James Perry, Richard Newmark
Chương 6
Tạo và dùng báo cáo
Gom nhóm và sắp xếp
Việc nhóm dòng trong báo cáo là công cụ vô giá khi bạn có rất nhiều thông tin trong báo cáo. Bằng việc dùng các tùy chọn gom nhóm và sắp xếp báo cáo, bạn có thể bố trí dữ liệu vào các nhóm nhỏ hơn, có quan hệ với nhau, rồi thực hiện các tính toán trên từng nhóm. Hãy xét báo cáo tồn kho bạn đang phát triển. Có một số cách tự nhiên để nhóm các dòng tồn kho tùy thuộc cách bạn dùng báo cáo. Access có thể nhóm mặt hàng theo loại thức uống (cà phê hay trà), theo nhà cung ứng (mặc dù ta không đưa thông tin đó vào đây), hay theo nước sản xuất. Việc nhóm theo nước sẽ cung cấp bức tranh về các vùng trên thế giới mà The Coffee Merchant thu mua các sản phẩm cà phê và trà.
Nhắc lại rằng bạn đã biết cách nhóm thông tin trong câu truy vấn. Kiểu gom nhóm đó cung cấp thông tin tổng kết nhưng không cung cấp chi tiết dữ liệu cấu thành từng nhóm. Với các nhóm được hình thành, bạn có thể tổng kết trên từng nhóm. Việc gom nhóm trong báo cáo sẽ cung cấp thông tin chi tiết sau đó là thông tin tổng kết nhóm. Cách gom nhóm trong báo cáo ưu việt hơn cách gom nhóm trong câu truy vấn khi bạn muốn xem cả chi tiết lẫn thông tin tổng kết. Bạn có thể đưa vào nhiều mức độ gom nhóm để thể hiện các xu hướng mà có thể không hiển nhiên trong các kết quả báo cáo không gom nhóm.
Các tùy chọn gom nhóm và sắp xếp xuất hiện trong khung “Group, Sort, and Total” ở góc nhìn Design hay góc nhìn Layout. Khung đó nằm ở đáy cửa sổ. Nếu không thấy khung, chỉ việc kích nút Group & Sort trong nhóm Grouping & Totals thuộc Design tab ở góc nhìn Design hay Layout.
Ta hãy sửa báo cáo MyInventoryReport để hiển thị các mặt hàng tồn kho nhóm theo nước sản xuất và sắp từng nhóm theo tên mặt hàng. Sau đó ta sẽ thêm các tính toán vào chân nhóm để hiển thị số đếm và trung bình.
BÀI TẬP 6.16: GOM NHÓM VÀ SẮP XẾP CÁC DÒNG BÁO CÁO
1. Mở MyInventoryReport ở góc nhìn Design, nếu cần.
2. Kích tab ngữ cảnh Design, nếu cần, rồi kích Group & Sort trong nhóm Grouping & Totals.
3. Trong khung Group, Sort, and Total, kích Add a group rồi kích CountryName trong danh sách trường ở pop-up menu. Access sẽ thêm một danh sách vào khung Group, Sort, and Total (xem Hình 6.14). Bạn có thể sắp các nhóm theo thứ tự tăng dần hay giảm dần bằng cách chọn trong danh sách thứ tự sắp. Thứ tự sắp mặc định là tăng dần biểu hiện bằng with A on top trong danh sách thứ tự sắp.
Hình 6.14 Thêm danh sách Group On vào khung Group, Sort, and Total.
4. Kích More trong danh sách Group on để hiển thị các thuộc tính của trường gom nhóm, kích mũi tên danh sách without a footer section (xem Hình 6.15) rồi kích with a footer section để thêm phần chân nhóm vào báo cáo.
Hình 6.15 Thêm chân nhóm.
5. Trong khung Group, Sort, and Total, kích Add a sort rồi kích ItemName trong danh sách trường ở pop-up menu. Hành động này sẽ sắp các mặt hàng trong từng nhóm tăng dần theo thứ tự từ điển của trường tên mặt hàng ItemName.
6. Giảm khoảng trống giữa các dòng chi tiết: Cuộn báo cáo xuống dưới cho đến khi gặp phần CountryName Footer. Trỏ đến đỉnh của thanh đó. Khi chuột trở thành mũi tên hai đầu, kéo nó đến vị trí ngay dưới phần Detail. Thật ra, bạn có thể kéo phần chân footer vào giữa các trường Detail thì phần chân sẽ được đặt ngay dưới các trường đó.
Có thể xuất hiện thẻ thông minh Smart Tag ở góc trái trên của thiết kế báo cáo, cho biết độ rộng của báo cáo lớn hơn độ rộng trang. Bạn có thể bố trí lại các trường để giảm độ rộng. Bài tập kế sẽ chỉ cách làm. Quan trọng hơn, bài tập đó còn minh họa cách bố trí lại các trường để tiết kiệm khoảng không. Trước khi bạn có thể chuyển một trường sang vị trí mới, bạn phải loại nó khỏi nhóm thành phần điều khiển chứa nó.
BÀI TẬP 6.17: CHUYỂN MỘT TRƯỜNG VÀO ĐẦU NHÓM
1. Kích trường CountryName trong nhóm Detail, kích tab ngữ cảnh Arrange (một trong bốn tab ngữ cảnh Report Design Tools), rồi kích Remove Layout trong nhóm Table. Access sẽ loại CountryName và nhãn của nó trong phần Page Header khỏi nhóm bài trí thành phần điều khiển.
2. Với CountryName vẫn được chọn trong phần Detail, nhấn Ctrl+X, kích dải CountryNameHeader, rồi nhấn Ctrl+V. Các phím tắt đó sẽ cắt và dán thành phần điều khiển vào vị trí mới trong đầu nhóm.
3. Kích nhãn CountryName trong phần Page Header rồi kích Remove Layout trong nhóm Table. Access sẽ loại nhãn CountryName trong phần Page Header khỏi nhóm bài trí thành phần điều khiển.
4. Kích Beverage trong phần Detail (thành phần điều khiển bị ràng buộc) để hiển thị vị trí di chuyển bài trí thành phần điều khiển (mũi tên bốn đầu), rồi kích và kéo mũi tên bốn đầu sang phải để lộ ra nhãn CountryName trong Page Header.
5. Kích nhãn CountryName trong Page Header (nhãn cột, không phải thành phần điều khiển bị ràng buộc) rồi nhấn phím Delete để xóa nhãn.
6. Kích Beverage trong phần Detail, kích và kéo mũi tên bốn đầu sang trái sao cho trường Beverage gần cạnh phải của trường CountryName trong đầu đề nhóm CountryName. Hình 6.16 minh họa vị trí tương đối. (Lưới đã được tạm thời ẩn để dễ thấy hơn vị trí di chuyển bài trí thành phần điều khiển.)
Hình 6.16 Định lại vị trí bài trí thành phần điều khiển.
Các trường trong báo cáo đôi khi ở vị trí vượt quá giới hạn của trang. Đây rất có thể là trường hợp của MyInventoryReport đang được thiết kế. Để ý rằng các đường trên lưới vượt quá dấu 8-inch trên thước (góc nhìn Design).
Nếu thước không xuất hiện trên đỉnh trang ở góc nhìn Design, kích Size/Space trong nhóm Sizing & Ordering thuộc tab ngữ cảnh Arrange rồi kích Ruler trong danh-sách-sổ-xuống. Giải pháp cho trường hợp báo cáo quá rộng, một khi các trường và nhãn nằm trong biên trang, là di chuyển cạnh phải của lưới để nó ở trong biên trang. Bài tập Thử nghiệm sẽ chỉ cách làm.
THỬ NGHIỆM
Ở góc nhìn Design, trỏ đến cạnh phải của lưới. Khi con trỏ chuột chuyển thành mũi tên hai đầu trái phải, kích và kéo cạnh phải sang trái cho đến dấu 7-inch trên thước. Nó sẽ tự động định vị bên phải của đối tượng ở bìa phải.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét