Khi tạo mới hay soạn thảo một file, ta nên lưu (save) file thường xuyên để giữ gìn thành quả. Khi lưu, ta phải xác định tên file và vị trí lưu trữ. Hầu hết ứng dụng đều cung cấp một vị trí mặc định để lưu file, khiến việc tìm kiếm sau này được dễ dàng. Tuy nhiên, ta có thể tùy chọn một vị trí khác.
Ngoài vị trí lưu trữ, mỗi file phải có tên, đây là thông tin quan trọng, cùng với nội dung và mục đích của file. Một tên file chẳng hạn Italian Tours.docx gồm ba phần:
* Phần chính - Khi lưu file, ta chỉ cần cung cấp phần chính, chẳng hạn "Italian Tours".
* Dấu chấm - Dấu chấm (.) ngăn cách phần chính và phần mở rộng.
* Phần mở rộng - Phần mở rộng gồm ba hay bốn ký tự ngay sau dấu chấm trong tên file, dùng để nhận diện kiểu file.
Tương tự với tên folder, phần chính của một tên file có thể chứa đến 255 ký tự. Điều này cho phép ta đặt tên đủ chính xác để có có thể nhận biết nội dung file bằng cách chỉ nhìn vào tên. Ta có thể sử dụng khoảng trống và một số dấu chấm câu khi đặt tên. Tuy nhiên, tên file không thể chứa các ký hiệu / \ : * ? “ < > hay | vì những ký hiệu này có ý nghĩa đặc biệt trong Windows.
Windows và các software khác bổ sung dấu chấm và phần mở rộng vào tên file, mặc dù File Explorer không hiển thị chúng theo mặc định. Thay vào đó, File Explorer hiển thị biểu tượng file gắn liền với phần mở rộng hoặc một thumbnail (hình nhỏ) biểu thị một số kiểu file nào đó, chẳng hạn kiểu đồ họa. Ví dụ, trong tên file Italian Tours.docx, phần mở rộng docx cho biết đây là file được tạo trong ứng dụng xử lý văn bản Microsoft Word. File Explorer hiển thị file này bằng cách dùng biểu tượng Microsoft Word và phần tên chính. Với file có tên Italian Tours.png, phần mở rộng png cho biết đây là file tạo bởi một ứng dụng đồ họa chẳng hạn Paint. Trong Details view (cách nhìn chi tiết) hay List view (cách nhìn kiểu danh mục), File Explorer hiển thị file này bằng cách dùng biểu tượng Paint và phần tên chính. Trong các views khác, File Explorer không dùng biểu tượng, mà hiển thị nội dung bằng một thumbnail. File Explorer hành xử khác nhau với Italian Tours.docx và Italian Tours.png vì phần mở rộng cho biết chúng thuộc kiểu file khác nhau, cho dù phần tên chính giống nhau.
Khi lưu một file mới, ta dùng hộp thoại (dialog box) Save As để đặt tên và xác định vị trí lưu trữ. Ta có thể tạo folder cho file mới vào thời điểm lưu file. Khi soạn thảo một file đã được lưu trước đó, ta có thể dùng lệnh Save để lưu các thay đổi trong file, và giữ nguyên tên file cũng như vị trí. Tuy nhiên, nếu muốn lưu file vừa soạn thảo với một tên khác và ở một vị trí khác, ta cần dùng hộp thoại Save As.
Lưu file bằng hộp thoại Save As
-- Nguồn: Joseph J. Adamski, Kathleen T. Finnegan, Sharon Scollard (2014) Các phương diện mới về Microsoft Access 2013.
-- Bài được tập hợp tại Tin học căn bản
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét