Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 9 - Qui trình tác nghiệp mua hàng - chi tiền của Pipefitters Supply Company

James Perry, Richard Newmark

Chương 9
Qui trình mua hàng - chi tiền

Qui trình tác nghiệp mua hàng - chi tiền của Pipefitters Supply Company

Pipefitters Supply Company liên hệ nhà cung cấp để đặt đơn mua hàng. Mỗi đơn mua hàng có thể chứa nhiều mặt hàng. Đơn mua hàng chứa tên nhà cung cấp và danh sách mặt hàng mà Pipefitters muốn mua. Danh sách mặt hàng chứa số lượng từng mặt hàng và giá thực mua. Giá thực mua thường hơi khác so với giá chuẩn lưu trong bảng tồn kho inventory vì Pipefitters mua hàng từ nhiều nhà cung cấp. Pipefitters đôi khi nhận đơn đặt hàng từ khách hàng muốn có hàng sớm. Nếu cháy hàng, Pipefitters có thể mua hàng từ nhà cung cấp bán giá cao, miễn nhà cung cấp đó có thể giao hàng đúng thời hạn mà khách hàng cần.

Khi hàng cập điểm nhận hàng, nhân viên nhận hàng đếm số lượng rồi ghi nhận tên hàng kèm số lượng vào biên bản bàn giao (inventory receipt). Biên bản bàn giao còn chứa mã tham chiếu đến đơn mua hàng tương ứng. Pipefitters thường mua hàng theo phương thức FOB (free on board) destination. FOB destination nghĩa là trách nhiệm pháp lý sẽ chuyển giao khi hàng đến địa điểm bên mua, và các nguyên tắc kế toán được thừa nhận rộng rãi GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) và các tiêu chuẩn báo cáo tài chính quốc tế IFRS (International Financial Report Standards) qui định rằng một thương vụ thường được ghi nhận khi chuyển giao trách nhiệm pháp lý.

Một kế toán viên sẽ chi tiền cho hàng đã nhận bằng việc viết một chi phiếu cho nhà cung cấp, thường trong vòng mười ngày sau khi nhận hàng. Mặc dù Pipefitters Supply Company thường chi trả hết khi có biên bản bàn giao, công ty thường giới hạn mỗi lần chi là $5,000. Khi công ty nhận một đợt hàng trị giá hơn $5,000, công ty sẽ trả trước $5,000 trong vòng mười ngày sau khi nhận hàng rồi trả phần còn lại trong mười ngày sau đó. Để dễ quản lý cơ sở dữ liệu hơn, ta sẽ giả định là Pipefitters sẽ trả cho từng hóa đơn bằng một chi phiếu riêng. Các chi trả thường được thực hiện từ tài khoản kinh doanh operating account.