Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 3 - Hiển thị các tổng cột

James Perry, Richard Newmark

Chương 3
Tạo, nhập liệu, và hiển thị bảng

Hiển thị các tổng cột

Có thể đặt giá trị gộp (tổng, trung bình, …) ở dòng cuối của bảng hay câu truy vấn ở góc nhìn Datasheet. Việc kích lệnh lấy tổng Totals trong nhóm Records trên HOME tab sẽ bật tắt dòng tổng Total. Kích lệnh Totals một lần thì dòng Total xuất hiện bên dưới dòng trống cuối bảng ở góc nhìn Datasheet. Kích lệnh này lần nữa thì Access sẽ bỏ dòng Total.

Các ô trong dòng Total có thể được tùy chỉnh để hiển thị nhiều giá trị gộp gồm trung bình, số đếm, giá trị lớn nhất, giá trị nhỏ nhất, độ lệch chuẩn, tổng, và phương sai cho các cột số. Trung bình, số đếm, giá trị lớn nhất, và giá trị nhỏ nhất có thể áp dụng cho các cột thời điểm. Duy nhất số đếm có thể áp dụng cho tất cả các kiểu dữ liệu kể cả văn bản. Số đếm là số lượng dữ liệu khác null trong cột.

Ta sẽ dùng bảng tblEmployee để minh họa dòng Total. Tuy nhiên, công dụng của dòng Total sẽ phù hợp hơn trong câu truy vấn hiển thị các tổng kết như tổng hóa đơn nhóm theo khách hàng. Trong trường hợp đó, dòng Total sẽ phục vụ nhu cầu tối quan trọng là hiển thị tổng tất cả các hóa đơn chưa thanh toán, chẳng hạn. Ở đây ta chỉ dùng bảng tblEmployee để minh họa.

BÀI TẬP 3.22: THÊM DÒNG TOTAL

1. Mở tblEmployee ở góc nhìn Datasheet.

2. Kích HOME tab, nếu cần, rồi kích nút Totals trong nhóm bản ghi Records. Một dòng mới xuất hiện bên dưới bản ghi cuối cùng. Từ Total xuất hiện ở cột đầu tiên.

3. Kích ô trống trong dòng Total bên dưới cột EmpTitleID, kích mũi tên sổ xuống của ô để hiển thị danh sách hàm gộp. Chỉ thấy xuất hiện None và Count. (None sẽ loại hàm gộp khỏi ô đã chọn.) Kích Count. Access hiển thị 22 – số ô không trống trong cột đó.

4. Kích ô trống trong dòng Total bên dưới cột EmpCompRate hiển thị phần trăm hoa hồng nhân viên . Kích mũi tên sổ xuống của ô để hiển thị danh sách hàm gộp. Có 7 hàm cùng với None. Kích Average. Ngay sau đó Access hiển thị giá trị 8.59%, là phần trăm hoa hồng trung bình của tất cả các nhân viên.

5. Kích ô trống trong dòng Total bên dưới cột EmpHireDate, kích mũi tên sổ xuống, rồi kích Minimum trong danh sách 4 hàm gộp. Access sẽ hiển thị thời điểm tuyển dụng sớm nhất (“minimum”) là 5/16/1996 (xem Hình 3.24).

Hình 3.24 Chèn các thống kê cột vào dòng Total.

6. Kích phải tblEmployee tab, kích Close, rồi kích No khi được hỏi bạn muốn lưu thay đổi cách bài trí không. Không cần hiển thị các giá trị tổng lần sau khi bạn mở tblEmployee ở góc nhìn Datasheet.