James Perry, Richard Newmark
Chương 6
Tạo và dùng báo cáo
Xóa, dời và định cỡ lại cột
Bất kỳ khi nào bạn muốn xóa, dời, hay định cỡ lại cột báo cáo, cách tốt nhất là thực hiện ở góc nhìn Layout. Ở góc nhìn đó, từng cột và nhãn trên đầu cột hợp thành một nhóm vì cả hai cùng thuộc một bài trí thành phần điều khiển. Để xóa một cột không cần, kích nhãn cột hay dữ liệu bên trong cột rồi nhấn phím Delete. Muốn dời cột thì chỉ cần di chuột trên cột, khi con trỏ thành mũi tên bốn đầu thì kéo cột đến vị trí mới, rồi nhả chuột. Muốn định cỡ lại cột thì di chuột đến cạnh cột, khi con trỏ thành mũi tên hai đầu thì kích và kéo cạnh cột vào trong để thu hẹp hay ra xa để mở rộng.
Báo cáo mặc định vẫn cần được điều chỉnh. Hãy giả sử rằng ta chỉ cần các cột báo cáo tên khách hàng và thông tin địa chỉ. Chẳng hạn ta không cần mã số khách hàng, điện thoại hay fax. Một khi loại các cột không cần, ta có thể sửa kích cỡ và vị trí cột.
BÀI TẬP 6.5: XÓA CỘT KHÔNG CẦN
1. Kích nơi bất kỳ trong cột CustID. Kích tab ngữ cảnh Arrange trong Report Layout Tools tab, kích Select Column trong nhóm Rows & Columns, rồi nhấn Del để xóa cột khỏi báo cáo.
2. Kéo thanh trượt ngang sang phải để hiển thị các cột báo cáo khác. Kích nơi bất kỳ trong cột CustPhone, kích Select Column trong nhóm Rows & Columns thuộc tab ngữ cảnh Arrange, rồi nhấn Del. Kích nơi bất kỳ trong cột CustFax, kích Select Column trong nhóm Rows & Columns thuộc tab ngữ cảnh Arrange, rồi nhấn Del. Access sẽ xóa cả hai cột.
Dời cột thì đơn giản. Kích và kéo bất kỳ giá trị trong cột, nhả chuột khi thanh đứng xuất hiện tại vị trí bạn muốn dời cột.
BÀI TẬP 6.6: DỜI CỘT
1. Kích Amstalden trong cột CustLastName để làm nổi bật mọi giá trị trong cột (vẫn ở góc nhìn Layout).
2. Kích tab ngữ cảnh Arrange, kích Select Column trong nhóm Rows & Columns, kích vào trong cột vừa chọn rồi kéo sang trái cho đến khi đường đứng màu hồng ở bên trái cột CustFirstName. Nhả chuột để đặt cột CustLastName ở vị trí đầu tiên.
Ghi nhớ: Nếu bạn mắc lỗi, chỉ việc kích nút Undo trong thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar để khử lần sửa cuối. Bạn có thể kích nút Undo để khử số lần sửa bất kỳ.
Bạn để ý rằng không phải tất cả các cột đều có mặt trên trang báo cáo. Những cột dôi ra sẽ được đưa vào trang sau. Bạn có thể điều chỉnh vấn đề này bằng nhiều cách. Bạn có thể thu hẹp tối đa từng cột ở góc nhìn Layout đủ để hiển thị mọi giá trị dữ liệu. Một cách khác là hiển thị báo cáo theo hướng phong cảnh landscape. Nhờ đó có thể đủ hiển thị tất cả các cột báo cáo. Một cách khác là giảm độ rộng các lề. Điều chỉnh đầu tiên là cố thu hẹp các cột báo cáo, bắt đầu với cột CustLastName.
BÀI TẬP 6.7: ĐỊNH CỠ LẠI CỘT
1. Kích CustLastName, nhãn bên trên các tên họ của khách hàng. Access sẽ bao quanh nhãn bằng hình chữ nhật màu vàng.
2. Dời chuột sang cạnh phải của hình chữ nhật màu vàng bao quanh nhãn. Khi chuột thành mũi tên hai đầu, kích kép chuột. Access sẽ thu hẹp cột vừa đủ rộng để hiển thị nhãn cột.
3. Lặp lại bước 2 cho cột CustFirstName.
4. Để định cỡ các nhãn còn lại, lần lượt kích từng cột nhãn rồi kéo cạnh phải của hình chữ nhật màu vàng sang trái. Mỗi cột cần độ rộng khác nhau. Cần đảm bảo các cột đủ rộng để hiển thị tên thành phố, tên bản ghi, mã zip. Các này cho phép các cột xuất hiện trên một trang ở hướng chân dung portrait (xem Hình 6.3).
Hình 6.3 Các cột báo cáo được định cỡ lại ở góc nhìn Layout.
5. Kích Save trên thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar để duy trì những thay đổi bạn đã làm cho đến giờ.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét