Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - Ứng dụng của forms

James Perry, Richard Newmark

Chương 5
Tạo và dùng forms

Ứng dụng của forms

Forms hiển thị thông tin từ một hay nhiều bảng theo dạng dễ hiểu và hấp dẫn trên màn hình máy tính. Không như góc nhìn Datasheet của bảng, cửa sổ Form có thể hiển thị mỗi lần một dòng bảng. Ưu điểm khác của form so với góc nhìn Datasheet của bảng là bạn có thể thiết kế form cơ sở dữ liệu giống với biểu mẫu in giấy của công ty. Khi forms cơ sở dữ liệu khớp với forms in giấy, forms cơ sở dữ liệu trông trực quan và quen thuộc với người mới dùng. Vì forms máy tính trông quen thuộc, chúng không làm người mới dùng sợ hãi. Ở góc nhìn người dùng, forms là ứng dụng – không phải bảng và các đối tượng khác nằm dưới. Forms có thể lưu thông tin và chuyển thông tin từ form này sang form khác, hay từ công đoạn này sang công đoạn khác của ứng dụng.

Forms có thể được thiết kế đơn giản nhưng hoạt động tốt, hay có thể phức tạp, với danh-sách-sổ-xuống, hỗ trợ có sẵn, thiết kế trường hấp dẫn, hình ảnh, và nút lệnh thi hành thao tác định sẵn khi người dùng kích vào. Forms, như câu truy vấn, không lưu thông tin. Chúng chỉ hiển thị thông tin lấy từ một hay nhiều bảng. Dữ liệu hiển thị trong form có thể được tra từ một bảng hay nhiều bảng nối với nhau trên trường khóa chung. Form cũng có thể hiển thị dữ liệu trực tiếp từ câu truy vấn có độ phức tạp bất kỳ. Bất kỳ truy vấn nào đã tạo ở Chương 4 đều có thể làm cơ sở cho form.

Forms cung cấp một cách tiện lợi để điều khiển sự vận hành và tổ chức ứng dụng cơ sở dữ liệu. Dùng nút lệnh trên form, bạn có thể tạo các macros hay mã Visual Basic for Applications (VBA) để tự động mọi thủ tục cơ sở dữ liệu chính. Khi người dùng kích nút lệnh, nó sẽ kích hoạt một thủ tục như phát sinh báo cáo hay hiển thị hóa đơn. Forms có thể chứa mã mà sẽ thi hành khi một biến cố cụ thể phát sinh. Chẳng hạn, bạn có thể dễ dàng tạo mã, lưu vào form, mà sẽ thi hành một hành động cụ thể khi có người kích vào nút lệnh, nó sẽ mở form, hay đi đến một ô văn bản cụ thể trên form.

Forms là cách hiệu quả và hết sức hấp dẫn để kiểm soát toàn bộ việc nhập liệu của người dùng vào cơ sở dữ liệu. Chẳng hạn, bạn có thể tạo form để nhập thông tin mới vào bảng hóa đơn. Form có đặc trưng ngăn người dùng nhập một mã hóa đơn đã được gán hay nhập một giá trị vô lý vào trường đơn phí (unit cost). Bạn có thể cung cấp các kiểm tra dữ liệu hợp lệ như một phần của form. Những kiểm tra đó linh hoạt và mạnh hơn nhiều so với các kiểm tra thuộc tính bảng. Hình 5.1 trình bày một ví dụ về form nhập kho.

Hình 5.1 Ví dụ về form nhập liệu.

Hiện nay forms là giao diện được dùng rộng rãi nhất để nhập, sửa, và kiểm tra thông tin cơ sở dữ liệu. Bạn có thể dùng forms để thêm xóa sửa thông tin từ một hay nhiều bảng tức thì. Forms cho phép bạn khóa các trường bảng đã chọn để không cho sửa chúng. Các tùy chọn khác cho phép forms điền giá trị mặc định và giá trị tính toán dựa trên các dữ liệu nhập khác.

Việc tạo forms để hiển thị tiến trình của ứng dụng cơ sở dữ liệu là cách tương tác hiệu quả với người dùng. Chẳng hạn, trong suốt tiến trình cập nhật cơ sở dữ liệu cần rất nhiều thời gian, bạn có thể hiển thị form hiển thị tiến độ cập nhật. Forms là một cách hiển thị thông báo chẳng hạn khuyến cáo hay nguyên nhân gây lỗi trong nhiều phần khác nhau của cơ sở dữ liệu. Mặc dù forms được thiết kế chủ yếu để hiển thị ra màn hình, bạn có thể in forms. Form hóa đơn có thể đóng hai vai trò nhập và xuất. Nhân viên nhập liệu có thể dùng form để nhập thông tin hóa đơn, và kế toán viên có thể dùng form đó để phát sinh hóa đơn gửi đến khách hàng. Khác biệt giữa form nhập và form in có thể không nhiều. Form nhập có thể khác đầu đề và chân đề - một cái dùng cho khách hàng và một cái dành cho nhân viên nhập liệu.