Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 1 - Sắp xếp và lọc các dòng trong bảng

James Perry, Richard Newmark

Chương 1
Nhập môn Microsoft Access

Sắp xếp và lọc các dòng trong bảng

Với những bảng nhỏ, ta thường dễ dàng duyệt bảng để định vị một hay một nhóm bản ghi cụ thể khi bảng đã được sắp xếp. Nhưng sẽ hơi khó khi duyệt bảng hóa đơn invoices, dù chỉ nhỏ như thế, để nhanh chóng xác định nhà vận chuyển nào đã dùng chẳng hạn vào ngày 15/03. Bạn có thể hình dung sẽ khó thế nào nếu tìm các lần giao hàng theo nhà vận chuyển ở thời điểm cụ thể trên bảng hóa đơn invoices lớn hơn nhiều với hàng ngàn bản ghi, đặc biệt khi các bản ghi không được sắp theo nhà vận chuyển hay thời điểm. Bảng tblInvoices được sắp theo thứ tự cột khóa chính, InvoiceID. Thứ tự này không ích lợi cho việc tìm bằng tay.

Theo mặc định, bảng được tổ chức tự động trên trường khóa chính. Chẳng hạn, bảng hóa đơn invoices được tổ chức trên trường InvoiceID vì trường đó được chỉ định là trường khóa chính của bảng khi tạo bảng. (Trường khóa chính đảm bảo mỗi dòng thuộc bảng là duy nhất và có thể nhận diện duy nhất.) Trong bài tập kế, bạn sẽ sắp và lọc bảng để chỉ hiển thị những hóa đơn xuất ngày 15/03 và được sắp theo tên nhà vận chuyển. Để chuẩn bị bài tập, hãy đảm bảo Access vẫn đang chạy và cơ sở dữ liệu Ch01 đang mở. Kích kép tblInvoices trong danh sách phân loại Tables, nếu cần, để mở nó ở góc nhìn Datasheet.

BÀI TẬP 1.8: SẮP VÀ LỌC CÁC DÒNG TRONG BẢNG

1. Với tblInvoices được hiển thị ở góc nhìn Datasheet, kích phải giá trị bất kỳ trong cột Shipper (nhà vận chuyển).

2. Kích Sort A to Z trong pop-up menu. Bây giờ các bản ghi hóa đơn được sắp theo thứ tự từ điển của tên nhà vận chuyển.

3. Kích mũi tên chọn danh sách trong cột InvoiceDate (thời điểm xuất hóa đơn) ở bên phải nút chọn cột. Các tùy chọn sắp xếp và danh sách các giá trị cột khác nhau xuất hiện trong menu sổ xuống.

4. Kích ô (Select All) để xóa đánh dấu trên tất cả các ô.

5. Dùng nút cuộn trong menu sổ xuống để định vị và kích 3/15/2012 (xem Hình 1.18).

Hình 1.18 Sắp và lọc các bản ghi.

6. Kích OK để áp dụng bộ lọc vừa tạo. Chỉ có 8 bản ghi có thời điểm khớp với bộ lọc xuất hiện ở góc nhìn Datasheet. Chúng được sắp theo tên nhà vận chuyển.

Để ý cột Shipper có mũi tên trỏ lên nằm ở đầu đề cột nhằm ký hiệu thứ tự sắp; cột InvoiceDate có một phễu nhỏ – bộ lọc – ký hiệu cột được lọc. Thanh trạng thái hiển thị từ “FILTERED” (đã được lọc) ở biên phải cho biết việc lọc dòng đang diễn ra.

Một cách sắp bảng khác là tạo bộ lọc hay lệnh sắp cao cấp từ lệnh Advanced Filter/Sort trong lệnh Advanced ở nhóm Sort & Filter trên HOME tab. Dùng lệnh Advanced Filter/Sort sẽ linh hoạt hơn. Chẳng hạn, bạn có thể chọn sắp nhiều cột (ví dụ tăng theo nhà vận chuyển Shipper rồi giảm theo phí vận chuyển ShipCost cho từng nhóm nhà vận chuyển). Lệnh Advanced Filter/Sort sẽ tạo một truy vấn từ đó bạn có thể chọn tên cột từ danh sách, đặt từng cột sắp vào lưới sắp, rồi chọn thứ tự sắp tăng Ascending hay giảm Descending cho từng cột. Bạn hiển thị lại bảng dữ liệu theo thứ tự nguyên thủy bằng cách kích nút Remove Sort (nhóm Sort & Filter) rồi kích nút Toggle Filter. Hãy trải nghiệm một tí với thao tác này. Chúng vô hại vì thứ tự bản ghi thật sự của bảng không bị ảnh hưởng. Chỉ có thứ tự dòng hiển thị bảng dữ liệu bị ảnh hưởng.

Sau khi trải nghiệm với sắp xếp và lọc, hãy đóng bảng hóa đơn invoices bằng cách kích phải tab của nó rồi kích Close hay Close All trong menu sổ xuống. Khi xuất hiện hộp thoại hỏi bạn muốn lưu các thay đổi trên thiết kế hay không, hãy kích No.