Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 3 - Tạo bảng từ đầu

James Perry, Richard Newmark

Chương 3
Tạo, nhập liệu, và hiển thị bảng

Tạo bảng từ đầu

Bạn sẽ làm việc nhiều với cơ sở dữ liệu Ch03 trong phần còn lại của chương này. Mọi thay đổi bạn thực hiện trên cơ sở dữ liệu sẽ diễn ra trên bản sao cơ sở dữ liệu bạn lưu trên đĩa.

Hãy chuẩn bị bài tập đầu tiên bằng việc khởi động Microsoft Access. Hãy theo các bước ở bài tập kế để tạo bảng nhân viên có cấu trúc tương tự bảng tblEmployee có sẵn trong cơ sở dữ liệu Chương 3. Số trường trong phiên bản bảng nhân viên của bạn sẽ ít hơn số trường trong tblEmployee, nhưng bạn sẽ dùng nhiều kiểu dữ liệu và kỹ thuật tương tự.

BÀI TẬP 3.1: TẠO BẢNG NHÂN VIÊN

1. Hãy khởi động Access. Kích Open Other Files (ở khung bên trái), kích Computer, rồi kích Browse để định vị Ch03.accdb trong hộp thoại Open. (Kích kép các folders để mở chúng.) Kích kép Ch03.accdb để mở cơ sở dữ liệu. (Hộp thoại Open của bạn có thể không hiển thị phần mở rộng “.accdb” vì tùy chọn đó – để hiển thị phần mở rộng của một kiểu file đã biết – có thể không được chọn.) Navigation Pane sẽ hiển thị tên của 3 bảng: bảng nhân viên tblEmployee, bảng chi nhánh tblEmployeeDivision, và bảng chức danh tblEmployeeTitle.

2. Kích CREATE tab rồi kích Table Design trong nhóm Tables để mở một bảng mới (có tên mặc định “Table1”) ở góc nhìn Design. Access sẽ tự động mở tab ngữ cảnh DESIGN trong TABLE TOOLS tab.

Kế đến, bạn sẽ định nghĩa tên, kiểu dữ liệu, và mô tả cho từng trường trong bảng. Khi hoàn thành Bài tập 3.2, bạn sẽ có một cấu trúc bảng mới và có thể nhập liệu vào đó. Bạn sẽ nhấn phím Tab để chuyển từ cột định nghĩa bảng này sang cột khác. Có những cách khác để chuyển từ trái sang phải và từ trên xuống: bạn có thể kích cột bằng chuột, hay có thể dùng phím mũi tên để đến bất kỳ nơi nào trong lưới của góc nhìn Design – giống như bạn di chuyển con trỏ trong bảng tính spreadsheet. Tab rất tiện, không như các phương án khác, vì cả ô được chọn (được làm tối). Điều này cho phép thay mọi văn bản hiện có bằng cách gõ.

BÀI TẬP 3.2: ĐỊNH NGHĨA CÁC CỘT BẢNG

1. Với bảng đang mở ở góc nhìn Design, gõ EmpID (đừng bao giờ có khoảng cách trong tên) vào dòng đầu của cột tên trường Field Name. Nhấn Tab, gõ N vào cột kiểu dữ liệu Data Type (hay chọn Number từ danh-sách-sổ-xuống), nhấn Tab để chuyển đến trường mô tả Description, gõ phần mô tả Employee identification number (mã số nhận diện nhân viên).

2. Với con trỏ ở cuối trường Description thuộc dòng định nghĩa trường EmpID, kích Primary Key (khóa chính) trong nhóm Tools thuộc tab ngữ cảnh DESIGN. Access sẽ đặt một chìa khóa nhỏ vào ô chọn dòng (ở cột bìa trái) để ký hiệu rằng EmpID là khóa chính của bảng. Bạn có thể đặt cột bất kỳ làm khóa chính của bảng.

3. Nhấn Tab để chuyển sang dòng định nghĩa trường thứ hai, gõ EmpLName (họ nhân viên) vào cột Field Name, nhấn Tab, nhấn Tab lần nữa để chấp nhận Short Text là kiểu dữ liệu mặc định và chuyển đến cột Description, rồi gõ Last name để chú thích.

4. Để đổi số ký tự tối đa cho tên nhân viên, nhấn F6 để vào thuộc tính kích cỡ trường Field Size trong khung thuộc tính trường Field Properties ở nửa dưới của cửa sổ góc nhìn Design. (Bạn có thể kích ô bên phải của Field Size.) Gõ 25 vào ô Field Size.

5. Kích ô trống ở cột Field Name ở dòng thứ ba, gõ EmpCommRate (phần trăm hoa hồng cho nhân viên), nhấn Tab, gõ N vào cột Data Type (hay chọn Number từ danh-sách-sổ-xuống), nhấn Tab để chuyển đến trường Description, rồi gõ Commission rate.

6. Nhấn Tab để chuyển đến ô Field Name ở dòng thứ tư, gõ EmpHireDate (thời điểm tuyển dụng nhân viên), nhấn Tab, kích mũi tên danh-sách-sổ-xuống Data Type, chọn Date/Time, nhấn Tab, rồi gõ Hire date (với một khoảng cách giữa các từ Hire và date).

7. Nhấn Tab để chuyển đến ô Field Name ở dòng thứ năm, gõ EmpGender (giới tính nhân viên), nhấn Tab, gõ S (để tái khẳng định chọn lựa mặc định là Short Text, nhưng không cần thiết), nhấn Tab, rồi gõ Gender.

8. Nhấn Tab để chuyển đến ô Field Name ở dòng trống kế tiếp (thứ sáu), gõ EmpNotes, nhấn Tab, gõ L để chọn Long Text, nhấn Tab, rồi gõ Notes about performance (chú thích về hiệu suất), rồi gõ Tab để xác nhận phần chú thích cho cột mô tả EmpNotes.

9. Có nhiều cách lưu bảng vừa mới định nghĩa và các thay đổi cấu trúc của nó. Ta chọn phương pháp dùng bàn phím: Nhấn Ctrl+S để mở hộp thoại Save As. Gõ tblMyEmployees rồi kích OK để đặt tên và lưu bảng. Để ý rằng tên bảng mới xuất hiện trên tab bảng trong cửa sổ đang mở. (Xem Hình 3.4.)

Hình 3.4 Định nghĩa cấu trúc bảng.

10. Để đóng thiết kế bảng vừa lưu, kích phải tab bảng tblMyEmployees rồi kích Close từ pop-up menu. Access sẽ đóng bảng. (Ngoài ra, bạn có thể kích nút đóng X trên thanh tiêu đề của bảng.)