James Perry, Richard Newmark
Chương 6
Tạo và dùng báo cáo
Phát sinh báo cáo dạng PDF hay XPS
Bạn không thể giả định rằng ai nhận báo cáo từ bạn đều có Access, Word hay bất kỳ sản phẩm Microsoft nào có thể xem báo cáo. Để khả dụng rộng rãi, báo cáo phải ở dạng ai cũng có thể mở - ở dạng dễ dàng hiển thị. Một định dạng được thừa nhận rộng rãi là Portable Document Format (hay PDF). Một phương án khác, ít được thừa nhận rộng rãi hơn, là XPS. Files có định dạng PDF duy trì được độ chính xác của phần mềm tạo chúng. Các PDF files còn có thể mở và hiển thị dùng sản phẩm miễn phí Acrobat Reader thông dụng trên Internet. Các files có định dạng XPS là chuẩn chia sẻ files của Microsoft, bảo toàn được định dạng và bài trí báo cáo. Để hiển thị tài liệu XPS, bạn cần Internet Explorer 7 hay mới hơn. Vì PDF là chuẩn được thừa nhận rộng rãi với các tài liệu cần độ chính xác cao, bạn nên dùng định dạng đó khi phải chia sẻ tài liệu với người khác. Bạn có thể tin rằng tài liệu PDF có khả năng duy trì mọi chi tiết của báo cáo Access. Và hầu như mọi người đều có Acrobat Reader trên máy tính của họ.
Giả sử Access của bạn có phần hỗ trợ cần thiết, hãy tạo một báo cáo dạng PDF. Nếu phần mềm Access của bạn không có hỗ trợ cần thiết, hoặc bạn cài thêm hoặc bỏ qua bài tập kế.
BÀI TẬP 6.34: TẠO BÁO CÁO DẠNG PDF
1. Kích kép MyInvoiceReportVer4 trong Navigation Pane để mở nó ở góc nhìn Report.
2. Kích External Data tab rồi kích PDF or XPS trong nhóm Export.
3. Chuyển đến thư mục folder bạn muốn lưu báo cáo. Gõ MyPdfReport vào ô danh sách File name.
4. Nếu cần, kích mũi tên ô danh sách Save as type rồi chọn PDF.
5. Kích nút radio Standard (publishing online and printing).
6. Kích nút Options, kích nút radio Pages, và đảm bảo là các thành phần điều khiển From: và To: chứa số 1 để xuất duy nhất một trang. Kích OK.
7. Kích Publish. Access sẽ xuất file dạng PDF vào thư mục folder đã định và mở báo cáo vừa tạo trong Acrobat Reader.
8. Đóng Acrobat Reader và đóng MyInvoiceReportVer4.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét