James Perry, Richard Newmark
Chương 6
Tạo và dùng báo cáo
Sắp xếp và gom nhóm
Mặc dù báo cáo khách hàng sẽ tra cứu và hiển thị thông tin theo thứ tự ID của bản ghi, bạn có thể dùng các công cụ Access để sắp và nhóm dữ liệu. Làm thế thì báo cáo sẽ ích lợi hơn nhiều vì dữ liệu được trình bày và tổ chức hợp lý. Chẳng hạn, bạn có thể muốn sắp báo cáo khách hàng theo họ. Điều đó giúp định vị khách hàng Conroy dễ dàng hơn. Các dòng không được sắp nghĩa là bạn phải lần tìm trong báo cáo để xác định một người nào đó. Có thể ích lợi khi sắp báo cáo theo thứ tự thành phố trong bang. Việc tìm khách hàng ở Cincinati, Ohio trở nên dễ dàng khi được sắp như thế. Khi gửi thư hàng loạt, sẽ ích lợi khi sắp báo cáo khách hàng theo zip code trước khi in nhãn địa chỉ để tiết kiệm bưu phí.
Access cho phép bạn nhóm các bản ghi. Nhóm (group) là tập hợp các bản ghi liên quan. Các hóa đơn kế toán được nhóm theo tên khách hàng hay ID là hợp lý. Gom nhóm có vẻ giống sắp xếp. Sắp xếp và gom nhóm là hai thao tác khác nhau. Nhóm có ưu điểm là Access sẽ tạo hai thành phần báo cáo mới gọi là đầu nhóm và chân nhóm. Đầu nhóm (group header) xuất hiện trong báo cáo trước khi hiển thị nhóm mới. Bạn dùng đầu nhóm để nhận diện nhóm. Chân nhóm (group footer) xuất hiện bên dưới mọi thành phần thuộc nhóm – trước bản ghi đầu tiên thuộc nhóm mới. Bạn có thể hiển thị thông tin tổng kết nhóm ở chân nhóm. Chẳng hạn, giả sử bạn nhóm các bản ghi khách hàng theo bang. Do tên tắt bang được dùng thay tên bang đầy đủ, mọi bản ghi khách hàng ở Alaska (AK) sẽ xuất hiện ở đầu báo cáo sau đó là Alabama (AL) vì thứ tự sắp nhóm mặc định là tăng dần. Ở cuối báo cáo là các khách hàng ở Wyoming (WY). Ở đầu nhóm ứng với mỗi bang là tên bang. Chân nhóm có thể chứa tổng số khách hàng ở mỗi bang hay số liệu thống kê bất kỳ nhằm tổng kết các bản ghi trong nhóm. Nếu bạn nhóm các hóa đơn theo mã hóa đơn, chẳng hạn, thì chân nhóm ở từng hóa đơn có thể chứa tổng giá thành các mặt hàng trong hóa đơn.
Việc sửa báo cáo khách hàng để chứa nhóm và sắp xếp sẽ làm bạn hiểu rõ chủ đề này. Ở bài tập kế, bạn sẽ hiển thị báo cáo khách hàng hiệu quả hơn bằng cách nhóm khách hàng theo bang rồi sắp chúng theo thành phố rồi theo họ. Bằng cách đó, sẽ dễ dàng định vị danh sách khách hàng sống ở Lincoln, Nebraska chẳng hạn.
Lưu ý: Để gom nhóm và sắp xếp, khung Group, Sort, and Total phải được mở lên. Bạn mở bằng cách kích nút Group & Sort trong nhóm Grouping & Totals thuộc tab ngữ cảnh Design khi báo cáo ở góc nhìn Layout. Nếu bạn xem báo cáo ở góc nhìn Design, nút Group & Sort ở cùng nhóm và tab ngữ cảnh.
BÀI TẬP 6.9: THÊM NHÓM VÀO BÁO CÁO KHÁCH HÀNG
1. Với MyCustomerReport đang mở ở góc nhìn Layout. Kích tab ngữ cảnh Design rồi kích Group & Sort trong nhóm Grouping & Totals. Khung Group, Sort, and Total mở lên ở đáy cửa sổ.
2. Kích Add a group trong khung Group, Sort, and Total. Một pop-up menu xuất hiện. Nó chứa tên các trường bạn có thể chọn để nhóm báo cáo – gồm những trường chưa có mặt trong báo cáo hiện thời.
3. Kích CustState trong pop-up menu. Access sẽ thêm CustState vào danh sách Group On trong khung Group, Sort, and Total. Access sẽ tạo nhóm dựa trên tên tắt bang và sắp theo thứ tự tên tắt bang.
Danh sách Group On là dải xuất hiện trong khung Group, Sort, and Total. Kích More trong danh sách Group On để hiển thị các tùy chọn. Các tùy chọn bao gồm A on top (tăng dần, sắp xếp mặc định của các nhóm), Z on top (thứ tự sắp giảm dần), sắp theo toàn bộ giá trị hay tập con của nó, tạo giá trị tổng trên trường bất kỳ mà bạn muốn, chọn nhãn cho nhóm, chọn hiển thị hay không hiển thị đầu nhóm hay chân nhóm, và chọn có muốn đảm bảo các thành viên trong nhóm được thể hiện trên một trang hay không.
Việc sắp xếp bên trong nhóm sẽ giúp định vị các bản ghi trong nhóm. Với báo cáo khách hàng của ta, bạn sẽ sắp theo thành phố bên trong bang. Mặc dù bạn có thể muốn nhóm bang theo tên thành phố thay vì sắp theo thành phố, cách đó sẽ tạo thêm nhiều đầu nhóm và chân nhóm cho từng thành phố trong bang. Đây rất có thể không cần thiết cho báo cáo này. Việc sắp theo thành phố là đủ.
BÀI TẬP 6.10: SẮP XẾP BÊN TRONG NHÓM
1. Kích Add a sort bên dưới danh sách Group On CustState trong khung Group, Sort, and Total. Danh sách trường khả dụng xuất hiện trong pop-up menu.
2. Kích CustCity để sắp theo thành phố bên trong từng nhóm.
3. Kích nút Group & Sort trong nhóm Grouping & Totals thuộc tab ngữ cảnh Design để đóng khung Group, Sort, and Total.
4. Dùng thanh trượt đứng, cuộn đến Alabama. Nối đuôi các khách hàng ở Birmingham là các thành phố Dothan, Eufaula, Gadsden, Huntsville, Mobile, … - thứ tự tăng theo thành phố (xem Hình 6.5).
Hình 6.5 Gom nhóm và sắp xếp các bản ghi khách hàng.
5. Kích Save trong thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar để lưu mọi thay đổi trong báo cáo của bạn.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét