James Perry, Richard Newmark
Chương 6
Tạo và dùng báo cáo
Thêm trường bằng tay
Với khung báo cáo trống hiển thị ở góc nhìn Design, bạn có thể đặt các trường báo cáo vào dải Detail và các nhãn kết hợp với chúng vào đầu đề InvoiceID – cùng thông tin khách hàng và công ty. Access cho bạn chọn trường bất kỳ từ các bảng cơ sở dữ liệu, nhưng bạn sẽ chọn trường từ truy vấn được phát triển đặc biệt cho báo cáo hóa đơn này và đó là nguồn dữ liệu – qryInvoiceReport. Thoạt tiên, vị trí các thành phần điều khiển bị ràng buộc và không bị ràng buộc dường như lộn xộn. Nhưng các bước sau sẽ tổ chức chúng theo cách hợp lý và dễ hiểu. Hãy làm bài tập kế để đặt các trường truy vấn vào báo cáo.
BÀI TẬP 6.23: THÊM TRƯỜNG VÀO ĐẦU ĐỀ INVOICEID
1. Kích Add Existing Fields trong nhóm Tools thuộc tab ngữ cảnh Design để hiển thị danh sách trường khả dụng. Nếu khung Field List hiển thị một số bảng và trường của chúng, thì kích liên kết Show only fields in the current record source ở đỉnh khung Field List để chỉ hiển thị các tên trường thuộc qryInvoiceReport.
2. Kéo đầu đề Detail xuống dưới để dành khoảng hai inches không gian cho vùng InvoiceID Header. Trong khung Field List, kích InvoiceID, giữ xuống phím Shift, rồi kích CityStateZip. Access sẽ làm nổi bật chín trường trong khung Field List: mã hóa đơn InvoiceID, thời điểm làm hóa đơn InvoiceDate, thời điểm đặt hàng OrderDate, mã đơn mua hàng của khách hàng CustomerPO, trạng thái thuế TaxStatus, nhân viên bán hàng SalesPerson, tên khách hàng CustomerName, địa chỉ khách hàng CustAddress, và CityStateZip.
3. Kích bên trong các tên trường đã chọn ở Field List, kéo chúng đến góc trái trên của vùng InvoiceID Header, rồi nhả chuột để thả các trường vào trong InvoiceID Header (xem Hình 6.23).
Hình 6.23 Thêm trường vào báo cáo từ khung Field List.
Kế đến, bạn sẽ đưa các trường cơ sở dữ liệu vào phần Detail của báo cáo. Đây là các trường hiển thị một hay nhiều dòng hóa đơn gắn với từng hóa đơn. Nghĩa là, nếu một hóa đơn cụ thể, chứa 10 chi tiết trên hóa đơn, thì 10 dòng sẽ xuất hiện trong phần Detail. Các trường trong phần Detail – các thành phần điều khiển bị ràng buộc – gồm mã tồn kho InventoryID, số lượng Quantity, tên mặt hàng ItemName, đơn giá UnitPrice, giảm giá Discount, và giá thành Extended. Tới đây bạn sẽ thêm các dòng chi tiết đó.
BÀI TẬP 6.24: THÊM TRƯỜNG VÀO DẢI DETAIL
1. Để làm các thành phần điều khiển dễ thấy hơn, kích Arrange tab, kích Size/Space trong nhóm Sizing & Ordering, rồi kích Grid trong danh-sách-sổ-xuống để ẩn lưới. Hãy ẩn hay hiện tùy thích. Ta ẩn nó để các thành phần điều khiển dễ thấy hơn.
2. Trong khung Field List, kích InventoryID, giữ phím Shift xuống, rồi kích Extended. Access sẽ làm nổi bật sáu trường.
3. Kích vào trong các tên trường thuộc Field List vừa chọn, kéo chúng vào dải InvoiceID bên phải các thành phần điều khiển hiện có trong dải đó, rồi nhả chuột để thả các trường vào đó. Access sẽ đặt các thành phần điều khiển bị ràng buộc cùng nhãn gắn liền với chúng (các thành phần điều khiển không bị ràng buộc) trong một bài trí xếp chồng ở dải InvoiceID. Đóng khung Field List.
4. Chọn 12 thành phần điều khiển bạn vừa chèn bằng cách kéo chuột bao quanh chúng (nếu cần), kích tab ngữ cảnh Arrange rồi kích Tabular trong nhóm Table. Access sẽ bố trí các nhãn và thành phần điều khiển bị ràng buộc vào hai dòng, đặt các nhãn cột vào dải Page Header, và để các thành phần điều khiển bị ràng buộc cơ sở dữ liệu vào dải InvoiceID.
5. Kích vùng trống bất kỳ để khử việc chọn các thành phần điều khiển rồi kéo chuột qua các thành phần điều khiển trong Page Header để chọn tất cả sáu.
6. Kích Remove Layout trong nhóm Table thuộc tab ngữ cảnh Arrange để tách nhãn khỏi các thành phần điều khiển bị ràng buộc. (Điều này giúp việc di chuyển nhãn không phụ thuộc các thành phần điều khiển bị ràng buộc.)
7. Kéo chuột để chọn tất cả các thành phần điều khiển trong Page Header (các nhãn thành phần điều khiển) rồi kéo chúng vào InvoiceID Header, ngay trên dải Detail (xem Hình 6.23b).
Hình 6.23b Bố trí lại các nhãn.
8. Kéo chuột để chọn sáu thành phần điều khiển bị ràng buộc từ InventoryID đến Extended, rồi kéo chúng xuyên qua dải Detail để đặt vào phần Detail (xem Hình 6.24).
Hình 6.24 Bố trí lại các trường trong phần Detail.
9. Với các thành phần điều khiển bị ràng buộc vẫn đang được chọn, giữ phím Shift xuống, kéo chuột qua các thành phần điều khiển nhãn từ InvoiceID đến Extended trong phần InvoiceID Header, nhả phím Shift, kích Align trong nhóm Sizing & Ordering thuộc tab ngữ cảnh Arrange, rồi kích Left để sắp các nhãn và thành phần điều khiển bị ràng buộc về biên trái của chúng. Điều này sẽ tài sản gắn kết các nhãn với thành phần điều khiển bị ràng buộc của chúng trong bài trí dạng bảng và nhóm chúng lại với nhau. Bạn sẽ thấy điều này hữu ích khi bạn mở rộng hay thu hẹp các cột đã chọn.
10. Lưu phác thảo báo cáo đầu tiên: Kích Save trong thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar, gõ MyInvoiceReportVer1 vào ô văn bản Report Name, rồi kích OK. Access sẽ lưu báo cáo và tên mới xuất hiện trong Navigation Pane.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét