Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 8 - Qui trình bán hàng - thu tiền của Pipefitters Supply Company

James Perry, Richard Newmark

Chương 8
Qui trình bán hàng - thu tiền

Qui trình tác nghiệp bán hàng - thu tiền của Pipefitters Supply Company

Pipefitters Supply Company tiếp nhận đơn đặt hàng qua điện thoại, fax, e-mail hay thư gửi bưu điện. Khi nhận được đơn đặt hàng, một nhân viên bán hàng sẽ nhập nó vào hệ thống gọi là đơn bán hàng (sale order). Đơn bán hàng gồm tên khách hàng và danh sách các mặt hàng khách hàng muốn mua. Danh sách này gồm số lượng từng mặt hàng và giá bán. Giá bán có thể khác giá lưu trong bảng tồn kho nếu đang khuyến mãi mặt hàng đó hay Pipefitters Supply Company quyết định giảm giá nếu số lượng đặt hàng lớn. Pipefitters sẽ gửi lại bản xác nhận đơn bán hàng cho khách để họ ghi nhận.

Khi đơn đặt hàng đã sẵn sàng gửi đi, nhân viên kho hàng dùng thông tin từ đơn bán hàng để lấy hàng trong kho, bỏ vào hộp, rồi đặt lên xe tải. Khi hàng được tải lên xe, Pipefitters ghi nhận thương vụ và in hóa đơn vì Pipefitters luôn gửi hàng theo phương thức FOB (free on board) shipping point.  FOB shipping point nghĩa là trách nhiệm pháp lý sẽ chuyển giao khi hàng rời khỏi địa điểm bên bán, và các nguyên tắc kế toán được thừa nhận rộng rãi (GAAP – Generally Accepted Accounting Principles) phát biểu rằng một thương vụ thường được ghi nhận khi chuyển giao trách nhiệm pháp lý.

Đôi khi một số mặt hàng khách đặt mua không có trong kho. Khi điều này xảy ra Pipefitters sẽ gửi đi một phần đơn đặt hàng. Khách hàng được kỳ vọng sẽ trả tiền hóa đơn trong vòng 30 ngày. Hầu hết khách hàng đều trả đúng hạn với một lần trả. Tuy nhiên, một số khách hàng trả từng phần từ 2 tháng trở lên. Để dễ dàng quản lý cơ sở dữ liệu, ta giả sử rằng mỗi lần khách hàng trả tiền chỉ liên quan một hóa đơn. Tiền nhận luôn được gửi vào một tài khoản ngân hàng duy nhất, thường là tài khoản kinh doanh (operating account).