Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 5 - In form

James Perry, Richard Newmark

Chương 5
Tạo và dùng forms

In form

Thường thì ta không in forms. Tuy nhiên, in một trang của form là cách hay để theo dõi tất cả các forms bạn đã phát triển cho hệ thống kế toán. In form là nhiệm vụ dễ dàng. Đầu tiên, mở form bạn muốn in ở góc nhìn Form. Bạn có thể dùng các nút di chuyển form để hiển thị một bản ghi cụ thể, hay bạn chỉ việc in bản ghi đầu tiên xuất hiện trên form. Trong cả hai trường hợp, kích FILE tab, kích Print tab, rồi kích Print. Khi hộp thoại Print xuất hiện, kích nút tùy chọn Selected Record(s) để Access chỉ in một form (xem Hình 5.16). Kích OK để bắt đầu quá trình in. Nếu form của bạn rộng hơn thiết đặt in hiện thời, bạn sẽ nhận một khuyến cáo tương tự khuyến cáo ở Hình 5.17. Trong trường hợp đó, kích nút Cancel để đóng hộp thoại khuyến cáo. Kích Print tab rồi kích Print Preview. Kích Landscape trong nhóm Page Layout thuộc tab ngữ cảnh PRINT PREVIEW. Điều đó sẽ giải quyết vấn đề in.

Hình 5.16 Chuẩn bị in một form.

Hình 5.17 Hộp thoại khuyến cáo độ rộng bản in.

Bạn có thể in các thuộc tính, quyền hạn, và thông tin thiết kế các đối tượng cơ sở dữ liệu, bao gồm thiết kế form của bạn. Việc in các đặc trưng thiết kế các đối tượng cơ sở dữ liệu sẽ giúp lập tư liệu thiết kế cơ sở dữ liệu và ứng dụng kế toán mà bạn đang phát triển. Để in thông tin thiết kế này, kích DATABASE TOOLS tab rồi kích Database Documenter trong nhóm Analyze. Sau đó kiểm tra các đối tượng bạn muốn in thông tin định nghĩa, đảm bảo rà soát mọi tab đối tượng cơ sở dữ liệu như Tables, Queries, … liên quan đến đối tượng quan tâm. Cuối cùng, kích OK để tạo báo cáo và hiển thị nó trong Object Definition tab mới. Nếu bạn quyết định in báo cáo, chỉ việc kích Print trong nhóm Print thuộc tab ngữ cảnh PRINT PREVIEW. Nếu không, kích nút Close Print Preview trong nhóm Close Preview để bỏ qua báo cáo.

THỬ NGHIỆM

Đóng tất cả các tab trong cơ sở dữ liệu. Kích DATABASE TOOLS rồi kích Database Documenter trong nhóm Analyze. Kích Forms tab trong hộp thoại Documenter, rồi đánh dấu ô bên trái form MyShipperForm. Kích OK. Access sẽ mất vài giây để tạo báo cáo và hiển thị nó trên Object Definition tab. Hãy khảo sát báo cáo. Kích chuột để phóng to hay thu nhỏ. Kích Close Print Preview để bỏ qua báo cáo sau khi đã khảo sát xong.

Khi bạn muốn xem danh sách thông tin đầy đủ của một hay nhiều bảng, việc in forms sẽ không thích hợp. Thay vào đó, bạn cần một báo cáo. Báo cáo và cách tạo chúng được trình bày ở chương kế.