đổi rồi đóng bảng.

7. Nhập dữ liệu từ Ch09.xsls file vào tblCashDisbursement. Hãy theo các hướng dẫn ở Bài tập 9.5, thay tblVendor bằng tblCashDisbursement. Sau khi kết thúc việc nhập liệu, mở tblCashDisbursement để kiểm chứng là có tất cả 31 bản ghi đã được nhập.