Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 9 - Nợ phải trả theo nhà cung ứng

James Perry, Richard Newmark

Chương 9
Qui trình mua hàng - chi tiền

Nợ phải trả theo nhà cung ứng

Ngoài việc tính gộp nợ phải trả để báo cáo tài chính, công ty cũng cần theo dõi nợ họ phải trả theo từng nhà cung ứng. Điều này có thể thực hiện bằng cách hiệu chỉnh các truy vấn nợ phải trả hiện có. Các bước cần làm hầu như giống các bước trong các Bài tập 8.48 và 8.49 để tính nợ phải thu theo từng khách hàng. Hãy dùng các hướng dẫn chi tiết trong các Bài tập 8.48 và 8.49 cùng các diễn giải trong bài tập dưới đây cùng ảnh kèm theo.

BÀI TẬP 9.48: SỬA CÁC TRUY VẤN NỢ PHẢI TRẢ ĐỂ PHÁT SINH NỢ PHẢI TRẢ CHO TỪNG KHÁCH HÀNG

Hãy tạo truy vấn đầu tiên bằng cách sao chép và hiệu chỉnh qryAccPay1-SumOfPurchases.

1. Tạo một bản sao của qryAccPay1-SumOfPurchases rồi đặt tên là qryAPByVendor1-SumOfPurchases. Mở qryAPByVendor1-SumOfPurchases ở góc nhìn Design. Kích và kéo VendorID vào cột đầu tiên của Criteria Pane để nhóm các đợt mua theo từng nhà cung ứng.

2. Lưu các thay đổi. Kiểm thử câu truy vấn. Kích Run trong nhóm Results. Dùng 1/31/2012 cho thời điểm của bảng cân đối. Các tổng số giờ đây được liệt kê theo VendorID. Bạn cần có 7 nhà cung ứng trong kết quả. Đóng câu truy vấn.

3. Tạo truy vấn thứ hai bằng cách sao chép và hiệu chỉnh qryAccPay2-SumOfCD.

4. Tạo một bản sao của qryAccPay2-SumOfCD rồi đặt tên là qryAPByVendor2-SumOfCD. Mở qryAPByVendor2-SumOfCD ở góc nhìn Design. Kích và kéo VendorID từ danh sách trường tblCashDisbursement vào cột đầu tiên của Criteria Pane để nhóm các lần thâu ngân theo nhà cung ứng.

5. Lưu các thay đổi. Kiểm thử truy vấn. Kích Run trong nhóm Results. Dùng 1/31/2012 làm thời điểm của bảng cân đối. Các tổng số bây giờ được liệt kê theo VendorID. Bạn cần có 4 nhà cung ứng trong kết quả. Đóng câu truy vấn.

6. Tạo truy vấn thứ ba và cũng là cuối cùng, tương tự qryAccPay3-AccountsPayable. Vì một số nhà cung ứng trong cơ sở dữ liệu không có thông tin mua hàng cũng như giải ngân, và một số nhà cung ứng khác có thông tin mua hàng nhưng không có thông tin giải ngân, bạn sẽ cần phép nối ngoại như đã tạo ở Bài tập 9.44.

7. Kích Create tab rồi kích Query Design trong nhóm Queries. Trong hộp thoại Show Table kích Queries tab, kích kép qryVendorInfo, qryAPByVendor1-SumOfPurchases, qryAPByVendor2-SumOfCD. Đóng hộp thoại.

8. Kích kép VendorID và VendorName từ qryVendorInfo, SumOfInventoryReceiptAmount từ qryAPByVendor1-SumOfPurchases, và SumOfCashDisbursementAmount từ qryAPByVendor2-SumOfCD.

9. Lưu câu truy vấn với tên qryAPByVendor3-AccountsPayable.

10. Thêm biểu thức sau vào trường trống kế tiếp trên Criteria Pane: AccountsPayable: Nz([SumOfInventoryReceiptAmount],0)-Nz([SumOfCashDisbursementAmount],0). Mở Property Sheet, gõ Accounts Payable làm Caption cho AccountsReceivable, rồi đặt thuộc tính Format là Currency.

11. Dùng VendorID  để tạo phép nối ngoại trái từ qryVendorInfo đến qryAPByVendor1-SumOfPurchases, và từ qryAPByVendor1-SumOfPurchases đến qryAPByVendor2-SumOfCD. Xem Hình 9.52. Bài tập 8.49 sẽ cung cấp diễn giải chi tiết.

Hình 9.52 qryAPByVendor3-AccountsPayable ở góc nhìn Design.

12. Lưu các thay đổi. Kiểm thử truy vấn. Kích Run trong nhóm Results. Dùng 1/31/2012 là thời điểm của bảng cân đối. Tập động dynaset được trình bày ở Hình 9.53. Để ý rằng hiện nay 15 nhà cung ứng vì tất cả các nhà cung ứng trong cơ sở dữ liệu đều được hiển thị, kể cả nhà cung ứng giả (9999) và các nhà cung ứng mà Pipefitters chưa mua gì cả từ 1/31/2012 trở về trước. Đóng truy vấn.

Hình 9.53. Tập hợp động cho qryAPByVendor3-AccountsPayable vào 1/31/2012.

THỬ NGHIỆM

Đừng hiển thị nhà cung ứng giả trong truy vấn qryAPByVendor3-AccountsPayable. Mở qryAPByVendor3-AccountsPayable ở góc nhìn Design. Trong ô Criteria của VendorID, gõ <>9999. Chạy lại truy vấn. Để ý rằng VendorID 9999 giờ đây không còn trong tập động dynaset.