Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 1 - Tổng kết

James Perry, Richard Newmark

Chương 1
Nhập môn Microsoft Access

Tổng kết

Bạn đã học rất nhiều về hệ cơ sở dữ liệu nói chung và hệ cơ sở dữ liệu Access nói riêng. Bạn hiểu cơ sở dữ liệu quan hệ là gì và tại sao đó là chọn lựa tốt nhất khi làm việc với các tập hợp thông tin có quan hệ với nhau.

Bảng là thành phần xây dựng cơ bản của một hệ cơ sở dữ liệu, bao gồm các cột và dòng. Có nhiều cách xử lý bảng để cho kết quả mong muốn. Access duy trì trật tự các dòng bảng khi bảng có khóa chính. Các nút di chuyển ở góc nhìn Datasheet giúp di chuyển đến các dòng trong bảng. Bạn có thể di chuyển một cột trong bảng bằng cách kéo đầu đề của nó sang trái hay phải. Điều này thay đổi đặc trưng hiển thị bảng nhưng không thật sự thay đổi vị trí cột trong lưu trữ bảng.

Ngoài bảng, Access còn chứa các đối tượng khác, bao gồm câu truy vấn, forms, và báo cáo. Câu truy vấn dùng giao diện QBE để đặt câu hỏi về dữ liệu lưu trong một hay nhiều bảng. Nhờ khả năng tra cứu tập con dòng và cột, câu truy vấn thu hẹp việc tìm kiếm thông tin thích hợp về những thành phần quan tâm. Bạn đã học cách tạo truy vấn dùng các tiêu chí đơn giản cũng như dùng các biểu thức phức tạp chứa các toán tử so sánh. Bạn đã tạo tiêu-chí-và AND trong đó các điều kiện phải thỏa đồng thời. Bạn đã thấy cách tạo các tiêu-chí-hay OR bằng cách đặt các điều kiện trên nhiều dòng trong mô hình truy vấn.

Forms cung cấp một giao diện đơn giản hơn so với bảng, vì mỗi lần chỉ hiển thị một dòng. Bạn đã dùng form và tạo nhanh một form từ bảng. Forms có thể được tạo giống với biểu mẫu thường gặp trong kinh doanh. Khi form giống bản in giấy quen thuộc, form trên máy tính khá trực quan và dễ dùng. Bạn đã biết rằng chỉ việc kích một mục trong form rồi gõ, bạn có thể đổi dữ liệu trong bảng. Khi đến một bản ghi khác, thay đổi đó sẽ được áp vào bảng. Và bạn đã biết rằng bạn có thể lọc dữ liệu trong bảng, qua đó hạn chế những dòng nào được hiển thị trong form.

Cuối cùng, bạn đã xem qua kết xuất in giấy mà Access hỗ trợ: báo cáo Access. Đầu tiên bạn xem trước khi in một báo cáo có sẵn. Sau đó bạn tạo nhanh một báo cáo mặc định từ bảng. Báo cáo là cách in và tổng kết thông tin từ một hay nhiều bảng dưới dạng bắt mắt. Báo cáo chỉ là kết xuất, bạn không thể đổi nội dung trong bảng từ báo cáo.

Chương này đã cung cấp các công cụ cơ bản để bắt đầu dùng Access xây dựng hệ thống. Chương 2 trình bày chặt chẽ hơn các nền tảng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ. Ở đó bạn sẽ biết một số qui tắc và kỹ thuật nhằm giúp thiết kế và xây dựng hệ thông tin kế toán bằng bảng, vốn rất phù hợp cho mục đích này.