James Perry, Richard Newmark
Chương 6
Tạo và dùng báo cáo
Dùng Report Wizard để tạo báo cáo
Dùng Report Wizard của Access là cách tạo báo cáo nhanh nhất và dễ nhất. Report Wizard giống các wizards khác trong các sản phẩm Office. Nó hiển thị một chuỗi hộp thoại để bạn quyết định. Bạn có khá nhiều quyền kiểm soát trên thiết kế báo cáo, và bạn kiểm soát những cột cơ sở dữ liệu nào được đưa vào báo cáo. Cách tốt nhất để hiểu là dùng Report Wizard để tạo một báo cáo đơn giản một bảng. Để dùng Report Wizard, bạn kích một bảng ở Navigation Pane, kích Report Wizard trong nhóm Reports thuộc Create tab, rồi theo các hộp thoại để ra quyết định.
Các hộp thoại Report Wizard rất trực quan. Chỉ cần thực hành một tí. Hộp thoại đầu tiên hiển thị các trường thuộc bảng đã chọn trong danh sách Available Fields. Bạn bắt đầu bằng việc kích nút > để thêm trường thuộc Available Fields vào danh sách Selected Fields. (Chỉ những trường trong danh sách Selected Fields mới xuất hiện trong báo cáo.) Bạn có thể kích ký hiệu >> để chuyển tất cả các trường trong danh sách Available Fields vào danh sách Selected Fields. Trong cả hai trường hợp, kích nút Next để sang bước kế. Bước kế yêu cầu bạn qui định việc nhóm trường, nhằm tổ chức báo cáo theo trường bạn chọn. Chẳng hạn nếu bạn chọn bang State, thì báo cáo sẽ hiển thị các dòng chi tiết được nhóm và sắp theo tên bang. Bản thân tên bang sẽ xuất hiện ở đầu đề nhóm một lần, thay vì xuất hiện trên từng dòng. Bạn có thể qui định việc nhóm theo nhiều cấp, nhưng thường một hay hai cấp là đủ. Bạn có thể hoàn toàn không chọn việc nhóm, hay dùng nhóm do Access đề xuất. Nhấn Next để đến bước Report Wizard thứ ba ở đó bạn có thể sắp các bản ghi chi tiết theo một đến bốn trường, và quan trọng là chọn cách tổng kết ở đó bạn qui định các giá trị thống kê trên những trường đã chọn chẳng hạn lương trung bình theo bang hay số nhân viên trong từng phòng ban. Đây chỉ là các tùy chọn. Hộp thoại kế có các nút tùy chọn về bài trí và định hướng trang. Các tùy chọn bài trí là Stepped, Block, và Outline. Định hướng trang dĩ nhiên là chân dung Portrait hay phong cảnh Landscape. Một ô đánh dấu cho phép Access thu xếp các lề và fonts để tất cả các trường đều xuất hiện trên một trang. Bước cuối cùng sẽ để bạn sửa tên báo cáo. Tên báo cáo còn xuất hiện ở tiêu đề báo cáo. Vì thế, bạn nên chọn một tiêu đề báo cáo có ý nghĩa. Sau khi Access tạo xong báo cáo, bạn có thể đổi tên báo cáo để có tên ngắn hơn ở Navigation Pane. Hai nút tùy chọn cung cấp việc chọn xem trước báo cáo hay hiển thị báo cáo ở góc nhìn Design ngay sau khi tạo nó. Bạn kích Finish để hoàn tất quá trình tạo báo cáo. Access sẽ tạo báo cáo theo các qui định của bạn và hiển thị nó.
Ở hộp thoại bất kỳ trước khi kích Finish, bạn cũng có thể kích Back để trở về một hay nhiều bước trước rồi sửa chọn lựa ở các hộp thoại trước. Sau khi kích Finish, báo cáo đã “khóa sổ” nên không thể sửa trong Report Wizard được nữa. Nếu bạn quyết định hủy toàn bộ quá trình tạo báo cáo, bạn có thể kích nút Cancel ở bước bất kỳ trong Report Wizard. Dĩ nhiên, bạn có thể sửa báo cáo ở góc nhìn Layout hay Design sau khi Report Wizard hoàn tất việc tạo báo cáo. Ta hãy tạo một báo cáo đơn giản dựa trên các bảng có quan hệ với nhau là tblEmployee, tblEmployeeDivision, và tblEmployeeTitle. Report Wizard dễ dàng trích thông tin từ ba bảng này.
BÀI TẬP 6.12: DÙNG REPORT WIZARD ĐỂ TẠO BÁO CÁO
1. Kích tblEmployee tab trong Navigation Pane để chọn bảng đó. (Đừng mở nó.)
2. Kích Create tab rồi kích Report Wizard trong nhóm Reports. Hộp thoại Report Wizard đầu tiên xuất hiện với các trường trong bảng tblEmployee ở trong danh sách Available Fields. (Khó khăn? Hãy nhìn ô danh sách Tables/Queries để chắc chắn là Table: tblEmployee xuất hiện. Nếu không, kích mũi tên danh sách rồi kích Table: tblEmployee trong danh sách.)
3. Kích EmpFName trong danh sách Available Fields rồi kích nút > để đặt trường đó vào danh sách Selected Fields.
4. Lặp lại bước 3 cho EmpLName, EmpCommRate, EmpHireDate, EmpDOB, và EmpGender. (Gợi ý: Bạn có thể kích nút > mà không cần chọn trường trước nếu trường kế nằm ngay sau trường bạn vừa đặt vào danh sách Selected Fields. Access tự động làm nổi bật tên trường kế trong danh sách Available Fields. Hãy kiểm tra cho chắc trước khi kích phím >.)
5. Kích mũi tên ô danh sách Tables/Queries rồi kích Table: tblEmployeeDivision trong danh sách bảng và câu truy vấn khả dụng.
6. Kích kép DivisionCity trong danh sách Available Fields để chuyển nó sang danh sách Selected Fields.
7. Kích mũi tên ô danh sách Tables/Queries rồi kích Table: tblEmployeeTitle, rồi kích kép Title trong danh sách Available Fields để chuyển nó sang danh sách Selected Fields (xem Hình 6.8). Kích Next để đến hộp thoại kế.
Hình 6.8 Chọn trường cho báo cáo.
8. Nhóm theo chi nhánh làm việc của nhân viên bằng cách kích tblEmployeeDivision ở khung trái. Access sẽ hiển thị một đại diện của trường gom nhóm, loại nó khỏi dòng chi tiết (xem Hình 6.9). Kích Next. Access sẽ hỏi còn trường gom nhóm nào nữa không.
Hình 6.9 Qui định trường gom nhóm.
9. Kích Next vì không cần trường gom nhóm nào nữa trong báo cáo này.
10. Kích mũi tên ô danh sách trong trường sắp thứ tự 1 rồi kích EmpLName. Kích mũi tên ô danh sách trong trường sắp thứ tự 2 rồi kích EmpFName. Điều này khiến Access sắp các dòng chi tiết theo thứ tự họ rồi đến thứ tự tên nếu trùng họ.
11. Kích nút Summary Options rồi kích ô Avg cho trường số duy nhất trong báo cáo, EmpCommRate (xem Hình 6.10). Kích OK để đóng hộp thoại Summary Options, rồi kích Next để đến hộp thoại Report Wizard kế.
Hình 6.10 Đặt tùy chọn tổng kết.
12. Đảm bảo là ô Adjust the field width so all fields fit on a page (điều chỉnh độ rộng trường để mọi trường đều nằm trên một trang) được đánh dấu, kích Next.
13. Kích kép ô tiêu đề ở đỉnh hộp thoại rồi gõ Employees by Division (với khoảng cách giữa các từ). Kích Finish. Report Wizard đóng lại và Access hiển thị báo cáo ở góc nhìn Print Preview (xem Hình 6.11).
Hình 6.11 Báo cáo nhân viên.
14. Đóng báo cáo. Kích phải Employees by Division trong Navigation Pane, kích Rename, gõ MyEmployeeReport rồi nhấn Enter.
Báo cáo chưa hoàn chỉnh, ta cần vài điều chỉnh để làm báo cáo tốt hơn. Chẳng hạn cột Title hơi hẹp. Nói chung, Access đã làm nhiều việc khó khi tạo báo cáo, đầu và chân nhóm, cũng như thông tin tổng kết nhóm chẳng hạn phần trăm hoa hồng trung bình.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét