Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 8 - Nợ phải thu theo từng khách hàng

James Perry, Richard Newmark

Chương 8
Qui trình bán hàng - thu tiền

Nợ phải thu theo từng khách hàng

Ngoài việc tính gộp nợ phải thu để báo cáo tài chính, công ty cũng cần theo dõi nợ phải thu theo từng khách hàng. Điều này có thể thực hiện bằng cách hiệu chỉnh các truy vấn nợ phải thu Accounts Receivable hiện có.

BÀI TẬP 8.48: HIỆU CHỈNH CÁC TRUY VẤN NỢ PHẢI THU ĐỂ PHÁT SINH NỢ PHẢI THU CHO TỪNG KHÁCH HÀNG – PHẦN 1

Hãy tạo truy vấn đầu tiên bằng cách sao chép và hiệu chỉnh qryAccRec1-SumOfSales.

1. Kích qryAccRec1-SumOfSales trong Navigation Pane, nhấn Ctrl+C, nhấn Ctrl+V, gõ qryARByCustomer1-SumOfSales vào hộp thoại Paste As để đặt tên truy vấn vừa chép, rồi kích OK.

2. Mở qryARByCustomer1-SumOfSales ở Design View. Kích và kéo CustomerID từ danh sách trường ở tblSale vào cột đầu tiên của Criteria Pane. Bạn đang dùng CustomerID để nhóm các đợt bán theo từng khách hàng.

3. Lưu các thay đổi. Kiểm thử câu truy vấn. Kích Run trong nhóm Results. Dùng 2/29/2012 cho thời điểm của bảng cân đối. Bạn cần có tổng cộng 38 khách hàng trong kết quả. Đóng câu truy vấn.

Hãy tạo truy vấn thứ hai bằng cách sao chép và hiệu chỉnh qryAccRec2-SumOfCR.

4. Tạo một bản sao của qryAccRec2-SumOfCR như đã làm ở Bước 1 rồi đặt tên bản sao là qryARByCustomer2-SumOfCR.

5. Mở qryARByCustomer2-SumOfCR ở Design View. Kích và kéo CustomerID từ danh sách trường ở tblCashReceipt vào cột đầu tiên của Criteria Pane.

6. Lưu các thay đổi. Kiểm thử câu truy vấn bằng cách thi hành nó với thời điểm của bảng cân đối là 2/29/2012. Các tổng số bây giờ được liệt kê theo từng khách hàng. Bạn cần có tổng cộng 28 khách hàng trong kết quả. Đóng câu truy vấn.

BÀI TẬP 8.49: HIỆU CHỈNH CÁC TRUY VẤN NỢ PHẢI THU ĐỂ PHÁT SINH NỢ PHẢI THU CHO TỪNG KHÁCH HÀNG – PHẦN 2

Hãy tạo câu truy vấn thứ ba và cũng là cuối cùng, tương tự qryAccRec3-AccountsReceivable. Vì một số khách hàng trong cơ sở dữ liệu không có thông tin bán hàng cũng như thâu ngân, và một số khách hàng khác có thông tin bán hàng nhưng không có thông tin thâu ngân, bạn sẽ cần phép nối ngoại như đã dùng trong Bài tập 8.41.

1. Kích CREATE tab rồi kích Query Design trong nhóm Queries. Chọn qryCustomerInfo, qryARByCustomer1-SumOfSales, qryARByCustomer2-SumOfCR. Đóng hộp thoại.

2. Thêm các trường sau vào lưới QBE: CustomerID và CustomerName từ qryCustomerInfo, SumOfSaleAmount từ qryARByCustomer1-SumOfSales, và SumOfCashReceiptAmount từ qryARByCustomer2-SumOfCR.

3. Lưu câu truy vấn với tên qryARByCustomer3-AccountsReceivable.

4. Kích trường trống đầu tiên trên Criteria Pane. Kích Builder trong nhóm Query Setup. Nhập AccountsReceivable: Nz([SumOfSaleAmount],0)-Nz([SumOfCashReceiptAmount],0). Bạn cần thêm hàm Nz vào SumOfSaleAmount vì có thể có những khách hàng trong cơ sở dữ liệu mà không có bất kỳ đợt bán nào liên quan đến họ.

5. Mở Property Sheet từ nhóm Show/Hide. Đặt Format là Currency. Gõ Accounts Receivable làm Caption cho trường mới tạo, AccountsReceivable. Lưu câu truy vấn.

6. Tạo một quan hệ nối ngoại. Kích và kéo CustomerID từ qryCustomerInfo đến CustomerID trong qryARByCustomer1-SumOfSales để tạo liên kết giữa 2 truy vấn. Kích kép liên kết để mở hộp thoại Join Properties. Chọn nút radio 2 vì bạn muốn tất cả khách hàng đều có trong kết quả thậm chí Pipefitters chưa bán cho họ món gì. Kích OK để đóng hộp thoại. Liên kết bây giờ sẽ là mũi tên trỏ từ qryCustomerInfo đến qryARByCustomer1-SumOfSales.

7. Lặp lại bước trước bằng cách kích và kéo CustomerID từ qryARByCustomer1-SumOfSales đến CustomerID trong qryARByCustomer2-SumOfCR. Câu truy vấn ở Design View bây giờ cần tương tự Hình 8.52.

Hình 8.52 qryARByCustomer3-AccountsReceivable ở Design View.

8. Lưu các thay đổi. Kiểm thử câu truy vấn bằng cách thi hành nó với 2/29/2012 là thời điểm của bảng cân đối. Một phần của tập động dynaset được thể hiện ở Hình 8.53. Kết quả cần có 52 khách hàng, kể cả những khách hàng chưa mua gì của Pipefitters trước và vào 2/29/2012. Đóng câu truy vấn.

Hình 8.53. Một phần của tập hợp động cho qryARByCustomer3-AccountsReceivable vào 2/29/2012.

THỬ NGHIỆM

Hãy thi hành qryARByCustomer3-AccountsReceivable dùng 2/29/2012  làm thời điểm cuối kỳ. Truy vấn hiện thời được sắp theo Customer #. Thử sắp kết quả dựa trên các tiêu chuẩn khác. Cách sắp xếp nào sẽ hữu ích cho đội ngũ quản lý của Pipefitters?