Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Xem trước báo cáo

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Xem trước báo cáo

Ngoài góc nhìn Layout, Access cung cấp hai cách khác để xem báo cáo trước khi in: góc nhìn Print Preview và góc nhìn Report. Góc nhìn Print Preview (Print Preview view) hiển thị báo cáo theo cách mà nó sẽ xuất hiện với font thật sự, vùng đậm nhạt, các đường kẻ, … Góc nhìn Print Preview là góc nhìn tĩnh, không cho phép bạn sửa báo cáo, nhưng nó hiển thị cách phân trang khi in. Luôn là cách tốt nhất khi kích nút Print Preview để duyệt báo cáo trước khi in. Hãy kích nút đến trang cuối Last Page trong tập nút di chuyển báo cáo để biết báo cáo có bao nhiêu trang.

Góc nhìn Report (Report view) linh hoạt hơn góc nhìn Print Preview vì nó cho phép bạn lọc động dữ liệu và chỉ in thông tin bạn cần. Dữ liệu ở góc nhìn Report trông tương tự góc nhìn Layout, nhưng bạn không thể sửa thiết kế báo cáo. Ở góc nhìn Report, bạn có thể chọn văn bản báo cáo rồi chép nó vào clipboard. Để chọn nhiều dòng, kích và kéo lề sát các dòng mà bạn muốn chọn rồi kích Copy trong nhóm Clipboard thuộc Home tab. Bạn có thể áp dụng các bộ lọc trực tiếp trên báo cáo mà không cần ra khỏi góc nhìn Report. Chẳng hạn, nếu bạn chỉ muốn xem những dòng báo cáo chứa Springfield trong cột City – những khách hàng sống ở Springfield thuộc bang bất kỳ - bạn có thể chọn bộ lọc “exact” để chỉ hiển thị những dòng khớp tiêu chuẩn lọc. Bài tập kế minh họa việc lọc ở góc nhìn Report.

BÀI TẬP 6.11: LỌC DÒNG Ở GÓC NHÌN REPORT

1. Kích phải MyCustomerReport tab rồi kích Report View trong pop-up menu.

2. Kích phải tên thành phố bất kỳ trong cột City (Anchorage, chẳng hạn).

3. Trỏ đến Text Filters rồi kích Equals trong submenu (xem Hình 6.6). Hộp thoại lọc tùy chọn Custom Filter xuất hiện ở đó bạn sẽ gõ chuỗi ký tự mà bạn muốn lọc cột.

Hình 6.6 Lọc bản ghi ở góc nhìn Report.

4. Gõ Springfield vào hộp thoại Custom Filter rồi kích OK. Access sẽ chỉ hiển thị những dòng trong đó tên thành phố khớp Springfield (xem Hình 6.7).

Hình 6.7 Báo cáo đã được lọc.

5. Tắt bộ lọc báo cáo: Kích Toggle Filter trong nhóm Sort & Filter thuộc Home tab. Toàn bộ báo cáo xuất hiện, không được lọc.

6. Kích Toggle Filter lần nữa. Kích phải MyCustomerReport tab rồi kích Print Preview trong pop-up menu. Để ý báo cáo gồm một trang chứa năm bản ghi khách hàng.

7. Kích phải MyCustomerReport tab rồi kích Report View trong pop-up menu.

8. Loại hoàn toàn bộ lọc cột: Kích phải một tên thành phố trong cột City rồi kích Clear filter from CustCity. Access sẽ loại hoàn toàn bộ lọc cột và hiển thị lại tất cả các dòng báo cáo.

9. Kích phải MyCustomerReport tab rồi kích Close All trong pop-up menu để đóng báo cáo và mọi cửa sổ đang mở.