Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 8 - Bảo trì các bản ghi khách hàng

James Perry, Richard Newmark

Chương 8
Qui trình bán hàng - thu tiền

Bảo trì các bản ghi khách hàng

Giờ đây bạn đã tạo bảng Customer để lưu thông tin khách hàng và form để làm bảng dễ dùng, bạn có thể bảo trì các bản ghi khách hàng hiệu quả. Các thao tác bảo trì bao gồm tạo bản ghi khách hàng mới, xóa bản ghi khách hàng không cần nữa, và cập nhật bản ghi khách hàng khi thông tin thay đổi.

Các doanh nghiệp cần cập nhật kịp thời thông tin khách hàng của họ. Nhớ rằng một ưu điểm khi dùng mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ cho hệ thống kế toán là chỉ cần thêm, xóa, hay sửa thông tin ở một nơi. Với thông tin khách hàng, tblCustomer là nơi đó.

Khi dùng frmCustomer để thêm khách hàng vào tblCustomer, hãy mở form bằng cách kích kép vào form. Để nhập một khách hàng mới, kích nút New Record (bản ghi mới) ở đáy form (xem Chương 1, Hình 1.27) rồi gõ. Nhấn Enter sau khi gõ thông tin vào mỗi trường thành phần điều khiển. Để ý rằng mặt nạ nhập liệu, qui tắc kiểm tra hợp lệ, và giá trị mặc định trong tblCustomer đã tránh nhập sai dữ liệu vào các trường CustomerID, CustomerState, CustomerZipCode, CustomerTelephone, và CustomerCreditLimit.

Sau khi nhập toàn bộ thông tin khách hàng, nhấn Enter để chuyển sang bản ghi kế. Bạn có thể tới lui trong bảng bằng các phím PgUp và PgDn hay các nút di chuyển ở đáy form.

Xóa bản ghi khỏi tblCustomer thì dễ nhưng nguy hiểm. Để xóa bản ghi vừa tạo, hãy di chuyển đến bản ghi đó bằng các nút di chuyển ở đáy form, rồi chọn toàn bộ bản ghi bằng cách kích nút chọn bản ghi Record Selector. Nhấn Delete để xóa bản ghi. Microsoft Access sẽ hiển thị một khuyến cáo yêu cầu khẳng định việc xóa. Thao tác xóa không thể đảo ngược, vì Access không lưu bản ghi vào bộ nhớ tạm khi xóa. Nếu bạn thử xóa một khách hàng đã đặt hàng sau khi xây xong cơ sở dữ liệu, bạn sẽ không được phép xóa khách hàng đó do ràng buộc toàn vẹn tham chiếu đã tạo trong cơ sở dữ liệu.

Bạn có thể xóa từng trường riêng lẻ trong bản ghi ở góc nhìn Form bằng phím Delete. Việc xóa từng trường riêng lẻ có thể đảo ngược bằng cách nhấn Esc trước khi chuyển sang trường kế. Sau khi chuyển sang trường kế trong cùng bản ghi, bạn có thể đảo ngược mọi thao tác xóa trường (hay thay đổi trường) trong bản ghi hiện thời bằng cách nhấn Esc. Mọi thao tác xóa khác là vĩnh viễn.

Xóa bản ghi trong cơ sở dữ liệu kế toán là hành động luôn phải xem xét cẩn thận. Dữ liệu trong bảng kế toán thường quan hệ với dữ liệu trong các bảng khác. Chẳng hạn, nếu xét một bản ghi trong bảng đơn đặt hàng Sale Order, nó chứa mã khách hàng. Nơi duy nhất bạn tìm thấy tên và địa chỉ khách hàng là bảng Customer. Nếu ai đó xóa bản ghi khách hàng trong bảng Customer, bạn có thể chẳng bao giờ tìm thấy khách hàng đó! May mắn là bạn sẽ được hướng dẫn để thêm ràng buộc toàn vẹn nhằm ngăn chặn sự cố đó.

Duy trì việc cập nhật bản ghi khách hàng nhằm phản ánh thay đổi về địa chỉ, số điện thoại, và những thay đổi khác là nhiệm vụ dễ dàng khi dùng frmCustomer. Hãy mở form thông tin khách hàng bằng cách kích Forms tab trong cửa sổ Database rồi kích kép frmCustomer. Hãy dùng các nút di chuyển ở đáy form để chuyển đến bản ghi khách hàng mà bạn muốn sửa. Các thiết đặt thuộc tính Input Mask và Validation Rule cho tblCustomer sẽ hạn chế những thay đổi bạn muốn, giống như khi nhập liệu lần đầu.

THỬ NGHIỆM

Khi dùng các nút di chuyển để đi từ bản ghi này sang bản ghi khác trong form thông tin khách hàng, bạn để ý rằng các bản ghi không được sắp theo thứ tự từ điển. Trừ phi bạn biết CustomerID của khách hàng, sẽ khó tìm được khách hàng cụ thể trong form. Bạn có thể sắp form theo CustomerName bằng cách kích phải trường Name rồi kích Sort A to Z. Giờ đây form được sắp theo CustomerName.