Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 1 - Cơ sở dữ liệu quan hệ là gì?

James Perry, Richard Newmark

Chương 1
Nhập môn Microsoft Access

Cơ sở dữ liệu quan hệ là gì?

Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ. Hệ cơ sở dữ liệu quan hệ dựa trên các qui tắc do tiến sĩ E. F. Codd tạo ra và công bố. Trong số các kiểu hệ quản trị cơ sở dữ liệu, ngày nay hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ được sử dụng rộng rãi nhất. Ta sẽ thảo luận một số qui tắc của Codd về hệ cơ sở dữ liệu quan hệ ở các chương sau.

Ta dễ hình dung thực thể lưu trữ cơ bản trong hệ cơ sở dữ liệu quan hệ - đó là đối tượng hai chiều gồm dòng và cột gọi là là bảng (table). Bảng chứa dữ liệu, mỗi dòng ứng với một thể hiện dữ liệu. Mỗi cột ứng với một đặc trưng, gọi là thuộc tính (attribute). Chẳng hạn, xét bảng lưu thông tin nhân viên. Một dòng cụ thể biểu diễn một nhân viên. Có nhiều dòng trong bảng nhân viên vì có nhiều nhân viên trong công ty, ở các bộ phận hay phòng ban. Các cột trong bảng nhân viên thường chứa tên nhân viên, họ nhân viên, thời điểm tuyển dụng, mã số an sinh xã hội, giới tính, ngày sinh, … Mỗi cột chỉ chứa một kiểu dữ liệu. Chẳng hạn, một cột đã cho luôn chứa thời điểm tuyển dụng của nhân viên và không chứa bất kỳ kiểu dữ liệu khác; một cột chỉ chứa họ nhân viên. Hai cột này không kết hợp thành một cột.

Một cơ sở dữ liệu thường có nhiều hơn một bảng. Chẳng hạn, bảng nhân viên có thể chỉ là một trong nhiều bảng nhằm biểu diễn các nhân viên của một công ty, kỹ năng của họ, và sản phẩm họ bán hay sản xuất. Nói cách khác, tập hợp bảng có quan hệ với nhau và cùng mô tả một thực thể thì được gọi là cơ sở dữ liệu. Bạn có thể hình dung một cơ sở dữ liệu quản lý nợ phải thu sẽ chứa nhiều bảng có quan hệ với nhau: bảng khách hàng, bảng nhân viên bán hàng, bảng tồn kho (bạn bán hàng từ kho), …  Mặc dù hầu hết cơ sở dữ liệu đều chứa nhiều bảng, khái niệm cơ sở dữ liệu và bảng thường được dùng thay thế cho nhau. Tập tin phẳng (flat file) là khái niệm gán cho cơ sở dữ liệu chỉ gồm một bảng – đây là trường hợp rất hiếm trong kinh doanh.

Hầu hết cơ sở dữ liệu dùng trong doanh nghiệp và chính phủ thì lớn, thường gồm hàng trăm bảng, mỗi bảng chứa hàng ngàn thậm chí hàng triệu dòng. Chúng tôi sẽ không bắt bạn làm việc với hệ thống như vậy trong các ví dụ và bài tập. Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu của ta sẽ chứa nhiều hơn một bảng, và một số bảng có vài trăm dòng. Việc thao tác một số bảng lớn sẽ cho bạn cảm nhận các cơ sở dữ liệu doanh nghiệp thực sự chứa gì. Lý do sử dụng nhiều bảng để biểu diễn thông tin liên quan sẽ trở nên rõ ràng khi bạn tiếp tục đọc.

Để hiểu rõ hơn khái niệm bảng và các quan hệ giữa chúng, hãy khởi động Access và xét một vài bảng đã được chuẩn bị sẵn.