Tin học căn bản: Tổ chức tập tin và thư mục - Organizing Files and Folder

TỔ CHỨC TẬP TIN VÀ THƯ MỤC - ORGANIZING FILES AND FOLDERS

Thường khi làm việc trên máy tính, ta khởi động một ứng dụng (application) và mở một tập tin (file), file thường ám chỉ một tài liệu (document), tức tập hợp dữ liệu được đặt tên và lưu trên máy tính. Bạn xem, thêm, hay thay đổi nội dung file, rồi lưu và đóng file.

Ta tổ chức files bằng cách lưu chúng vào các thư mục (folder). Folder là công cụ dùng để chứa files. Ta cần tổ chức files và folders sao cho có thể tìm kiếm dễ dàng và làm việc hiệu quả.

Tủ hồ sơ là hình tượng thông dụng cho việc tổ chức file trên máy tính (xem hình). Máy tính giống như tủ hồ sơ nhiều ngăn - mỗi ngăn là một thiết bị lưu trữ (storage device), hay đĩa (disk). Mỗi đĩa chứa nhiều folders và mỗi folders chứa nhiều files. Để dễ dàng tra cứu files, ta nên tổ chức chúng hợp lý trong các folders. Chẳng hạn, một folder có thể lưu dữ liệu tài chính, một folder khác lưu kết quả làm việc, và một folder khác chứa thông tin về chuyến nghỉ hè sắp tới.

Máy tính có thể lưu folders và files trên nhiều kiểu đĩa khác nhau, từ kiểu có thể tháo rời - chẳng hạn ổ USB (USB drives, hay USB flash drives) và đĩa hình số (digital video discs - DVDs) - cho đến đĩa cứng (hard disks hay fixed disks) nằm thường trực bên trong máy tính. Hard disks là dạng lưu trữ thông dụng nhất do chúng là cách lưu trữ kinh tế nhiều gigabytes dữ liệu. (Một gigabyte, hay Gb, bằng khoảng 1 tỉ byte, mỗi byte tương đương một ký tự dữ liệu.)

Để máy tính truy xuất được kiểu đĩa có thể tháo rời, ta phải gắn đĩa vào ổ (drive), tức thiết bị có thể tra cứu và đôi khi có thể ghi dữ liệu lên đĩa. Hard disk đã nằm sẵn vào ổ bên trong máy tính, nên ta không cần đặt nó vào ổ mỗi khi dùng.

Máy tính phân biệt ổ này với ổ khác bằng cách gán một mẫu tự cho ổ. Hard disk được gán là ổ C. Các ổ còn lại có thể có mẫu tự khác, thường theo thứ tự khi cài chúng vào máy tính - vì vậy ổ USB có thể là D hay F.

Máy tính giống như tủ hồ sơ

-- Nguồn: Joseph J. Adamski, Kathleen T. Finnegan, Sharon Scollard (2014) Các phương diện mới về Microsoft Access 2013.
-- Bài được tập hợp tại Tin học căn bản