Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Thêm tính toán vào báo cáo

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Thêm tính toán vào báo cáo

Báo cáo thường chỉ hiển thị dữ liệu chẳng hạn các bản ghi tồn kho. Tuy nhiên, phân tích viên có thể cần nhiều hơn danh sách tồn kho. Họ có thể muốn biết mức tồn kho trung bình của từng nhóm sản phẩm hay số mặt hàng trong từng nhóm, mặt hàng tồn kho nào còn nhiều nhất hay mặt hàng tồn kho nào cần bổ sung. Để trả lời các câu hỏi này thì báo cáo cần chứa một hay nhiều tính toán. Tính toán là biểu thức không được lưu trong bảng bất kỳ. Thay vào đó, tính toán nhận giá trị khi báo cáo được phát sinh từ các giá trị trong toàn bộ báo cáo hay một tập con của nó chẳng hạn từng nhóm trong báo cáo. Bạn có thể thêm ô văn bản rồi viết biểu thức vào thuộc tính Control Source của chúng. Một cách tạo tính toán dễ hơn là dùng khung Group, Sort, and Total. Hãy dùng danh sách Totals trong khung Group, Sort, and Total để tạo nhanh tính toán. Bài tập kế sẽ chỉ cách làm.

BÀI TẬP 6.18: THÊM TÍNH TOÁN VÀO CHÂN NHÓM

1. Trong khung Group, Sort, and Total, kích Group on CountryName để chọn nhóm rồi kích More trong danh sách Group on, nếu cần, để hiển thị các tùy chọn Group on.

2. Kích mũi tên ô danh sách Totals (có thể hiển thị là with no totals bên trái của mũi tên danh sách).

3. Kích mũi tên ô danh sách Total On, kích UnitsOnHand từ danh sách, kích mũi tên ô danh sách Type, kích Average, rồi kích ô Show subtotal in group footer (xem Hình 6.17). Hành động này sẽ hiển thị số lượng trung bình mặt hàng hiện có trong CountryName footer.

Hình 6.17 Chọn trường, hàm gộp, và vị trí của nó.

4. Kích nơi bất kỳ trong thiết kế báo cáo để đóng danh sách Total On. Access sẽ tạo biểu thức tính số lượng trung bình mặt hàng hiện có rồi đặt vào CountryName footer.

5. Kích mũi tên ô danh sách Totals lần nữa, kích mũi tên ô danh sách Total On, kích Beverage từ danh sách, rồi kích ô Show subtotal in group footer. Vì Beverage không phải trường số, Access sẽ tự động hiển thị số đếm “Count Values” trong ô danh sách Type – đúng kiểu ta cần.

6. Kích nơi bất kỳ trong thiết kế báo cáo để đóng danh sách Total On. Access sẽ tạo biểu thức đếm số mặt hàng trong từng nhóm rồi đặt vào CountryName footer.

7. Kích Save trong thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar để lưu mọi thay đổi.

Nên xem trước báo cáo trước khi tiếp tục. Rất khó xem báo cáo trông ra sao ở góc nhìn Design.

THỬ NGHIỆM

Kích phải MyInventoryReport tab rồi kích Print Preview trong pop-up menu. Access sẽ hiển thị báo cáo như khi bạn in ra giấy. Để ý rằng số lượng trung bình mặt hàng hiện có chứa quá nhiều chữ số thập phân. Chỉ cần điều chỉnh định dạng một tí. Kích phải MyInventoryReport tab rồi kích Design Preview trong pop-up menu.