Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Xuất báo cáo ra Word

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Xuất báo cáo ra Word

Nếu bạn gửi bản sao báo cáo điện tử đến một người không có Microsoft Access, thì bạn có thể xuất báo cáo ra dạng Rich Text Format (rtf). Báo cáo dạng rtf có thể được mở bằng nhiều phần mềm và mọi phiên bản Microsoft Word. Bài tập kế sẽ phát sinh một báo cáo dạng rtf từ MyEmployeeReport bạn đã tạo trước đây trong chương.

BÀI TẬP 6.33: PHÁT SINH BÁO CÁO DẠNG RTF

1. Kích phải MyEmployeeReport trong nhóm Reports thuộc Navigation Pane rồi kích Layout View trong pop-up menu.

2. Kích External Data tab, kích nút More trong nhóm Export, rồi kích Word. Access sẽ mở hộp thoại Export - RTF File.

3. Kích nút Browse, nếu cần, để chuyển đến thư mục folder bạn muốn lưu báo cáo dạng rtf. Gõ MyRtfReport vào ô File name. Kích Save để lưu báo cáo với tên MyRtfReport.rtf. Access sẽ trở về hộp thoại Export - RTF File.

4. Kích OK.

5. Khi bước Save Export Steps xuất hiện, kích Close. Một cách khác, bạn có thể kích ô Save Export Steps để sau này bạn có thể lặp lại quá trình phát sinh báo cáo mà không cần dùng wizard.

6. Đóng báo cáo bằng cách kích phải Employees by Division tab rồi kích Close trong pop-up menu.

Access sẽ lưu báo cáo ở dạng rtf trong thư mục folder đã định trên máy tính của bạn. Bạn có thể mở báo cáo rtf bên ngoài Access. Bài tập Thử nghiệm kế sẽ chỉ bạn cách mở báo cáo rtf trong Word.

THỬ NGHIỆM

Hãy tối tiểu minimize Access. Mở Windows Explorer rồi chuyển đến thư mục folder chứa báo cáo MyRtfReport.rtf. Kích kép tên file MyRtfReport.rtf. Word mở lên, chuyển dạng rtf sang dạng Word, rồi hiển thị báo cáo ở góc nhìn Print Layout (xem Hình 6.31). Đóng Word mà không lưu. Đóng Windows Explorer.

Hình 6.31 Mở báo cáo dạng rtf trong Word.