Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 8 - Ghi nhận thông tin bán hàng

James Perry, Richard Newmark

Chương 8
Qui trình bán hàng - thu tiền

Ghi nhận thông tin bán hàng

Những công ty như Pipefitters Supply Company buôn bán sản phẩm và dịch vụ cho các doanh nghiệp khác thường bán hàng với điều kiện chi trả là n/30 (trả hết trong vòng 30 ngày). Thông thường, các đơn bán hàng phải được phòng tín dụng chuẩn thuận trước khi gửi hàng đi. Vì một đợt bán được xem là hoàn tất khi chuyển giao trách nhiệm pháp lý, các công ty ghi nhận đợt bán vào hệ thống kế toán của họ vào thời điểm hàng được gửi đi, thậm chí gửi hàng chỉ là một phần thương vụ. Vì thế, nhân viên kho hàng của Pipefitters sẽ nhập thông tin hóa đơn khi chuẩn bị hàng hóa để gửi. Khi hàng hóa đã sẵn sàng để gửi, hệ thống sẽ tạo một hóa đơn và tài liệu chuyên chở trên giấy và/hay dưới dạng điện tử. Các tài liệu chuyên chở, chẳng hạn vận đơn (bill of lading) hay phiếu giao hàng (packing slip), thay đổi rất nhiều về hình thức cũng như thiết kế.

Trong phần này, bạn sẽ học cách tạo hóa đơn để sử dụng nội bộ và điều chỉnh nó để phát sinh tài liệu trên giấy cho khách hàng. Hơn nữa, bạn có thể dễ dàng sửa đổi hóa đơn này để tạo các vận đơn phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn. Dữ liệu hóa đơn được phát sinh trong qui trình bán hàng - thu tiền. Để nắm bắt dữ liệu thương vụ, cơ sở dữ liệu sẽ dùng các bảng đã dùng để ghi nhận đơn bán hàng, ngoài tblReservation-SaleOrderInventory, bạn sẽ tạo thêm tbSale và bảng-quan-hệ tblOutflow-SaleInventory như được trình bày ở Hình 8.5.