Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 3 - Tạo phân loại mới

James Perry, Richard Newmark

Chương 3
Tạo, nhập liệu, và hiển thị bảng

Tạo phân loại mới

Bất kỳ khi nào bạn tạo cơ sở dữ liệu mới mà không dùng một khuôn mẫu có sẵn, Microsoft Access sẽ tự động tạo một phân loại tùy chỉnh Custom. Phân loại tùy chỉnh hiển thị nhóm chứa tất cả các đối tượng cơ sở dữ liệu. Bạn có thể đổi tên phân loại tùy chỉnh, tự tạo các nhóm tùy chỉnh mới, và thêm đối tượng vào nhóm. Để giúp bạn hiểu rõ phân loại và nhóm, hãy khảo sát tất cả các hình từ chương đầu đến nay, hiển thị Navigation Pane với phân loại Object Type và nhóm All Access Objects thuộc phân loại đó. Các nhóm khác thuộc phân loại Object Type là bảng Tables, câu truy vấn Queries, Forms, báo cáo Reports, … Bạn có thể đóng các nhóm đã chọn và để các nhóm khác mở - chẳng hạn đóng tất cả các nhóm ngoại trừ Tables trong phân loại Object Type.

Nếu bạn phát sinh nhiều kiểu báo cáo cho nhân viên bán hàng và các báo cáo khác cho quản lý viên, bạn có thể tổ chức cơ sở dữ liệu của bạn bằng cách tạo phân loại Company Reports (báo cáo cho công ty) rồi tạo các nhóm trong phân loại đó gọi là Salesperson Reports (báo cáo cho nhân viên bán hàng) và Managerial Reports (báo cáo cho quản lý), chẳng hạn. Nhóm Salesperson Reports chứa tất cả các báo cáo liên quan đến nhân viên bán hàng; tương tự, nhóm Managerial Reports chỉ chứa các báo cáo quản lý. Đây là nguyên tắc tổ chức rất tiện lợi nhằm tránh vấn đề có quá nhiều đối tượng lẫn lộn. Để hiểu ý nghĩa của phân loại và nhóm, bạn sẽ tạo cả hai và nhập vào đó những tham chiếu đến đối tượng thích hợp. Access cho phép có tối đa 10 phân loại tùy chỉnh. Hãy tạo một phân loại và vài nhóm để hiểu cách vận hành.

BÀI TẬP 3.23: TẠO MỘT PHÂN LOẠI TÙY CHỈNH

1. Mở cơ sở dữ liệu Chương 3, nếu cần, kích phải menu ở đỉnh Navigation Pane, rồi kích Navigation Options. Hộp thoại Navigation Options xuất hiện.

2. Trong hộp thoại Navigation Options ở danh sách Categories, kích Add Item. Một phân loại mới xuất hiện trong danh sách (xem Hình 3.28).

Hình 3.28 Tạo một phân loại tùy chỉnh.

3. Gõ Managers để thay tên Custom Category 1 rồi nhấn Enter. Phân loại mới xuất hiện trong danh sách Categories. Nó hiển thị Groups for “Managers” ở đầu đề. Về mặc định, Access tạo một nhóm tên là Unassigned Objects. Hãy để hộp thoại Navigation Options mở cho bài tập kế.

Sau khi tạo phân loại tùy chỉnh, bạn có thể đặt vào đó nhóm bất kỳ khi cần.

BÀI TẬP 3.24: TẠO NHÓM TÙY CHỈNH

1. Dưới khung Groups for “Managers” ở bên phải hộp thoại Navigation Options, kích Add Group. Tên nhóm Custom Group 1 xuất hiện.

2. Đặt tên cho nhóm mới: Gõ Employee Data Entry Form, rồi nhấn Enter.

3. Kích Add Group lần nữa, gõ Employee Title Form, rồi nhấn Enter để tạo nhóm tùy chỉnh thứ hai. Access sẽ hiển thị tên các nhóm mới trong khung Groups for “Managers”.

4. Kích OK để đóng hộp thoại Navigation Options.

Để ý rằng Navigation Pane không hiển thị phân loại mới bạn vừa tạo cũng như các nhóm tùy chỉnh trong phân loại đó. Bạn phải chọn phân loại tùy chỉnh để nó xuất hiện cùng với các nhóm vừa tạo mới. Trong phần kế, bạn sẽ làm phân loại đó khả kiến rồi thêm bảng vào các nhóm tùy chỉnh đã tạo.