James Perry, Richard Newmark
Chương 6
Tạo và dùng báo cáo
Tạo nhãn gửi thư
Bên cạnh nhiều báo cáo bạn đã thấy cho đến nay, Access còn cung cấp báo cáo chuyên tạo nhãn gửi thư. Nhãn gửi thư đặc biệt hữu ích khi bạn cần gửi thư nhắc, thư mời, …, đến khách hàng, nhà cung ứng, và những người có địa chỉ lưu trong Access. Chẳng hạn, bạn có thể muốn thực hiện chương trình gửi thư đến các khách hàng ở một bang hay thành phố nào đó để khuyến khích họ mua hàng với phiếu giảm giá đặc biệt.
Access cung cấp Label Wizard để hướng dẫn bạn đi qua quá trình tạo nhãn. Bạn chỉ việc cung cấp nguồn dữ liệu – bảng hay câu truy vấn – nhằm cung cấp dữ liệu cho Data Wizard. Nếu bạn dùng bảng làm nguồn dữ liệu, wizard cho phép bạn chọn các trường bạn muốn trong nhãn và vị trí của chúng. Ngoài ra, bạn có thể qui định tiêu chí sắp xếp để tạo nhãn theo một thứ tự cụ thể. Chẳng hạn, bạn có thể muốn sắp nhãn địa chỉ theo thứ tự zip code rồi theo tên họ. Việc sắp theo zip code có thể tiết kiệm chi phí gửi thư nhờ việc nhóm các thư có cùng zip code rồi dùng dịch vụ gửi sỉ. Tuy nhiên, bạn không thể lọc dữ liệu bằng Label Wizard. Chẳng hạn, Label Wizard không có bước hỏi bạn có muốn tạo nhãn cho các địa chỉ đã chọn trong một bang hay một thành phố cụ thể. Nếu bạn muốn giới hạn nhãn trong một tập con của bảng, bạn có hai lựa chọn: (1) Tạo truy vấn chứa các trường xuất hiện trên nhãn và tiêu chí lọc, hay (2) Tạo báo cáo nhãn bằng Label Wizard rồi sửa truy vấn trong báo cáo để có phần lọc. Cả hai cách đều đáp ứng mục tiêu, nhưng cách thứ hai hơi phức tạp hơn.
BÀI TẬP 6.35: TẠO NHÃN GỬI THƯ
1. Trong Navigation Pane, kích tblCustomer để làm nổi bật tên bảng. (Bạn không cần mở bảng.)
2. Kích Create tab rồi kích Labels trong nhóm Reports. Access sẽ thi hành Label Wizard.
3. Kích Avery trong ô danh sách Filter by manuacturer, nếu cần, rồi định vị và kích 5660 trong danh sách Product number. Lựa chọn đó sẽ tạo 10 dòng mỗi dòng ba nhãn hay 30 nhãn mỗi trang (xem Hình 6.32).
Hình 6.32 Chọn nhãn theo nhà sản xuất và mã số.
4. Kích Next. Access sẽ cần bạn cung cấp thông tin về font.
5. Kích Next để hiển thị bài trí của nhãn. Các trường khả dụng xuất hiện ở khung bên trái và cấu trúc nhãn đang phát triển xuất hiện ở bên phải.
6. Kích kép CustFirstName, nhấn Spacebar, kích kép CustLastName rồi nhấn Enter để tạo dòng nhãn đầu tiên.
7. Kích kép CustAddress, nhấn Enter, kích kép CustCity, gõ dấu phẩy và một khoảng cách, kích kép CustState, nhấn Spacebar hai lần, rồi kích kép CustZip. Nhãn của bạn cần khớp với Hình 6.33.
Hình 6.33 Nhãn mẫu.
8. Kích Next để hiển thị các tùy chọn sắp xếp. Kích Next để đến bước tiếp.
9. Gõ MyCustomerLabels để đặt tên báo cáo. Kích Finish để hoàn tất báo cáo. (Kích OK nếu hộp thoại xuất hiện cho biết không đủ chiều ngang.) Access sẽ hiển thị nhãn ở góc nhìn Print Preview. Cứ để báo cáo mở cho bài tập kế để thêm phần lọc.
Mặc dù báo cáo nhãn là tốt khi dùng kiểu nhãn Avery 5660, nhưng nó chứa mọi khách hàng. Bạn có thể cung cấp tiêu chí lọc bằng cách chuyển sang góc nhìn Design rồi sửa thuộc tính Record Source của báo cáo.
BÀI TẬP 6.36: LỌC NHÃN BẰNG CÂU TRUY VẤN ĐẰNG SAU BÁO CÁO
1. Kích phải MyCustomerLabels tab, kích Design View, rồi nhấn Alt+Enter để mở Property Sheet.
2. Kích Data tab trong khung Property Sheet, kích nút … trong giá trị thuộc tính Record Source, rồi kích Yes khi xuất hiện hộp thoại hỏi bạn có muốn thi hành trình tạo truy vấn trên bảng không.
3. Kích kép dấu hoa thị (*) trong khung tblCustomer để đặt tất cả các trường vào câu truy vấn. Kích kép CustState để đặt trường đó vào dòng Field ô thứ hai trong lưới truy vấn.
4. Kích ô Show bên dưới cột CustState để xóa nó. Gõ như sau vào ô tiêu chí Criteria bên dưới cột CustState: [Type a state abbreviation] (hãy gõ tên bang tắt) rồi nhấn Enter. Điều này cho phép người dùng qui định bộ lọc bang khi phát sinh báo cáo – có tính tức thì.
5. Kích kép CustZip để đặt trường đó vào dòng Field ô thứ ba trong lưới truy vấn. Kích ô Show bên dưới cột CustZip để xóa nó. Kích ô Sort bên dưới CustZip rồi kích Ascending.
6. Kích Close trong nhóm Close thuộc tab ngữ cảnh Design để đóng truy vấn. Kích Yes khi xuất hiện hộp thoại hỏi bạn có muốn lưu các thay đổi trên lệnh SQL không.
7. Kích Save trong thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar để lưu thiết kế báo cáo nhãn.
8. Kích phải MyCustomerLabels tab rồi chọn Print Preview. Nếu hộp thoại xuất hiện cho biết dữ liệu có thể không được hiển thị đầy đủ, kích OK để lờ đi.
9. Hộp thoại Enter Parameter xuất hiện câu Type a state abbreviation. Đây là bộ lọc tức thời nhằm giới hạn các nhãn liên quan đến tên bang viết tắt mà bạn gõ vào. Gõ pa (viết tắt của Pennsylvania) rồi kích OK. Access sẽ hiển thị các nhãn, sắp theo zip code, thuộc bang Pennsylvania ở góc nhìn Print Preview. Xem Hình 6.34.
Hình 6.34 Góc nhìn Print Preview của các nhãn khách hàng thuộc bang Pennsylvania.
10. Kích phải tab báo cáo rồi kích Close All để đóng báo cáo và mọi cửa sổ đang mở khác.
11. Đóng Access.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét