Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 9 - Đơn mua hàng

James Perry, Richard Newmark

Chương 9
Qui trình mua hàng - chi tiền

Đơn mua hàng

Giờ đây bạn đã tạo xong bảng và forms để công ty có thể nhập và bảo trì các bản ghi nhà cung ứng và tồn kho, bạn có thể tạo các thành phần hệ thống nhằm hỗ trợ việc đặt mua hàng từ nhà cung ứng. Tại Pipefitters Supply Company, nhân viên mua hàng chịu trách nhiệm giám sát các mức tồn kho. Họ phải đảm bảo có sẵn hàng tồn kho đủ đáp ứng nhu cầu hiện nay mà không phải chôn vốn vì mua quá nhiều hàng tồn kho. Một khi nhân viên mua hàng xác định cần mua hàng tồn kho, họ phải:

• Nhận diện các nhà cung ứng hàng tồn kho này.
• Chọn một nhà cung ứng.
• Gửi đơn mua hàng đến nhà cung ứng đã chọn.

Đơn mua hàng thay đổi tùy thuộc công ty; tuy nhiên, mọi đơn mua hàng cần chứa thông tin sau:

• Thời điểm đặt hàng.
• Tên và địa chỉ nhà cung ứng.
• (Các) mặt hàng cần mua.
• Số lượng và giá (các) mặt hàng cần mua.

Đơn mua hàng cũng thường chứa thông tin gửi hàng, bao gồm thời điểm dự kiến hàng sẽ đến nơi. Khóa ngoại trong bảng đơn mua hàng Purchase Order ở Hình 9.4 sẽ tạo quan hệ tham gia giữa bảng nhà cung ứng Vendor và bảng Purchase Order. Liên kết này giúp bạn nhận diện nhà cung ứng với những đơn mua hàng cụ thể, vì như lực lượng một-nhiều ở Hình 9.4 thể hiện, mỗi đơn mua hàng chỉ được đặt với một nhà cung ứng. Tuy nhiên, quan hệ đặt chỗ Reservation nhiều-nhiều liên kết các đơn mua hàng Purchase Order với các hàng tồn kho Inventory cụ thể được liệt kê trên từng đơn mua hàng sẽ cần một bảng-quan-hệ riêng để tạo liên kết đó.

Hãy rà soát mô hình dữ liệu ở Hình 9.4 để xác định các bảng, kể cả bảng-quan-hệ, và khóa ngoại mà Pipefitters Supply Company sẽ cần ghi nhận từng đơn mua hàng. Vào lúc này, đừng lo về quan hệ hoàn tất giữa đơn mua hàng Purchase Order và mua hàng Purchase. Bạn sẽ tạo quan hệ hoàn tất khi tạo bảng mua hàng Purchase bằng cách thêm PurchaseOrderID là khóa ngoại trong bảng mua hàng.