James Perry, Richard Newmark
Chương 6
Tạo và dùng báo cáo
Tạo nhanh một báo cáo cơ bản
Tạo báo cáo từ một bảng rất có thể là cách dễ nhất và nhanh nhất. Báo cáo thường được in, mặc dù bạn có thể rà soát và hiển thị chúng trên máy tính. Mục đích chủ yếu của báo cáo là tài liệu in giấy. Chẳng hạn, giả sử bạn muốn một bản in tất cả các khách hàng. Một báo cáo nhanh, cơ bản sẽ thích hợp cho trường hợp này. Chọn lựa đầu tiên để được một báo cáo nhanh là dùng lệnh Report trong nhóm Reports trên Create tab. Tương tự như tạo form cơ bản bằng việc kích Form ở chương trước, tạo báo cáo chỉ mất vài giây. Giờ hãy tạo một báo cáo.
BÀI TẬP 6.1: TẠO BÁO CÁO MỘT BẢNG
1. Kích tblCustomer trong Navigation Pane để làm nổi bật tên bảng.
2. Kích Create tab rồi kích Report trong nhóm Reports. Access sẽ tạo nhanh một báo cáo rồi hiển thị nó ở góc nhìn Layout (xem Hình 6.1).
Hình 6.1 Báo cáo khách hàng ở góc nhìn Layout.
Báo cáo có bốn góc nhìn. Đó là góc nhìn Report, góc nhìn Print Preview, góc nhìn Layout, và góc nhìn Design. Góc nhìn Layout là góc nhìn mặc định được hiển thị khi bạn tạo báo cáo, giúp việc sửa báo cáo khá dễ dàng – dễ hơn rất nhiều so với góc nhìn Design. Để ý là tên bảng từ đó báo cáo được phát sinh xuất hiện trong đầu đề báo cáo (tblCustomer) và thời điểm hiện thời cũng xuất hiện trong đầu đề báo cáo. Dấu sang trang là các đường đứt nét nằm ngang và thẳng đứng ở góc nhìn Layout. Hiển nhiên là có thể điều chỉnh để có nhiều cột hơn trong trang. Trước khi sửa báo cáo, ta nên đặt tên và lưu nó.
Việc lưu báo cáo sẽ đặt nó vào danh sách đối tượng xuất hiện trong Navigation Pane. Tiếp tục với báo cáo đã tạo ở trên, ta hãy lưu báo cáo.
BÀI TẬP 6.2: LƯU MỘT BÁO CÁO MỚI
1. Kích Save trong thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar.
2. Gõ MyCustomerReport vào ô văn bản Report Name rồi kích OK. Access sẽ lưu báo cáo và hiển thị nó trong nhóm Reports thuộc Navigation Pane.
Chỉ dấu Layout View xuất hiện ở góc trái dưới cửa sổ Access cho biết báo cáo đang ở góc nhìn Layout. Một chỉ dấu khác là sự xuất hiện hình chữ nhật màu vàng bao quanh dữ liệu hay tên cột đã chọn trong báo cáo. Trong báo cáo trình bày ở Hình 6.1, hình chữ nhật màu vàng bao quanh custID 30121 ở dòng đầu tiên của báo cáo. Thêm vào đó, mọi dữ liệu xuất hiện trong cột báo cáo đều được làm nổi bật bằng màu vàng nhạt; một mũi tên bốn đầu xuất hiện ở góc trái trên đầu đề cột. Mũi tên bốn đầu đó cho biết bạn có thể kích và kéo nó để di chuyển cột đến nơi khác trong báo cáo. Tới đây ta sẽ làm điều đó. Đầu tiên, hãy đóng báo cáo.
BÀI TẬP 6.3: ĐÓNG BÁO CÁO
1. Kích phải MyCustomerReport tab.
2. Kích Close trong pop-up menu. Access sẽ đóng báo cáo và cửa sổ báo cáo.
3. Đảm bảo Navigation Pane hiển thị tất cả các đối tượng bằng cách kích ô danh sách Navigation Pane ở đỉnh rồi kích Object Type.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét